Belegerfassung Verkauf

In der Belegerfassung schreiben Sie alle Verkaufsbelege: Angebote, Bestellungen (Kundenaufträge), Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften. Hier wählen Sie den Kunden, erfassen die Artikel, drucken oder mailen den Beleg, kassieren die Zahlung und führen den Beleg in die nächste Stufe weiter.

Sie öffnen die Belegerfassung über das Hauptmenü Verkauf (zum Beispiel Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung) für einen neuen Beleg - oder per Doppelklick auf einen Beleg in einer Belegliste, um ihn weiterzubearbeiten. Welche Belegart Sie gerade bearbeiten, steht in der Titelzeile, zum Beispiel „Bestellung 880001 · Musterkunde Nord GmbH“.

Alles, was Sie in der Liste erfassen, wird sofort gespeichert. Die Belegnummer erhält ein neuer Beleg aber erst beim ersten Speichern, Drucken, Zahlen oder Schließen.

2. Überblick in Grafiken

Vom Angebot zur Rechnung - der Belegfluss

Ein Vorgang läuft meist durch mehrere Belegarten. Mit den Knöpfen AN BE LI RE unten im Fußbereich wandeln Sie den Beleg in die nächste Stufe um - ohne die Positionen neu zu tippen.

Abkürzungen der Knöpfe: AN = Angebot, AB = Auftragsbestätigung, BE = Bestellung, LI = Lieferschein, RE = Rechnung, LB = Lagerbewegung. Jede Stufe darf auch übersprungen werden (z. B. Bestellung direkt zur Rechnung). Der Ursprungsbeleg wird dabei als erledigt abgelegt; den ganzen Weg zeigt der Umwandlungsverlauf.

Aufbau der Maske

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Abbildung 1 - Bestellung 880001 des Musterkunden mit vier Positionen (Musterdaten)

So wird gerechnet

Jede Position rechnet mit Anzahl (Gebinde, Kisten, Kolli) und Inhalt (Menge je Gebinde). Daraus ergibt sich die abgerechnete Menge. Beispiel aus Abbildung 1, Position 1 „Muster-Tomaten rund“:

• Mit Positionsrabatt: EndNetto = Menge × VKNetto × (1 − Rabatt %).
• Bei Artikeln, die nach Kolli verkauft werden (Mengenschlüssel Koli), ist Menge = Anzahl.
• Netto unten = Summe aller EndNetto − Kundenrabatt + Versandkosten + Nachnahme + Leergut.
• Gesamt = Netto + Mehrwertsteuer je Steuersatz. Beispiel: 123,08 € zu 7 % (8,62 € MwSt) + 7,50 € zu 19 % (1,43 € MwSt) = 140,63 €. Ist der Kunde nicht umsatzsteuerpflichtig (Steuerart), wird keine Mehrwertsteuer berechnet.

Was passiert beim Speichern, Drucken und Umwandeln

* wenn das Recht „Rechnung und Gutschrift nach Drucken Sperren?“ gesetzt ist (Standard). Die Bildschirmvorschau ändert nichts am Beleg.

3. Typische Arbeitsabläufe

Kunde ruft an und bestellt - neue Bestellung erfassen

1. Im Hauptmenü Verkauf → Bestellung öffnen. Die Maske startet mit einem leeren Beleg, der Cursor steht in der Kundennummer.
2. Kundennummer eintippen und Enter drücken. Kennen Sie die Nummer nicht, geben Sie den Anfang des Namens ein oder drücken F2 - die Kundenliste öffnet sich. Anschrift, Zahlungsart, Zahlungsziel, Preisgruppe und Kreditlimit werden aus dem Kundenstamm übernommen.
3. Hanware prüft den Kunden: Hinweise zum Kundenstatus, überschrittenes Kreditlimit, überfällige Rechnungen und offene Bestellungen werden sofort gemeldet (Abschnitt 16).
4. Artikelnummer (oder Barcode) in die gelbe Erfassungszeile eingeben, Enter. Text, Preis, Steuersatz und Bestand erscheinen.
5. Anzahl eingeben (z. B. 3 Kisten), Enter - die Menge wird berechnet. Preis prüfen, Enter. Die Position steht in der Liste, der Cursor ist wieder in der Artikelnummer.
6. So alle Artikel erfassen. Kontrolle unten rechts: Netto und Gesamt.
7. Drucken [F9] für die Auftragsbestätigung an den Kunden - oder einfach Schliessen. Beim Schließen wird der Beleg gespeichert und erhält seine Nummer.

Angebot wurde angenommen - weiterführen

1. Das Angebot öffnen (Belegliste Angebote, Doppelklick) oder in der Belegerfassung des Kunden F7 drücken und das Angebot wählen.
2. Positionen bei Bedarf anpassen (Mengen, Preise).
3. Unten auf BE (Bestellung), LI (Lieferschein) oder RE (Rechnung) klicken.
4. Rückfrage „Möchten Sie jetzt diesen Beleg zu … Umwandeln! Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.“ mit Ja bestätigen.
5. Die Maske zeigt jetzt den neuen Beleg mit neuer Nummer und dem heutigen Datum. Das Angebot ist als erledigt abgelegt und kann nicht mehr geändert werden.

Rechnung drucken und Zahlung kassieren

1. Rechnung öffnen bzw. erfassen (Abbildung 3).
2. Drucken [F9] - im Fenster Druckansicht Vorlage und Ziel wählen (Drucker, Bildschirm, PDF, Mail) und erneut F9 (Abschnitt 10).
3. Nach dem Druck ist die Rechnung gesperrt (nur noch Auskünfte, Nachdruck und Zahlen möglich).
4. Zahlt der Kunde sofort: Zahlen [F8]. Im Fenster KASSE Zahlungsart und Betrag eintragen und Nur Buchen [F6] oder Buchen & Drucken [F9] klicken (Abschnitt 11).
5. Der offene Betrag der Rechnung sinkt; bei vollständiger Zahlung verschwindet sie aus den offenen Posten.

Kunde ändert die Menge - Position ändern oder löschen

1. Position in der Liste anklicken.
2. Ändern: Enter oder Doppelklick - die Position wird in die Erfassungszeile geladen. Anzahl oder Preis ändern und mit Enter bis zum Ende bestätigen; die Position wird überschrieben. Ist die direkte Bearbeitung in der Liste eingeschaltet, können Anzahl, Menge und Preis auch direkt in der Zelle geändert werden.
3. Löschen: Entf oder Papierkorb-Knopf, Rückfrage mit Ja bestätigen. Der Lagerbestand wird sofort korrigiert.

Rechnung war falsch - stornieren

1. Die Rechnung öffnen. Ist schon eine Zahlung gebucht, diese zuerst in den offenen Posten löschen - eine bezahlte Rechnung kann nicht storniert werden.
2. Unten Stornieren klicken und die Rückfrage „Möchten Sie jetzt diese RECHNUNG jetzt Stornieren!“ mit Ja bestätigen.
3. Hanware legt einen Stornobeleg mit negativen Beträgen und eigener Nummer an. Original und Storno erhalten den Status „STORNIERT“ und sind gesperrt; die Ware wird dem Lager wieder gutgeschrieben.
4. Richtige Rechnung neu schreiben - am schnellsten mit Kopieren aus der alten Rechnung (nächster Abschnitt).

Kunde bestellt dasselbe wie letzte Woche - Beleg kopieren

1. Den alten Beleg öffnen (z. B. über Rechnungen oder die Belegliste).
2. Unten Kopieren klicken. Im Fenster Beleg kopieren die Ziel-Belegart (z. B. Bestellung), bei Bedarf einen anderen Kunden, Preisgruppe und Datum wählen, die gewünschten Positionen anhaken.
3. Kopieren - ein neuer Beleg mit neuer Nummer entsteht; in der Beleginfo steht „Erstellt aus …“. Der alte Beleg bleibt unverändert. Den neuen Beleg anschließend über die Belegliste öffnen.

Welche Bestellungen des Kunden sind noch offen?

1. Kunde im Beleg wählen.
2. F7 oder den Knopf Offene Bestellung (die Beschriftung richtet sich nach der Belegart, z. B. „Offene Rechnung“, „Offene Angebot“).
3. Die Liste zeigt alle noch nicht weitergeführten Belege dieser Belegart des Kunden. Doppelklick öffnet den Beleg in der Belegerfassung (Abbildung 6).

Sonderpreise für einen Kunden dauerhaft merken

1. Beleg mit den ausgehandelten Preisen erfassen.
2. Symbolknopf IKS („In Kundenpreise speichern“) neben der Liste klicken und die Frage „Preis in Kundenpreise speichern?“ bestätigen.
3. Ab jetzt schlägt Hanware diesem Kunden für diese Artikel automatisch den gespeicherten Preis vor (Preisinfo „Kundenpreis“). Ansehen und pflegen können Sie die Kundenpreise über KP.

4. Kopfbereich

Der Kopfbereich (Markierungen 1-3 in Abbildung 1) enthält die Angaben zum Kunden und zum Beleg. Die Titelzeile des Fensters zeigt Belegart, Belegnummer, Kundenname und Telefon.

5. Artikel erfassen

Die Erfassungszeile (Markierung 4) liegt zwischen Kopf und Liste. Das gelbe Feld ist die Artikelnummer. Sie arbeiten sich mit Enter von links nach rechts durch die Felder; das letzte Feld fügt die Position ein. Welche Felder mit Enter angesprungen werden, legt die Eingabereihenfolge des Arbeitsplatzes fest.

Felder der Erfassungszeile

Besondere Eingaben in der Artikelnummer

Woher der Preis kommt

Hanware ermittelt den Verkaufspreis automatisch. Gibt es mehrere Möglichkeiten, gewinnt die speziellere Regel. In der Preisinfo sehen Sie, welche Regel gegriffen hat:

Weitere mögliche Quellen: letzter Verkaufspreis an diesen Kunden (wenn eingeschaltet), Artikelgruppenpreis, Aufschlag auf den Einkaufspreis. Ein laufender Aktionspreis hat Vorrang vor dem Kundenpreis. Den Preis dürfen Sie - sofern berechtigt - jederzeit überschreiben.

6. Positionsliste

Die Liste (Markierung 5) zeigt alle Positionen in der Reihenfolge, in der sie gedruckt werden. Ein Klick auf eine Zeile zeigt oben Bestand (und ggf. letzte Verkaufsdaten) des Artikels.

Spalten und Farben

Mit dem Raster-Symbolknopf legen Sie fest, welche Spalten wie breit angezeigt werden (Breite 0 blendet eine Spalte aus). Die Einstellung gilt je Benutzer.

Symbolknöpfe neben der Liste

Tasten und Kontextmenü der Liste

7. Knopfleiste rechts

Die Knöpfe rechts (Markierung 7) öffnen jeweils ein eigenes Fenster; die Positionsliste bleibt dabei unverändert. Einige Knöpfe erscheinen nur, wenn das zugehörige Modul lizenziert ist.

Die Fenster der Knöpfe

8. Fußbereich

Belegfuß und Summen

Knöpfe unten

Weiterführen: AN, AB, BE, LI, RE, LB

Welche Knöpfe erscheinen, hängt von der Belegart ab (und davon, ob das Weiterführen in den globalen Einstellungen eingeschaltet ist):

¹ nur mit dem Modul Auftragsbestätigung · ² nur mit dem Recht „Bestellung kann zum Angebot umgewandelt werden?“ · ³ nur mit dem Recht „Bestellung kann direkt zu Rechnung umgewandelt werden?“. Ist der Kunde einer Bestellung ein Mitarbeiter, erscheint stattdessen LB (Umlagerung ins Mitarbeiterlager).

Beim Weiterführen prüft Hanware: Kunde und Positionen vorhanden, Positionsprüfungen (Preis 0, Anzahl 0, Rechenfehler, fehlende Charge - je nach Recht), Druckpflicht, bereits umgewandelt, Rechnungssperre und Kundenstatus, Kreditlimit, überfällige Rechnungen, abgeschlossener Zeitraum, Seriennummern und Lagerbestand. Reicht der Bestand nicht, können die fehlenden Mengen als Rückstände gespeichert werden.

Ergebnis: Der neue Beleg erhält eine eigene Nummer und das heutige Datum; Positionen, Leergut, Seriennummern und Referenznummern werden übernommen, der Belegfuß wird um den Fußtext der neuen Belegart ergänzt. Der Ursprungsbeleg wird als erledigt archiviert (oder - je nach Einstellung „Bei Umwandeln von Belegen vorherige Belege archivieren“ - gelöscht) und ist nicht mehr änderbar. Tastenkürzel: Alt+L = LI, Alt+R = RE.

9. Weitere Belegdaten

Der Knopf Belegdaten oben blendet an Stelle der Positionsliste weitere Angaben zum Beleg ein. Zurück geht es mit demselben Knopf oder Belegdaten Schliessen.

10. Drucken

Drucken [F9] prüft zuerst den Beleg (Kunde und Positionen vorhanden, Positionsprüfungen, Leergut, Seriennummern) und speichert ihn. Dann öffnet sich die Druckansicht:

11. Zahlen

Zahlen [F8] öffnet das Zahlungsfenster KASSE. Es zeigt die Beträge des Belegs und darunter alle offenen Belege des Kunden - so können Sie mit einer Zahlung auch ältere Rechnungen begleichen.

Ist für den Benutzer die Kassenansicht eingestellt, öffnet sich statt KASSE das Kassenfenster Zahlung mit Ziffernblock, Geldscheinen, Rückgeld und EC-Terminal.

12. Gesperrte Belege

Ein Beleg wird gesperrt, wenn eine Rechnung oder Gutschrift gedruckt wurde, nach dem Umwandeln zur Rechnung und beim Stornieren. In einem gesperrten Beleg sind alle Eingabefelder schreibgeschützt und die meisten Knöpfe grau.

Außerdem nicht änderbar: stornierte und weitergeführte (erledigte) Belege, gedruckte bzw. bezahlte Rechnungen (außer der Benutzer hat die Berechtigungen „Nach Drucken in Rechnung Positionen Bearbeiten“ bzw. „Nach Zahlung in Rechnung Positionen Bearbeiten“), Rechnungen nach Ablauf der eingestellten Bearbeitungstage und Belege in einem abgeschlossenen Zeitraum (Tages-/Monatsabschluss).

13. Unterschiede je Belegart

14. Tastenkürzel

Tippen Sie eine Ziffer oder einen Buchstaben, während der Cursor nicht in einem Eingabefeld steht, springt Hanware automatisch in die Artikelnummer.

15. Einstellungen und Rechte

Viele Verhaltensweisen der Belegerfassung stellt Ihr Administrator ein. Die Rechte finden Sie in der Benutzerverwaltung unter den folgenden Bezeichnungen:

Benutzereinstellungen (Benutzerverwaltung): ob Menge, Inhalt, Positionsrabatt und Kundenrabatt geändert werden dürfen, ob freie Textpositionen erlaubt sind, ob der Kunde eines Belegs mit Positionen gewechselt werden darf, ob Einkaufspreis/Gewinn eingeblendet werden dürfen, ob gedruckte oder bezahlte Rechnungen noch bearbeitet werden dürfen, welches Zahlungsfenster erscheint und ob nach einer Artikelsuche sofort eingefügt wird (Scanner-Betrieb).

Globale Einstellungen: Weiterführen in Belegen ein/aus, vorherige Belege archivieren, negativer Lagerbestand erlaubt, Pflicht für die Lieferscheinblock-Nummer, Bearbeitungstage für Rechnungen, EG-Belegfußtext, Notizen automatisch öffnen, letzte Verkaufspreise vorschlagen, direkte Bearbeitung in der Liste, Bruttopreise in der Liste, nach dem Drucken automatisch neuer Beleg.

Arbeitsplatz: Eingabereihenfolge der Erfassungszeile (welche Felder mit Enter angesprungen werden), Drucker, Etikettendrucker, Leergutberechnung beim Drucken öffnen.

16. Meldungen und Lösungen

17. Tipps

• Schnell erfassen: 5*Artikelnummer in der Artikelnummer gibt Anzahl und Artikel in einem Schritt ein.
• Preise vergleichen: Die gelben Felder Letz.Netto und Letz.Datum zeigen sofort, was der Kunde zuletzt bezahlt hat; Umschalt+Enter zeigt die ganze Historie.
• Stammkunden: Mit Kundenorder oder Artikelauswahl übernehmen Sie die letzte Bestellung in Sekunden.
• Vor dem Weiterführen prüfen: Nach dem Umwandeln ist der Ursprungsbeleg erledigt - Mengen und Preise daher vorher korrigieren.
• Neu mit „Nein“ verwirft einen ungespeicherten Beleg vollständig. Im Zweifel Ja wählen - ein gespeicherter Beleg lässt sich später noch ändern.
• Belegfuß von Hand geändert? Danach Zahlungsart und Zahlungsziel nicht mehr ändern - sonst wird der Text neu aufgebaut.
• Bildschirmvorschau ist gefahrlos: Sie sperrt nichts und zählt nicht als Ausdruck.
• Umwandlungsverlauf: Den Weg eines Vorgangs vom Angebot bis zur Rechnung zeigt das Handbuch Umwandlungsverlauf.