Kontoabgleich

Der Kontoabgleich holt die Umsätze Ihres Bankkontos ins Programm - als Datei vom Online-Banking oder direkt von der Bank (FinTS) -, erkennt zu jedem Umsatz die passende Rechnung und bucht eindeutige Fälle von selbst. Was unklar ist, zeigt er Ihnen mit Vorschlägen; Sie entscheiden mit einem Klick.

Aufruf über das Menü Buchhaltung → Kontoabgleich. Der bisherige Saldo-Abgleich mit dem Kontoauszug aus der Buchführung bleibt erhalten und ist im Kontoabgleich über den Knopf Saldo-Abgleich erreichbar.

2. Aufbau des Fensters

Das Fenster hat drei Register, die oben links immer sichtbar sind: 1 Bankkonten (Startseite), 2 Zuordnen (die eigentliche Arbeit) und 3 Kontoauszüge (Abrufe, Dateien, Archiv). Das dunkle Register ist das aktive. Die Zahlen zeigen die Reihenfolge, in der man normalerweise arbeitet: zuerst das Konto einrichten, dann Umsätze holen, dann zuordnen. Rechts oben stehen Einstellungen und das Fragezeichen für dieses Handbuch (auch F1). Im Kopf rechts steht je Register ein kurzer Wegweiser - auf der Startseite die drei Schritte, beim Zuordnen „Noch x von y Umsätzen zu erledigen“ und die Bedeutung der Ampelfarben.

3. Bankkonten (Startseite)

Die Startseite zeigt je Bankkonto auf einen Blick, ob es mit der Bank verbunden ist, wann zuletzt Umsätze geholt wurden und wie viele Umsätze noch zu erledigen sind. Markieren Sie ein Konto, bevor Sie einen Knopf drücken - ein Doppelklick öffnet direkt das Register Zuordnen. Hat der Mandant nur ein Bankkonto, ist es schon markiert.

4. Kontoauszug einlesen (Datei)

1. Im Online-Banking die Umsätze exportieren - als CSV, MT940 (.sta/.940) oder CAMT.052/053 (.xml). Das Format erkennt das Programm selbst; bei CSV genügt eine Kopfzeile mit Datum und Betrag (alle gängigen Banken: Sparkasse, Volksbank, ING, DKB, Commerzbank, Postbank …).
2. Konto markieren → Datei importieren → Datei wählen. Vorbelegt ist der Ordner Kontoauszüge aus den Buchungseinstellungen.
3. Das Programm liest die Datei, legt eine Archivkopie ab (Unterordner Archiv\Konto…\Jahr im Ordner Kontoauszüge, Dateiname mit Datum und Prüfsumme) und prüft jede Zeile auf Dubletten: Umsätze, die schon einmal eingelesen wurden (auch aus einer anderen Datei oder aus dem Web ERP), werden als doppelt markiert und nicht erneut gebucht.
4. Dieselbe Datei ein zweites Mal? Das Programm lehnt sie ab („Diese Datei wurde bereits am … eingelesen“) - es gibt keine neuen Umsätze.
5. Danach läuft die Bewertung (Abschnitt 8). Die Meldung sagt, wie viele Umsätze neu, doppelt und automatisch gebucht sind. Die restlichen bearbeiten Sie unter Abgleichen.

5. Bankkonto einrichten (Assistent) und Umsätze holen

Statt Dateien zu exportieren, kann Hanware die Umsätze direkt bei Ihrer Bank abholen - über den FinTS/HBCI-Zugang (PIN/TAN), den fast alle deutschen Banken anbieten. Hanware ist bei der Deutschen Kreditwirtschaft als FinTS-Produkt registriert. Es werden ausschließlich Umsätze und Salden gelesen; Zahlungen löst das Programm nie aus. Die Einrichtung führt ein Assistent in drei Schritten; die PIN wird nie gespeichert.

5.1 Schritt 1 - Konto und Weg

5.2 Schritt 2 - Zugang zum Online-Banking

Mit Mit der Bank verbinden erledigt Hanware alles Weitere in einem Lauf: Anmeldung prüfen, TAN-Verfahren ermitteln, Konto finden.

5.3 Schritt 3 - Verbindung und Freigabe

1. Das Programm Hanware Bankabruf fragt die PIN Ihres Online-Bankings ab. Sie wird nur für diesen Lauf verwendet und nie gespeichert.

   

2. Ihre Bank verlangt in der Regel eine Freigabe in der Banking-App (oder eine TAN). Das Programm wartet und zeigt den Fortschritt an.

   

   

3. Danach zeigt der Assistent das Ergebnis mit grünen Haken: Anmeldung erfolgreich, TAN-Verfahren, gefundenes Konto, Freigabe gültig bis. Mit Fertig - jetzt Umsätze holen holen Sie sofort die ersten Umsätze.

   

Sonderfall im Schritt 3	Was Hanware tut
Ihre Bank bietet mehrere TAN-Verfahren	Der Assistent zeigt die Liste (z. B. pushTAN, chipTAN QR). Wählen Sie das Verfahren, das Sie im Online-Banking nutzen, und klicken Sie Weiter mit diesem TAN-Verfahren. Bei nur einem Verfahren wird es automatisch übernommen.
Das Konto gehört nicht zu diesem Zugang	Die Bank meldet die Konten, die unter dem Anmeldenamen freigeschaltet sind. Der Assistent zeigt sie als Liste - Doppelklick auf das richtige Konto übernimmt IBAN und Kontonummer und verbindet erneut.
Verbindung nicht möglich	Der Assistent erklärt den Grund in Klartext (z. B. „Die PIN wurde von der Bank nicht angenommen“) und nennt darunter die Originalmeldung der Bank. Zurück führt zu den Eingaben, Erneut verbinden versucht es noch einmal.

5.4 Umsätze holen

1. Konto markieren → Umsätze von der Bank holen. PIN eingeben; bei Bedarf die Freigabe in der App bestätigen (nach PSD2 spätestens alle 90 Tage - das Datum steht in der Kontenliste unter Freigabe bis).
2. Die Umsätze werden als MT940-Datei im Ordner Kontoauszüge\FinTS abgelegt und wie eine importierte Datei verarbeitet (Archiv, Dubletten, Bewertung, automatische Buchung). Die Meldung nennt Anzahl, Dubletten, automatisch gebuchte Umsätze und den Saldo laut Bank. Hanware wechselt danach in das Register Zuordnen.

6. Abruf über das Hanware Web ERP

Nutzen Sie auch das Hanware Web ERP mit dem Bankpaket, ist das Konto dort schon mit der Bank verbunden. Dann holt Hanware die Umsätze aus dem Web ERP - ohne zweite Bankverbindung. Im Assistenten wählen Sie in Schritt 1 Über das Hanware Web ERP; Schritt 2 fragt dann nur zwei Angaben.

Der Schlüssel für den Abruf steht in den Einstellungen (Schlüssel für den Web-ERP-Abruf) - er wird im Web ERP beim Bankkonto angezeigt. Verbindung prüfen fragt das Web ERP nach dem Konto; Schritt 3 zeigt das Ergebnis. Umsätze, die im Web ERP bereits zugeordnet wurden, erkennt Hanware als vorhanden und bucht sie nicht doppelt.

7. Zuordnen

Hier erledigen Sie die Umsätze, die Hanware nicht von selbst gebucht hat. Links die Umsätze mit Ampel, rechts der gewählte Umsatz mit der Vorschlagskarte: grün = sicher, einfach Buchen; gelb = bitte kurz prüfen; grau = kein Vorschlag, dann eine Rechnung wählen oder den Umsatz als „nicht zuordnen“ ablegen. Der Kopf rechts zählt mit: „Noch x von y Umsätzen zu erledigen“.

7.1 Liste der Umsätze (links)

Filter Zeigen: Noch zu erledigen (Standard: alles außer gebucht und ignoriert), Ohne Vorschlag, Mit Vorschlag, Gebucht, Ignoriert, Doppelt, Alle. von/bis grenzt das Buchungsdatum ein (vorbelegt: letzte drei Monate). Suche findet Name, Verwendungszweck, Rechnungsnummer oder einen Betrag (z. B. 1.002,70).

7.2 Zum Umsatz (rechts)

7.3 Knopfleiste

8. Was das Programm erkennt

Jeder Umsatz wird gegen die offenen Posten geprüft und bekommt bis zu 100 Punkte. Die Punkte sagen, wie sicher der Vorschlag ist:

Ab 90 Punkten und mindestens 10 Punkten Abstand zum zweitbesten Vorschlag gilt der Umsatz als eindeutig und wird automatisch gebucht (nur bei EXAKT, SKONTO, SAMMEL und KLEINDIFFERENZ). Alle Werte sind einstellbar (Abschnitt 11).

9. Typische Abläufe

Kunde überweist mit Skonto

1. Umsatz 594,60 € zur Rechnung über 606,73 € - Verwendungszweck nennt die Rechnungsnummer.
2. Das Programm erkennt SKONTO (Differenz 12,13 € innerhalb der Skontofrist) mit 100 Punkten und bucht automatisch: Rechnung ausgeglichen, Skonto gebucht.
3. Zu großzügig? Rückgängig storniert alles in einem Vorgang; danach z. B. als Teilzahlung zuordnen.

Eine Überweisung für mehrere Rechnungen

1. Umsatz 1.827,77 € - im Zweck zwei Rechnungsnummern.
2. SAMMEL: Summe der beiden Rechnungen passt genau → automatisch gebucht, beide Rechnungen ausgeglichen.
3. Ohne Nummern im Zweck sucht das Programm unter den offenen Rechnungen des Kunden nach einer passenden Kombination (bis 12 Posten).

Abschlag / Teilzahlung

1. Umsatz 500,00 € zur Rechnung über 1.002,70 € → TEILZAHLUNG, Vorschlag mit 80 Punkten, aber keine automatische Buchung.
2. Rechts den Vorschlag markieren → Buchen auf der Vorschlagskarte (oder Rechnung unter „Andere Rechnung(en) wählen“ markieren → Gewählte Rechnungen buchen). Rest 502,70 € bleibt offen.

Zahler unbekannt

1. Umsatz ohne Rechnungsnummer von einem Namen, den Hanware nicht kennt → Status offen, keine Vorschläge.
2. Unter „Andere Rechnung(en) wählen“ nach Betrag oder Name suchen, Rechnung markieren, Merken angehakt lassen, Gewählte Rechnungen buchen. Beim nächsten Umsatz dieses Zahlers (gleiche IBAN) steht der Kunde sofort im Vorschlag.
3. Gehört der Umsatz nicht ins Programm (privat, Darlehen …): Nicht zuordnen mit Grund.

Rücklastschrift

1. Ausgang mit Mandatsreferenz Ihres SEPA-Einzugs → RUECKLAST, im Vorschlag die betroffene Lastschrift.
2. Rücklastschrift → SEPA-Grund wählen (z. B. AC04, AM04, MD06) → Rechnung wieder offen, Lastschrift gesperrt, Mandat gezählt; Gebühr und Mail laut SEPA-Einstellungen.

Buchung war falsch

1. Zeigen auf Gebucht stellen, Umsatz markieren → Rückgängig.
2. Das Programm storniert den Vorgang (Zahlung, Skonto) über die OP-Verwaltung; Rechnung und Umsatz sind wieder offen; der Umsatz wird neu bewertet.

10. Kontoauszüge (Importe und Archiv)

Jeder Abruf und jede eingelesene Datei wird hier festgehalten - der Nachweis, woher ein Umsatz stammt.

11. Einstellungen

Vorgaben setzt alle Werte auf die Vorgaben zurück (erst mit Speichern wirksam). Die Einstellungen gelten für alle Arbeitsplätze und werden vom Hanware Web ERP mitbenutzt.

12. Rechte, Protokoll, Mehrbenutzer

• Rechte (Benutzerverwaltung, Gruppe „Kontoabgleich“): Kontoabgleich ansehen, Kontoabgleich abgleichen (zuordnen, ignorieren, rückgängig), Bankkonten verwalten (Bankabruf einrichten, Einstellungen).
• Protokoll: Jeder Import, Abruf, jede automatische und manuelle Zuordnung, jedes Ignorieren und Rückgängig steht mit Benutzer und Zeit im Protokoll (Buchführung → Protokolle, Formular „Kontoabgleich“). Die Originaldatei bleibt unverändert im Archiv, mit Prüfsumme in der Importliste.
• Mehrbenutzer: Wer einen Umsatz rechts öffnet, sperrt ihn für die Dauer der Bearbeitungssperre; andere sehen „Wird gerade bearbeitet von …“. Beim Buchen schützt eine zweite Sperre vor Doppelbuchungen von zwei Arbeitsplätzen.

13. Meldungen und Lösungen

14. Häufige Fragen

Kann ich das Bankabruf-Programm auch einzeln starten? Nein. Das Programm wird nur von Hanware gestartet - mit einem Einmalschlüssel, der nach jedem Aufruf verfällt. Öffnen Sie es von Hand, erscheint nur ein Hinweis. So kann niemand außerhalb von Hanware Umsätze abrufen.

Muss ich bei der Bank etwas einschalten? Einzelne Banken verlangen, dass der FinTS-Zugang im Online-Banking einmal freigeschaltet wird. Hanware ist bei der Deutschen Kreditwirtschaft als FinTS-Produkt registriert.

Wo wird meine PIN gespeichert? Nirgends. Sie wird bei jedem Abruf abgefragt und nur für diesen Abruf an die Bank gesendet.

Muss ich jedes Mal eine TAN eingeben? Nein. Die Bank verlangt die Freigabe nach PSD2 spätestens alle 90 Tage; dazwischen genügt die PIN. Das Ablaufdatum steht auf der Startseite in der Spalte Freigabe bis; läuft es in den nächsten 14 Tagen ab, wird die Ampel gelb.

Wo ist das alte Fenster „Bankabruf einrichten“? Es gibt es noch für Sonderfälle: im Assistenten in Schritt 2 unter „Erweiterte Einrichtung (altes Fenster)“. Für die normale Einrichtung brauchen Sie es nicht mehr.

Was passiert mit Umsätzen, die der Buchungsstapel schon kennt? Kontoabgleich und Buchungsstapel arbeiten auf denselben Umsätzen - nichts wird doppelt eingelesen oder gebucht. Buchhalter können jeden Umsatz über Buchungsstapel mit Konten und Steuerschlüssel buchen.

Warum wurde ein Umsatz nicht automatisch gebucht, obwohl der Vorschlag richtig ist? Entweder fehlten Punkte (z. B. keine Rechnungsnummer im Zweck, Name abweichend) oder es gab einen zweiten ähnlichen Vorschlag. Übernehmen Sie den Vorschlag mit Merken - beim nächsten Mal ist die Bankverbindung bekannt (+30 Punkte).

Kann ich einen Umsatz auf eine Rechnung und einen Rest als Guthaben buchen? Ja - Rechnung markieren und Zuordnen; der überzahlte Rest wird als Guthaben (A-Konto) des Kunden gebucht und kann später in der OP-Verwaltung verrechnet werden.

Wie weise ich einem Prüfer die Herkunft eines Umsatzes nach? Unter Importe die Datei markieren → Datei öffnen (Archiv): die unveränderte Originaldatei mit Prüfsumme; dazu das Protokoll mit Benutzer und Zeit.