GoBD in der Praxis - was Prüfer wirklich sehen wollen
Die Theorie kennen viele. Aber was passiert in einer echten GoBD-Prüfung? Wir berichten.
Punkt 1: Die Verfahrensdokumentation
Wenn der Prüfer kommt, ist sie das Erste, wonach er fragt: eine schriftliche Beschreibung Ihrer digitalen Prozesse vom Beleg bis zur Aufbewahrung. Fehlt sie, verlieren auch sauberste Daten an Beweiskraft - und der Prüfer ist gleich misstrauisch.
Das gehört hinein:
- Wer erfasst was und wann?
- Wo wird gespeichert?
- Wie lange wird aufbewahrt?
- Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
- Welche Schnittstellen gibt es?
- Wie werden Belege archiviert?
Punkt 2: Unveränderbarkeit
Ein gebuchter Beleg darf nicht spurlos verändert werden. In Hanware Business heißt das: Jedes Storno wird als neuer Beleg mit Referenz auf den ursprünglichen geführt. Der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert. Bei E-Rechnungen ist das XML-Original im DMS abgelegt.
Punkt 3: Zeitgerechte Buchung
„Zeitgerecht“ heißt in der Sprache der GoBD: in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach Beleganfall. Wer Monate nachträglich bucht, bekommt Probleme - gerade bei Kassenbelegen mit TSE-Zeitstempel ist das sofort sichtbar.
Punkt 4: Datenzugriff Z1, Z2 und Z3
Bei der Prüfung darf der Prüfer eine von drei Zugriffsarten wählen:
| Art | Bezeichnung | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Z1 | Unmittelbarer Zugriff | Der Prüfer sitzt vor Ihrem System und liest selbst. |
| Z2 | Mittelbarer Zugriff | Sie erstellen ihm die gewünschten Berichte. |
| Z3 | Datenträgerüberlassung | Sie geben ihm eine DSFinV-K- bzw. GoBD-Datei mit. |
Hanware kann alle drei.
Punkt 5: Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre - jeweils elektronisch unveränderbar. Hanware DMS legt alle Belege im Format PDF/A-3 mit Prüfsumme ab.
Wo die meisten Mittelständler scheitern
Unser Erfahrungswert aus über 50 begleiteten Prüfungen:
4 von 10 Betrieben
haben keine Verfahrensdokumentation.
3 von 10 Betrieben
lassen ihre Excel-Listen mit Forderungen unprotokolliert.
Fast jeder zweite Gastronom
hat in den ersten TSE-Wochen Vorgänge verloren, weil das Zusammenspiel zwischen Kasse und TSE nicht sauber war.
Was Sie tun sollten
- Verfahrensdokumentation erstellen (eine Vorlage stellt Hanware gern bereit)
- Jährlich aktualisieren - Datum vermerken, Verantwortliche eintragen
- Einmal pro Quartal einen DSFinV-K-Test machen - die Datei einlesen lassen
- Mitarbeiter schulen - was darf wer ändern, was nicht
Fazit
In der Prüfung zählen fünf Punkte: Verfahrensdokumentation, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Buchung, Datenzugriff und Aufbewahrung. Wer die Dokumentation aktuell hält, den Export regelmäßig testet und seine Mitarbeiter schult, geht vorbereitet in die Prüfung.
GoBD-konform arbeiten mit Hanware
Sie wünschen eine Verfahrensdokumentation?
Wir liefern Ihnen eine Vorlage, die zu Hanware passt.
Seit 2000 · über 1.450 installierte Arbeitsplätze · Beratung, Software und Kassenhardware aus einer Hand