E-Mail-Einstellungen und E-Mail senden

Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auswertungen schicken Sie aus Hanware direkt per E-Mail: Im Druckfenster wählen Sie Mail, Hanware erstellt die PDF-Datei und übergibt sie mit Empfänger, Betreff und Text an Ihr E-Mail-Programm. In den E-Mail-Einstellungen legen Sie fest, womit gesendet wird - für alle Arbeitsplätze gemeinsam und bei Bedarf abweichend für einen einzelnen PC.

• Über Outlook: Hanware öffnet eine neue E-Mail im klassischen Microsoft Outlook - mit Anhang, Sie prüfen und senden selbst. Die E-Mail liegt danach in Ihren gesendeten Elementen.
• Direkt aus Hanware: Hanware sendet selbst über den Postausgangsserver Ihres E-Mail-Anbieters - ohne Outlook. Die E-Mail steht im Hanware-Verlauf der gesendeten E-Mails.
• Hanware Mail (Standard): Das eigene E-Mail-Programm von Hanware mit Posteingang und automatischer Zuordnung zu Kunden und Belegen - es öffnet sich immer, wenn kein anderes Programm gewählt ist. Siehe Handbuch Hanware Mail.
• Je Arbeitsplatz: Ein PC ohne passendes Outlook kann direkt aus Hanware senden, während alle anderen weiter Outlook nutzen.
• Keine Überraschungen mehr: Ist auf dem PC kein klassisches Outlook mit Postfach bereit, fragt Hanware nach, statt den Outlook-Einrichtungsassistenten zu starten.

Sie öffnen die Einstellungen im Fenster E-Mail senden über den Knopf EMail Einstellungen.

2. Überblick in Grafiken

Weg einer E-Mail

Klassisches und neues Outlook

Auf vielen Windows-11-PCs gibt es heute zwei Outlook-Programme. Sie sehen ähnlich aus, verhalten sich für Hanware aber völlig unterschiedlich:

3. Typische Arbeitsabläufe

E-Mail-Versand einmal einrichten

1. Im Fenster E-Mail senden auf EMail Einstellungen klicken.
2. Unter Emailprogramm (Standard für alle) wählen, womit alle Arbeitsplätze senden - meist Hanware Mail (Standard) oder Outlook (klassisch).
3. Absenderadresse, Name und die Zugangsdaten des Postausgangsservers eintragen (die Werte nennt Ihr E-Mail-Anbieter). Sie werden für den Versand direkt aus Hanware gebraucht - tragen Sie sie auch ein, wenn Sie Outlook nutzen; dann klappt der Versand ohne Outlook jederzeit als Ausweg.
4. Speichern klicken.

Rechnung per E-Mail senden

1. Rechnung drucken, im Druckfenster Mail wählen und starten.
2. Mit Outlook: Outlook öffnet eine neue E-Mail mit Empfänger, Betreff und PDF-Anhang. Text prüfen und in Outlook Senden klicken.
3. Direkt aus Hanware: Das Fenster E-Mail senden öffnet sich mit allen Angaben. Prüfen und Sende Email klicken.

Beim Versand über Outlook kennzeichnet Hanware den Beleg als „per E-Mail versendet“, sobald die E-Mail in Outlook geöffnet ist.

PC mit „neuem Outlook“

Auf einem PC wird nur das neue Outlook benutzt. Sie haben zwei Wege - wählen Sie einen:

Es erscheint „Willkommen bei Outlook“ oder die Rückfrage von Hanware

Erscheint beim Senden die Rückfrage „E-Mail senden“, ist auf diesem PC kein klassisches Outlook mit Postfach bereit. Für jetzt wählen Sie Ja (direkt aus Hanware senden). Damit die Frage nicht jedes Mal kommt, richten Sie den PC wie unter PC mit „neuem Outlook“ beschrieben ein.

Mehrere Outlook-Versionen auf einem PC

Sind z. B. Office 2016 und Microsoft 365 installiert, startet Windows nicht immer das Outlook, mit dem Sie arbeiten.

1. E-Mail-Einstellungen öffnen, im Bereich Dieser Arbeitsplatz bei Outlook-Programm auf ... klicken.
2. Das richtige Outlook auswählen - im Ordner des Office-Pakets, mit dem Sie arbeiten (z. B. Microsoft Office\root\Office16), die Datei OUTLOOK.EXE.
3. Bei mehreren Outlook-Profilen unter Outlook-Profil das Profil mit Ihrem Postfach wählen.
4. Outlook prüfen - grün bedeutet bereit - und Speichern.

Läuft Outlook beim Senden schon, nimmt Hanware das geöffnete Outlook. Sonst startet Hanware genau das eingestellte Programm mit dem gewählten Profil.

Terminalserver und mehrere Benutzer

Die Einstellungen im Bereich Dieser Arbeitsplatz gelten für den angemeldeten Windows-Benutzer an diesem PC. Auf einem Terminalserver hat daher jeder Benutzer seine eigene Einstellung - passend zu seinem eigenen Outlook-Profil. Die oberen Einstellungen (Absender, Server, Standard-Mailprogramm) gelten dagegen für alle.

4. Fenster „E-Mail-Einstellungen“

Musterwerte. Oben die Einstellungen für alle Arbeitsplätze, unten der Bereich „Dieser Arbeitsplatz“ mit grünem Prüfergebnis.

Auswahl „Emailprogramm“

5. Bereich „Dieser Arbeitsplatz“

Hier stellen Sie ein, was nur auf diesem PC für den angemeldeten Windows-Benutzer gilt. Bleiben die Felder leer bzw. steht „Wie oben“, gilt der Standard für alle - genau wie bisher.

6. Rückfrage „E-Mail senden“

Ist als Mailprogramm Outlook eingestellt, aber auf diesem PC kein klassisches Outlook mit eingerichtetem Postfach bereit, fragt Hanware vor dem Senden nach:

Der obere Text nennt den Grund - z. B. „kein E-Mail-Konto eingerichtet“ oder „kein klassisches Outlook installiert“. Ist auf dem PC das neue Outlook vorhanden, steht zusätzlich ein Hinweis dazu da.

7. Fenster „E-Mail senden“

Dieses Fenster erscheint, wenn Sie in der Rückfrage „Ja - ohne Outlook senden“ wählen, wenn Outlook bzw. Thunderbird nicht geöffnet werden kann, oder wenn bei „Hanware Mail (Standard)“ das Programm Hanware Mail auf dem PC nicht startet. Die E-Mail geht dann direkt aus Hanware hinaus. Im Normalfall öffnet sich bei „Hanware Mail (Standard)“ Hanware Mail.

8. Meldungen und Lösungen

9. Tipps

• Tragen Sie die Zugangsdaten für den Postausgang auch dann ein, wenn Sie Outlook nutzen - dann können Sie bei Outlook-Problemen sofort direkt aus Hanware senden.
• Eine Kopie jeder direkt gesendeten E-Mail bekommen Sie über Standard BCC mit Ihrer eigenen Adresse.
• Ein neuer PC? Einmal Outlook prüfen klicken - dann wissen Sie sofort, ob das Senden über Outlook klappt.
• Tasten: F1 Hilfe, Esc Schließen.