ERP-Auswahl-Checkliste - 30 Fragen für Mittelständler

So gehen Sie vor

In vier Schritten zur richtigen Entscheidung

Anforderungen klären
Größe, Wachstum, Standorte und Abläufe festhalten (Block 1 und 6).
Branchenfit prüfen
Besonderheiten Ihrer Branche und gesetzliche Anforderungen abgleichen (Block 2 und 3).
Gesamtkosten rechnen
Total Cost of Ownership: Lizenz, Einführung, Wartung, Hosting (Block 4).
Anbieter vergleichen
Stabilität, Branchenerfahrung, Support und Referenzen bewerten (Block 5).

Die Checkliste

30 Fragen in sechs Blöcken

Gehen Sie die Blöcke der Reihe nach durch und notieren Sie Ihre Antworten - am besten gemeinsam mit den Kollegen, die täglich mit der Software arbeiten.

Block 1 - Größe und Wachstum

Wie viele Mitarbeiter arbeiten täglich mit der Software?
Wie viele Belege fallen pro Monat an?
Plane ich in 3 Jahren eine Verdopplung der Mitarbeiterzahl?
Habe ich mehrere Standorte oder Filialen?
Habe ich Mitarbeiter im Außendienst?

Block 2 - Branchen-Fit

Habe ich Leergut, Pfand, Mehrweg-Gebinde?
Brauche ich Chargen oder Seriennummern?
Brauche ich Mindesthaltbarkeit und Allergen-Kennzeichnung?
Habe ich EDI-Partner oder muss ich Absatzdaten melden (z. B. über GEDAT)?
Verkaufe ich auch über die Theke (TSE-Kasse)?

Block 3 - Compliance

Kann das System GoBD und DSFinV-K?
Werden ZUGFeRD und XRechnung erzeugt?
Hat das System einen DATEV-Export?
Kann es SEPA-Lastschriften und -Überweisungen?
Habe ich Intrastat-Pflicht?

Block 4 - Total Cost of Ownership

Was kostet die Lizenz pro Arbeitsplatz pro Jahr?
Was kostet die Einführung (Beratung, Schulung, Datenmigration)?
Was kostet die jährliche Wartung?
Was kostet eine Stunde Sonderentwicklung?
Was kostet das Hosting (bei Cloud-ERP)?

Block 5 - Anbieter

Wie alt ist der Anbieter? (Stabilität)
Wie viele Installationen hat er in meiner Branche?
Reicht ein deutschsprachiger Support?
Sitzt der Anbieter in Deutschland (Datenschutz)?
Gibt es Referenzkunden, die ich besuchen kann?

Block 6 - Technik

Cloud oder Desktop? Oder beides?
Welche Schnittstellen brauche ich (Shop, Bank, Versand)?
Welche Hardware (Kassen, Scanner, Drucker) ist nötig?
Wie sieht die Datenmigration aus dem Altsystem aus?
Gibt es Schulungen vor Ort?

Tipp: Antworten Sie ehrlich auf alle 30 Fragen, bevor Sie ein Angebot einholen. Sie sparen damit oft 30 % Implementierungskosten - weil der Anbieter genau weiß, was Sie wirklich brauchen.

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