SEPA-Zentrale

Lastschriften einziehen, Lieferanten und Gutschriften per Überweisung bezahlen, Mandate verwalten und Rücklastschriften verarbeiten - in einem Formular.

Aufruf über die bisherigen Menüpunkte der Abbuchung (Kunden-Rechnungen, Kunden-Gutschriften, Lieferanten-Rechnungen, Abbuchungsaufträge) und im Adressstamm auf der Seite Konten über SEPA-Mandate.

Oben wählen Sie den Bereich. Der dunkle Knopf zeigt den aktiven Bereich. Unten stehen nur die Schaltflächen, die im Bereich möglich sind; das Feld darunter zeigt Prüfergebnisse und Meldungen.

2. Einstellungen

• Gläubiger-ID: Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer der Bundesbank (Prüfziffer wird geprüft). Leer = Eintrag im Mandanten.
• Standard-Bankkonto: Finanzkonto, auf das eingezogen bzw. von dem überwiesen wird (IBAN/BIC aus dem Finanzkonto, sonst Mandant).
• Vorlauf: Bankarbeitstage zwischen Einreichung und Fälligkeit (Standard 1). Wochenenden und TARGET2-Feiertage (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25./26.12.) werden berücksichtigt.
• Formate: pain.008.001.08 (Lastschrift) und pain.001.001.09 (Überweisung); die älteren Versionen .02/.03 nur, wenn Ihre Bank sie verlangt.
• Mandatsreferenz-Schema: {KDNR}-{NR2} = Kundennummer und laufende Nummer, z. B. 10025-01.
• Sammeleinzug je Kunde: mehrere Rechnungen eines Kunden in einem Einzug (Verwendungszweck mit allen Rechnungsnummern).
• Mandat verfällt: nach 36 Monaten ohne Einzug (SEPA-Regel).
• Rücklastgebühr: wird bei einer Rücklastschrift als Rechnung an den Kunden gestellt (0 = keine). Sperre nach Rücklastschriften: Mandat wird nach so vielen Rückgaben gesperrt.
• Mails: Vorabankündigung, Rücklast-Info und Zahlungsavis werden über die Mail-Warteschlange versendet (wie im Mahnwesen). Betreff und Text pflegen Sie über Mailvorlagen.
• Nicht fällige einziehen: Ja = unter Lastschriften einziehen erscheinen alle offenen Lastschrift-Rechnungen, auch wenn sie noch nicht fällig sind - das Feld Fällig bis bleibt dann leer. Nein (Standard) = nur Rechnungen, die bis heute fällig sind. Ob eine Rechnung von Hand oder als wiederkehrende Rechnung entstanden ist, spielt keine Rolle - entscheidend ist die Zahlungsart Lastschrift.
• Interne Info an (E-Mail): Adresse(n) für interne Hinweise, mehrere mit Semikolon getrennt; leer = keine interne Info. Interne Info bei Rücklast meldet jede erfasste Rücklastschrift (Kunde, Betrag, Grund, was gesperrt oder berechnet wurde), Interne Info nach Buchung meldet jeden gebuchten SEPA-Lauf mit Anzahl und Summe.

2a. Mailvorlagen

Über Mailvorlagen in den Einstellungen ändern Sie Betreff und Text der fünf SEPA-Mails: Vorabankündigung, Rücklastschrift und Zahlungsavis an Kunden bzw. Lieferanten sowie die beiden internen Info-Mails.

• Platzhalter in geschweiften Klammern werden beim Versand ersetzt, z. B. {Name}, {Betrag}, {Datum}, {Belege}, {Mandatsreferenz}, {GlaeubigerID}, {Grund}, {Firma}. Unter dem Text stehen die Platzhalter, die für die gewählte Vorlage zur Verfügung stehen.
• Der Text wird als normaler Text mit Zeilenumbrüchen geschrieben; das Programm macht daraus die HTML-Mail.
• Vorschau zeigt die Mail mit Beispielwerten im Browser, Standardtext stellt den mitgelieferten Text wieder her (erst mit Speichern übernommen).
• Die Vorlagen liegen in der Tabelle mailtemplate (Gruppe „SEPA“) - dieselben Vorlagen nutzt auch das Hanware Web ERP.

3. Mandate

Jeder Lastschriftkunde braucht ein aktives Mandat mit Unterschriftsdatum und IBAN. Beim ersten Einrichten wurden alle Adressen mit Abbuchungskennzeichen als Mandat mit Status zu pruefen übernommen - bitte Unterschriftsdatum und Bankverbindung ergänzen und auf aktiv setzen.

Neu fragt die Kundennummer ab, Bearbeiten (oder Doppelklick) öffnet das Mandat. Die IBAN wird bei der Eingabe geprüft; Bankdaten aus Adresse übernimmt die Bankverbindung des Kunden. Mandat drucken erzeugt das Mandatsformular (Basis- oder Firmenlastschrift) zum Unterschreiben. Widerrufen beendet ein Mandat; es bleibt zur Dokumentation erhalten.

IBAN im Adressstamm: Auf der Seite Konten der Adresse wird jede IBAN schon bei der Eingabe geprüft (Prüfziffer und Länge); eine ungültige IBAN lässt sich nicht übernehmen (Esc verwirft die Eingabe). Bei einer deutschen IBAN ergänzt das Programm BLZ und Kontonummer, den Banknamen aus dem BLZ-Verzeichnis und - soweit bekannt - die BIC. Eine weitere Bankverbindung kann jetzt auch nur mit IBAN angelegt werden (z. B. für ausländische Konten ohne BLZ).

4. Lastschriften einziehen

Hier bereiten Sie den Einzug vor - wie früher in der Liste Kunden Rechnungen der SEPA-Abbuchung. Die Liste zeigt offene Rechnungen mit Zahlungsart Lastschrift/Abbuchung, die noch in keiner SEPA-Abbuchung stehen, bis zum Datum Fällig bis. Ob eine Rechnung von Hand oder wiederkehrend erstellt wurde, spielt keine Rolle.

Meldungsfeld: zeigt immer die Schritte und eine Kontrolle - Gläubiger-ID, eigenes Bankkonto, Anzahl der Belege, gesperrte und rot markierte Belege.

Fällig bis: Standard ist heute. Ist eine Rechnung erst später fällig (z. B. Rechnung vom 01.10. mit 7 Tagen Zahlungsziel = fällig am 08.10.), erscheint sie erst, wenn Sie ein späteres Datum eintragen und Anzeigen klicken - oder dauerhaft, wenn in den Einstellungen Nicht fällige einziehen auf Ja steht. Solche Rechnungen tragen in der Spalte Hinweis orange noch nicht fällig; sie können trotzdem markiert und eingezogen werden. Achten Sie dann auf die mit dem Kunden vereinbarte Vorabankündigung.

Fälligkeit ist der Tag, an dem die Bank abbucht (frühestens nach dem eingestellten Vorlauf); Konto ist Ihr Bankkonto, auf das eingezogen wird.

5. SEPA-Abbuchung: Liste, Datei, buchen

Unter SEPA-Abbuchung stehen alle kopierten Listen (früher „SEPA-Abbuchung“). Mit Liste öffnen oder Doppelklick öffnen Sie eine Liste im Detail - dort erstellen Sie die Datei für die Bank.

Spalten der geöffneten Liste: Betrag (wird eingezogen), Offen (offener Betrag der Rechnung), Abzug (Skonto bzw. ein mit Betrag ändern gekürzter Teil), Mandat, Inhaber, IBAN und BIC - so, wie sie in die SEPA-Datei geschrieben werden. Im Verwendungszweck steht bei Skonto „abzgl. Skonto …“.

• Kopf der Liste (wie früher „DTA Monatsabbuchung“): Fälligkeit (im Entwurf änderbar), Konto und Abbuchung (Datum der Abbuchung) - das Datum, mit dem gebucht wird (nach dem Erstellen der Datei eingebbar, vorbelegt mit der Fälligkeit).
• Prüfen: Fehler (rot) sind nur noch Angaben, die die Bank sicher ablehnt: keine gültige IBAN (weder im Mandat noch beim Kunden), Betrag größer als offen, Beleg storniert, Gläubiger-ID oder eigenes Konto fehlt. Alles rund um das Mandat ist nur ein Hinweis (orange, die Datei wird trotzdem erstellt) - wie in der alten Version: Mandat „zu pruefen“, widerrufen oder gesperrt, Unterschriftsdatum fehlt, Mandat länger nicht genutzt; ebenso „Vorabankündigung noch nicht versendet“. Eine zu frühe Fälligkeit (oder ein Wochenende/Feiertag) ist ebenfalls kein Fehler mehr: Hanware setzt sie automatisch auf den frühestmöglichen Bankarbeitstag und meldet das. Vor der Prüfung ergänzt Hanware automatisch: IBAN/BIC/Kontoinhaber aus der Bankverbindung des Kunden, ein Mandat für Kunden ohne Mandat, und ein fehlendes Mandatsdatum (Anlagedatum des Mandats) - so wie früher die Datei auch ohne gepflegte Mandate erstellt werden konnte.
• Vorabankündigung: informiert die Kunden per Mail über Betrag, Termin, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID.
• SEPA-Datei erstellen: prüft die Liste und erzeugt die SEPA-XML-Datei (UTF-8) im Ablageordner; auf Wunsch öffnet sich der Ordner. Die Datei wird immer erstellt: Gibt es Positionen, die die Bank nicht einziehen kann (z. B. Kunde ohne IBAN), nennt Hanware sie. Mit Ja nimmt Hanware diese Positionen aus der Liste und erstellt die Datei mit den übrigen; die Rechnungen bleiben offen und erscheinen beim nächsten Mal wieder. Mit Nein brechen Sie ab, ergänzen z. B. die Bankverbindung beim Kunden und klicken erneut. Diese Datei im Online-Banking über den Datei-Upload für Sammelaufträge hochladen und dort den Lastschriftauftrag freigeben.
• Buchen: erst wenn die Bank den Auftrag ausgeführt hat. Hanware bucht die Zahlungen mit dem Abbuchung (ohne Eintrag wird es abgefragt) auf das Bankkonto und gleicht die Rechnungen aus (je Einzug eine Buchung, sichtbar in der OP-Verwaltung). Danach heißt der Knopf Buchung rückgängig.
• Abschließen: markiert den Lauf als erledigt.
• Betrag ändern (Teilbetrag) und Position entfernen sind nur im Entwurf möglich. Zurück in Entwurf setzt einen Lauf mit erstellter Datei zurück, z. B. wenn die Bank die Datei abgelehnt hat.

6. Lieferanten bezahlen / Gutschriften auszahlen

Der Vorschlag zeigt fällige Eingangsrechnungen (Zahlungsart Rechnung/Überweisung) bzw. offene Gutschriften an Lastschriftkunden. Liegt die Zahlung in der Skontofrist des Lieferanten, wird der Betrag automatisch um das Skonto gekürzt und beim Buchen als Skonto ausgebucht. Die Bankverbindung kommt aus den Bankkonten der Adresse (bei Gutschriften ersatzweise aus dem Mandat). Ablauf wie bei der Lastschrift; es entsteht eine Überweisungsdatei (pain.001).

7. Rücklastschriften

camt einlesen liest den Kontoauszug bzw. die Buchungsbenachrichtigung (camt.053/camt.054) Ihrer Bank und erkennt Rückgaben eigener Einzüge automatisch. Rücklast erfassen erfasst eine Rückgabe manuell mit dem Rückgabegrund (z. B. AM04 keine Deckung, MD06 Widerspruch, AC04 Konto aufgelöst).

Bei einer Rücklastschrift wird die Zahlung storniert (Rechnungen wieder offen), die Rechnungen werden für Lastschrift gesperrt, das Mandat zählt die Rückgabe (Sperre nach Einstellung; bei Konto aufgelöst/kein Mandat sofort) und - falls eingestellt - eine Rechnung über die Rücklastgebühr angelegt und der Kunde per Mail informiert.

8. Stornieren und Korrigieren

Lauf stornieren bucht bereits gebuchte Zahlungen gegen (nachvollziehbar, auch in abgeschlossenen Zeiträumen) und gibt die Belege für einen neuen Lauf frei. Eine Datei, die schon bei der Bank eingereicht ist, muss dort zusätzlich zurückgerufen werden.

9. Häufige Fragen

Der Beleg fehlt in der Liste. Zahlungsart prüfen (Lastschrift/Abbuchung), Fälligkeit gegen Fällig bis prüfen (siehe Nicht fällige einziehen) und ob er bereits in einer SEPA-Abbuchung steht.

Beim Klick auf „Lastschriften einziehen“ passiert nichts. Der Knopf zeigt nur die Liste an (er ist schon aktiv). Eingezogen wird über Nach SEPA-Abbuchung kopieren und danach SEPA-Datei erstellen - das Meldungsfeld zeigt die Schritte.

Alle Kunden zeigen „Mandat zu pruefen“. Beim Einrichten wurden alle Lastschriftkunden als Mandat mit Status zu pruefen übernommen. Markieren und Mandate übernehmen - dann sind sie aktiv. Notwendig ist das nicht: Der Hinweis ist orange und verhindert weder das Kopieren noch die SEPA-Datei.

„Fälligkeit … auf … verschoben“. Die Bank braucht den eingestellten Vorlauf in Bankarbeitstagen. Liegt die Fälligkeit davor oder auf einem Wochenende/Feiertag, setzt Hanware beim Erstellen der Datei automatisch das früheste mögliche Datum ein.

Web ERP. Mandate, Läufe und Einstellungen liegen in gemeinsamen Tabellen; das Hanware Web ERP kann sie künftig ebenfalls nutzen.