Hanware Messenger

Schulungsvideo ansehenDer Messenger Schritt für Schritt erklärt · 3,0 Minuten · öffnet sich mit einem Klick

Der Hanware Messenger ist der Chat Ihres Unternehmens, direkt im Programm: Nachrichten an Kolleginnen und Kollegen, Gruppen für Abteilungen und Projekte, Bilder und Dateien im Verlauf, Antworten mit Zitat, Reaktionen - und auf Wunsch der Chat mit Ihren Shop-Kunden. Alles bleibt in Ihrer eigenen Datenbank; kein Dienst außerhalb, keine privaten Messenger auf Firmenhandys.

Gemeinsam mit dem Hanware Web ERP und dem B2B Shop. Desktop, Web ERP und Shop arbeiten auf denselben Unterhaltungen: Was Sie hier schreiben, sehen Ihre Kollegen im Web ERP sofort, auch auf dem Handy, und umgekehrt. Kunden schreiben aus dem B2B Shop, Sie antworten im Messenger. Der Messenger ist ein Zusatzpaket (190 € einmalig je Firma zuzüglich 20 € je Benutzer) für Kunden mit Hanware Support-Service (Supportvertrag); diese bestellen ihn direkt aus dem Programm (Abschnitt 9).

Wo finde ich den Messenger?

Oben im Menükopf, neben Support-Anfrage und Neuigkeiten: der Knopf Messenger mit Sprechblasen-Symbol. Die Zahl in Klammern zeigt ungelesene Nachrichten, z. B. Messenger (3); der Knopf prüft das etwa alle 45 Sekunden. Tastenkürzel in der Maske: Enter senden, Umschalt+Enter Zeilenumbruch, F5 Liste aktualisieren, F1 dieses Handbuch, Esc schließen.

Hanware Messenger - Übersicht — Der Messenger nach dem Öffnen: links die Unterhaltungen, rechts der Verlauf (Musterdaten)

2. Aufbau der Maske

Bereich	Bedeutung
Team / Kunden	Schaltet zwischen den Unterhaltungen mit Kollegen (Team) und den Unterhaltungen mit Shop-Kunden (Kunden, Abschnitt 6). Der aktive Bereich ist unterstrichen.
Suche	Sucht in Gruppennamen, Teilnehmern, Kundennamen und im Text der letzten Nachricht; Suchen oder Enter filtert, leeres Feld zeigt wieder alles.
Liste der Unterhaltungen	Die neueste zuerst. Spalten: Name (Kollege, Gruppenname oder Kunde), Letzte (Anfang der letzten Nachricht), Zeit, Ungelesen (Anzahl) und Art (Direkt / Gruppe). Zeilen mit ungelesenen Nachrichten sind gelb hinterlegt. Ein Klick öffnet die Unterhaltung.
Titel und Teilnehmer	Rechts oben: der Name der Unterhaltung und darunter alle Teilnehmer; bei Kunden die Kundennummer und der zuständige Verkäufer.
Verlauf	Die Nachrichten als Sprechblasen: Ihre eigenen rechts in Blau mit Ich, die der anderen links mit Absender und Uhrzeit. Ein Haken bedeutet gesendet, zwei Haken: alle anderen Teilnehmer haben gelesen. Zitate stehen grau über der Antwort, Anhänge grün als [Anhang], Reaktionen (z. B. Daumen hoch) unter der Nachricht, bearbeitete Nachrichten tragen (bearbeitet). Systemzeilen (Gruppe angelegt, Anfrage übernommen) stehen kursiv in der Mitte.
Nachricht	Das Eingabefeld. Enter sendet, Umschalt+Enter macht einen Zeilenumbruch. Umlaute und Emojis sind erlaubt.
Anhänge dieser Unterhaltung	Auswahlliste aller Dateien und Bilder der Unterhaltung mit Datum, Name und Größe; Anhang öffnen zeigt die gewählte Datei im passenden Programm.
Statuszeile	Anzahl der Unterhaltungen; im Bereich Kunden zusätzlich der Hinweis offen = noch keinem Verkäufer zugewiesen.

Knöpfe

Knopf	Was passiert
Senden (Enter)	Schickt den Text aus dem Feld Nachricht an alle Teilnehmer. Während einer Bearbeitung heißt der Knopf Änderung speichern.
Datei / Bild	Hängt eine oder mehrere Dateien an (Abschnitt 4).
Anhang öffnen	Öffnet den in der Auswahlliste gewählten Anhang.
Antworten auf	Bezieht die nächste Nachricht auf die letzte Nachricht der Gegenseite; sie erscheint als Zitat. Der Knopf zeigt dann Antwort auf letzte.
Neue Unterhaltung	Direktnachricht an einen Kollegen oder neue Gruppe (Abschnitt 5).
Mitglieder	Zeigt alle Teilnehmer der Unterhaltung; Gruppen-Admins sind gekennzeichnet.
Übernehmen	Nur im Bereich Kunden bei offenen Anfragen: ordnet die Anfrage Ihnen zu (Abschnitt 6).
Kundenakte · Belege	Nur bei Kunden: springt in die CRM-Kundenakte bzw. zu den Belegen des Kunden.
Einstellungen	Meldungen, Vorschau, Ton und Ruhezeit (Abschnitt 8).
? (F1)	Öffnet dieses Handbuch.
Schließen (Esc)	Schließt den Messenger. Neue Nachrichten melden sich weiter über den Knopf im Menükopf.
Rechte Maustaste in der Liste	Öffnen, Neue Unterhaltung, Mitglieder, Daumen hoch auf letzte Nachricht, Letzte eigene Nachricht bearbeiten, Letzte eigene Nachricht löschen, Datei / Bild anhängen, Anhang öffnen, Einstellungen.

3. Nachrichten schreiben und lesen

Unterhaltung mit Verlauf — Eine Unterhaltung: Nachrichten der Kollegin links, eigene rechts mit Haken (Musterdaten)

Links die Unterhaltung anklicken. Ungelesene Nachrichten gelten damit als gelesen, die gelbe Markierung verschwindet und der Zähler im Menükopf sinkt.
Im Feld Nachricht schreiben; Umschalt+Enter für eine neue Zeile.
Enter oder Senden. Die Nachricht erscheint rechts mit einem Haken; sobald alle anderen Teilnehmer sie gelesen haben, mit zwei Haken.

Gesendete Nachricht — Die eigene Nachricht steht rechts in Blau (Musterdaten)

Funktion	So geht es
Antworten mit Zitat	Antworten auf klicken, Text schreiben, senden. Über Ihrer Nachricht steht der Anfang der Nachricht, auf die Sie sich beziehen.
Reaktion	Rechte Maustaste → Daumen hoch auf letzte Nachricht setzt (oder entfernt) ein Daumen-hoch auf die letzte Nachricht der Gegenseite. Reaktionen aus dem Web ERP (Herz, Lachen, Feier, Augen, Haken) sehen Sie ebenfalls unter der Nachricht.
Eigene Nachricht bearbeiten	Rechte Maustaste → Letzte eigene Nachricht bearbeiten: der Text steht im Eingabefeld, der Knopf heißt Änderung speichern. Möglich bis 15 Minuten nach dem Senden; die Nachricht trägt danach (bearbeitet).
Eigene Nachricht löschen	Rechte Maustaste → Letzte eigene Nachricht löschen, Rückfrage bestätigen. Die Nachricht und ihre Anhänge verschwinden bei allen Teilnehmern.
Aktualisieren	Der Verlauf holt neue Nachrichten alle paar Sekunden selbst; F5 lädt die Liste sofort neu.

4. Dateien und Bilder

Gruppe mit Anhängen — Eine Gruppe mit Bild-Anhängen; unten die Auswahlliste aller Anhänge (Musterdaten)

Unterhaltung wählen und Datei / Bild klicken.
Eine oder mehrere Dateien auswählen (Fotos, PDF, Angebote, Lieferscheine; je Datei bis 10 MB).
Jede Datei erscheint als eigene Nachricht [Bild] bzw. [Datei] mit Namen und steht in der Auswahlliste Anhänge dieser Unterhaltung.
Zum Ansehen den Anhang in der Liste wählen und Anhang öffnen klicken - die Datei öffnet sich im Standardprogramm (Bildanzeige, PDF-Reader, Office).

Die Dateien liegen in Ihrer Datenbank und sind für alle Teilnehmer sichtbar, auch im Web ERP und auf dem Handy. Aus dem Web ERP angehängte Bilder sehen Sie hier genauso. Programme und ausführbare Dateien werden nicht angenommen.

5. Gruppen und neue Unterhaltungen

Feld	Bedeutung · erlaubte Eingaben
Gruppenname	Leer lassen für eine Direktnachricht an eine Person. Mit Namen entsteht eine Gruppe (z. B. „Verkauf Innendienst“, „Projekt Messe“).
Teilnehmer	Benutzernamen der Kollegen, mit Semikolon getrennt. Ein Doppelklick in der Personalliste darunter übernimmt den Namen. Hanware-Servicezugänge stehen nicht zur Auswahl.
Personalliste	Alle Kollegen mit Benutzername, Name und Abteilung; Doppelklick übernimmt.
Anlegen	Legt die Unterhaltung an und öffnet sie. Gibt es mit derselben Person schon eine Direktunterhaltung, wird diese geöffnet statt einer zweiten. Sie selbst sind Gruppen-Admin.

Neue Gruppe — Die neue Gruppe mit der Systemzeile „hat die Gruppe angelegt“ und der ersten Nachricht (Musterdaten)

Mitglieder zeigt, wer in der Gruppe ist. Mitglieder hinzufügen, entfernen oder die Gruppe umbenennen erledigen Gruppen-Admins im Hanware Web ERP; die Änderung ist sofort auch hier sichtbar.

6. Kunden-Chat und Sammelbereich

Nutzen Hanware Business, Web ERP und B2B Shop dieselbe Datenbank, schreiben Ihre Shop-Kunden direkt in den Messenger. Der Bereich Kunden ist sichtbar, wenn der Kunden-Chat in den Einstellungen eingeschaltet ist und Sie das Recht Kunden-Chat sehen und Anfragen übernehmen haben.

Spalte / Kennzeichen	Bedeutung
Kunde	Kundennummer und Name aus Ihrem Adressenstamm.
Stand ich	Sie sind der zuständige Verkäufer dieser Unterhaltung.
Stand offen	Die Anfrage ist noch keinem Verkäufer zugewiesen (Sammelbereich). Jeder mit Kunden-Chat-Recht sieht sie und kann sie übernehmen.
Stand andere	Ein Kollege betreut die Unterhaltung.

Kunden klicken, die offene Anfrage in der Liste anklicken und lesen.
Übernehmen: Sie werden zuständig, im Verlauf erscheint „… hat die Anfrage übernommen“, der Kunde sieht ab jetzt Ihren Namen.
Antworten wie gewohnt; der Kunde liest die Antwort im Shop und bekommt dort eine Meldung.
Kundenakte und Belege führen direkt zum Kunden, z. B. um die Bestellung anzulegen.

Übernommene Anfrage — Nach dem Übernehmen: die Anfrage gehört Ihnen (Musterdaten)

Kunden sehen ausschließlich ihre eigene Unterhaltung - nie Team-Unterhaltungen und nie andere Kunden. Mehrere Kollegen können derselben Kundenunterhaltung beitreten.

7. Partner-Chat mit Hanware und anderen Firmen

Der dritte Bereich Partner verbindet Sie über das Hanware Portal mit dem Hanware Support und mit anderen Hanware-Firmen (Lieferanten, Kunden, Partnerbetriebe). Diese Nachrichten liegen nicht in Ihrer Datenbank, sondern im Hanware Portal; dafür braucht der Arbeitsplatz eine Internetverbindung. Der Bereich ist für Kunden mit Supportvertrag freigeschaltet - Hanware schaltet ihn frei.

Bereich / Funktion	Bedeutung
Knopf Partner	Sichtbar mit dem Recht Partner-Chat mit Hanware und anderen Firmen nutzen?. Ohne Freischaltung zeigt die Statuszeile „Partner-Chat für Supportvertragskunden - Hanware schaltet ihn frei“; ist das Portal gerade nicht erreichbar, steht das dort - Team und Kunden laufen weiter.
Hanware Support	Steht immer ganz oben. Schreiben Sie Hanware direkt - Fragen, Wünsche, Probleme; die Unterhaltung entsteht beim ersten Öffnen. Antworten von Hanware erscheinen links, Nachrichten Ihrer Kollegen aus Ihrer Firma rechts mit deren Namen.
Partnerfirmen	Jede Firma, mit der Sie verbunden sind, hat eine Unterhaltung. Kundennummer und Name stehen im Kopf; Mitglieder zeigt sie an.
Neue Unterhaltung = Firma hinzufügen	Kundennummer oder 8-stelliger Einladungscode der anderen Firma, dazu eine Nachricht. Die Firma bekommt eine Kontaktanfrage und muss sie annehmen.
Zeile Anfrage von …	Eine andere Firma möchte mit Ihnen chatten. Doppelklick: Ja nimmt an, Nein lehnt ab.
Ihr Einladungscode	In den Einstellungen; mit Kopieren in die Zwischenablage, um ihn der anderen Firma zu geben.
Nachrichten, Dateien, Antworten	Wie im Team: Enter sendet, Datei / Bild hängt an (bis 10 MB), Antworten auf zitiert, eigene Nachrichten lassen sich 15 Minuten bearbeiten und löschen (rechte Maustaste). Reaktionen gibt es im Partner-Chat nicht.
Rechte Maustaste → Firma sperren / entsperren	Eine Firma, die Sie nicht mehr erreichen soll, sperren Sie; entsperren hebt das wieder auf.
Zähler und Meldungen	Neue Partner-Nachrichten zählen im Knopf Messenger (n) mit und melden sich wie Team-Nachrichten.

Hanware-Mitarbeiter sehen nur die Unterhaltung Ihrer Firma mit Hanware - nie Ihren Team- oder Kunden-Chat. Partnerfirmen sehen nur die gemeinsame Unterhaltung.

8. Meldungen und Einstellungen

Hinweis bei neuer Nachricht — Der Hinweis unten rechts bei einer neuen Nachricht (Musterdaten)

Kommt eine neue Nachricht an, erscheint unten rechts ein kleines Fenster mit Absender und Textanfang - auch wenn der Messenger geschlossen ist. Öffnen führt direkt in die Unterhaltung, Schließen blendet es aus; nach einigen Sekunden verschwindet es von selbst. Gleichzeitig zählt der Knopf Messenger (n) im Menükopf hoch.

Einstellung	Bedeutung
Meldungen bei neuen Nachrichten	ja: Hinweisfenster bei neuen Nachrichten. nein: nur der Zähler im Menükopf.
Text in der Meldung zeigen	nein: das Hinweisfenster nennt nur den Absender, nicht den Text (z. B. bei Bildschirmen im Verkaufsraum).
Ruhezeit von / bis (HH:MM)	Zwischen diesen Uhrzeiten gibt es keine Meldungen (z. B. 18:00 bis 07:00); die Nachrichten bleiben natürlich erhalten.

Die Einstellungen gelten je Benutzer und gleichermaßen im Web ERP; den Hinweiston schalten Sie dort ein.

9. Rechte, Schalter und Freischaltung

Was	Wo · Wirkung
Recht Hanware Messenger (Team-Chat) nutzen?	Benutzerverwaltung → Rechte, Gruppe Messenger. Vorgabe: ja. Ohne das Recht ist der Knopf im Menükopf ausgeblendet.
Recht Kunden-Chat sehen und Anfragen übernehmen?	Vorgabe: nein. Schaltet den Bereich Kunden und den Knopf Übernehmen frei.
Team-Chat / Kunden-Chat an/aus	Firmenweite Schalter in den Messenger-Einstellungen des Web ERP (Administrator). Steht der Kunden-Chat auf aus, fehlt der Bereich Kunden bei allen.
Aufbewahrung	Nachrichten und Dateien älter als die eingestellte Zeit (Vorgabe 24 Monate) räumt das Web ERP nachts auf; der Desktop löscht nichts.
Freischaltung	Zusatzpaket: 190 € einmalig je Firma zuzüglich 20 € je Benutzer. Der Knopf Messenger ist bei allen Benutzern sichtbar: Kunden mit Support-Service kommen beim Klick direkt in die Bestellung (Zusatzpaket bestellen), Kunden ohne Support-Service sehen den Hinweis, dass der Messenger nur bei Support- und Service-Kunden aktiviert wird (mit Support-Service beantragen).

Hinweis Zusatzpaket — Der Hinweis ohne Freischaltung (Kunden ohne Support-Service): Support-Service beantragen

10. Typische Abläufe

Kollegen schnell etwas fragen. Messenger öffnen → Unterhaltung mit dem Kollegen anklicken (oder Neue Unterhaltung, Name, Anlegen) → Frage schreiben, Enter. Die Antwort meldet sich unten rechts, auch wenn Sie längst in einer anderen Maske arbeiten.

Foto vom Wareneingang an das Lager. Gruppe Lager und Tour öffnen → Datei / Bild → Foto wählen → kurze Nachricht dazu. Jeder in der Gruppe sieht Bild und Text, auch auf dem Handy im Web ERP.

Kundenanfrage aus dem Shop beantworten. Kunden → offene Anfrage anklicken → Übernehmen → antworten → bei Bedarf Belege für Angebot oder Auftrag.

Tippfehler in der letzten Nachricht. Rechte Maustaste → Letzte eigene Nachricht bearbeiten → Text korrigieren → Änderung speichern (bis 15 Minuten nach dem Senden).

Projektgruppe anlegen. Neue Unterhaltung → Gruppenname → Teilnehmer per Doppelklick → Anlegen → erste Nachricht als Begrüßung.

11. Meldungen und Lösungen

Meldung	Bedeutung · Lösung
Bitte links eine Unterhaltung wählen oder eine neue anlegen.	Senden ohne gewählte Unterhaltung. Zuerst links klicken oder Neue Unterhaltung.
Bitte zuerst eine Unterhaltung wählen.	Datei / Bild ohne gewählte Unterhaltung.
Bitte einen Anhang in der Liste wählen.	Vor Anhang öffnen einen Eintrag in der Auswahlliste wählen.
Die Datei ist größer als 10 MB.	Bild verkleinern oder Datei als PDF komprimieren.
Eigene Nachrichten können nur 15 Minuten lang bearbeitet werden.	Die Frist ist abgelaufen: Korrektur als neue Nachricht schreiben oder die Nachricht löschen.
Keine eigene Nachricht in dieser Unterhaltung.	Bearbeiten/Löschen betrifft nur eigene Nachrichten.
Bitte mindestens einen Teilnehmer angeben.	Im Dialog Neue Unterhaltung mindestens einen Benutzernamen eintragen.
Für mehrere Teilnehmer bitte einen Gruppennamen eingeben.	Mehrere Personen ergeben eine Gruppe - Gruppenname ausfüllen.
Unbekannt oder nicht erlaubt: …	Benutzernamen wie in der Benutzerverwaltung schreiben oder per Doppelklick übernehmen; Servicezugänge sind nicht erlaubt.
Hanware Messenger - Zusatzpaket	Nicht freigeschaltet: Support-Service beantragen oder Zusatzpaket bestellen (Abschnitt 9).
Die Datenbank enthält die Tabellen des Messengers noch nicht.	Datenbank-Update ausführen; die Tabellen werden beim ersten Öffnen angelegt.

12. Häufige Fragen

Warum sehe ich den Knopf Messenger nicht? Ihnen fehlt das Recht Hanware Messenger (Team-Chat) nutzen?, oder der Team-Chat ist firmenweit ausgeschaltet.

Warum fehlt der Bereich Kunden? Der Kunden-Chat ist ausgeschaltet oder Ihnen fehlt das Recht Kunden-Chat sehen und Anfragen übernehmen?. Außerdem braucht er Shop und Warenwirtschaft auf derselben Datenbank.

Sehen Kunden unsere Team-Unterhaltungen? Nein. Kunden sehen nur ihre eigene Unterhaltung mit dem zuständigen Verkäufer.

Warum zeigt der Menükopf eine andere Zahl als das Web ERP? Beide zählen gleich: ungelesene Nachrichten anderer, ohne Systemzeilen. Der Desktop prüft alle 45 Sekunden; F5 im Messenger aktualisiert sofort.

Kann ich eine Gruppe verlassen oder umbenennen? Im Hanware Web ERP (Gruppen-Admin). Der Desktop zeigt die Änderung sofort.

Wo liegen die Nachrichten? Ausschließlich in Ihrer Hanware-Datenbank. Keine Weitergabe an fremde Dienste, Datensicherung wie gewohnt.