Hanware DMS - Dokumentenmanagement direkt am Beleg

Vorher / Nachher

Schluss mit der Suche

Dokumente verstreut in E-Mails, Ordnern und Aktenschränken - und am Beleg fehlt am Ende die Unterschrift. Hanware DMS dreht das um.

Vorher

Suchen, anrufen, nachfragen - jeden Tag

Rechnungen liegen im E-Mail-Postfach
Lieferscheine im Aktenordner im Lager
Verträge auf dem PC der Geschäftsführung
Bei einer Reklamation: zwei Stunden Belegsuche
Der Steuerprüfer fragt - nichts ist sofort greifbar

Mit Hanware DMS

Jedes Dokument am passenden Vorgang

Belege, Lieferscheine und Verträge zentral am Datensatz
Ein Klick auf den Kunden - alle Belege sichtbar
Suche mit Live-Trefferanzahl
Vorschau direkt in Hanware Business - kein Programmwechsel
Steuerprüfung: Belegkette in Sekunden vorzeigbar

Kernfunktionen

Neun Funktionen, die Sie ab dem ersten Tag spüren

Von der Ablage bis zum Wiederfinden fühlt sich Hanware DMS an wie ein natürlicher Teil von Hanware Business - nicht wie ein zusätzliches Programm.

Zentrale Ordnerstruktur

Gegliedert nach Geschäftsbereichen: Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel), Verkauf (Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung), Einkauf, Lager und Zahlungen.

Direkte Verknüpfung

Jedes Dokument ist fest mit seinem Datensatz verbunden - Beleg, Kunde, Artikel oder Zahlung. Kein Suchen, kein nachträgliches Zuordnen.

Schneller Upload

Per Dateiauswahl oder Drag-and-drop direkt auf die Dokumentenliste. PDF, Word, Excel, Bilder und mehr - auch mehrere Dateien gleichzeitig.

Integrierte Vorschau

PDFs und Bilder direkt in der Anwendung ansehen - ohne ein externes Programm zu öffnen. Blättern, vergrößern, vergleichen.

Suche & Filter

Nach Belegnummer, Kundennummer, Datum, Zeitraum oder Freitext - mit Live-Trefferanzahl bei jeder Eingabe.

Dokumentdetails

Titel, Bemerkung, Datum, Dateiname und Speicherort übersichtlich verwalten - jederzeit bearbeitbar, ohne dass die Datei verloren geht.

Herausziehen mit der Maus

Dokumente direkt aus der Liste in andere Programme oder den Datei-Explorer ziehen - für E-Mail, Druck oder externe Bearbeitung.

Revisionssicheres Löschen

Jeder Löschvorgang wird protokolliert (wer, wann) - nachvollziehbar für Prüfer und intern.

Zentrale Server-Ablage

Automatische, einheitliche Ordner- und Dateistruktur auf Ihrem Firmenserver. In die Datensicherung einbindbar, ohne Cloud-Pflicht.

Umfang

Was steckt im Dokument Explorer?

Alle Bereiche, die Hanware DMS abdeckt - auf einen Blick.

Dokumentenarchiv für alle Geschäftsobjekte
Dokumentenverwaltung für Belege in Ein- und Verkauf
Dokumente zu Lager und Lagerbewegungen
Zahlungs- und Kontobelege
Stammdaten-Dokumente (Kunden, Lieferanten, Artikel)
Anzahl der Dokumente je Datensatz direkt in der Liste
Mehrbenutzerfähig mit Benutzerprotokollierung
Mitnahme der Dokumente beim FiBu-Export

So funktioniert’s

In drei Schritten papierlos

Datensatz wählen
Kunde, Beleg, Artikel oder Zahlung in Hanware Business öffnen - der Dokument Explorer ist direkt am Datensatz.
Dokument ablegen
Datei per Drag-and-drop auf die Liste ziehen oder per Dateiauswahl hochladen. Mehrere Dateien gleichzeitig sind kein Problem.
Jederzeit finden
Suche, Filter, Live-Treffer, Vorschau, Herausziehen - das Dokument ist immer nur einen Klick entfernt.

Ihre Vorteile

Was Sie davon haben

Bis zu 80 % schnellerer Zugriff

Belege per Klick - statt Aktenordner und E-Mail-Suche.

Keine Doppelablage

Eine zentrale Quelle - nie wieder die Frage, welche Version die aktuelle ist.

Nahtlos integriert

Direkt in Hanware Business - keine Insellösung, kein Programmwechsel.

Revisionssicher

Protokoll für jede Aktion - im Sinne von GoBD und DSGVO nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Alle gängigen Office- und Bildformate: PDF, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint, JPG, PNG, TIF sowie reine Text- und CSV-Dateien. Hanware DMS speichert die Originaldateien unverändert auf dem Firmenserver.

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Auf Ihrem eigenen Firmenserver in einer einheitlichen, automatisch angelegten Ordnerstruktur nach Geschäftsbereich (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Lager, Zahlungen). Sie können jederzeit auch direkt aus dem Datei-Explorer auf die Dateien zugreifen - ohne Cloud-Pflicht und ohne externe Dienste.

Ist das DMS in Hanware Business enthalten?

Hanware DMS ist ein Zusatzmodul für Hanware Business und wird nahtlos integriert - es gibt keine separate Anwendung. Bestehende Hanware-Kunden können das Modul ohne weitere Installation aktivieren.

Wie sicher sind die Daten?

Die Dokumente liegen auf Ihrem eigenen Server, der Zugriff erfolgt rollenbasiert über die Hanware-Benutzerkonten. Jedes Löschen wird protokolliert (wer, wann). Damit ist Hanware DMS revisionssicher und erfüllt die Anforderungen von GoBD und DSGVO an die Nachvollziehbarkeit.

Funktioniert das im Mehrbenutzerbetrieb?

Ja. Mehrere Benutzer können gleichzeitig Dokumente ablegen, suchen und öffnen. Jede Aktion wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert - so ist transparent, wer wann welches Dokument angelegt oder gelöscht hat.

Können bestehende Dokumente übernommen werden?

Ja. Wir unterstützen Sie bei der Übernahme bestehender Belegarchive - per Stapel-Upload je Kunde, Beleg oder Artikel, optional mit einem Import aus vorhandenen Ordnerstrukturen. Den genauen Umfang besprechen wir in der Vorführung.