Buchungsstapel

Zentrale Verwaltung des Hauptbuchs: Buchungen aus der Warenwirtschaft übernehmen, Lohn- und manuelle Buchungen, prüfen, festschreiben und an den Steuerberater exportieren.

1. Wozu dient das Formular?

Alle Auswertungen der Finanzbuchhaltung (Journal, Summen- und Saldenliste, UStVA, GuV, BWA) rechnen ausschließlich aus dem Hauptbuch. Das Hauptbuch besteht aus Buchungsstapeln - wie in DATEV. Jeder Stapel hat eine Quelle:

Typischer Monatsablauf

1. Buchungsstapel (Menü Finanzbuchführung → Buchführung): Zeitraum wählen, Übernehmen - Belege und Zahlungen werden als Buchungsstapel ins Hauptbuch übernommen.
2. Lohn- und manuelle Buchungen: Lohn / DATEV importieren (DATEV-Lohnstapel) bzw. Neuer Stapel und Buchungen erfassen.
3. Prüfen und Festschreiben - danach sind die Buchungen unveränderbar (GoBD), die Belege des Zeitraums werden gesperrt.
4. Auswertungen: Journal, Kontoblatt, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer-Voranmeldung, GuV, BWA, vorläufige Bilanz.
5. Abschluss: Prüfliste, Periode sperren, UStVA als gemeldet vermerken; zum Jahreswechsel Saldenvortrag.
6. Exportieren an den Steuerberater: DATEV (EXTF-Buchungsstapel), Agenda oder Lexware buchhalter.

2. Warenwirtschaft übernehmen

Wirtschaftsjahr und Monat wählen (Standard: Vormonat) - Datum von/bis wird automatisch auf den ganzen Monat gesetzt, mit Monat „Alle (ganzes Jahr)“ auf das ganze Wirtschaftsjahr. Den Zeitraum können Sie auch frei eintragen (die Monatsauswahl bleibt dann leer). Danach Übernehmen klicken. Der hellblaue Infobereich daneben zeigt die Versteuerungsart (Ist: nur Zahlungen werden gebucht, Soll: Rechnungen und Zahlungen) und ob für den Zeitraum schon Buchungen übernommen wurden. Findet Prüfen fehlende Konten im Kontenplan, bietet Hanware an, sie anzulegen (Name aus Finanzkonto bzw. Buchungstext, Einstellungen vom Nachbarkonto). Hanware bildet die Buchungssätze mit derselben Kontenlogik wie der bisherige FiBu-Export (Personenkonto aus Adresse/Kundengruppe, Erlös-/Aufwandskonten aus dem Buchungsjournal der Belege, Finanzkonto der Zahlung).

Journal neu bilden: normalerweise nicht nötig. Hanware bildet das Buchungsjournal nur für Belege neu, deren Summe oder Datum nicht mehr zum Journal passt. Nach Änderungen an Artikel-Erlöskonten oder Steuersätzen kann das Häkchen gesetzt werden (dauert länger).

Hinweise der Belegprüfung (z. B. „Gesamtpreis und Buchungsjournal sind nicht identisch“) stehen im Infofeld unten.

3. Neue Rechnungen und Zahlungen: Wie kommen sie in die Auswertungen?

Die Auswertungen der Finanzbuchhaltung lesen nur das Hauptbuch. Eine neue Rechnung oder Zahlung in der Warenwirtschaft erscheint dort erst, wenn sie übernommen wurde - so wie früher beim FiBu-Export.

Ablauf

1. Erfassen - Sie schreiben eine Rechnung, Gutschrift, einen Rechnungseingang, eine Belastungsanzeige oder buchen eine Zahlung. Das Hauptbuch ändert sich dabei noch nicht.
2. Übernehmen - auf einem dieser Wege:
   • Buchungsstapel: Zeitraum wählen und Übernehmen
   • Auswertungen: Warenwirtschaft übernehmen für den gewählten Zeitraum
   • Auswertungen: beim Start erscheint automatisch ein Hinweis, wenn noch etwas fehlt (siehe unten)
3. Auswerten - Journal, Kontoblatt, Summen- und Saldenliste, UStVA, GuV und BWA enthalten die neuen Buchungen, sobald Sie Start klicken.

Was beim Übernehmen gebucht wird

Hanware vergleicht Belege und Zahlungen mit dem Hauptbuch und bucht nur die Unterschiede als neuen Buchungsstapel. Die Tabelle zeigt die Soll-Versteuerung; bei Ist-Versteuerung werden Rechnungen nicht gebucht, sondern erst die Zahlungen direkt auf die Erlös-/Aufwandskonten (siehe Abschnitt „Ist- und Soll-Versteuerung“).

Abgeschlossene Monate

• Gesperrte Periode: Ändert sich ein Beleg aus einem gesperrten Monat, wird die Korrektur am 1. Tag des nächsten offenen Monats gebucht. Der Buchungstext beginnt mit Korr. TT.MM.JJ, der gesperrte Monat bleibt so, wie er gemeldet wurde.
• Festgeschriebene Stapel werden nie verändert - Korrekturen kommen immer in einen neuen Stapel.
• Nach dem Festschreiben sind die Belege des Zeitraums in der Warenwirtschaft gesperrt (wie beim bisherigen FiBu-Export).

4. Ist- und Soll-Versteuerung

Wie Belege und Zahlungen ins Hauptbuch kommen, hängt von der Versteuerungsart ab. Sie steht in den Buchhaltungseinstellungen im Feld „Buchungsart“ und wird oben rechts in den FiBu-Formularen angezeigt (z. B. „SKR03 · Ist-Versteuerung“).

Beispiel Ist-Versteuerung

Rechnung vom 28.08.: Ware 7 % 1.000,00 € netto, Leergut 19 % 100,00 € netto = 1.189,00 € brutto. Der Kunde zahlt am 05.09. die Hälfte (594,50 €).

• August: keine Buchung (die Rechnung ist noch nicht bezahlt).
• September: Bank 535,00 € an Erlöse 7 % (500,00 € + 35,00 € USt) und Bank 59,50 € an Leergut 19 % (50,00 € + 9,50 € USt). Die Umsatzsteuer erscheint in der Umsatzsteuer-Voranmeldung September.

Gut zu wissen

• Die Aufteilung richtet sich nach dem Buchungsjournal der Rechnung - also nach denselben Artikel-Gegenkonten, Leergut- und Steuerschlüsseln wie bei der Soll-Versteuerung. Rundungscent kommen auf den größten Anteil, die Summe entspricht immer genau der Zahlung.
• Hat eine bezahlte Rechnung kein verwendbares Buchungsjournal, wird die Zahlung wie bei der Soll-Versteuerung auf das Personenkonto gebucht und in der Stapel-Info als Hinweis gemeldet.
• Keine gültige Buchungsart hinterlegt? Beim Öffnen der Finanzbuchhaltung wird automatisch „Soll-Versteuerung“ (2) eingetragen und eine Meldung angezeigt. Ändern Sie dies bei Bedarf in den Buchhaltungseinstellungen.
• Buchungsart gewechselt? Das Übernehmen bucht immer nur die Unterschiede. Nach einem Wechsel werden vorhandene Buchungen des Zeitraums daher automatisch umgebucht (z. B. Rechnungsbuchungen storniert). Wechseln Sie die Versteuerungsart nur zum Beginn eines Wirtschaftsjahres und nach Absprache mit Ihrem Steuerberater.

5. Aufteilung von Rechnungen auf Konten (Artikel-Gegenkonten, Leergut …)

Eine Rechnung wird nicht als ein Betrag gebucht, sondern je Gegenkonto und Steuersatz aufgeteilt - genau wie beim bisherigen FiBu-Export.

Woher die Konten kommen

Für jeden Beleg bildet Hanware ein Buchungsjournal. Dabei werden die Positionen nach folgenden Regeln Konten zugeordnet:

Beim Übernehmen berechnet Hanware zu jeder Zeile die Steuer und bucht sie auf das passende Steuerkonto (z. B. Umsatzsteuer 7 %, Vorsteuer 19 %, Umsatzsteuer/Vorsteuer aus EG-Erwerb).

Beispiel

Rechnung an einen Kunden mit Lebensmitteln (7 %), einem 19-%-Artikel, Transportkosten und zurückgenommenem Leergut:

Weitere typische Konten: Wareneingang 7 %, EG-Erwerb 7 % (Umsatz- und Vorsteuer), Leergut EG (steuerfrei), Leergut mit 19 % Vorsteuer, Bezugsnebenkosten, Landwirtschaft 7,8 %, Kfz- und Reparaturkosten.

Wichtig bei geänderten Stammdaten

6. Lohn- und DATEV-Stapel importieren

Lohn / DATEV importieren liest eine Datei im DATEV-Format „Buchungsstapel“ (EXTF, wie sie DATEV Lohn, Lexware Lohn oder Agenda Lohn erzeugen) oder eine CSV mit denselben Spaltenüberschriften (Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext, KOST1).

• Die Frage „Lohnbuchungen?“ legt die Quelle LOHN oder IMPORT fest.
• Belegdatum im DATEV-Format TTMM wird mit dem Jahr aus dem Dateikopf ergänzt.
• DATEV-BU-Schlüssel werden über die Zuordnung in den Steuerschlüsseln übernommen; BU 40 hebt die Steuerautomatik auf.
• Liegt ein Datum in einer gesperrten Periode, wird der Import abgebrochen.

7. Prüfen und Festschreiben

8. Export an den Steuerberater

Die Datei wird im Exportverzeichnis (Buchhaltungseinstellungen, sonst Export\Fibu im Programmordner) abgelegt und im Explorer markiert.

9. Häufige Fragen