Hanware MassMail

Ihre Vorteile

Drei Versprechen von Hanware MassMail

Versand aus dem ERP

Empfänger und Belege kommen direkt aus Hanware Business. Kein Kopieren, kein zweites System, kein Umweg über Excel.

DSGVO-konform

Audit-Log je Mail, Archivierung jeder Sendung und Opt-Out-Verwaltung - alles lokal, ohne Übertragung in eine Cloud.

Sofort einsatzbereit

Wir richten Hanware MassMail bei Ihnen ein - danach laufen Versand, Vorlagen und Statistik aus einer Hand.

Funktionen im Detail

Sieben Bereiche, ein Programm

Von der Empfängerquelle bis zum Support-Paket deckt Hanware MassMail den kompletten Ablauf Ihres Mailversands ab.

Versand wie aus einem Guss

Ob Tausende Rechnungen mit ZUGFeRD-PDF oder eine einzelne Mahnung: Alle Wege laufen über dieselbe Technik.

Massenversand direkt aus den Belegen in Hanware Business - eine Mail pro Beleg
Einzelversand aus dem Beleg heraus, Empfänger und Beleg sind vorbelegt
CSV-Import für Newsletter ohne Belegbezug
Geplanter Versand - zeitgesteuert in die Zukunft
Geburtstags-Mails laufen automatisch im Hintergrund

Vorlagen, die mitdenken

Vollwertiger HTML-Editor mit Platzhaltern für Kunden- und Belegfelder - direkt im Hauptfenster, ohne Zusatzprogramm.

Mail-Vorlagen, Textbausteine und Signaturen zentral verwaltet
Platzhalter wie {Anrede}, {Belegnummer}, {Kundennummer} oder {Rechnungsnummer}
Nicht auflösbare Platzhalter werden sauber entfernt - keine kaputten Mails
Sicherung und Wiederherstellung aller Vorlagen mit einem Klick

Sicherheit, die Prüfungen besteht

Jede Mail erzeugt einen Audit-Eintrag ohne Inhalt, und die gesendete Mail wird vollständig archiviert.

Audit-Log: Bediener, Absender, Empfänger, Betreff, Namen der Anhänge und Status - ohne Mail-Inhalt
Archivierung jeder gesendeten Mail im Originalformat
Opt-Out-Liste: einmal abgemeldet, nie wieder angeschrieben
Zugangsdaten zum Mail-Konto verschlüsselt und lokal gespeichert

Robust unter Last

Auch E-Mail-Anbieter haben schlechte Tage. Hanware MassMail fängt die typischen Stolpersteine ab.

Automatischer Wiederholungsversuch bei vorübergehenden Versandfehlern
Geschwindigkeitsbegrenzung verhindert Sperren durch den Mail-Anbieter
Vorab-Übersicht: Domains, Anhanggröße und Empfängeranzahl vor dem Versand
Warnung bei Anhängen ab 20 MB
Live-Versandprotokoll mit Filter - jederzeit nachvollziehbar

Transparenz für die Versandverantwortung

Wer hat wann wem was geschickt? Sie wissen es jederzeit - und können es belegen.

Statistik-Dashboard mit Tagesverlauf, Erfolgsrate, häufigsten Empfängern und Domains
Mail-Historie je Adresse per Doppelklick
Excel-Export der Mail-Liste mit Filter und fixierter Kopfzeile
Notizen und Wiedervorlage je Mail-Eintrag

Bedienkomfort, der nicht im Weg steht

Gemacht für Anwender, die täglich damit arbeiten.

Anhänge per Ziehen und Ablegen, Mehrfachauswahl per Kontrollkästchen
„Nur Fehler auswählen“ für die gezielte Wiederholung gescheiterter Mails
Live-Filter über die Liste und Live-Vorschau der personalisierten Mail je Empfänger
Automatisches Speichern von Entwürfen, Empfängervorschläge
Fenstergröße und Spaltenbreiten bleiben erhalten
Mehrere Mandanten getrennt - jeder mit eigenen Vorlagen und Statistiken

Support, der Sie nicht hängen lässt

Wenn etwas hakt, ist die Ursache schnell gefunden.

Support-Paket der letzten Tage mit einem Klick - einfach an unseren Support schicken
Probe-Mail an die eigene Absenderadresse als Live-Test des gesamten Versandwegs
Verbindungstest in den Einstellungen - vor dem ersten Versand
Tägliche Versandprotokolle - nichts geht unter

Ablauf

So gelangt die Mail von Hanware Business zum Empfänger

Versand, Archivierung und Audit-Log laufen lokal - ohne externen Cloud-Dienst.

Hanware Business
Beleg anlegen, ZUGFeRD-PDF erstellen, Empfänger aus den Stammdaten übernehmen und den Versandauftrag erzeugen.
Hanware MassMail
Vorlage aufbereiten, Platzhalter ersetzen, Anhang prüfen, versenden und archivieren. Audit-Log, Archiv, Statistik und Opt-Out-Liste bleiben lokal.
Empfänger
Der Versand läuft über Ihren eigenen Mail-Anbieter. Die Mail liegt mit der ZUGFeRD-PDF als Anhang im Postfach des Empfängers, die Bestätigung geht an Sie zurück.

Voraussetzungen

Was Sie vorbereiten müssen: sehr wenig

Wir richten Hanware MassMail bei Ihnen ein und konfigurieren die Verbindung zu Ihrem Mail-Anbieter.

Für den Belegversand: eine bestehende Installation von Hanware Business
Für Newsletter per CSV-Import: auch eigenständig nutzbar, dann ohne Belegbezug
Je Mandant ein eigenes Profil mit Datenbank, Mail-Konto, Absender und Vorlagen

Hanware E-Rechnung

Erzeugt die ZUGFeRD-PDF, die Hanware MassMail an die Mail anhängt.

Mehr erfahren

Hanware Rechnung Mail

Versendet die Rechnungen des Tages zeitgesteuert und automatisch.

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Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Brauche ich Hanware Business, um Hanware MassMail zu nutzen?

Für den vollen Funktionsumfang - Massenversand aus Belegen, ZUGFeRD-Anhänge, Vorbelegung von Empfänger und Beleg - ja. Für Newsletter über den CSV-Import können Sie Hanware MassMail auch eigenständig betreiben, dann ohne Belegbezug.

Werden Daten in die Cloud gesendet?

Nein. Hanware MassMail läuft komplett lokal. Mails gehen direkt an Ihren E-Mail-Anbieter. Audit-Log, Archiv und Statistik liegen auf Ihrem Rechner beziehungsweise Server. Auch die Zugangsdaten zum Mail-Konto bleiben lokal und verschlüsselt gespeichert.

Was passiert mit Empfängern, die sich abgemeldet haben?

Wer einmal auf der Opt-Out-Liste steht, wird nie wieder angeschrieben - egal über welchen Versandweg (Massenversand, Einzelmail, CSV-Import). Der Versuch wird im Audit-Log dokumentiert, die Mail nicht abgeschickt.

Wie wird die ZUGFeRD-Rechnung erzeugt?

Die ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-PDF wird in Hanware Business oder im Modul Hanware E-Rechnung erzeugt und mit dem Versandauftrag an Hanware MassMail übergeben. Hanware MassMail hängt die fertige PDF an die Mail an; die strukturierten Rechnungsdaten sind bereits in der PDF eingebettet.

Kann ich mehrere Mandanten betreiben?

Ja. Je Mandant hinterlegen Sie ein eigenes Profil mit Datenbank, Mail-Konto, Absender und Vorlagen. Audit-Log und Statistik werden je Profil getrennt geführt.

Was muss ich vorbereiten?

Sehr wenig. Wir richten Hanware MassMail bei Ihnen ein und konfigurieren die Verbindung zu Ihrem Mail-Anbieter. Eine bestehende Installation von Hanware Business ist Voraussetzung für den Belegversand, sonst nichts.