Kundenstatus

Der Kundenstatus zeigt auf einen Blick, wie es um einen Kunden steht - und sorgt dafür, dass im Verkauf automatisch das Richtige passiert: ein Hinweis, eine Rückfrage oder eine Sperre.

Jeder Status hat eine Farbe (in der Kundenliste und im Kundenstamm sichtbar) und Funktionen. Befindet sich ein Kunde zum Beispiel im Inkasso, öffnet sich in der Belegerfassung Verkauf sofort ein Hinweisfenster, sobald dieser Kunde gewählt wird - und der Verkauf wird gesperrt. Darüber hinaus kann ein Status den Kunden im Mahnlauf auslassen, SEPA-Lastschriften verhindern, den Shop sperren oder nur gegen Vorkasse liefern lassen.

Sie öffnen das Fenster in der Kundenliste über den Knopf Kundenstatus oben rechts oder im Kundenstamm über den kleinen Knopf neben dem Feld Status.

2. Überblick in Grafiken

Was passiert bei der Kundenauswahl im Verkauf

Die vier Stufen „Bei Kundenauswahl“

3. Typische Arbeitsabläufe

Kunde geht ins Inkasso

1. Kundenstamm des Kunden öffnen.
2. Im Feld Status den Eintrag „Inkasso“ wählen und den Kunden speichern.
3. Das Statusfeld nimmt die Farbe des Status an; daneben erscheint der Hinweis „Inkasso: Der Kunde … befindet sich im Inkasso …“.
4. Ab jetzt gilt: kein Verkauf mehr (Auftrag, Lieferschein, Rechnung), der Kunde wird im Mahnlauf ausgelassen, es wird keine SEPA-Lastschrift gezogen und der Shop ist gesperrt. Angebote bleiben möglich.

Verkauf an einen gesperrten Kunden

1. In der Belegerfassung Verkauf die Kundennummer eingeben.
2. Das Hinweisfenster „Verkauf gesperrt“ erscheint in der Farbe des Status (Abbildung 3).
3. Ohne Berechtigung: Schließen - der Kunde wird nicht übernommen, im Beleg bleibt der bisherige Kunde stehen.
4. Mit Berechtigung „Kundenstatus-Sperre im Verkauf übergehen“: einen Grund eintragen (z. B. „Barzahlung vereinbart, Freigabe Herr Beispiel“) und Sperre übergehen klicken. Der Kunde wird übernommen; der Vorgang wird mit Grund, Benutzer und Uhrzeit festgehalten.

Dieselbe Prüfung läuft auch beim Umwandeln eines Belegs, zum Beispiel wenn aus einem Auftrag ein Lieferschein oder eine Rechnung werden soll.

Kunde hat bezahlt - Status zurücknehmen

1. Kundenstamm öffnen, im Feld Status „(kein Status)“ oder einen passenden Status wie „Aktiv“ wählen und speichern.
2. Die Sperre im Verkauf ist sofort aufgehoben. Hatte der alte Status den Shop gesperrt, wird der Shop wieder freigegeben.

Eigenen Status anlegen

1. In der Kundenliste Kundenstatus klicken.
2. Neu klicken, Bezeichnung eintragen, bei Gilt für „Kunden“ oder „Lieferanten“ wählen.
3. Farbe über Farbe wählen … festlegen (Abschnitt 5).
4. Bei Bei Kundenauswahl die Reaktion wählen, die Belegarten bei Gilt bei anhaken und bei Bedarf einen eigenen Meldungstext schreiben.
5. Mit Hinweis testen das Fenster ansehen, dann Speichern.

4. Fenster Kundenstatus

Liste der Status (links)

Ein Klick auf eine Zeile zeigt den Status rechts zum Bearbeiten. Haben Sie Änderungen noch nicht gespeichert, fragt Hanware vorher nach.

Status bearbeiten

Verhalten im Verkauf

Weitere Funktionen

Unter den Funktionen steht, wie viele Kunden (bzw. Lieferanten) den Status haben.

Knöpfe

5. Farbe wählen

6. Das Hinweisfenster im Verkauf

Das Fenster erscheint bei der Kundenauswahl in der Belegerfassung Verkauf und beim Umwandeln von Belegen. Oben steht der Status in seiner Farbe, darunter Kundennummer, Name und der Meldungstext.

7. Status in Kundenliste und Kundenstamm

Kundenliste

Die Kundenliste hat die Spalte Kundenstatus: Der Name des Status erscheint in seiner Farbe, die übrige Zeile bleibt neutral (passive und gesperrte Kunden behalten ihre gewohnte Kennzeichnung). Oben rechts öffnet Kundenstatus dieses Fenster.

Grafik - so erscheint die Spalte Kundenstatus (Musterdaten).

Kundenstamm

Im Kundenstamm (Reiter mit den Stammdaten) bietet das Feld Status nur aktive Status der passenden Adressart an; ein Kunde mit einem inaktiven Status behält ihn und sieht ihn weiter. Das Feld nimmt die Farbe des Status an. Hat der Status „Hinweis im Kundenstamm anzeigen“, steht rechts daneben der Hinweis in derselben Farbe; der vollständige Text erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Der kleine Knopf neben dem Feld öffnet das Fenster Kundenstatus.

Grafik - Statusfeld mit Hinweis im Kundenstamm (Musterdaten).

Jede Änderung des Status wird beim Speichern mit altem und neuem Status, Benutzer und Uhrzeit festgehalten.

8. Mitgelieferte Status

Hanware liefert gebräuchliche Status mit Voreinstellungen aus. Alle Einstellungen können Sie im Fenster ändern.

Der frühere Status „In Mahnung/Inkasso“ heißt jetzt „In Mahnung“ (nur Hinweis); für das Inkasso gibt es den eigenen Status „Inkasso“.

9. Berechtigung und Protokoll

• Kundenstatus-Sperre im Verkauf übergehen? - in der Benutzerverwaltung bei den Rechten. Standard: nein. Nur Benutzer mit diesem Recht sehen im Sperrfenster das Feld für den Grund und den Knopf „Sperre übergehen“.
• Festgehalten werden: jede Statusänderung im Kundenstamm, jede übergangene Sperre (mit Grund), jede abgewiesene Kundenauswahl bei Sperre und jede Entscheidung bei einer Rückfrage - jeweils mit Kunde, Beleg, Benutzer und Uhrzeit.

10. Meldungen und Lösungen

11. Tipps

• Kräftige, dunkle Farben für Sperren (Rot, Weinrot), warme Töne für Rückfragen (Orange), ruhige Farben für reine Kennzeichnung - so erkennt man die Bedeutung schon in der Liste.
• Mit Hinweis testen sehen Sie sofort, wie der Meldungstext beim Kunden ankommt.
• Statt einen Status zu löschen, besser auf inaktiv setzen - der Verlauf bei den Kunden bleibt nachvollziehbar.
• Bei „Nur Vorkasse“ zusätzlich im Beleg die Zahlungsart „Vorkasse“ wählen.