Seriennummerverwaltung

Manche Waren sind Einzelstücke: Jede Kassenwaage, jeder Scanner, jedes Handy hat eine eigene Seriennummer. Mit der Seriennummerverwaltung verfolgen Sie in Hanware für jedes einzelne Gerät, von welchem Lieferanten es kam, wann es eingelagert wurde und an welchen Kunden es verkauft wurde.

Das hilft vor allem in drei Situationen:

• Garantiefall: Ein Kunde meldet ein defektes Gerät - Sie sehen sofort, wann und von wem Sie es gekauft haben und bis wann die Garantie läuft.
• Fehlerhafte Lieferung: Ein Lieferant ruft eine Serie zurück - Sie finden alle betroffenen Geräte und wissen, welche Kunden sie bekommen haben.
• Inventur: Sie sehen nicht nur, wie viele Geräte da sind, sondern welche.

Dieses Handbuch beschreibt den ganzen Weg: die Erfassung im Einkauf, die Zuordnung im Verkauf, Rückgaben und die Seriennummerliste mit ihren Auswertungen.

2. Überblick in Grafiken

Der Weg eines Geräts

Die Zustände einer Seriennummer

In der Seriennummerliste steht bei jeder Nummer ein Status. Er ändert sich automatisch durch die Belege:

So entsteht der Lagerbestand

Bei einem Seriennummerartikel wird der Bestand nicht von Hand geführt. Er ergibt sich aus den einzelnen Nummern - jede Nummer „Auf Lager“ zählt genau ein Stück. Beispiel aus den Abbildungen (Muster-Kassenwaage KW 30):

Deshalb kann der Bestand nie unbemerkt falsch werden: Verkaufen können Sie nur ein Gerät, dessen Seriennummer im Lager liegt.

3. Vorbereitung: Artikel als Seriennummerartikel anlegen

Damit Hanware bei einem Artikel nach Seriennummern fragt, muss der Artikel dafür gekennzeichnet sein. Das stellen Sie einmalig ein:

1. Öffnen Sie den Artikel im Artikelstamm.
2. Wählen Sie im Feld Artikelart den Eintrag Seriennummerartikel.
3. Speichern Sie den Artikel.

4. Typische Arbeitsabläufe

Die Ware kommt an - Seriennummern im Wareneingang erfassen

Beispiel: Der Musterlieferant liefert 4 Kassenwaagen.

1. Öffnen Sie im Menü Einkauf den Wareneingang und wählen Sie den Lieferanten.
2. Erfassen Sie den Artikel wie gewohnt als Position - hier 4 Stück.
3. Klicken Sie die Positionszeile an. Rechts erscheint der Knopf SerienNr Erfassen (nur bei Seriennummerartikeln).

1 2

Abbildung 1 - Wareneingang 880202: Position markieren (1), dann „SerienNr Erfassen“ (2)

4. Klicken Sie auf SerienNr Erfassen. Das Fenster Seriennummer öffnet sich; oben stehen Artikel, Beleg, Lieferant und rechts die Maximal Anz. - die Menge der Position.
5. Tragen Sie bei Bedarf Info und Garantie bis ein. Scannen oder tippen Sie die Seriennummer und drücken Sie Enter. Die Nummer erscheint in der Liste, das Eingabefeld ist sofort frei für das nächste Gerät.

Abbildung 2 - Zwei von vier Seriennummern sind erfasst

6. Wiederholen Sie das für alle Geräte. Sind so viele Nummern erfasst, wie die Position an Menge hat, nimmt Hanware keine weitere an.
7. Klicken Sie auf Schliessen. Die Seriennummern stehen jetzt unter dem Artikeltext der Position, und der Lagerbestand des Artikels ist um die erfassten Geräte gestiegen.

Abbildung 3 - Alle vier Seriennummern erfasst (Bestand je 1)

Der Lieferant schickt die Nummern als Excel-Liste

1. Öffnen Sie wie oben das Fenster Seriennummer zur Position.
2. Klicken Sie auf Aus Excel Importieren und wählen Sie die Datei.
3. Hanware liest die Nummern aus der ersten Spalte des ersten Tabellenblatts, von Zeile 1 bis zur ersten leeren Zeile.
4. Nummern, die es beim Artikel schon gibt, werden übersprungen und am Ende in einer Meldung aufgelistet.

Aus dem Wareneingang wird ein Rechnungseingang

Wandeln Sie den Wareneingang später in einen Rechnungseingang um, gehen die Seriennummern automatisch mit. Sie bleiben mit der Position verbunden, stehen weiter unter dem Artikeltext, und der Lagerbestand ändert sich nicht - die Ware ist ja bereits eingelagert. Auch ein Rechnungseingang ohne vorherigen Wareneingang kann Seriennummern aufnehmen: Der Ablauf ist derselbe wie im Wareneingang.

Ein Gerät verkaufen - Seriennummer zuordnen

Beispiel: Die Musterkunde Nord GmbH kauft 2 Kassenwaagen.

1. Erfassen Sie die Rechnung (oder den Lieferschein) wie gewohnt und geben Sie den Artikel mit Menge 2 ein.
2. Klicken Sie die Positionszeile an. Rechts erscheint der Knopf SerienNr Verknüpf. - oder Rechtsklick auf die Position → Seriennummern verknüpfen.

1 2

Abbildung 4 - Rechnung 880303: Position markieren (1), dann „SerienNr Verknüpf.“ (2)

3. Im Fenster Seriennummer zeigt die obere Liste alle Geräte des Artikels, die auf Lager sind - mit Garantie, Einkaufsbeleg und Lieferant.

Abbildung 5 - Oben die verfügbaren Geräte, unten (noch leer) die Geräte dieses Belegs

4. Scannen Sie die Seriennummer des Geräts, das Sie herausgeben, ins Feld Seriennummer und drücken Sie Enter - oder markieren Sie das Gerät in der oberen Liste und klicken Sie auf den grünen Pfeil. Das Gerät wandert in die untere Liste.
5. Wiederholen Sie das, bis so viele Geräte zugeordnet sind, wie die Position an Menge hat.
6. Klicken Sie auf Übernehmen. Die Seriennummern stehen unter dem Artikeltext und erscheinen auf dem Ausdruck.

Abbildung 6 - Zwei Geräte sind zugeordnet; sie stehen nicht mehr in der oberen Liste, ihr Bestand ist 0

Abbildung 7 - Die Position ist vollständig: Artikeltext mit Seriennummern in Grün

Die falsche Seriennummer wurde zugeordnet

1. Öffnen Sie das Fenster Seriennummer der Position erneut.
2. Markieren Sie die falsche Nummer in der unteren Liste und klicken Sie auf den roten Knopf zwischen den Listen.
3. Das Gerät ist sofort wieder auf Lager. Ordnen Sie das richtige Gerät zu und klicken Sie auf Übernehmen.

Ein Kunde gibt ein Gerät zurück (Gutschrift)

1. Erstellen Sie eine Gutschrift für den Kunden und erfassen Sie den Artikel als Position.
2. Markieren Sie die Position und öffnen Sie das Fenster Seriennummer.
3. Die obere Liste zeigt jetzt nur Geräte, die dieser Kunde gekauft hat. Wählen Sie das zurückgegebene Gerät und übernehmen Sie.

Das Gerät wird dem Lager wieder gutgeschrieben (Status „Vom Kunden zurück“) und kann erneut verkauft werden.

Rückgabe an den Lieferanten

1. Erfassen Sie im Wareneingang des Lieferanten eine Position mit negativer Menge.
2. Markieren Sie die Position und klicken Sie auf SerienNr Auswahl (neben „SerienNr Erfassen“).
3. Wählen Sie die Geräte, die zurückgehen, und übernehmen Sie.

Die Geräte verlassen das Lager (Status „An Lieferant zurück“), bleiben aber mit dem Lieferanten und dem ursprünglichen Einkauf verbunden.

Garantiefall: Woher kam das Gerät, wer hat es bekommen?

1. Öffnen Sie die Seriennummerliste und tippen Sie die Seriennummer in die Suchzeile über der Liste.
2. Markieren Sie die Nummer und klicken Sie auf SN-Verlauf.
3. Sie sehen Einkaufsdatum, Einkaufsbeleg, Lieferant, Verkaufsdatum, Verkaufsbeleg, Kunde und das Garantieende in einer Zeile.

5. Fenster „Seriennummer“ im Einkauf (Erfassen)

1 2 3 4 5 6

Abbildung 8 - Erfassung vor dem ersten Einfügen: Info, Garantie und Seriennummer sind eingetragen

Tasten: Enter im Feld Seriennummer = einfügen · Enter in der Liste = markierte Nummer zum Ändern in die Eingabefelder holen · Entf in der Liste = markierte Nummer löschen (mit Rückfrage) · F1 = ins Feld Artikelnummer springen, dort öffnet F1 die Artikelsuche.

6. Fenster „Seriennummer“ im Verkauf (Zuordnen)

Dasselbe Fenster dient für Rechnung, Lieferschein, Kundenbestellung, Gutschrift und für die Rückgabe an den Lieferanten. Abbildungen 5 und 6 zeigen es.

7. Seriennummerliste

Die Seriennummerliste finden Sie im Hauptmenü unter Seriennummerverwaltung → Seriennummerliste. Sie zeigt zu jeder Nummer, woher sie kommt und wohin sie gegangen ist.

1 2 3 4 5

Abbildung 9 - Seriennummerliste mit den Mustergeräten

Suchen und Filtern

Spalten

Weitere Spalten liegen rechts - mit der Bildlaufleiste unter der Liste erreichen Sie sie. Über Ansichten legen Sie fest, welche Spalten angezeigt werden.

Knöpfe

8. Auswertungen

SN-Verlauf - der Lebenslauf eines Geräts

Abbildung 10 - Verlauf der Seriennummer KW30-2026-0001

Eine Zeile mit allem, was Hanware über das Gerät weiß: Seriennummer, Artikel, Status, Einkaufsdatum, Einkaufsbeleg und -belegart, Lieferant, Einkaufspreis, Verkaufsdatum, Verkaufsbeleg, Kunde, Garantieende und Info. Drucken gibt den Verlauf aus - zum Beispiel als Nachweis für den Lieferanten.

Je Artikel - alle Geräte eines Artikels

Abbildung 11 - Alle neun Kassenwaagen: fünf verkauft, vier auf Lager; unten die Summe der Einkaufspreise

Markieren Sie irgendeine Seriennummer des Artikels (oder geben Sie oben den Artikel ein) und klicken Sie auf Je Artikel. Sie sehen auf einen Blick, welche Geräte noch da sind und welcher Kunde welches Gerät bekommen hat.

Dashboard

Abbildung 12 - Dashboard mit den Musterdaten

Das Dashboard wird bei jedem Klick neu berechnet. Sie können die Seite im Browser drucken oder als Datei weitergeben.

9. Einstellungen und Rechte

10. Meldungen und Lösungen

11. Tipps

• Mit dem Scanner arbeiten: Der Cursor steht nach jedem Einfügen wieder im Feld Seriennummer - Gerät für Gerät scannen, ohne die Maus anzufassen.
• Garantiedatum gleich mit erfassen: Später finden Sie ablaufende Garantien im Dashboard.
• Im Verkauf scannen statt suchen: So geht garantiert das Gerät in den Beleg, das tatsächlich über den Tisch geht.
• Vor der Inventur die Auswertung Je Artikel drucken und die Geräte im Regal abhaken.
• Nummern nie löschen, um zu „korrigieren“, wenn das Gerät schon verkauft wurde - lösen Sie die Zuordnung im Beleg und ordnen Sie das richtige Gerät zu.