WhatsApp-Belegversand

Schulungsvideo ansehenWhatsApp-Belegversand Schritt für Schritt erklärt · 4,4 Minuten · öffnet sich mit einem Klick

Ihre Kunden lesen WhatsApp meist innerhalb weniger Minuten. Mit dem WhatsApp-Belegversand senden Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen direkt aus dem Druckformular als PDF mit einer kurzen Nachricht an die WhatsApp-Nummer Ihres Kunden - über Ihre eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer und mit Ihrem Firmennamen. Im Versandprotokoll sehen Sie, ob der Beleg zugestellt und gelesen wurde.

So läuft es im AlltagBeleg drucken → im Druckformular unter Ausgabe „WhatsApp“ wählen → Drucken [F9] → Hanware erzeugt das PDF und sendet es. Kennt Hanware die WhatsApp-Nummer des Kunden noch nicht, fragt ein kleines Fenster einmal danach.

Gesendet werden können alle Verkaufsbelege: Angebot, Auftragsbestätigung, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und weitere Kundenbelege. Für Einkaufsbelege steht WhatsApp nicht zur Verfügung.

2. Voraussetzungen

Damit Belege per WhatsApp gesendet werden können, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein. Hanware prüft sie bei jedem Druck automatisch und sagt Ihnen, was noch fehlt.

Voraussetzung	Bedeutung	Was tun, wenn sie fehlt?
Hanware-Supportvertrag	Der Supportvertrag stellt die Funktion bereit. Ohne Supportvertrag ist der WhatsApp-Versand nicht verfügbar.	Im Hinweisfenster auf Jetzt Supportvertrag beantragen klicken - das Antragsformular auf www.hanware.de öffnet sich.
Auftrag an Hanware	Mit Ihrem Auftrag akzeptieren Sie die Gebühren je gesendetem Beleg. Hanware schaltet den Versand danach für Ihre Firma frei. Auch mit Supportvertrag ist ohne Auftrag kein Versand möglich.	Im Hinweisfenster oder in den WhatsApp-Einstellungen auf Hanware beauftragen klicken und das Auftragsformular ausfüllen (Abschnitt 4).
Ihr WhatsApp-Kanal	Der Versand läuft über Ihre eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer bei unserem Partner 360dialog. Hanware richtet den Kanal nach Ihrem Auftrag gemeinsam mit Ihrem Ansprechpartner ein.	Hanware meldet sich nach dem Auftrag bei Ihnen. Ist der Versand freigeschaltet, aber noch kein Kanal eingerichtet, stoßen Sie die Einrichtung in den WhatsApp-Einstellungen über Hanware beauftragen an.
Versand eingeschaltet	In den WhatsApp-Einstellungen ist „WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten“ angehakt.	Hanware öffnet die Einstellungen beim ersten Versuch automatisch.
Nummer und Zustimmung des Kunden	Der Kunde hat einer Zusendung per WhatsApp zugestimmt, und seine Mobilnummer ist bekannt.	Hanware fragt beim ersten Versand an diesen Kunden danach (Abschnitt 7).

3. Konditionen und Kosten

Der WhatsApp-Versand ist eine kostenpflichtige Zusatzleistung. Die WhatsApp-Nachrichten werden je gesendetem Beleg berechnet und kommen zu Ihrem normalen Supportvertrag hinzu. Alle Preise und Bedingungen zeigt die Seite WhatsApp-Konditionen. Sie öffnet sich in Ihrem Standardbrowser (z. B. Microsoft Edge) - so können Sie sie in Ruhe lesen, ausdrucken oder weiterleiten. Sie öffnen sie

im Hinweisfenster über WhatsApp-Konditionen oder
in den WhatsApp-Einstellungen über Konditionen oder
im Auftragsformular über Konditionen ansehen.

Konditionsseite oben — Die Konditionsseite im Browser: Nutzen auf einen Blick und Ihr aktueller Stand bei Supportvertrag und WhatsApp-Belegversand

Konditionsseite Kosten — So setzen sich die Kosten zusammen - die aktuellen Preise kommen jeweils frisch von Hanware

Bereich der Seite	Bedeutung
Hilfe zum WhatsApp-Versand	Oben rechts - öffnet dieses Handbuch im Browser.
Hanware-Supportvertrag	Zeigt, ob für Ihre Firma ein Supportvertrag hinterlegt ist (✓ aktiv bzw. ✗ nicht vorhanden).
WhatsApp-Belegversand	Zeigt den Stand Ihres Auftrags: noch kein Auftrag, Auftrag erteilt (mit Datum, wird von Hanware bearbeitet), freigeschaltet (seit Datum) oder nicht freigeschaltet (bitte Hanware ansprechen).
Baustein 1 - Supportvertrag	Voraussetzung; daran ändert sich durch WhatsApp nichts.
Baustein 2 - Hanware WhatsApp-Belegversand	Die Preise je gesendetem Beleg (netto). Hanware zählt die gesendeten Belege und berechnet sie monatlich zusammen mit Ihrem Supportvertrag. Kann die Preisliste gerade nicht geladen werden, steht hier „laut Angebot“.
Baustein 3 - Ihr WhatsApp-Kanal	Kosten Ihres WhatsApp-Kanals beim Anbieter 360dialog und die Gebühr von Meta je zugestellter Nachricht. Diese rechnen 360dialog und Meta direkt mit Ihnen ab, nicht über Hanware.
Gut zu wissen	Wie gezählt wird: Gezählt wird jeder Beleg, den WhatsApp zum Versand angenommen hat. Abgelehnte Sendungen (z. B. ungültige Nummer) und Testnachrichten werden nicht berechnet. Alle Beträge netto zuzüglich Umsatzsteuer.
In vier Schritten startklar	Hanware beauftragen → Hanware schaltet frei und richtet mit Ihnen den Kanal ein → in den Einstellungen einschalten und testen → Belege senden.
Video	Dieses Schulungsvideo direkt auf der Seite; „Im Videoplayer öffnen“ spielt es im Standardprogramm ab.
Kasten unten	Je nach Stand: wie Sie den Supportvertrag beantragen, wie Sie Hanware beauftragen, dass Ihr Auftrag bearbeitet wird oder dass der Versand freigeschaltet ist. Die Seite selbst dient nur zum Lesen - beauftragt wird immer im Auftragsformular in Hanware.

4. Hanware beauftragen

Der WhatsApp-Versand wird für Ihre Firma freigeschaltet, sobald Sie Hanware damit beauftragt haben. Den Auftrag erteilen Sie direkt in Hanware über ein kurzes Auftragsformular - ohne Papier und ohne E-Mail.

Wählen Sie im Druckformular „WhatsApp“ und liegt noch kein Auftrag vor, erscheint dieser Hinweis:

Hinweis Auftrag fehlt — Hinweis: Supportvertrag vorhanden, der Auftrag an Hanware fehlt noch

Klicken Sie auf Hanware beauftragen (oder in den WhatsApp-Einstellungen unten links auf Hanware beauftragen). Das Auftragsformular öffnet sich.
Prüfen Sie unter Auftraggeber Ihre Firmendaten. Sie stammen aus dem Mandanten.
Tragen Sie unter Ansprechpartner für die Einrichtung ein, mit wem Hanware die Einrichtung abstimmen soll. Hanware schlägt Inhaber bzw. Geschäftsführer, Telefon und E-Mail aus dem Mandanten vor.
Lesen Sie Leistung und Vergütung. Mit Konditionen ansehen öffnen Sie die vollständigen Konditionen im Browser.
Setzen Sie den Haken bei der Zustimmung und klicken Sie auf Hanware beauftragen.
Hanware bestätigt mit „Vielen Dank für Ihren Auftrag …“ und nennt die Ticketnummer - bitte für Rückfragen notieren.
Hanware schaltet den Versand frei und meldet sich bei Ihrem Ansprechpartner, um Ihren WhatsApp-Kanal einzurichten. Bis dahin zeigt der Hinweis „Ihr Auftrag … liegt Hanware vor“.

Auftragsformular WhatsApp-Belegversand — Das Auftragsformular: Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistung und Vergütung, Zustimmung (Musterdaten, Preise Stand Oktober 2026)

Felder im Auftragsformular

Feld / Knopf	Bedeutung
Auftraggeber	Firmenname und Anschrift aus dem Mandanten, Ihre Mandantennummer sowie wer den Auftrag an welchem Tag erteilt. Stimmen die Firmendaten nicht, korrigieren Sie sie im Formular Mandant.
Name	Ansprechpartner für die Einrichtung. Muss ausgefüllt sein.
Telefon	Telefonnummer des Ansprechpartners. Telefon oder E-Mail muss angegeben sein.
E-Mail	E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Leistung und Vergütung	Was Hanware leistet und wie abgerechnet wird: Jeder gesendete Beleg wird gezählt und am Monatsende zusätzlich zum Supportvertrag in Rechnung gestellt. Die Preise je Beleg (netto) lädt Hanware jeweils aktuell; günstigere Staffelpreise gelten ab der genannten Anzahl im Monat. Abgelehnte Sendungen und Testnachrichten werden nicht berechnet. Die Kosten Ihres WhatsApp-Kanals rechnen 360dialog und Meta direkt mit Ihnen ab.
Konditionen ansehen	Öffnet die vollständigen Konditionen im Standardbrowser (Abschnitt 3).
Zustimmung (Haken)	Bestätigt den Auftrag und die Konditionen sowie Ihre Berechtigung, den Auftrag für Ihre Firma zu erteilen. Ohne Haken wird nichts gesendet; Hanware weist unten darauf hin.
Hanware beauftragen	Sendet den Auftrag mit Datum, Uhrzeit, Ihrem Benutzernamen, dem Stand der Konditionen und den Kontaktdaten an Hanware und schließt das Formular.
Abbrechen	Schließt das Formular; es wird kein Auftrag erteilt.
? Hilfe	Öffnet dieses Handbuch.

So wird abgerechnetGezählt wird jeder Beleg, den WhatsApp zum Versand angenommen hat. Am Monatsende stellt Hanware die Anzahl der gesendeten Belege zusätzlich zu Ihrem Supportvertrag in Rechnung - zum Preis je Beleg laut Konditionen, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Wie viele Belege im laufenden Monat gesendet wurden, sehen Sie jederzeit in den WhatsApp-Einstellungen.

Auf der Konditionsseite im Browser steht unten nur ein Hinweis, wo Sie den Auftrag erteilen - beauftragt wird immer im Auftragsformular in Hanware:

Hinweis auf der Konditionsseite — Unten auf der Konditionsseite: Hinweis auf den Knopf „Hanware beauftragen“

Ist für Ihre Firma noch kein Supportvertrag hinterlegt, sieht der Hinweis so aus:

Hinweis ohne Supportvertrag - mit Kostenhinweis und den Knöpfen WhatsApp-Konditionen und Supportvertrag beantragen

Knopf im Hinweis	Was passiert
? Hilfe	Öffnet dieses Handbuch.
WhatsApp-Konditionen	Öffnet die Konditionsseite mit allen Preisen und Bedingungen im Standardbrowser (Abschnitt 3).
Jetzt Supportvertrag beantragen	Nur ohne Supportvertrag: öffnet das Antragsformular für den Supportvertrag auf www.hanware.de. Ihre Mandantennummer und die Programmversion werden mitgegeben, damit Hanware Ihre Firma zuordnen kann.
Hanware beauftragen	Nur mit Supportvertrag: öffnet das Auftragsformular.
Schließen	Schließt den Hinweis; es wird nichts gesendet.

Hinweis Auftrag liegt vor — Nach dem Auftrag: Der Hinweis zeigt, dass Hanware den Auftrag bearbeitet

5. WhatsApp-Einstellungen

Die Einstellungen öffnen Sie im Druckformular über den Knopf WhatsApp-Einstellungen neben „WhatsApp“ oder im Formular Mandant über den Knopf WhatsApp.

Knopf WhatsApp im Mandant — Knopf WhatsApp im Formular Mandant (Musterdaten)

Status

Feld	Bedeutung
Statuszeile	✓ Aktiv in Grün steht nur, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind: Wartungsvertrag, Freischaltung durch Hanware, eingerichteter und aktiver WhatsApp-Kanal und die von Meta genehmigte Nachrichtenvorlage. Fehlt ein Punkt, steht die Zeile in Rot: ✗ Nicht aktiv: … mit dem ersten fehlenden Punkt (z. B. „Vorlage wird von Meta noch geprüft“).
i (Info-Knopf)	Öffnet ein Fenster mit allen Einzelpunkten: ✓ erfüllt, ● in Arbeit (Auftrag liegt vor, Vorlage wird geprüft, Kanaldaten liegen Hanware vor), ✗ fehlt. Dazu der Haken „Versand im Druckformular“ und die Anzahl der Nachrichten im Monat.
Zweite Zeile	Anzahl der im laufenden Monat gesendeten Belege (Grundlage der Abrechnung) und ein Hinweis, falls der Versand im Druckformular noch ausgeschaltet ist.
Status abfragen	Fragt den Stand neu bei Hanware ab (geschieht beim Öffnen automatisch). Nützlich, nachdem Hanware etwas freigeschaltet oder Meta eine Vorlage genehmigt hat.

Einstellungen

Feld	Bedeutung · erlaubte Eingaben
WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten	Schaltet den Versand für Ihre Firma ein. Ohne Haken lehnt Hanware den Versand ab und öffnet diese Einstellungen.
Standard-Ländervorwahl	Ländervorwahl ohne „+“, z. B. 49 für Deutschland, 43 für Österreich. Sie wird verwendet, wenn eine Nummer mit 0 beginnt (0171 … wird zu +49 171 …). Nummern mit + oder 00 bleiben unverändert.
Ohne eigene WhatsApp-Nummer die Mobilnummer verwenden	Hat der Kunde keine eigene WhatsApp-Nummer hinterlegt, schlägt Hanware die Mobilnummer aus dem Kunden vor.
Nur senden, wenn der Kunde zugestimmt hat (empfohlen)	Hanware sendet nur an Kunden, deren Zustimmung gespeichert ist; sonst fragt Hanware danach. Lassen Sie diesen Haken gesetzt - WhatsApp-Nachrichten an Kunden ohne Zustimmung sind rechtlich nicht zulässig.
Vor dem Senden nachfragen	Vor jedem einzelnen Beleg fragt Hanware „Beleg jetzt per WhatsApp senden an …?“. Bei mehreren Belegen auf einmal entfällt die Rückfrage.
Vorlage / Sprache	Name und Sprache der Nachrichtenvorlage, mit der der Beleg gesendet wird. Vorgabe hanware_beleg / de. Nur ändern, wenn Hanware eine andere Vorlage für Sie eingerichtet hat.
Belegarten	Für welche Belegarten WhatsApp angeboten wird. Alle markiert = alle Verkaufsbelege. Mehrfachauswahl mit Strg + Klick.
Testnachricht an / Testnachricht senden	Sendet eine Testnachricht an die eingegebene Mobilnummer (z. B. Ihr eigenes Handy). So prüfen Sie nach der Einrichtung, ob alles funktioniert.

Knöpfe unten

Knopf	Was passiert
Hanware beauftragen	Ohne Auftrag: öffnet das Auftragsformular (Abschnitt 4). Liegt der Auftrag schon vor, meldet Hanware, dass er bearbeitet wird. Ist der Versand freigeschaltet, sendet der Knopf die Einrichtung Ihres WhatsApp-Kanals an Hanware - Hanware bestätigt das mit der Ticketnummer.
Konditionen	Öffnet die Konditionsseite im Standardbrowser (Abschnitt 3).
Eigene Nummer	Startet den Assistenten, mit dem Sie statt der Hanware-Nummer Ihre eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer verwenden (Abschnitt 6). Nur mit erteiltem Auftrag an Hanware.
Speichern	Speichert die Einstellungen für alle Arbeitsplätze.
Schließen	Schließt das Fenster; nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.

6. Eigene WhatsApp-Nummer verwenden

Schulungsvideo ansehenEigene WhatsApp-Nummer einrichten Schritt für Schritt erklärt · 3,4 Minuten

Standardmäßig sendet Hanware Ihre Belege über die Hanware-Nummer. Möchten Sie, dass Ihre Kunden Ihren Firmennamen und Ihre eigene Nummer als Absender sehen, richten Sie Ihren eigenen WhatsApp-Kanal ein. Der Assistent Eigene Nummer in den WhatsApp-Einstellungen führt Sie in vier Schritten hindurch und sendet die Angaben an Hanware. Hanware prüft sie, richtet die Nachrichtenvorlage für Ihre Nummer ein und schaltet den Kanal frei. Sie müssen dafür nichts im Hanware-Portal eintragen.

Voraussetzung: Sie haben Hanware bereits beauftragt (Abschnitt 4) und der Versand ist freigeschaltet. Die Kosten Ihres eigenen Kanals (360dialog, Meta) rechnen diese Anbieter direkt mit Ihnen ab; Hanware zählt wie bisher nur die gesendeten Belege.

Vorbereitung beim WhatsApp-Anbieter 360dialog - Schritt für Schritt

360dialog ist der offizielle WhatsApp-Partner von Meta. Dort wird Ihre Nummer als WhatsApp-Business-Kanal geführt. Die Links finden Sie auch als Knöpfe im Assistenten.

Konto anlegen: Knopf 360dialog-Konto anlegen (öffnet hub.360dialog.com im Browser). Registrieren Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail und bestätigen Sie die Adresse.
Nummer als Kanal anlegen: Im 360dialog-Konto einen neuen WhatsApp-Kanal anlegen und Ihre geschäftliche Nummer eintragen. Die Nummer darf noch nicht bei WhatsApp oder WhatsApp Business verwendet werden. Sie erhalten einen Bestätigungscode per SMS oder Anruf - Sie brauchen also Zugriff auf diese Nummer.
Firmenname bestätigen: Der Anzeigename (Ihr Firmenname) wird von Meta geprüft. Verwenden Sie den Namen genau so, wie er dort bestätigt wird.
Kanal-ID und WABA-ID notieren: Im 360dialog-Konto unter Kanäle (Channels) stehen die Channel ID (Kanal-ID) und die WABA ID (WhatsApp Business Account ID).
API-Schlüssel erzeugen: Unter API-Schlüssel (API Keys) einen Schlüssel für den Kanal erzeugen. Er wird nur einmal angezeigt - kopieren Sie ihn sofort und fügen Sie ihn im Assistenten ein. Die Anleitung des Anbieters öffnet der Knopf Anleitung API-Schlüssel (docs.360dialog.com).
Datenspeicherort merken: Für Kunden in der EU sollte Ihr Kanal in der Region EU laufen (Einstellung bei 360dialog).

Der Assistent in vier Schritten

Voraussetzungen - die Schritte oben noch einmal zusammengefasst, mit den beiden Knöpfen zu 360dialog. Haken Sie „Ich habe ein 360dialog-Konto und die Zugangsdaten liegen mir vor“ an und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 1: Voraussetzungen und Links zum Anbieter
Ihre WhatsApp-Nummer - Nummer im internationalen Format und Anzeigename.
Schritt 2: Nummer und Anzeigename (Musterdaten)
Zugangsdaten - Kanal-ID, WABA-ID, API-Schlüssel (verdeckt) und Datenspeicherort. Der Knopf rechts öffnet 360dialog, falls Sie nachsehen müssen.
Schritt 3: Zugangsdaten aus dem 360dialog-Konto; unten der Hinweis bei zu kurzem Schlüssel
Prüfen und senden - alle Angaben zur Kontrolle (Schlüssel nur mit den letzten vier Zeichen). Mit dem Haken bestätigen Sie, dass der Kanal Ihrer Firma gehört, und klicken auf An Hanware senden. Sie erhalten eine Ticket-Nummer.
Schritt 4: Zusammenfassung und Bestätigung

Felder des Assistenten

Feld	Bedeutung · erlaubte Eingaben
WhatsApp-Nummer	Die Nummer Ihres Kanals im internationalen Format, z. B. +49 30 1234567 oder +49 171 1234567. Nummern, die mit 0 beginnen, ergänzt Hanware mit der Standard-Ländervorwahl.
Anzeigename	Der Name, den Ihre Kunden in WhatsApp sehen - genau wie bei Meta bestätigt (in der Regel Ihr Firmenname). Vorbelegt mit dem Mandantennamen.
Kanal-ID	Die Channel ID aus 360dialog (unter „Kanäle“). Mindestens 4 Zeichen.
WABA-ID	Die WhatsApp Business Account ID aus 360dialog. Mindestens 4 Zeichen.
API-Schlüssel	Der bei 360dialog erzeugte Schlüssel, mindestens 20 Zeichen. Er wird verdeckt angezeigt, verschlüsselt übertragen und im Hanware-Portal verschlüsselt abgelegt. In Hanware Business wird er nicht gespeichert.
Datenspeicherort	Europa (EU), USA oder unbekannt - die Region Ihres 360dialog-Kontos. Für Kunden in der EU wird EU empfohlen.
Bestätigung	Pflicht-Haken: Der Kanal gehört Ihrer Firma, und Sie beauftragen Hanware mit Prüfung, Einrichtung und Freischaltung.

Was nach dem Senden passiert

Hanware erhält Ihre Angaben als Ticket und prüft die Verbindung zu Ihrem Kanal.
Hanware richtet die Nachrichtenvorlage „hanware_beleg“ für Ihre Nummer ein. Meta prüft sie - meist in Minuten bis einigen Stunden.
Hanware schaltet den Kanal frei. Bis dahin zeigt der Status ✗ Nicht aktiv; der Info-Knopf nennt „Ihre Kanaldaten liegen Hanware vor (gesendet am …)“.
Danach zeigt der Status ✓ Aktiv, und Ihre Belege gehen über Ihre eigene Nummer. Prüfen Sie das mit Testnachricht senden.

Öffnen Sie den Assistenten später erneut, sind Nummer, Anzeigename, Kanal-ID, WABA-ID und Region vorbelegt - der Schlüssel nicht. Geänderte Angaben senden Sie einfach noch einmal; Hanware prüft sie erneut.

7. Belege senden

Druckformular mit WhatsApp — Das Druckformular: links die Berichte, rechts Drucker, Ausgabe mit „WhatsApp“ und Sortierung

Öffnen Sie den Beleg und klicken Sie auf Drucken - oder markieren Sie in der Belegübersicht einen oder mehrere Belege und drucken Sie sie.
Wählen Sie links in der Liste Berichte das gewünschte Formular (z. B. Ihre Rechnung).
Wählen Sie rechts unter Ausgabe WhatsApp.
Klicken Sie auf Drucken [F9]. Hanware prüft Supportvertrag, Freischaltung, Einrichtung und Belegart, erzeugt das PDF und sendet es mit der kurzen Nachricht.
Ist die Nummer des Kunden noch nicht bekannt oder fehlt seine Zustimmung, erscheint das Fenster WhatsApp-Nummer des Kunden (Abschnitt 7).
Zum Schluss meldet Hanware „Der Beleg wurde per WhatsApp gesendet“ - bei mehreren Belegen, wie viele gesendet wurden und welche nicht (mit Grund).

Die Nachricht beim KundenIhr Kunde erhält das PDF mit einem kurzen Text, z. B.: „Guten Tag Catering Feinschmecker KG, anbei erhalten Sie Ihre Rechnung Nr. 10074 vom 03.10.2026. Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese Nachricht. Ihr Team von …“ - mit Ihrem Firmennamen.

Feld im Druckformular	Bedeutung
Berichte	Die Druckvorlagen für diese Belegart. Die markierte Vorlage wird für das PDF verwendet.
Drucker / Wählen / Kopien	Nur für den Ausdruck auf Papier wichtig; beim WhatsApp-Versand ohne Bedeutung.
Ausgabe - WhatsApp	Sendet den Beleg als PDF per WhatsApp. Die Auswahl steht bei jedem Belegdruck zur Verfügung; ob gesendet werden darf, prüft Hanware beim Klick auf Drucken.
WhatsApp-Einstellungen neben WhatsApp	Öffnet die WhatsApp-Einstellungen (Abschnitt 5).
Sortieren nach	Reihenfolge, wenn mehrere Belege auf einmal verarbeitet werden.
Abbrechen	Schließt das Druckformular ohne Ausgabe.

8. Nummer und Zustimmung des Kunden

Beim ersten Versand an einen Kunden - oder wenn seine Zustimmung fehlt - fragt Hanware einmal nach:

WhatsApp-Nummer des Kunden — WhatsApp-Nummer und Zustimmung des Kunden (Musterdaten)

Feld / Knopf	Bedeutung
Kunde	Name des Kunden, an den der Beleg geht.
WhatsApp-Mobilnummer	Die Mobilnummer, unter der der Kunde WhatsApp nutzt. Vorbelegt mit der gespeicherten WhatsApp-Nummer bzw. der Mobilnummer aus dem Kunden. Erlaubt sind Schreibweisen wie 0171 2345678, +49 171 2345678 oder 0049 171 2345678.
Der Kunde hat zugestimmt, Belege per WhatsApp zu erhalten	Nur setzen, wenn der Kunde wirklich zugestimmt hat (z. B. telefonisch, per E-Mail oder im Auftrag). Hanware speichert Datum und Benutzer der Zustimmung.
Speichern und senden	Speichert Nummer und Zustimmung beim Kunden und sendet den Beleg. Beim nächsten Mal wird beides automatisch verwendet.
Nicht senden	Dieser Beleg wird nicht per WhatsApp gesendet; es wird nichts gespeichert.

9. Versandprotokoll

Unten in den WhatsApp-Einstellungen stehen die letzten 100 Sendungen, die neuesten oben.

Spalte	Bedeutung
Gesendet	Datum und Uhrzeit des Versands.
Beleg	Belegart und Belegnummer.
Kunde	Name des Empfängers.
Nummer	WhatsApp-Nummer, an die gesendet wurde.
Status	gesendet = an WhatsApp übergeben · zugestellt = auf dem Handy des Kunden angekommen · gelesen = vom Kunden geöffnet · fehlgeschlagen bzw. Fehler = nicht angekommen, mit Grund.

Mit Status aktualisieren fragt Hanware den neuesten Zustellstatus der gesendeten Belege ab.

10. Typische Abläufe

Erstmals starten

Konditionen lesen und Hanware beauftragen - Auftragsformular ausfüllen, Zustimmung setzen, absenden (Abschnitt 4).
Hanware schaltet den Versand frei und richtet mit Ihrem Ansprechpartner Ihren WhatsApp-Kanal ein.
WhatsApp-Einstellungen öffnen, „WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten“ anhaken, Speichern.
Eine Testnachricht an Ihr eigenes Handy senden.

Rechnung an einen Kunden per WhatsApp

Rechnung öffnen → Drucken → Bericht wählen → Ausgabe WhatsApp → Drucken [F9].
Beim ersten Mal Nummer eintragen, Zustimmung anhaken → Speichern und senden.

Mehrere Rechnungen auf einmal

In der Belegübersicht die Rechnungen markieren und drucken, Ausgabe WhatsApp. Für Kunden ohne Nummer fragt Hanware je Kunde nach. Am Ende zeigt eine Zusammenfassung, wie viele gesendet wurden und welche nicht.

Prüfen, ob der Kunde die Rechnung gelesen hat

WhatsApp-Einstellungen öffnen → Status aktualisieren → in der Spalte Status steht gelesen.

11. Meldungen und Lösungen

Meldung	Bedeutung · Lösung
Der Versand von Belegen per WhatsApp ist nur mit einem Hanware-Supportvertrag und einem Auftrag an Hanware verfügbar.	Für Ihre Firma ist kein Supportvertrag hinterlegt. Über Jetzt Supportvertrag beantragen den Antrag stellen.
Für den Versand … ist zusätzlich zu Ihrem Supportvertrag ein Auftrag an Hanware nötig.	Es liegt noch kein Auftrag vor. Über Hanware beauftragen das Auftragsformular ausfüllen.
Ihr Auftrag für den WhatsApp-Belegversand liegt Hanware vor und wird bearbeitet.	Bitte warten, bis Hanware den Versand freigeschaltet hat; Hanware meldet sich bei Ihrem Ansprechpartner.
Der WhatsApp-Versand ist für Ihre Firma noch nicht freigeschaltet.	Beim Senden abgelehnt, weil noch kein Auftrag vorliegt oder die Freischaltung beendet wurde. Über Hanware beauftragen den Auftrag erteilen bzw. Hanware ansprechen.
Der WhatsApp-Versand aus dem Druckformular ist ausgeschaltet. Bitte setzen Sie in den folgenden WhatsApp-Einstellungen den Haken „WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten“ …	Der Status in den Einstellungen kann trotzdem grün sein - er zeigt nur, dass Hanware den Versand freigeschaltet hat. Zusätzlich muss der Haken „WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten“ gesetzt und mit Speichern übernommen werden.
Es wurde kein PDF übergeben. (beim Klick auf „Testnachricht senden“)	Ältere Programmstände schickten die Testnachricht ohne Anhang. Seit dem Update sendet Hanware eine kleine Test-PDF mit. Bitte Hanware aktualisieren und die Testnachricht erneut senden. Testnachrichten werden nicht berechnet.
WhatsApp ist für Ihre Firma noch nicht eingerichtet.	Ihr WhatsApp-Kanal ist noch nicht fertig. In den WhatsApp-Einstellungen auf Hanware beauftragen klicken - Hanware erhält die Einrichtung als Ticket.
WhatsApp ist nur für Verkaufsbelege verfügbar …	Der Beleg ist ein Einkaufsbeleg. Einkaufsbelege können nicht per WhatsApp gesendet werden.
WhatsApp ist für diese Belegart nicht freigegeben.	Die Belegart ist in den Einstellungen unter Belegarten nicht markiert.
Ohne Einwilligung des Kunden kann nicht per WhatsApp gesendet werden.	Im Fenster WhatsApp-Nummer ist der Haken „Der Kunde hat zugestimmt“ nicht gesetzt.
Bitte eine gültige Mobilnummer eingeben. / Die WhatsApp-Nummer ist ungültig.	Die Nummer ist zu kurz, zu lang oder enthält keine Ziffern. Mit Vorwahl eingeben, z. B. 0171 2345678.
Für diesen Kunden ist WhatsApp gesperrt.	Der Kunde soll keine Belege per WhatsApp erhalten. Den Beleg auf anderem Weg senden.
Der Hanware-Server ist nicht erreichbar …	Keine Internetverbindung oder der Hanware-Server ist kurz nicht erreichbar. Später erneut versuchen.
Bitte erteilen Sie zuerst den Auftrag an Hanware (Knopf „Hanware beauftragen“) …	Der Assistent „Eigene Nummer“ steht erst nach erteiltem Auftrag zur Verfügung (Abschnitt 4).
Der API-Schlüssel ist zu kurz. Bitte den vollständigen Schlüssel aus 360dialog einfügen.	Der Schlüssel hat mindestens 20 Zeichen. Bei 360dialog unter „API-Schlüssel“ einen neuen erzeugen und vollständig einfügen.
Hanware ist im Moment nicht erreichbar oder die Übermittlung ist im Hanware-Portal noch nicht freigeschaltet.	Internetverbindung prüfen und später erneut senden. Bleibt die Meldung, Hanware-Support verständigen - die Angaben bleiben im Assistenten vorbelegt (ohne Schlüssel).
Ihre Kanaldaten liegen Hanware vor (gesendet am …) - Hanware prüft und schaltet frei	Kein Fehler: Hanware arbeitet an der Freischaltung. Nach der Freischaltung zeigt „Status abfragen“ Aktiv.

12. Häufige Fragen

Was kostet der WhatsApp-Versand? Hanware berechnet je gesendetem Beleg einen Betrag zusätzlich zu Ihrem Supportvertrag, monatlich abgerechnet. Die aktuellen Preise stehen auf der Konditionsseite. Dazu kommen die Kosten Ihres WhatsApp-Kanals bei 360dialog und die Gebühren von Meta, die diese direkt mit Ihnen abrechnen.

Was wird berechnet? Jeder Beleg, den WhatsApp zum Versand angenommen hat - auch wenn er später zum Beispiel wegen eines ausgeschalteten Handys nicht zugestellt wird. Nicht berechnet werden Sendungen, die WhatsApp sofort ablehnt (z. B. ungültige Nummer), und Testnachrichten aus den Einstellungen.

Mit welcher Nummer kommt die Nachricht beim Kunden an? Mit Ihrer eigenen geschäftlichen WhatsApp-Nummer und Ihrem Firmennamen - so wie in den Einstellungen unter WhatsApp ist eingerichtet angezeigt.

Was passiert, wenn der Kunde antwortet? Antworten Ihrer Kunden gehen an Ihre geschäftliche WhatsApp-Nummer.

Brauche ich den Supportvertrag und einen eigenen Auftrag? Ja, beides. Der Supportvertrag stellt die Funktion bereit, mit dem Auftrag haben Sie die Gebühren akzeptiert und Hanware schaltet den Versand frei. Fehlt eines davon, wird nichts gesendet.

Wie wird abgerechnet? Jeder gesendete Beleg wird gezählt. Am Monatsende stellt Hanware die Anzahl zusätzlich zu Ihrem Supportvertrag in Rechnung - eine eigene Rechnung oder einen eigenen Vertrag gibt es dafür nicht.

Gilt die Einstellung für alle Arbeitsplätze? Ja, die WhatsApp-Einstellungen gelten für die ganze Firma (den Mandanten).