Zahlungslisten

Die Zahlungslisten zeigen das Konto eines Kunden (oder Lieferanten) aus allen Blickwinkeln: welche Rechnungen noch offen sind, welche Zahlungen eingegangen sind, wie sich der Saldo entwickelt hat und welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört. Das neue erste Register Kontrolle vergleicht dabei die drei wichtigsten Summen - Offene Posten, Kontoauszug und Kontenblatt - und zeigt sofort, ob das Konto in Ordnung ist.

Sie öffnen die Zahlungslisten

• über das Hauptmenü Offene Posten → Kontenblatt (danach Kunde wählen),
• aus dem Kundenstamm, aus der Belegerfassung und aus der OP-Verwaltung - dann ist der Kunde bereits gewählt.

Alle Listen zeigen nur Daten an. Geändert wird nur, wenn Sie ausdrücklich Korrigieren, Zahlung Löschen oder eine Einstellung speichern.

2. Überblick in Grafiken

Aufbau der Maske

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Abbildung 1 - Register Kontrolle des Musterkunden: alle Summen stimmen überein (Musterdaten)

Die drei Summen - was sie bedeuten

Ein Kundenkonto lässt sich auf drei Wegen zusammenrechnen. Sind die Daten in Ordnung, kommt jedes Mal dasselbe Ergebnis heraus:

Weichen die Summen voneinander ab, ist irgendwo eine Zahlung falsch zugeordnet, ein Beleg versehentlich gelöscht oder eine Verknüpfung zu einer gelöschten Zahlung übrig geblieben. Die Kontrolle findet diese Stellen und zeigt sie einzeln an.

Prüfen und korrigieren - der Ablauf

Posten ohne automatische Lösung (z. B. eine Zahlung auf dem Beleg eines anderen Kunden) korrigieren Sie in der OP-Verwaltung; die Lösung steht jeweils im Detailbereich.

3. Typische Arbeitsabläufe

Offene Posten, Kontoauszug und Kontenblatt zeigen verschiedene Summen

Beispiel: Beim Musterkunden wurde eine bezahlte Rechnung versehentlich als gelöscht markiert, und eine Zahlung wurde gelöscht, ohne dass ihre Verknüpfung zur Rechnung entfernt wurde. Das Register Kontrolle zeigt dann rot:

Abbildung 2 - Die Summen weichen ab, drei Posten gefunden, davon zwei automatisch korrigierbar

1. Öffnen Sie die Zahlungslisten des Kunden. Das Register Kontrolle prüft sofort (einstellbar, siehe Abschnitt 11).
2. Lesen Sie den roten Hinweis rechts oben: Anzahl der gefundenen Posten und wie viele davon automatisch korrigierbar sind.
3. Klicken Sie in der Liste Abweichungen auf einen Posten. Rechts unter Details stehen Ursache und Lösung.

Abbildung 3 - Die Zahlung zur Rechnung 880104 gibt es nicht mehr; die Lösung entfernt die Verknüpfung

4. Steht in der Spalte Automatisch „ja“, klicken Sie Markierten korrigieren - oder für alle diese Posten auf einmal Alle automatisch korrigieren. Bestätigen Sie die Rückfrage.
5. Die Kontrolle läuft danach von selbst erneut. Ist alles behoben, wird die Anzeige grün. Die anderen Register werden beim nächsten Anklicken mit den neuen Werten geladen.
6. Posten ohne „ja“ lösen Sie nach der angezeigten Lösung, meist in der OP-Verwaltung (Doppelklick auf eine Zahlung in den Listen öffnet sie dort).

Abbildung 4 - Nach der Korrektur: Rechnung 880104 ist wieder offen (die Zahlung gab es ja nicht mehr), alle drei Summen stimmen überein

Der Kunde ruft an: „Was habe ich noch offen?“

1. Zahlungslisten öffnen, Kundennummer eingeben und Enter drücken.
2. Im Register Kontrolle sehen Sie auf einen Blick den offenen Betrag, wie viel davon überfällig ist, die älteste offene Rechnung und die letzte Zahlung.
3. Für die einzelnen Rechnungen wechseln Sie in das Register Offene Posten Liste: Rot = überfällig, Gelb = teilbezahlt, Grün = Gutschrift oder A-Konto-Guthaben.

Der Kunde möchte einen Kontoauszug

1. Zeitraum wählen, z. B. mit Jahr oder über von/bis.
2. Kontoauszug klicken: Hanware erstellt eine PDF-Datei mit Saldovortrag, allen Buchungen des Zeitraums und dem Endsaldo und zeigt sie an.
3. Zum Versenden per Mail klicken und die Frage mit Ja (Kontoauszug) beantworten. Es öffnet sich das E-Mail-Fenster mit der Rechnungs-E-Mail des Kunden und der PDF als Anhang.

Saldenbestätigung zum Jahresende

1. Im Feld bis den Stichtag eintragen (z. B. 31.12.).
2. Saldenbestätigung klicken. Die PDF enthält den Saldo zum Stichtag, die Aufstellung der offenen Posten und einen Rückantwort-Abschnitt zum Unterschreiben.
3. Mit per Mail und Nein (Saldenbestätigung) an den Kunden schicken.

Alle Kunden auf einmal prüfen

1. Im Register Kontrolle Alle Kunden prüfen klicken - oder in der Buchführung im Kontextmenü Kontenabgleich Offene Posten (alle Kunden) … wählen.
2. Das Fenster Kontenabgleich listet alle Kunden, bei denen Offene Posten und Kontoauszug abweichen, die größten Abweichungen zuerst (Abschnitt 10).
3. Kunden nacheinander markieren, Abweichungen lesen und korrigieren.

Einen bestimmten Beleg oder eine Zahlung finden und öffnen

1. Das passende Register wählen (z. B. Kontenblatt).
2. Im Feld Suche tippen - Rechnungsnummer, Betrag (auch ohne Tausenderpunkt, z. B. 1234,56) oder Text. Mehrere Wörter: alle müssen in der Zeile vorkommen. Die Liste zeigt nur noch die Treffer; die Trefferzahl steht rechts daneben.
3. Doppelklick auf die Zeile öffnet den Beleg (Verkauf in der Belegerfassung, Einkauf in der Einkaufserfassung) bzw. die Zahlung in der OP-Verwaltung. Rechtsklick zeigt weitere Möglichkeiten (Abschnitt 7).
4. Esc im Suchfeld leert die Suche.

Nur einen Zeitraum ansehen

Mit den Schnellwahl-Knöpfen Heute, Monat, Quartal, Jahr, Vorjahr, Alles setzen Sie von und bis mit einem Klick und laden die Listen neu. Die zuletzt gewählte Schnellwahl merkt sich Hanware für Ihren Benutzer. Kontoauszug, Kontenblatt und Zahlungsverknüpfungen beginnen dann mit einer Zeile ÜBERTRAG: der Stand vor dem Beginn des Zeitraums. So stimmt der Endsaldo immer mit dem Gesamtsaldo überein.

Eine falsch gebuchte Zahlung löschen

1. Register Zahlungen wählen und die Zahlung markieren.
2. Zahlung Löschen klicken und die Rückfragen bestätigen. Ist die Zahlung Rechnungen zugeordnet, weist eine eigene Rückfrage darauf hin.
3. Die Zahlung wird archiviert und gelöscht, die zugeordneten Rechnungen sind danach wieder offen. In einem abgeschlossenen Zeitraum (Tages-, Monats- oder Jahresabschluss) ist das Löschen gesperrt.

4. Kopfbereich

Der Kopfbereich gilt für alle Register.

5. Register Kontrolle

Summen und Ampel

Kleine Rundungsunterschiede unter der eingestellten Rundungsgrenze (Standard 0,01 €) gelten als übereinstimmend.

Kennzahlen

Fälligkeit offener Rechnungen

Die Tabelle verteilt die offenen Rechnungen auf die Stufen nicht fällig, 1-30, 31-60, 61-90 und über 90 Tage überfällig - mit Anzahl, Betrag und Anteil am offenen Gesamtbetrag. So sehen Sie sofort, ob ein Kunde nur „etwas spät“ zahlt oder ob alte Rechnungen liegen bleiben.

Abweichungen und Details

Die Liste wird nur dann nach Ursachen durchsucht, wenn eine Summe abweicht; stimmen alle drei Summen, stehen hier nur Hinweise (z. B. Skonto). Der Bereich Details zum markierten Posten zeigt Ursache und Lösung in ganzen Sätzen. Ein Hinweis (z. B. Skonto oder Belege mit Datum in der Zukunft) ist keine Abweichung und muss nicht korrigiert werden.

Knöpfe

6. Arten von Abweichungen

Die Kontrolle kennt folgende Ursachen. „Automatisch“ bedeutet: der Knopf Korrigieren löst den Posten selbst.

7. Die Listen-Register

Alle Listen gelten für den gewählten Kunden und den Zeitraum von-bis. Am Ende steht eine SUMME-Zeile, je Jahr eine Zwischensumme.

Offene Posten Liste

Abbildung 5 - Offene Posten: rot überfällig, grün Gutschrift und A-Konto, mit Skonto

Zeilenfarben: rot überfällig · gelb teilbezahlt · grün Gutschrift / A-Konto-Guthaben. Die Liste zeigt Belege bis zum Datum bis (Stichtag).

Kontenblatt

Abbildung 6 - Kontenblatt: Belege, Zahlungen und darunter die Belegzahlungen (mit * gekennzeichnet)

Das Kontenblatt zeigt Belege und Zahlungen in zeitlicher Reihenfolge. Unter jeder Zahlung stehen - mit * markiert - die Rechnungen, denen sie zugeordnet wurde. Spalten: Datum, Belegarttext, Buchungstext, Finanzkonto, Zahlungsart, Belegdatum, Rechnungsnummer, Zahlung, Soll, Haben, Erfasst von, Bestand und Dokument. Am Ende stehen SUMME und OFFEN - OFFEN entspricht der Summe im Register Kontrolle. Doppelklick in der Spalte Dokument öffnet das zugehörige Dokument.

Kontoauszug

Abbildung 7 - Kontoauszug: erste Zeile ÜBERTRAG (Stand vor dem 01.01.), danach Belege (Konto = Kundennummer) und Zahlungen (Konto = Finanzkonto)

Der Kontoauszug listet jeden Beleg (Soll) und jede Zahlung (Haben) einzeln - so, wie ihn auch der Kunde in seiner Buchhaltung sieht. Spalten: Datum, Buchungstext, Konto, Kontenbezeichnung, Rechnungsnummer, Soll, Haben, Saldo. Der Endsaldo entspricht der Summe Kontoauszug im Register Kontrolle.

Zahlungen

Abbildung 8 - Alle Zahlungen des Zeitraums; unten der rote Knopf „Zahlung Löschen“

Alle Zahlungen des Kunden im Zeitraum: Datum, Konto, Zahlungsart, Belegnummer, Zahlungsbetrag, Buchungstext, Auszugsnummer und Benutzer. Nur in diesem Register gibt es den Knopf Zahlung Löschen (Ablauf).

Belege Zuweisungen

Abbildung 9 - Oben die Belege ohne Zuweisung im Zeitraum, darunter die Zuweisungen von Zahlungen zu Belegen

Zeigt, welche Zahlung welchem Beleg zugewiesen wurde (Zahlungsdatum, Bank, Zahlungsart, Kunde, Auszugsnummer, Zahlung, Belegnummer, Benutzer) - oben zuerst die Belege, die im Zeitraum keine Zuweisung haben.

Alle Belege

Abbildung 10 - Alle Belege des Zeitraums mit Farben wie in der Offene-Posten-Liste

Alle Belege des Kunden im Zeitraum - auch bezahlte -, farbig wie die Offene-Posten-Liste.

Akonto

Abbildung 11 - A-Konto-Zahlungen und ihre A-Konto-Belege

A-Konto-Zahlungen (Zahlungen ohne Rechnung, z. B. Anzahlungen) mit dem dazugehörigen A-Konto-Beleg. Ein A-Konto-Guthaben erscheint in der Offene-Posten-Liste als negativer Posten und wird später mit Rechnungen verrechnet.

Zahlungsverknüpfungen

Abbildung 12 - Je Zahlung (gelb) die Belegzahlungen darunter; Bestand = noch nicht verteilter Teil

Je Zahlung (gelb hinterlegt) folgen die Zeilen, mit denen sie auf Belege verteilt wurde. Die Spalte Bestand zeigt, wie viel der Zahlung noch nicht verteilt ist - 0,00 heißt: vollständig zugeordnet. Oben steht der Übertrag aus der Zeit vor dem Zeitraum.

Bedienung aller Listen

8. Knöpfe unten

9. Kontoauszug und Saldenbestätigung

Abbildung 13 - Kontoauszug: Saldovortrag, Buchungen, Saldo zum Ende des Zeitraums

Abbildung 14 - Saldenbestätigung: Saldo zum Stichtag, offene Posten, Rückantwort zum Unterschreiben

• Kopf, Absender, Bankverbindung und Logo kommen aus den Firmendaten (Mandant des Kunden).
• Der Saldo wird als „zu unseren Gunsten“ (Kunde schuldet) oder „zu Ihren Gunsten“ (Guthaben des Kunden) ausgewiesen; bei Lieferanten umgekehrt.
• Die Saldenbestätigung listet die zum Stichtag offenen Belege. Zahlungen ohne Rechnungszuordnung erscheinen als eigene Zeile, damit die Aufstellung den Saldo ergibt.
• Die PDF wird im Dokumentenordner des Kunden unter Zahlungslisten abgelegt und sofort angezeigt. Für die Erstellung wird Microsoft Edge benötigt.

10. Fenster Kontenabgleich

Abbildung 15 - Kontenabgleich für einen Kunden mit drei Posten

Das Fenster Kontenabgleich prüft wie das Register Kontrolle, zeigt aber auf Wunsch alle Kunden mit Abweichung in einer Liste. Sie öffnen es mit Alle Kunden prüfen im Register Kontrolle oder in der Buchführung über das Kontextmenü Kontenabgleich Offene Posten (alle Kunden) ….

11. Einstellungen und Rechte

Abbildung 16 - Einstellungen (Zahnrad): links für Sie, rechts für alle Benutzer

Das Zahnrad öffnet im Register Kontrolle den Einstellungsbereich. Speichern übernimmt die Werte, Zurück verwirft sie.

12. Bezahlte Belege sind geschützt

Damit die Summen nicht erst durcheinandergeraten, schützt Hanware bezahlte und teilweise bezahlte Rechnungen, Gutschriften und Rechnungseingänge - im Verkauf wie im Einkauf:

• Stornieren ist gesperrt, solange Zahlungen zugeordnet sind. Hanware nennt den bezahlten Betrag.
• Positionen können nicht mehr eingefügt, gelöscht, verschoben oder in Menge und Preis geändert werden; ebenso Rabatt, Versandkosten, Nachnahme, Steuerart, Preisgruppe und Belegdatum.
• Das Fenster zur Positionsänderung öffnet sich nur noch zur Ansicht.

So gehen Sie vor, wenn eine bezahlte Rechnung falsch ist: Zuerst in der OP-Verwaltung die Zahlung vom Beleg lösen (oder die Zahlung löschen), dann die Rechnung korrigieren oder stornieren, zum Schluss die Zahlung wieder zuordnen. Alternativ eine Gutschrift über die Differenz erstellen.

13. Meldungen und Lösungen

14. Tipps

• Nach größeren Korrekturen in der OP-Verwaltung im Register Kontrolle kurz Kontrollieren klicken - dann sehen Sie sofort, ob alles stimmt.
• Einmal im Monat Alle Kunden prüfen - oder die Prüfung nach dem Tagesabschluss einschalten.
• Die Kennzahl Pünktlich bezahlt und die Ø Zahlungsdauer helfen bei der Entscheidung über Zahlungsziel und Kreditlimit.
• Mit Zeile kopieren (Rechtsklick) übernehmen Sie eine Buchung direkt in eine E-Mail an den Kunden.
• Die Spaltenauswahl ist je Benutzer: Blenden Sie Spalten aus, die Sie nie brauchen - Export und Druck zeigen dann ebenfalls nur die sichtbaren Spalten.