Hanware Mail

Hanware Mail ist das E-Mail-Programm von Hanware. Sie lesen und schreiben Ihre E-Mails in einem modernen Fenster - mit Ordnern, Suche, Vorlagen und Signaturen, wie Sie es von gängigen E-Mail-Programmen kennen. Der Unterschied: Hanware Mail kennt Ihre Kunden, Lieferanten und Belege. Mails werden automatisch dem passenden Kunden und Beleg zugeordnet, Rechnungen gehen direkt aus Hanware mit PDF-Anhang hinaus, und wichtige Mails legen Sie mit einem Klick in der Dokumentenablage ab.

• Alles an einem Ort: Firmenpostfach (z. B. info@…) und persönliche Postfächer, Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv - auch mehrere Konten nebeneinander.
• Direkt aus Hanware: Druckfenster → Mail → Hanware Mail öffnet die fertige E-Mail mit Empfänger, Betreff, Text und PDF.
• Kunde und Beleg auf einen Blick: Zu jeder Mail sehen Sie, zu welchem Kunden oder Lieferanten und zu welchem Beleg sie gehört - und öffnen beides mit einem Klick in Hanware.
• Sicher: Bilder aus dem Internet und aktive Inhalte werden blockiert, bis Sie sie erlauben. Kennwörter werden verschlüsselt gespeichert.
• Spamfilter: Werbung und Spam kommen in den Junk-Ordner - Mails Ihrer Kunden und Lieferanten nie.
• Zuverlässig: Jede E-Mail geht zuerst in den Postausgang. Ist der Server kurz nicht erreichbar, versucht Hanware Mail es automatisch erneut; nichts geht verloren.
• Später senden: E-Mails zu einem festen Zeitpunkt verschicken, z. B. Montag 8:00 Uhr.

2. Überblick in Grafiken

Aufbau des Fensters

Was beim Senden passiert

Weg durch den Postausgang

Automatische Zuordnung

Kommt eine Mail an oder wird eine gesendet, sucht Hanware Mail den passenden Kunden oder Lieferanten:

Jede zugeordnete Mail erscheint zusätzlich im automatischen Ordner des Kunden bzw. Lieferanten und seines Belegs (mehr). Ist eine Adresse bei mehreren Kunden hinterlegt, ordnet Hanware Mail nicht automatisch zu - Sie wählen dann selbst. Eine von Hand gesetzte Zuordnung hat immer Vorrang und wird nicht überschrieben.

3. Hanware Mail starten und einrichten

Hanware Mail ist das Standard-Mailprogramm

Sie müssen nichts einstellen: Ist in den E-Mail-Einstellungen von Hanware kein anderes Programm (Outlook oder Thunderbird) gewählt, öffnet Hanware beim Senden aus dem Druckfenster (Ausgabe Mail) und über Office → Gesendete Emails → Neu im Hauptmenü automatisch Hanware Mail. In der Auswahl heißt dieser Eintrag Hanware Mail (Standard).

• Lieber Outlook? In Hanware Einstellungen → E-Mail-Einstellungen bei Emailprogramm (Standard für alle) „Outlook (klassisch)“ wählen - oder nur für einen PC im Bereich Dieser Arbeitsplatz.
• Kann Hanware Mail ausnahmsweise nicht starten (z. B. weil das Programm auf dem PC fehlt), öffnet sich wie früher das Fenster E-Mail senden und die E-Mail geht direkt aus Hanware hinaus.

Mehr zu diesen Einstellungen im Handbuch E-Mail-Einstellungen und E-Mail senden.

Hanware Mail öffnen

• Postfach (ohne zu drucken): Im Hauptmenü Office → Gesendete Emails öffnen und dort auf Neu klicken - Hanware Mail öffnet sich mit dem Posteingang. Ist es schon geöffnet, wird das vorhandene Fenster nach vorn geholt. Das gilt, wenn „Hanware Mail (Standard)“ eingestellt ist; mit Outlook öffnet sich dort wie gewohnt Outlook.
• Neue E-Mail aus einem Beleg: Im Druckfenster eines Belegs die Ausgabe Mail wählen - siehe Rechnung aus Hanware per Mail senden.
• Hanware Mail ist ein eigenes Fenster. Sie können in Hanware weiterarbeiten, während Hanware Mail offen ist.

Hanware Mail ohne Drucken öffnen: Hauptmenü → Office → Gesendete Emails → Knopf „Neu“.

Erstes Konto einrichten

1. Beim ersten Start übernimmt Hanware Mail die bisherigen E-Mail-Einstellungen von Hanware (Absender, Postausgangsserver, Kennwort) als Firmenkonto. Gibt es noch gar kein Konto, fragt Hanware Mail „Jetzt ein Konto einrichten?“ - Konto einrichten öffnet das Fenster Mailkonto. Ein übernommenes Konto ergänzen Sie über Konten → Bearbeiten um den Posteingangsserver.
2. E-Mail-Adresse eingeben und Automatisch erkennen klicken - bei bekannten Anbietern werden Server, Anschlüsse und Sicherheit eingetragen.
3. Benutzername und Kennwort eintragen, dann Verbindung testen klicken. Zwei grüne Haken bedeuten: Empfangen und Senden funktionieren.
4. Speichern klicken. Hanware Mail lädt die Ordner und Mails des Kontos.

4. Typische Arbeitsabläufe

Neue Mails lesen und beantworten

1. Im Ordnerbaum Posteingang anklicken. Ungelesene Mails sind fett und blau, die Zahl hinter dem Ordner zeigt, wie viele ungelesen sind.
2. Eine Mail anklicken - sie erscheint rechts im Lesebereich und gilt als gelesen.
3. Antworten (oder Strg+R) klicken. Das Antwortfenster enthält bereits Empfänger, „AW:“ im Betreff, Ihre Signatur und die ursprüngliche Mail als Zitat.
4. Text schreiben und Senden (oder Strg+Enter) klicken.

Antwort auf eine Kundenmail: Signatur und Zitat sind schon eingefügt, unten steht der Bezug zu Kunde und Lieferschein.

Rechnung aus Hanware per Mail senden

1. Rechnung (oder Angebot, Lieferschein …) in Hanware drucken und im Druckfenster die Ausgabe Mail wählen.
2. Hanware erstellt das PDF und öffnet in Hanware Mail eine neue E-Mail: Empfänger, Betreff, Text und PDF-Anhang sind ausgefüllt, unten steht der Bezug zu Kunde und Beleg.
3. Text prüfen, bei Bedarf eine Vorlage einfügen, und Senden klicken.
4. Nach dem Versand ist der Beleg in Hanware als „per E-Mail versendet“ gekennzeichnet und die E-Mail steht im Mailprotokoll des Kunden.

E-Mail aus dem Druckfenster: Lieferschein als PDF angehängt, unten der Bezug „Kunde … · Lieferschein 4026“.

Mail einem Kunden und Beleg zuordnen

Ein Kunde schreibt von einer Adresse, die in Hanware noch nicht hinterlegt ist - die Leiste im Lesebereich zeigt „Keinem Kunden zugeordnet“.

1. Mail markieren und Zuordnen klicken (oder F7).
2. Im Feld Kunde / Lieferant suchen Name, Nummer, Ort oder E-Mail eingeben und Suchen klicken.
3. Kunden in der oberen Liste wählen. Unten erscheinen seine Belege - optional den passenden Beleg wählen.
4. Zuordnen klicken. Die Mail steht jetzt beim Kunden, in der Spalte „Kunde / Beleg“ und im Ordner Kunden/Belegen zugeordnet.

Bestellung mit Anhang im DMS ablegen

1. Mail mit der Bestellung markieren. Die Ablage erfolgt beim zugeordneten Kunden, mit Beleg beim Beleg. Ist die Mail noch nicht zugeordnet, weist Hanware Mail darauf hin und öffnet zuerst die Zuordnung.
2. Ins DMS klicken.
3. Hat die Mail Anhänge, fragt Hanware Mail, ob sie mit abgelegt werden sollen: Ja, ablegen oder Nur die Mail.
4. Die Mail wird als PDF gespeichert, die Anhänge als eigene Dateien. In der Leiste erscheint „im DMS“; in Hanware finden Sie alles in der Dokumentenablage des Kunden.

Einen einzelnen Anhang legen Sie über einen Rechtsklick auf den Anhang → Ins DMS ablegen ab.

E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt senden

1. E-Mail wie gewohnt schreiben.
2. Auf den Pfeil bei Später senden klicken und Heute 17:00, Morgen 08:00 oder Montag 08:00 wählen - oder Zeitpunkt wählen … (F6) für ein eigenes Datum und eine eigene Uhrzeit.
3. Senden klicken. Die E-Mail wartet im Postausgang und geht zum gewählten Zeitpunkt hinaus.

Mails automatisch einsortieren lassen

Beispiel: Alle Mails von Kunden, in deren Betreff „Rückfrage“ oder „Reklamation“ steht, sollen gekennzeichnet und rot markiert werden.

1. Eine passende Mail markieren, rechte Maustaste → Regel aus dieser Mail erstellen … - oder Regeln (F10) → Neu.
2. Unter Wenn … die Bedingungen eintragen, z. B. Betreff enthält „Rückfrage; Reklamation“ und Kunde / Lieferant = „Ein Kunde“.
3. Unter Dann … die Aktionen wählen, z. B. Zur Nachverfolgung kennzeichnen und Kategorie „Rot“.
4. Speichern. Kommt die Regel aus einer Mail, fragt Hanware Mail, ob sie auch auf die schon vorhandenen Mails angewendet werden soll.
5. Ab jetzt läuft die Regel bei jeder neuen Mail automatisch - es genügt, dass Hanware Mail an einem Arbeitsplatz geöffnet ist.

Werbung landet im Posteingang

1. Die Werbemail markieren, rechte Maustaste → Absender sperren (immer Junk).
2. Hanware Mail fragt nach und verschiebt die Mail sofort in den Junk-Ordner. Künftige Mails dieses Absenders landen automatisch dort - auf allen Arbeitsplätzen.
3. Kommt die Werbung von wechselnden Adressen derselben Firma, im Register Spamfilter die ganze Domain sperren, z. B. „@werbung-beispiel.de“.

Umgekehrt: Landet eine erwünschte Mail im Junk-Ordner, dort markieren → Absender als sicher einstufen (nie Junk). Die Mail kommt zurück in den Posteingang, und der Absender wird nie mehr aussortiert.

Eine E-Mail kam nicht an

1. Steht in der Statusleiste Fehlgeschlagen: 1, den Ordner Fehlgeschlagen öffnen.
2. Die E-Mail anklicken. Die rote Leiste nennt den Grund - z. B. „Der Empfänger wurde vom Server abgelehnt“ (Tippfehler in der Adresse).
3. Bearbeiten klicken, die Adresse korrigieren und erneut senden - oder Erneut senden, wenn der Fehler behoben ist (z. B. Kennwort im Konto geändert).

Eine alte Mail wiederfinden

1. In das Suchfeld klicken (oder Strg+E) und z. B. einen Namen, einen Betreff oder ein Wort aus dem Text eingeben.
2. Die Liste filtert sich beim Tippen. Mit in allen Ordnern wird zusätzlich in Gesendet, Archiv usw. gesucht.
3. Über die Auswahlfelder daneben grenzen Sie weiter ein, z. B. Mit Anhang und Letzte 30 Tage.
4. Esc im Suchfeld hebt die Suche wieder auf.

Newsletter mit Bildern

Bilder aus dem Internet werden zum Schutz blockiert - über sie kann der Absender erkennen, dass und wann Sie die Mail geöffnet haben. Der gelbe Hinweis bietet:

• Bilder anzeigen - nur diese Mail jetzt mit Bildern anzeigen.
• Absender erlauben - Bilder dieses Absenders künftig immer anzeigen.

5. Das Hauptfenster

Musterpostfach: links die Ordner, in der Mitte die Mails nach Datum gruppiert, rechts die gewählte Mail mit Kunde und Beleg.

Symbolleiste

Ordnerbaum

Mit einem Rechtsklick auf einen Ordner können Sie einen Neuen Ordner anlegen, ihn Umbenennen, Löschen, Alle als gelesen markieren oder Synchronisieren. Mails lassen sich mit der Maus auf einen Ordner ziehen, um sie zu verschieben.

Kunden- und Lieferantenordner

Unter Hanware baut sich für jeden Kunden und jeden Lieferanten, dem Mails zugeordnet sind, automatisch ein eigener Ordner auf - und darunter je Beleg ein Unterordner. Sie müssen dafür nichts einrichten und nichts verschieben: Sobald eine Mail zugeordnet ist (automatisch oder von Hand), erscheint sie im Ordner des Kunden. Die Mail selbst bleibt dort, wo sie ist - im Posteingang, in Gesendet oder im Archiv.

Unter Kunden ist „Frischemarkt Lindenhof Eisingen GmbH“ gewählt: Die Liste zeigt alle Mails dieses Kunden, darunter liegt der Ordner seines Lieferscheins 4026.

• Ob jemand unter Kunden oder Lieferanten steht, richtet sich nach seiner Nummer in Hanware (Lieferanten haben Nummern ab 70000).
• Ändern Sie eine Zuordnung oder heben Sie sie auf, wandert die Mail sofort in den richtigen Ordner bzw. verschwindet aus dem Kundenordner.
• Die Ordner sind für alle Benutzer gleich, weil die Zuordnungen in Hanware gespeichert sind. Im Webmail oder auf dem Smartphone sehen Sie sie nicht - dort bleibt Ihre gewohnte Ordnerstruktur.
• Suche und Filter (Ungelesen, Mit Anhang, Zeitraum) wirken auch in diesen Ordnern.

Suche und Filter

Mailliste

Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert nach dieser Spalte, ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Spaltenbreiten und die Aufteilung des Fensters merkt sich Hanware Mail. Ein Doppelklick (oder Enter) öffnet die Mail in einem eigenen Fenster; Entwürfe und Mails aus dem Postausgang öffnen sich zum Bearbeiten. Mit Strg oder Umschalt wählen Sie mehrere Mails, Strg+A wählt alle.

Lesebereich

Postausgang und Fehlgeschlagen

Anhänge und Vorschau

Ein Klick auf einen Anhang öffnet die Vorschau in einem eigenen Fenster - PDF-Dateien, Bilder und Textdateien werden direkt angezeigt. Ein Rechtsklick auf den Anhang bietet Öffnen (mit dem zugehörigen Programm), Vorschau, Speichern unter …, Alle Anhänge speichern … und Ins DMS ablegen.

Kontextmenüs

Rechtsklick auf eine Mail: Antworten, Allen antworten, Weiterleiten, Als gelesen/ungelesen markieren, Kennzeichnen/Kennzeichnung entfernen, Kunde / Beleg zuordnen …, Ins DMS ablegen, Kunde in Hanware öffnen, Mailverlauf dieses Kunden (alle Mails dieses Kunden über alle Ordner), Regel aus dieser Mail erstellen … (Regel mit Absender bzw. Empfänger und Konto dieser Mail vorbelegt), Junk-E-Mail, Absender sperren (immer Junk), Absender als sicher einstufen (nie Junk) und Löschen.

Symbol im Infobereich (neben der Uhr): Hanware Mail öffnen, Neue E-Mail, Beenden. Bei neuen Mails erscheint dort eine kurze Benachrichtigung.

6. E-Mail schreiben

Beim Tippen im Feld An schlägt Hanware Mail passende Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Mailgruppen und Mitarbeiter vor.

Felder

Symbolleiste

Schließen Sie das Fenster mit geändertem Inhalt, fragt Hanware Mail, ob der Entwurf gespeichert werden soll: Speichern, Nicht speichern oder Abbrechen.

Vorlage einfügen

Später senden

Prüfungen vor dem Senden

7. Mail zuordnen

8. Regeln

Mit Regeln sortiert Hanware Mail Ihre Mails selbst - wie die Regeln in Outlook, aber mit Ihren Hanware-Daten: Eine Regel prüft wenn (Absender, Empfänger, Betreff, Kunde oder Lieferant, Beleg, Anhang) und führt dann Aktionen aus (in einen Ordner verschieben, kennzeichnen, als gelesen markieren, Kategorie setzen).

• Automatisch: bei neuen Mails im Posteingang und nach dem Senden (die Mail in „Gesendet“). Mails, die älter als drei Tage sind, fasst eine Regel nicht von selbst an - dafür gibt es Jetzt anwenden.
• Reihenfolge: Alle passenden Regeln wirken nacheinander. Verschiebt mehr als eine Regel, gilt der Ordner der ersten. Mit Danach keine weiteren Regeln anwenden beenden Sie die Prüfung für diese Mail.
• Für alle oder für mich: Firmenregeln gelten für alle Benutzer (anlegen darf sie, wer Firmenkonten verwalten darf), eigene Regeln nur für Sie.
• Mehrere Arbeitsplätze: Die Regeln sind in Hanware gespeichert und überall gleich. Es genügt, dass Hanware Mail an einem Arbeitsplatz geöffnet ist (auch im Infobereich).

Regelliste

Regel anlegen und bearbeiten

Regeln jetzt anwenden

9. Mailkonten

Kontenliste

Konto anlegen und bearbeiten

10. Einstellungen

Register „Signaturen“

Welche Signatur verwendet wird: zuerst Ihre eigene für dieses Konto, dann Ihre eigene für alle Konten, dann die im Konto hinterlegte Signatur.

Register „Allgemein“

Register „Spamfilter“

Viele Mailanbieter sortieren Spam schon selbst in den Junk-Ordner. Der Spamfilter von Hanware Mail ergänzt das um Ihre eigenen Listen und um Ihre Hanware-Daten: Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner, deren Adresse in Hanware hinterlegt ist, landen nie im Junk-Ordner.

• Die Einstellungen und Listen gelten für alle Benutzer und Arbeitsplätze. Die drei Häkchen ändern darf, wer Firmenkonten verwalten darf; Absender eintragen darf jeder.
• Der Spamfilter prüft neue Mails, sobald sie ankommen (nicht beim ersten Abgleich nach dem Start und nicht rückwirkend für ältere Mails).
• Ein Absender kann nur auf einer der beiden Listen stehen - wer ihn neu einträgt, ersetzt den alten Eintrag.

11. Tastenkürzel

12. Rechte

Wer was in Hanware Mail darf, stellen Sie wie gewohnt in der Benutzerverwaltung von Hanware ein:

13. Meldungen und Lösungen

Fehlermeldungen erscheinen im Fenster Mailkonto beim Verbindungstest, in der Statusleiste und bei E-Mails im Ordner Fehlgeschlagen.

14. Tipps

• Firmenpostfach gemeinsam nutzen: Legen Sie info@… als Firmenkonto an. Alle sehen dieselben Mails; was einer liest oder verschiebt, sehen die anderen sofort.
• E-Mail-Adressen pflegen: Je vollständiger die E-Mail-Adressen bei Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern in Hanware sind, desto mehr Mails ordnet Hanware Mail automatisch zu.
• Belegnummer in den Betreff: Steht die Belegnummer im Betreff, findet Hanware Mail auch die Antwort des Kunden beim richtigen Beleg wieder.
• Mailverlauf eines Kunden: Den Kunden unter Hanware → Kunden anklicken - oder Rechtsklick auf eine Mail → Mailverlauf dieses Kunden. Beides zeigt alle Mails dieses Kunden, eingegangen und gesendet.
• Posteingang leer halten: Erledigte Mails mit Archivieren wegräumen statt löschen - sie bleiben über die Suche auffindbar.
• Nichts geht verloren: Auch wenn Hanware Mail oder der PC abstürzt, bleiben Entwürfe und der Postausgang erhalten und werden beim nächsten Start fortgesetzt.