E-Rechnungspflicht 2025/2026 - was jetzt zu tun ist

Empfang vorbereiten - was Sie heute brauchen

Der Empfang ist ohne Ausnahme Pflicht. Sie müssen ZUGFeRD und XRechnung lesen, in Ihre Buchhaltung übertragen und revisionssicher (10 Jahre) archivieren können. Konkret heißt das:

• Ein E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen, z. B. rechnungen@firma.de
• Ein Werkzeug, das ZUGFeRD und XRechnung liest und sichtbar macht
• Ein Buchungsablauf, der die Daten direkt in die Finanzbuchhaltung übernimmt
• Ein revisionssicheres Archiv mit Unveränderbarkeit

Versand: ZUGFeRD oder XRechnung?

Im klassischen B2B reicht ZUGFeRD - das Format ist für Menschen lesbar (PDF) und für Maschinen verarbeitbar (XML). An Behörden (Bund, Länder, Kommunen) ist hingegen die XRechnung Pflicht, oft per PEPPOL oder über das ZRE-Portal.

Was Hanware übernimmt

• Hanware E-Rechnung erstellt ZUGFeRD- und XRechnung-Belege direkt aus Hanware Business.
• Das Profil ist pro Kunde wählbar, der Versand wahlweise per E-Mail oder PEPPOL.
• Eingehende E-Rechnungen werden in Hanware DMS automatisch erkannt, ausgelesen und in die Buchhaltung übernommen.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Empfangs-Postfach anlegen und den Lieferanten mitteilen
2. Werkzeug für den E-Rechnungs-Empfang einrichten (Hanware DMS)
3. Für jede Software-Lösung prüfen: Kann sie ZUGFeRD und XRechnung?
4. Versand-Strategie festlegen: Ab wann versenden Sie im B2B?
5. Steuerberater informieren - auch er muss die Formate verarbeiten

Fazit

Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 01.01.2025 Pflicht, die Versandpflicht folgt 2027 und 2028. Wer Postfach, Lese-Werkzeug, Buchungsablauf und Archiv jetzt einrichtet und seine Versand-Strategie festlegt, ist vorbereitet.