Inhalt

1. Wozu dient die Maske?

In der Belegerfassung schreiben Sie alle Belege an Kunden: Angebot, Auftrag (Bestellung des Kunden), Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Die Maske ist für alle Belegarten gleich aufgebaut. Jede Eingabe wird sofort gespeichert, Sie verlieren nichts, wenn Sie die Seite verlassen.

2. Der Weg eines Belegs

Jeder Schritt entsteht per Umwandeln aus dem vorherigen Beleg. Positionen, Preise und Referenzen wandern mit, die Nummer des Vorgängers steht in den weiteren Belegdaten. Sie können Schritte überspringen, zum Beispiel direkt vom Angebot zur Rechnung.

3. Die Belegleiste

Die dunkle Leiste oben bleibt beim Blättern sichtbar.

Element	Bedeutung
Belegart und Nr.	Zum Beispiel „Angebot Nr. 40040“. Nr. 0 heißt: noch nicht gespeichert.
Kennzeichen	Entwurf = noch ohne Nummer, Gespeichert = mit Nummer, Gesperrt = festgeschrieben (zum Beispiel gedruckte Rechnung), dann nur noch lesbar.
Kunde	Kundennummer und Name.
Gesamt	Bruttobetrag des Belegs.
Speichern	Speichert, vergibt die Belegnummer und aktualisiert Bestand und Summen (Strg+S).
Drucken	Druckdialog: PDF, E-Mail, WhatsApp, elektronische Rechnung (Strg+P).
Wiederkehrend	Legt aus diesem Beleg eine Vorlage für wiederkehrende Belege an (nur mit diesem Zusatzpaket).
Umwandeln	Erzeugt den nächsten Beleg, siehe Abschnitt 15.
Zahlung	Zahlung zur Rechnung erfassen (bar, Karte, Überweisung).
Drei Punkte	Weitere Funktionen, siehe Abschnitt 14.

4. Kunde und Kundenkarte

Feld	Bedeutung
Kundennummer + Lupe	Kunden suchen und wählen (auch mit F4). Ein Kundenwechsel übernimmt Anschrift, Zahlungsart, Preise und Tour des neuen Kunden.
Offen / Kreditlimit	Oben rechts in der Karte. Liegt der offene Betrag über dem Kreditlimit, wird die Anzeige rot und beim Erfassen erscheint ein Hinweis.
Offen	Offener Betrag mit Knöpfen für die Liste der offenen Rechnungen und den Kontoauszug.
Steuerart	Inland, EU oder Drittland. Bestimmt, ob Mehrwertsteuer berechnet wird.
Lieferadresse	Abweichende Lieferanschrift wählen oder mit dem grünen Plus neu anlegen.
Umsatz	Umsatz im laufenden Jahr und im Vorjahr. Gibt es offene Angebote, Aufträge oder Lieferscheine, steht dahinter ein Link zur Liste.

5. Belegdaten

Feld	Bedeutung
Belegart, Belegnummer	Nur Anzeige. Die Nummer vergibt Hanware beim Speichern fortlaufend je Belegart.
Belegdatum	Datum des Belegs, vorbelegt mit heute. Änderbar, solange der Beleg nicht festgeschrieben ist. Ein unzulässiges Datum wird abgelehnt und der alte Wert wieder angezeigt.
Lieferdatum	Wann geliefert wird bzw. wurde.
Zahlungsart	Bar, Auf Rechnung, Lastschrift und andere. Vorbelegt aus dem Kunden.
Zahlungsziel (Tage)	Tage bis zur Fälligkeit. Vorbelegt aus dem Kunden.
Versandart	Abholung, Lieferung oder Versand.
Status	Bearbeitungsstand, zum Beispiel Empfangen, In Bearbeitung, Lieferbar.

6. Weitere Belegdaten

Ein Klick auf Weitere Belegdaten klappt den Bereich auf. Er öffnet sich von selbst, wenn dort Nummern eingetragen sind. Gespeichert wird beim Verlassen des Feldes.

Feld	Bedeutung
Ihre Bestellnummer, Bestelldatum	Bestellnummer und -datum des Kunden. Erscheinen auf dem Beleg und in der elektronischen Rechnung.
Auftragsnummer, Angebotsnummer	Nummer des Vorgängerbelegs. Wird beim Umwandeln automatisch eingetragen.
Projektnummer, Vertragsnummer	Eigene Zuordnung, zum Beispiel für Projekte oder Rahmenverträge.
Abrechnungszeitraum von / bis	Zeitraum der Leistung, zum Beispiel bei monatlicher Abrechnung.
Ansprechpartner	Ansprechpartner beim Kunden aus seinen Kontakten.
Vertreter	Zuständiger Vertreter, zum Beispiel für die Provision.
Tour, Region	Auslieferungstour und Region, vorbelegt aus dem Kunden.
Papier-Lieferscheinnummer	Nur im Lieferschein: Nummer eines handschriftlichen Lieferscheins.

7. Positionen erfassen

• Positionsart: Standard für normale Positionen, Retoure für Rücknahmen (negative Menge), Freie Pos für eine Position ohne Artikel mit freiem Text und Preis.
• Artikelfeld: Artikelnummer, Barcode oder Bezeichnung eingeben und Eingabetaste drücken. Text einfügen setzt den Text als reine Textzeile.
• Artikel Erfassen legt einen neuen Artikel an, Shop Ansicht zeigt die Artikel mit Bildern zum Anklicken.
• In der Zeile ändern Sie Anzahl, VK netto und Rabatt. Mit dem Stift öffnen Sie alle Angaben der Position, mit dem Papierkorb löschen Sie sie.
• Mit den Pfeilen rechts über der Liste verschieben Sie die gewählte Zeile nach oben oder unten.
• Kürzel neben der Position zeigen die Preisherkunft, zum Beispiel KP für Kundenpreis.

8. Positionen aus Liste einfügen

1. Menü mit den drei Punkten, Positionen aus Liste einfügen.
2. Je Zeile Artikelnummer (oder Barcode) und Menge eintragen, getrennt durch Semikolon, Tabulator oder Leerzeichen. Spalten aus einer Tabelle lassen sich direkt hineinkopieren. Ohne Menge wird 1 erfasst, Dezimalmengen wie 2,5 sind erlaubt.
3. Einfügen klicken. Nicht gefundene Nummern bleiben im Feld stehen und werden genannt, alle anderen stehen im Beleg.

9. Zeilenmenü

Eintrag	Wirkung
Position duplizieren	Legt eine Kopie der Zeile mit gleicher Menge und gleichem Preis als eigene Position an.
Als Kundenpreis speichern	Speichert den Preis der Zeile (netto, nach Rabatt) als Kundenpreis ab Menge 1. Ein vorhandener Kundenpreis ab Menge 1 wird ersetzt. Nur mit dem Recht für Kundenpreise sichtbar.

10. Rabatt auf alle Positionen

Menü, Rabatt auf alle Positionen, Prozentsatz eingeben, OK. Der Rabatt gilt für alle rabattfähigen Artikelpositionen. Pfand, Leergut und Textzeilen bleiben unverändert. Mit 0 entfernen Sie den Rabatt wieder. Einen Rabatt auf den ganzen Beleg geben Sie dagegen unten in der Beleg-Summe ein.

11. Preise neu berechnen

Menü, Preise neu berechnen: Alle Artikelpositionen bekommen die aktuellen Preise dieses Kunden (Preisgruppe, Kundenpreis, Staffelpreis). Rabatte in den Zeilen bleiben. Achtung: Von Hand geänderte Preise werden überschrieben. Typisch nach einer Preisänderung oder nach einem Kundenwechsel.

12. Summen, Nebenkosten, Rohgewinn

Feld	Bedeutung
Warenwert	Summe der Positionen netto.
Rabatt % / €	Rabatt auf den ganzen Beleg, in Prozent oder als Betrag.
Nebenkosten	Versandkosten, Nachnahme und Versicherung. Fließen sofort in Netto, Mehrwertsteuer und Gesamt ein. Beträge mit Tausenderpunkt wie 1.234,50 sind erlaubt.
Steuersätze	Netto, Mehrwertsteuer und Brutto je Steuersatz.
Nettobetrag, MwSt, Gesamt	Endsummen des Belegs.
Rohgewinn	Umsatz der Artikelpositionen minus Einkaufspreis, mit Prozent. Nur für Mitarbeiter mit dem Recht, Einkaufspreise zu sehen. Ein negativer Rohgewinn ist rot.

13. Belegkopf, Belegfuß, Beleginfo

Reiter	Bedeutung
Belegkopf	Text über den Positionen, zum Beispiel „Vielen Dank für Ihre Anfrage“. Wird gedruckt.
Belegfuß	Text unter den Positionen, zum Beispiel Lieferbedingungen. Wird gedruckt.
Beleginfo	Interne Notiz zum Beleg. Wird nicht gedruckt.

14. Das Menü mit den drei Punkten

Eintrag	Wirkung
(Belegart) Neu	Neuen Beleg derselben Belegart anlegen.
Kunde Erfassen	Neuen Kunden direkt aus der Maske anlegen.
Belegliste	Offene Belege dieser Belegart zum Weiterbearbeiten.
Positionen aus anderem Beleg	Beleg desselben Kunden wählen, Positionen anhaken, übernehmen. Auf Wunsch mit den Preisen und Rabatten des alten Belegs, sonst mit den aktuellen Preisen.
Rabatt auf alle Positionen	Siehe Abschnitt 10.
Preise neu berechnen	Siehe Abschnitt 11.
Positionen aus Liste einfügen	Siehe Abschnitt 8.
Beleg aufteilen	Gewählte Positionen in einen neuen Beleg derselben Belegart verschieben. Mindestens eine Position bleibt im alten Beleg. Danach können Sie den neuen Beleg öffnen oder hier bleiben.
Beleg kopieren	Neuen Beleg mit allen Positionen anlegen, auch in einer anderen Belegart. Der alte Beleg bleibt unverändert.
Verlauf	Wer hat wann welches Feld von welchem Wert auf welchen geändert.
Schliessen, Löschen	Maske schließen bzw. Beleg löschen (nicht bei festgeschriebenen Rechnungen und Gutschriften).

15. Umwandeln

Aus	Wird zu
Angebot	Bestellung (Auftrag), Lieferschein, Rechnung, auf Wunsch Auftragsbestätigung
Auftrag / Bestellung	Lieferschein, Rechnung
Lieferschein	Rechnung
Rechnung, Gutschrift	Storno (Gegenbeleg mit eigener Nummer)

Nach einer Rückfrage entsteht der neue Beleg und öffnet sich. Positionen, Leergut, Preise und Texte werden übernommen, die Nummer des Vorgängers steht in den weiteren Belegdaten (Angebotsnummer bzw. Auftragsnummer).

16. Prüfungen und Hinweise

• Kreditlimit: Überschreitet der Kunde mit diesem Beleg sein Kreditlimit, erscheint beim Erfassen einer Position ein Hinweis. Sie entscheiden, ob Sie weitermachen.
• Prüfung vor dem Druck: Hanware prüft vor dem Druck Positionen mit Menge 0 oder Preis 0, Endpreise, die nicht zu Menge mal Preis passen, und ob die Umsatzsteuer zum Kunden passt. Gefundene Punkte stehen in einer Liste, Sie können korrigieren oder trotzdem drucken.
• Mindestpreis: Liegt ein Preis unter dem Mindestpreis des Artikels, steht ein gelber Hinweis an der Position.
• Gesperrte Belege: Festgeschriebene Belege (zum Beispiel gedruckte Rechnungen) lassen sich nur noch ansehen, drucken und stornieren.

17. Typische Abläufe

18. Rechte

Was ein Mitarbeiter sieht, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest: welche Belegarten er bearbeiten darf, ob er Einkaufspreise und den Rohgewinn sieht, ob er Kundenpreise speichern und Belege löschen darf. Fehlt ein Recht, ist der Knopf ausgeblendet oder die Maske nur lesbar.

19. Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
Nicht gespeichert	Der Wert ist nicht erlaubt (zum Beispiel ein Belegdatum in einem abgeschlossenen Zeitraum). Der alte Wert wird wieder angezeigt, die Meldung nennt den Grund.
Bitte mindestens eine Position wählen	Beim Aufteilen oder Übernehmen mindestens ein Häkchen setzen.
Nicht gefunden: ...	Beim Einfügen aus Liste: Nummer prüfen und die korrigierten Zeilen erneut einfügen.
Kreditlimit überschritten	Mit dem Kunden die offenen Rechnungen klären oder das Kreditlimit in den Kundendaten anpassen.