Hanware Rechnung Mail - Rechnungen automatisch per E-Mail

Ihre Vorteile

Schneller versenden, weniger Aufwand

Weniger Routinearbeit, weniger Fehlerquellen: Hanware Rechnung Mail erstellt die PDFs, wählt die Empfänger aus den Stammdaten, fügt optionale Beilagen hinzu und versendet alles automatisch - dokumentiert und nachvollziehbar.

Automatischer E-Mail-Versand

Alle ausgewählten Tagesrechnungen gehen gesammelt per E-Mail hinaus - ohne manuelles Öffnen, Speichern und Versenden.

ZUGFeRD und PDF/A

Rechnungs-PDFs optional als ZUGFeRD, XRechnung über das Modul Hanware E-Rechnung - rechtssicher und maschinenlesbar.

Offene Posten als Beilage

Auf Wunsch wird die aktuelle Liste der offenen Posten automatisch als zusätzlicher Anhang eingefügt - für jeden Kunden individuell.

Zeitgesteuerter Lauf

Täglich zur festgelegten Uhrzeit startet der Versand von selbst - ideal als feste Routine am Tagesende.

Protokoll und Benachrichtigung

Nach Abschluss erhalten Sie eine Versandinformation mit Erfolgs- und Fehlerliste samt Ursachen - fehlgeschlagene Sendungen lassen sich wiederholen.

Benachrichtigung an festgelegte Empfänger

Die Protokolle gehen an die Personen, die Sie dafür bestimmen - so bleibt der Versand planbar, schnell und transparent.

So funktioniert es

In vier Schritten zum automatischen Versand

Einmal einrichten, täglich profitieren: Der zeitgesteuerte Lauf übernimmt den kompletten Versand einschließlich Protokollierung.

Zeitplan und Profile
Uhrzeit festlegen, Versandprofil und Signatur wählen, Beilage der offenen Posten bei Bedarf einschalten.
Rechnungen sammeln
Die Belege des Tages werden automatisch ermittelt - Filter nach Mandant, Bereich und Kunde sind möglich.
PDF erzeugen und senden
PDF (optional ZUGFeRD) erzeugen, E-Mails erstellen und automatisch versenden.
Protokoll und Benachrichtigung
Übersicht mit Erfolgen und Fehlern erhalten, Rückläufer prüfen und bei Bedarf erneut anstoßen.

Vorlagen und Profile

Flexible E-Mail-Vorlagen - zentral gepflegt

Ihre Rechnungs-Mails sehen so aus, wie Sie es möchten: mit eigenen Texten, Signaturen und Absendern.

HTML-Vorlagen mit Platzhaltern für Adresse und Belegdaten
Mehrere Absenderprofile (SMTP-Profile) und Signaturen
Optionale Kopie (CC) und Blindkopie (BCC)
Mehrsprachige Texte
ZUGFeRD-Anhang und Liste der offenen Posten wahlweise

Hanware E-Rechnung

ZUGFeRD und XRechnung erstellen und empfangen.

Mehr erfahren

Hanware MassMail

Massenversand, Newsletter, Audit-Log und Statistik.

Mehr erfahren

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Was macht Hanware Rechnung Mail?

Das Modul versendet alle Rechnungen des Tages zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch per E-Mail mit PDF-Anhang. Die PDFs werden erzeugt, die Empfänger aus den Stammdaten gewählt und optionale Beilagen hinzugefügt.

Kann die Rechnung als E-Rechnung verschickt werden?

Ja. Die Rechnungs-PDF kann optional als ZUGFeRD erzeugt werden; XRechnung ist über das Modul Hanware E-Rechnung möglich.

Kann ich dem Kunden seine offenen Posten mitschicken?

Ja. Auf Wunsch wird die aktuelle Liste der offenen Posten automatisch als zusätzlicher Anhang eingefügt - für jeden Kunden individuell.

Wie erfahre ich, ob alle Rechnungen angekommen sind?

Nach jedem Lauf erhalten Sie eine Versandinformation mit Erfolgs- und Fehlerliste einschließlich der Ursachen. Fehlgeschlagene Sendungen können Sie erneut anstoßen.

Lässt sich der Versand eingrenzen?

Ja. Die Tagesbelege werden automatisch ermittelt; Filter nach Mandant, Bereich und Kunde sind möglich.