Werkzeuge der Finanzbuchhaltung

Kontenaktualisierung, Kontenzuordnung für den Steuerberater, Import von Buchungsdaten, Dialogbuchen mit Belegbild, Anlagenverwaltung mit AfA-Lauf, Budget und Liquiditätsvorschau, Auswertungsaufbau, Saldenvorträge, Berichtspakete, Jahreswechsel und Konten-Assistent - dazu die Auswertungen USt-Plausibilität, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Dauerfristverlängerung, Kennzahlen, Rating-BWA, Kostenstellen, Anlagenspiegel und Plan/Ist.

1. Überblick und Bedienung

Alle Werkzeuge liegen im Menü Finanzbuchführung unter dem Jahresabschluss. Sie öffnen dasselbe Fenster in verschiedenen Ansichten - der Aufbau ist immer gleich:

1. Oben stehen die Eingabe- bzw. Anzeigefelder der Ansicht. Graue Felder zeigen nur an, weiße Felder nehmen Eingaben an.
2. Die Knöpfe unter den Feldern lösen die Aktionen aus: grün = Neu, dunkelblau = Speichern, rot = Löschen, blau = weitere Aktionen. Die Beschriftung sagt, was passiert.
3. Die obere Liste zeigt die Datensätze der Ansicht. Ein Klick lädt die Zeile in die Felder, ein Doppelklick führt die Hauptaktion aus (z. B. Vergleichen, Paket erzeugen).
4. Die untere Liste zeigt Details (AfA-Plan, Buchungen, Konten einer Zeile, erzeugte Dateien). Ein Doppelklick auf ein Konto öffnet das Kontoblatt.
5. Die Statuszeile unten links meldet das Ergebnis jeder Aktion. i öffnet dieses Handbuch, Schließen schließt das Fenster.

2. Kontenaktualisierung

Vergleicht den Kontenplan Ihres Mandanten mit dem Standardkontenrahmen (SKR03 bzw. SKR04). Konten, die im Standard vorhanden sind und bei Ihnen fehlen, werden aufgelistet und auf Wunsch ergänzt - mit Bezeichnung, Kategorie, Steuerschlüsseln und Zuordnung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die untere Liste ist das Protokoll aller Kontenaktualisierungen (Zeitpunkt, Benutzer, Anzahl und Konten).

3. Kontenzuordnung Steuerberater

Ihr Steuerberater führt ein Konto unter einer anderen Nummer? Dann tragen Sie hier die Zuordnung ein. Sie buchen weiter mit Ihren Konten - erst in der Exportdatei (DATEV, Lexware, Agenda, Stammdaten) wird das Konto umgeschlüsselt.

4. Buchungsdaten importieren

Übernimmt Buchungen aus einer Datei in einen neuen Buchungsstapel - zum Beispiel die Abschlussbuchungen des Steuerberaters im DATEV-Format oder eine Textdatei aus einem anderen Programm. Der Stapel wird danach wie jeder andere geprüft und festgeschrieben.

Stapel aus DATEV-Dateien haben die Quelle „STB“ (Steuerberater), Textdateien „IMPORT“. Steuerschlüssel werden über Ihre Steuerschlüssel-Tabelle (DATEV-BU) zugeordnet; „2x“ wird als Generalumkehr erkannt. Soll-Buchungen stehen positiv, Haben-Buchungen negativ oder mit „H“.

5. Dialogbuchen und Belegbild

In der Buchungserfassung gibt es zwei neue Hilfen:

Das Fenster Buchungsstapel zeigt oben rechts seit dieser Version den Stand der letzten Prüfliste (Fehler/Warnungen) und offene Differenzen zur Warenwirtschaft - so sehen Sie beim Öffnen, ob etwas zu tun ist.

6. Anlagenverwaltung

Erfassen Sie Anlagegüter mit Anschaffungswert und Nutzungsdauer. Hanware berechnet den AfA-Plan monatsgenau; der AfA-Lauf bucht die Abschreibungen in einen eigenen Stapel (AfA-Konto an Anlagenkonto). Der Anlagenspiegel zeigt Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Abschreibungen und Buchwerte je Jahr.

Die untere Liste zeigt den AfA-Plan des gewählten Anlageguts: Jahr, Monat, Betrag, Restbuchwert und ob der Monat schon gebucht ist (mit Buchungsnummer).

7. Budget / Finanzplanung

Planwerte je BWA-Zeile oder je Konto, wahlweise als Jahreswert oder je Monat. Die Auswertung Plan/Ist stellt Plan und Ist gegenüber und zeigt eine Liquiditätsvorschau.

Die Auswertung zeigt je BWA-Zeile und je Konto Plan, Ist, Abweichung und Prozent mit Bewertung („im Plan“ bei höchstens 10 % Abweichung). Die Liquiditätsvorschau rechnet: liquide Mittel + Forderungen − kurzfristige Verbindlichkeiten + geplante Einzahlungen − geplante Auszahlungen der nächsten drei Monate.

8. Auswertungsaufbau

Hier pflegen Sie die Zeilen der BWA und der Gewinn- und Verlustrechnung: welche Konten in eine Zeile fließen und wie Summen gebildet werden.

Konten der Zeile zeigt unten alle Konten, die die Zuordnung trifft (Doppelklick = Kontoblatt); Vorschau Auswertung öffnet die Auswertung. Jede Änderung wird protokolliert. Gelöschte Zeilen müssen aus Formeln anderer Zeilen entfernt werden.

9. Saldenvorträge erfassen

Beim Umstieg aus einer anderen Buchhaltung oder wenn ein Konto zum Jahresbeginn einen bestimmten Wert haben soll: Tragen Sie hier je Konto den Eröffnungswert ein. Diese Werte ersetzen beim Buchen der Eröffnungswerte den von Hanware berechneten Wert des Kontos.

Summen prüfen zeigt Summe Soll, Summe Haben und Differenz (die Eröffnungsbuchung gleicht über das Saldovortragskonto aus). Eröffnungswerte buchen bucht nach Rückfrage den Eröffnungsstapel des Jahres (offene Posten, Bank-/Kassenbestände und Ihre manuellen Werte); ein vorhandener, nicht festgeschriebener Eröffnungsstapel wird ersetzt. Abschluss öffnen führt zum Jahresabschluss.

10. Berichtspakete

Mehrere Auswertungen in einem Lauf als PDF - z. B. das Monatspaket für den Steuerberater oder die Bankenmappe. Drei Pakete sind vorbereitet (Monatspaket Steuerberater, Jahrespaket, Bankenmappe); eigene Pakete können Sie anlegen.

Paket erzeugen (PDF) berechnet jede Auswertung und speichert sie als PDF (nummeriert in der Reihenfolge des Pakets); die untere Liste zeigt die Dateien. Ordner öffnen zeigt den Ordner im Explorer, ZIP erstellen packt alle PDF des Laufs in eine Datei zum Versenden.

11. Jahreswechsel

Die Schrittliste zum Abschluss eines Wirtschaftsjahres. Jeder Schritt zeigt „erledigt“ (grün) oder „offen“ (orange) mit einem Hinweis, was noch fehlt:

1. Belege und Zahlungen der Warenwirtschaft ins Hauptbuch übernommen - keine offenen Differenzen.
2. Alle Buchungsstapel des Jahres festgeschrieben.
3. Prüfliste ohne Fehler (Warnungen und Hinweise werden gezählt).
4. Abschreibungen des Jahres gebucht (Anlagenverwaltung).
5. Umsatzsteuer-Voranmeldungen aller Monate als gemeldet gekennzeichnet.
6. Alle Monate gesperrt (Monatsabschluss).
7. Saldovortrag in das Folgejahr gebucht.
8. Umsatzsteuer-Jahreserklärung und Bilanz erstellt (Jahrespaket).

Die Knöpfe führen zu den passenden Fenstern: Abschluss, Prüfliste, Anlagen / AfA-Lauf, Saldenvorträge manuell (für das Folgejahr), Bilanz. Aktualisieren prüft erneut.

12. Konten-Assistent

Alles zu einem Konto auf einen Blick: Kontonummer eingeben oder in der Liste anklicken. Angezeigt werden Bezeichnung, Kategorie/Unterart, Steuerschlüssel Soll/Haben, UStVA-Kennzahl, Zuordnung in Bilanz bzw. GuV, Kontenart, Saldo, Anzahl Buchungen und letzte Buchung des laufenden Jahres; unten die letzten 50 Buchungen (Doppelklick = Kontoblatt).

Zwei Felder können Sie direkt pflegen und mit Zuordnung / Budget speichern sichern: das Zielkonto für den Export (Kontenzuordnung für alle Systeme) und das Budget des laufenden Jahres (Jahreswert). Die Stammdaten des Kontos selbst ändern Sie über Kontenplan (Stammdaten).

13. Neue Auswertungen

Im Fenster Auswertungen stehen zusätzlich zur Wahl: USt-Plausibilitätsprüfung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Dauerfristverlängerung, Kennzahlen, Rating-BWA, Kostenstellen, Anlagenspiegel und Plan/Ist (Budget). Bedienung wie gewohnt: Auswertung wählen, Zeitraum einstellen, Start; Drucken/PDF, CSV und Excel wie bisher. Über das Menü Finanzbuchführung öffnen die neuen Punkte direkt die passende Auswertung.

Kostenstellen: Aufwand, Ertrag und Ergebnis je Kostenstelle (KOST1) und - falls verwendet - je Kostenträger (KOST2), mit Haken „mit Kontennachweis“ auch je Konto. Buchungen ohne Kostenstelle stehen unter „ohne Kostenstelle“.

14. USt-Plausibilität, Jahreserklärung, Dauerfrist

USt-Plausibilitätsprüfung in drei Teilen: 1. je Steuerart und Satz die Bemessungsgrundlage × Satz gegen die gebuchte Steuer (Differenz), 2. die Salden der Umsatz- und Vorsteuerkonten gegen die gebuchte Steuer, 3. auffällige Buchungen: Erlöskonten ohne Steuerschlüssel, Steuerbeträge, die vom Satz abweichen, Vorsteuer auf Erlöskonten bzw. Umsatzsteuer auf Aufwandskonten. Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Kontoblatt.

Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Teil A die Kennzahlen des ganzen Jahres (wie die Voranmeldung), Teil B die Abstimmung mit den zwölf Voranmeldungen (berechnet und - wenn im Abschluss als gemeldet gekennzeichnet - gemeldete Zahllast), Sondervorauszahlung, Jahressteuer und verbleibende Abschlusszahlung bzw. Erstattung. ELSTER-XML speichert die Kennzahlen als XML-Datei zur Übernahme in ELSTER (Formular USt 2 A).

Dauerfristverlängerung: Jahr wählen - Hanware summiert die Vorauszahlungen des Vorjahres und berechnet die Sondervorauszahlung (1/11, volle Euro, Kennzahl 38). Der Wert wird gespeichert und in der Jahreserklärung berücksichtigt; ELSTER-XML erzeugt den Antrag als XML. Die Sondervorauszahlung ist bis zum 10. Februar anzumelden und wird in der Voranmeldung Dezember (Kennzahl 39) angerechnet.

15. Kennzahlen und Rating-BWA

Darunter stehen die Grundwerte aus dem Hauptbuch (liquide Mittel, Forderungen, Vorräte, Anlagevermögen, kurzfristige Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Bilanzsumme, Umsatz, Ergebnis, Abschreibungen) mit Vorjahr und Veränderung.

Rating-BWA: Teil A die BWA mit Prozent vom Umsatz, Vorjahr und Veränderung; Teil B acht Bonitätskennzahlen (Rohertragsquote, Personalkostenquote, Umsatzrentabilität, Cashflow-Rate, Eigenkapitalquote, Liquidität 2. Grades, Debitorenlaufzeit, Zinsdeckung) mit Schulnote 1-6 und Gesamtnote - eine vereinfachte Bankensicht, die das Rating des Kreditinstituts nicht ersetzt.

16. Grafik im Druck

Beim Drucken von GuV, BWA, Rating-BWA, Kennzahlen und Plan/Ist hängt Hanware eine Seite Monatsverlauf an: Erträge (dunkelblau) und Aufwendungen (orange) je Monat als Balken, das Ergebnis als Linie mit Zahl unter dem Monat. So erkennen Sie saisonale Schwankungen und Ausreißer auf einen Blick.

17. Häufige Fragen