Gutscheine

Schulungsvideos ansehen3 kurze Live-Videos: verkaufen, einlösen, verwalten · zusammen etwa 6 Minuten

Mit Gutscheinen verkaufen Sie an der Kasse einen Geldbetrag, den Ihr Kunde später beim Einkauf einsetzt - ganz oder in mehreren Teilen. Hanware Business vergibt jedem Gutschein eine eigene, fortlaufende Gutscheinnummer, druckt ihn mit QR-Code, Barcode und Prüfcode und verrechnet ihn beim Bezahlen automatisch.

Schnell verkauft: Im Kassenverkauf ein Klick auf Gutschein, Betrag eingeben, bezahlen lassen, fertig gedruckt.
Einfach eingelöst: In der Zahlung Gutschein [F7], Gutschein scannen - der Betrag wird vom Einkauf abgezogen. Den Rest bezahlt der Kunde bar oder mit Karte.
Restguthaben bleibt: Ist der Einkauf günstiger als der Gutschein, bleibt der Rest auf dem Gutschein und kann beim nächsten Einkauf eingesetzt werden.
Sicher gegen Kopien: Jeder Ausdruck bekommt einen neuen Prüfcode. Kopien, alte Ausdrucke, eingelöste, stornierte und abgelaufene Gutscheine werden an der Kasse abgelehnt.
Alles nachvollziehbar: Jeder Druck, jede Einlösung und jeder abgelehnte Versuch wird mit Datum, Uhrzeit, Benutzer und Arbeitsplatz festgehalten.
Steuerlich richtig: Der Gutschein ist eine Anzahlung des Kunden. Die Umsatzsteuer entsteht erst beim Einlösen - mit dem Steuersatz der Ware, die der Kunde kauft.

Gutscheine verkaufen und einlösen Sie im Kassenverkauf. Alle Gutscheine finden Sie im Hauptmenü unter Bon Verwaltung → Gutscheine.

ZusatzpaketDie Gutscheinverwaltung ist ein Zusatzpaket. Ist es noch nicht freigeschaltet, zeigen die Gutschein-Knöpfe beim Klick einen Hinweis, über den Sie das Paket direkt aus dem Programm bestellen können.

Hilfe jederzeitDer Knopf i links unten in den Fenstern „Gutschein verkaufen“, „Gutschein einlösen“ und „Gutscheine“ öffnet dieses Handbuch.

2. Videos

Die Videos zeigen jeden Schritt live in Hanware Business - mit Mauszeiger, Klicks und Eingaben.

Gutschein verkaufen und drucken 2:06 Min.

Darin sehen Sie:

Kunde im Kassenverkauf eingeben
Fenster „Gutschein verkaufen“ mit Betrag, Zahlungsart, Gültigkeit und Bemerkung
Rückfrage, Buchung und Gutscheinnummer
Der gedruckte Gutschein mit QR-Code, Barcode und Prüfcode

Gutschein an der Kasse einlösen 2:06 Min.

Darin sehen Sie:

Verkauf erfassen und Zahlung öffnen
Gutschein [F7] und Scan des Gutscheins
Gutscheinwert, Restguthaben und Betrag zum Einlösen
Rest bar bezahlen, Rückgeld und Abschluss

Gutscheine verwalten 2:05 Min.

Darin sehen Sie:

Liste aller Gutscheine mit Filtern und Suche
Protokoll eines Gutscheins
Nachdruck mit neuem Prüfcode
Umbuchen, Storno, Export und Gutschein verkaufen

3. Überblick in Grafiken

Weg eines Gutscheins

1. VerkaufenKassenverkauf, Knopf Gutschein, Betrag und Zahlungsart

→

2. Bezahlenbar, mit Karte oder per Überweisung

→

3. DruckenGutschein mit Nummer, QR-Code, Barcode und Prüfcode

→

4. EinlösenZahlung, Gutschein [F7], scannen

→

5. VerrechnetBetrag vom Einkauf abgezogen, Rest bleibt auf dem Gutschein

Status eines Gutscheins

offenverkauft, noch nichts eingelöst. Kann eingelöst, nachgedruckt, umgebucht oder storniert werden.

teilweise eingelöstein Teil wurde eingesetzt, es gibt noch Restguthaben. Kann weiter eingelöst und nachgedruckt werden.

eingelöstdas ganze Guthaben ist verbraucht. Wird an der Kasse abgelehnt und nicht mehr gedruckt.

storniertzurückgenommen, die Zahlung ist zurückgebucht. Wird an der Kasse abgelehnt.

Läuft das Datum „Gültig bis“ ab, lehnt die Kasse den Gutschein ebenfalls ab, auch wenn noch Restguthaben vorhanden ist.

Schutz vor Kopien

Ausdruck 1Prüfcode A - gültig

→

Nachdruckneuer Prüfcode B

→

Ausdruck 1 oder Kopie davonwird an der Kasse abgelehnt: „Gutschein wurde neu ausgedruckt“

→

Ausdruck 2Prüfcode B - nur dieser ist gültig

Eine Fotokopie enthält denselben Prüfcode wie das Original. Sobald einer der beiden eingelöst ist, wird der andere abgelehnt, denn das Guthaben ist dann verbraucht.

Was im Hintergrund gebucht wird

VerkaufZahlung des Kunden in Kasse oder Bank

→

Guthabenals Anzahlung in den offenen Posten des Kunden, noch ohne Umsatzsteuer

→

EinlösenAnzahlung wird dem Kassenbon oder der Rechnung zugeordnet

→

UmsatzUmsatzsteuer mit dem Steuersatz der verkauften Ware

4. Typische Arbeitsabläufe

Gutschein verkaufen

Eine Kundin möchte einen Gutschein über 25 Euro zum Geburtstag verschenken und bezahlt bar.

Öffnen Sie den Kassenverkauf und geben Sie bei KdNr die Kundennummer ein. Name und Anschrift erscheinen sofort.
Klicken Sie rechts auf den Knopf Gutschein.
Im Fenster „Gutschein verkaufen“ tragen Sie den Gutscheinbetrag ein. Zahlungsart, Finanzkonto und Gültigkeit sind vorbelegt.
Notieren Sie bei Bemerkung den Anlass, zum Beispiel „Geburtstag“.
Klicken Sie auf Gutschein buchen und drucken [F12] und bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja.
Hanware bucht die Zahlung, vergibt die Gutscheinnummer und druckt den Gutschein und eine Quittung. Geben Sie den Gutschein der Kundin mit.

Das Fenster „Gutschein verkaufen“ mit Betrag 25,00 Euro, Zahlungsart Bar und Bemerkung.

Gutschein an der Kasse einlösen

Der Beschenkte kauft ein und bezahlt mit dem Gutschein, den Rest bar.

Erfassen Sie den Verkauf wie gewohnt: Kundennummer und Artikel.
Klicken Sie auf Zahlen. Das Fenster „Zahlung“ öffnet sich.
Klicken Sie auf Gutschein [F7] oder drücken Sie F7.
Scannen Sie den QR-Code oder den Barcode des Gutscheins. Hanware zeigt Kunde, Status, Gutscheinwert, Restguthaben und Gültigkeit.
Prüfen Sie den Betrag bei Jetzt einlösen und klicken Sie auf Übernehmen [F12].
Der Gutscheinbetrag steht in der Zahlung neben dem Knopf Gutschein. Tragen Sie bei Bargeld ein, was der Kunde für den Rest gibt. Hanware zeigt das Rückgeld.
Schließen Sie mit Rechnung Bon [F9] oder Rechnung A4 [F10] ab. Der Gutschein wird dabei mit dem Beleg verrechnet.

Nach dem Scan: Hanware hat den Gutschein geprüft und schlägt den Betrag zum Einlösen vor.

Zahlung: Gutscheinbetrag neben dem Knopf Gutschein, Rest bar, Rückgeld.

Einlösen ohne Scanner

Ist kein Scanner angeschlossen oder lässt sich der Code nicht lesen, tippen Sie Gutscheinnummer und Prüfcode ein. Beide stehen auf dem Gutschein unter dem Barcode, zum Beispiel 1001 2043 1762. Leerzeichen und Bindestriche dürfen Sie mit eingeben. Die Gutscheinnummer allein genügt nicht.

Gutschein ist mehr wert als der Einkauf

Hanware schlägt bei Jetzt einlösen automatisch den kleineren Betrag vor: höchstens den Endbetrag des Einkaufs, höchstens das Restguthaben. Ist der Gutschein mehr wert, bleibt der Rest auf dem Gutschein. Der Status wechselt auf „teilweise eingelöst“, und der Kunde setzt den Rest beim nächsten Einkauf mit demselben Gutschein ein. Eine Barauszahlung des Restes ist nicht vorgesehen.

Gutschein verloren oder beschädigt

Öffnen Sie Bon Verwaltung → Gutscheine und suchen Sie den Gutschein über Nummer, Kundennummer oder Name.
Markieren Sie den Gutschein und klicken Sie auf Nachdruck.
Bestätigen Sie den Hinweis. Der neue Ausdruck bekommt einen neuen Prüfcode und den Vermerk „Nachdruck“.

WichtigNach dem Nachdruck ist nur noch der neue Ausdruck gültig. Taucht der alte Gutschein wieder auf, lehnt die Kasse ihn ab.

Gutschein für einen anderen Kunden

Wird ein Gutschein von einem anderen Kunden eingelöst, als für den er ausgestellt wurde, zeigt das Fenster „Gutschein einlösen“ den Hinweis „gehört zu einem anderen Kunden, wird beim Bezahlen auf diesen Kunden umgebucht“. Hanware bucht den Gutschein dann beim Bezahlen um. Möchten Sie einen Gutschein vorher umbuchen, markieren Sie ihn in der Gutscheinverwaltung und klicken Sie auf Umbuchen. Geben Sie die neue Kundennummer ein. Umbuchen ist nur möglich, solange noch nichts eingelöst wurde.

Kunde gibt den Gutschein zurück

Markieren Sie den Gutschein in der Gutscheinverwaltung und klicken Sie auf Storno. Geben Sie den Grund ein. Hanware bucht die Zahlung zurück, der Gutschein bekommt den Status „storniert“ und wird an der Kasse abgelehnt. Zahlen Sie dem Kunden den Betrag wie gewohnt aus. Storno ist nur für offene Gutscheine möglich, von denen noch nichts eingelöst ist.

5. Fenster „Gutschein verkaufen“

Sie öffnen das Fenster im Kassenverkauf mit dem Knopf Gutschein oder in der Gutscheinverwaltung mit Gutschein verkaufen.

Feld / Knopf	Bedeutung
Hinweiszeile	Zeigt, ob ein Kunde Pflicht ist oder ob ohne Kundennummer ein Sammelkunde für Gutscheine verwendet wird (siehe Einstellungen).
Kundennummer	Kunde, für den der Gutschein ausgestellt wird. Aus dem Kassenverkauf wird der Kunde übernommen. Sie können eine andere Kundennummer eingeben, daneben erscheinen Name und Ort. Unbekannte Nummern werden abgelehnt.
Gutscheinbetrag	Wert des Gutscheins in Euro. Pflichtfeld.
Zahlungsart	Wie der Kunde den Gutschein bezahlt: Bar, Kartenzahlung oder Überweisung. Beim Wechsel stellt sich das passende Finanzkonto ein.
Finanzkonto (Kasse / Bank)	Konto, auf dem die Zahlung gebucht wird, zum Beispiel die Kasse bei Barzahlung oder das Bankkonto bei Überweisung.
Gültig bis	Ablaufdatum. Vorbelegt mit drei Jahren ab heute (einstellbar). Nach diesem Tag lehnt die Kasse den Gutschein ab.
Bemerkung (z. B. Anlass)	Freier Text, erscheint in der Gutscheinverwaltung, zum Beispiel „Geburtstag“ oder „Weihnachten“.
Gutschein buchen und drucken [F12]	Fragt noch einmal nach Betrag, Kunde und Zahlung. Mit Ja wird die Zahlung gebucht, die Gutscheinnummer vergeben und der Gutschein mit Quittung gedruckt.
Abbrechen [Esc]	Schließt das Fenster ohne Buchung.
i	Öffnet dieses Handbuch.

Rückfrage vor dem Buchen mit Betrag, Kunde, Zahlungsart und Finanzkonto.

Bestätigung mit der neuen Gutscheinnummer.

6. Fenster „Gutschein einlösen“

Sie öffnen das Fenster in der Zahlung mit Gutschein [F7]. Der Cursor steht im Eingabefeld, Sie können sofort scannen.

Feld / Knopf	Bedeutung
Hinweiszeile	Erinnert an Scan oder Eingabe und zeigt den Endbetrag des Belegs.
Gutschein scannen oder Nummer und Prüfcode	Hier scannen Sie den QR-Code oder Barcode, oder Sie tippen Gutscheinnummer und Prüfcode ein. Hanware prüft sofort, ob der Gutschein gültig ist. Ist er es nicht, erscheint eine Meldung und das Feld wird geleert.
Kunde	Kunde, für den der Gutschein ausgestellt wurde. Gehört er zu einem anderen Kunden als der Beleg, steht hier ein Hinweis zum Umbuchen.
Status	offen oder teilweise eingelöst, dazu das Ausstellungsdatum.
Gutscheinwert	Ursprünglicher Betrag des Gutscheins.
Restguthaben	Betrag, der noch zur Verfügung steht.
Gültig bis	Ablaufdatum des Gutscheins.
Jetzt einlösen (Betrag)	Betrag, der mit diesem Beleg verrechnet wird. Vorschlag: der kleinere Wert aus Restguthaben und Endbetrag. Sie können einen kleineren Betrag eingeben. Mehr als das Restguthaben oder der Endbetrag ist nicht möglich.
Übernehmen [F12]	Übernimmt Gutschein und Betrag in die Zahlung.
Gutschein entfernen	Nimmt einen bereits übernommenen Gutschein wieder aus der Zahlung heraus.
Abbrechen [Esc]	Schließt das Fenster ohne Änderung.
i	Öffnet dieses Handbuch.

7. Gutschein in der Zahlung

Feld / Knopf	Bedeutung
Gutschein [F7]	Öffnet das Fenster „Gutschein einlösen“. Ein zweiter Klick ändert oder entfernt den Gutschein.
Feld neben Gutschein [F7]	Betrag, der mit dem Gutschein bezahlt wird. Er wird vom Endbetrag abgezogen.
Bargeld / Kartenzahlung	Was der Kunde für den Rest bar oder mit Karte bezahlt.
Gegeben	Bar- und Kartenbetrag zusammen.
Rückgeld	Wird aus Endbetrag, Gutschein, Bargeld und Kartenzahlung berechnet.
Rechnung Bon [F9] / Rechnung A4 [F10]	Schließt den Verkauf ab. Erst jetzt wird der Gutschein verrechnet und das Restguthaben vermindert. Mit Abbrechen [Esc] bleibt der Gutschein unverändert.

Gutschein deckt allesIst der Einkauf kleiner als das Restguthaben, bezahlt der Gutschein den ganzen Betrag. Bargeld bleibt dann leer, Rückgeld gibt es nicht.

8. Der gedruckte Gutschein

KopfIhr Firmenname und Ihre Anschrift, Überschrift GUTSCHEIN, Gutscheinnummer und Betrag.

AngabenAusstellungsdatum, Kunde, Gültig bis, Zahlungsart. Nach einer Teileinlösung zusätzlich das Restguthaben.

QR-Code und Barcodeenthalten Gutscheinnummer und Prüfcode. Jeder übliche Kassenscanner liest sie.

Zum EintippenGutscheinnummer und Prüfcode in Klarschrift für Kassen ohne Scanner.

ORIGINALStempel, blasses Wasserzeichen und feiner Wellenhintergrund kennzeichnen den echten Ausdruck.

DruckzeileNummer des Ausdrucks, Datum, Uhrzeit und Benutzer. Bei einem Nachdruck steht dort, dass frühere Ausdrucke ungültig sind.

Der Gutschein wird als Seite im Browser geöffnet. Von dort drucken Sie ihn wie gewohnt aus.

9. Gutscheinverwaltung

Hauptmenü Bon Verwaltung → Gutscheine. Die Liste zeigt alle Gutscheine, neueste zuerst.

Filter

Feld / Knopf	Bedeutung
Ausgestellt von / bis	Zeitraum, in dem die Gutscheine verkauft wurden. Vorbelegt mit dem letzten Jahr bis heute.
Status	alle, offen, teilweise eingelöst, eingelöst oder storniert.
Suche	Gutscheinnummer oder Kundennummer (Zahl) oder ein Teil des Kundennamens.
Start [F5]	Lädt die Liste neu. Status und Suche filtern auch sofort beim Verlassen des Feldes.
Gutschein verkaufen	Öffnet das Fenster Gutschein verkaufen.

Spalten der Liste

Spalte	Bedeutung
Nummer	Gutscheinnummer.
Ausgestellt	Verkaufsdatum.
KdNr / Kunde	Kunde, dem der Gutschein gehört.
Betrag / Rest	Ursprünglicher Wert und Restguthaben.
Status	OFFEN, TEILWEISE, EINGELOEST oder STORNIERT (siehe Status).
Gültig bis	Ablaufdatum.
Zahlungsart	Wie der Gutschein bezahlt wurde.
Benutzer / Kasse	Wer ihn an welcher Kasse verkauft hat.
Eingelöst am	Zeitpunkt der letzten Einlösung.
Bemerkung	Anlass aus dem Verkauf.
Ausdrucke / Letzter Druck	Wie oft der Gutschein gedruckt wurde und wann zuletzt.

Protokoll des markierten Gutscheins

Klicken Sie auf einen Gutschein. Unten erscheinen alle Vorgänge des Gutscheins:

Spalte	Bedeutung
Datum / Uhrzeit	Wann der Vorgang stattfand.
Art	Druck oder Nachdruck, Einlösung oder abgelehnt (ein Versuch an der Kasse, der nicht angenommen wurde).
Betrag	Bei einer Einlösung der verrechnete Betrag.
Ausdruck	Nummer des Ausdrucks: 1 ist der erste Druck, jede höhere Zahl ein Nachdruck.
Grund	Bei abgelehnten Versuchen der Grund, zum Beispiel alter Ausdruck, falscher Prüfcode, ohne Prüfcode, bereits eingelöst, storniert, abgelaufen.
Meldung	Beschreibung des Vorgangs, zum Beispiel „Eingelöst 25,00 € mit Beleg 10218“.
Beleg	Nummer des Kassenbons oder der Rechnung, mit dem der Gutschein eingelöst wurde.
Benutzer / Arbeitsplatz / Kasse	Wer an welchem Rechner und welcher Kasse den Vorgang ausgelöst hat.

Unter der Liste stehen die Anzahl der Gutscheine und das offene Guthaben aller offenen und teilweise eingelösten Gutscheine.

Knöpfe

Knopf	Bedeutung
Nachdruck	Druckt den markierten Gutschein neu, mit neuem Prüfcode. Frühere Ausdrucke werden ungültig. Eingelöste und stornierte Gutscheine werden nicht gedruckt.
Umbuchen	Überträgt den Gutschein auf eine andere Kundennummer. Nur ohne Teileinlösung.
Storno	Nimmt einen offenen Gutschein zurück, fragt nach dem Grund und bucht die Zahlung zurück.
Export	Gibt die Liste aus, zum Beispiel nach Excel.
Schließen [Esc]	Schließt die Gutscheinverwaltung.
i	Öffnet dieses Handbuch.

Hinweis vor dem Nachdruck: Der bisherige Ausdruck und alle Kopien davon werden danach abgelehnt.

Der Nachdruck trägt die Nummer des Ausdrucks und den Hinweis, dass frühere Ausdrucke ungültig sind.

10. Einstellungen

Einstellung	Bedeutung
Sammelkunde für Gutscheine	Ist ein Sammelkunde eingestellt, können Sie Gutscheine auch ohne Kundennummer verkaufen, etwa an Laufkundschaft. Ohne Sammelkunde ist ein Kunde Pflicht.
Gültigkeit in Jahren	Vorgabe für „Gültig bis“, üblich sind drei Jahre.
Einlösen für andere Kunden	Ist es erlaubt (Standard), wird ein fremder Gutschein beim Einlösen auf den Kunden des Belegs umgebucht. Ist es nicht erlaubt, lehnt die Kasse ihn ab.

Diese Einstellungen richtet Ihr Hanware-Betreuer für Sie ein.

11. Meldungen und Lösungen

Meldung	Bedeutung und Lösung
Bitte den Gutschein scannen oder zur Nummer auch den Prüfcode eingeben	Es wurde nur die Gutscheinnummer eingegeben. Scannen Sie den Gutschein oder tippen Sie den Prüfcode unter dem Barcode mit ein.
Kein Gutschein mit der Nummer … vorhanden	Tippfehler oder fremder Gutschein. Nummer prüfen oder scannen.
Gutschein wurde neu ausgedruckt, bitte den aktuellen Ausdruck verwenden	Der vorgelegte Ausdruck ist alt, der Gutschein wurde nachgedruckt. Nur der neueste Ausdruck gilt. In der Gutscheinverwaltung sehen Sie im Protokoll, wann nachgedruckt wurde.
Der Prüfcode passt nicht zu diesem Gutschein	Der Prüfcode wurde falsch eingetippt oder der Gutschein ist nicht echt. Scannen Sie den Gutschein.
Dieser Gutschein wurde bereits vollständig eingelöst	Kein Guthaben mehr vorhanden. Im Protokoll sehen Sie, wann und mit welchem Beleg.
Dieser Gutschein wurde storniert	Der Gutschein ist zurückgenommen und kann nicht eingelöst werden.
Dieser Gutschein ist seit … abgelaufen	Das Datum „Gültig bis“ ist überschritten.
Das Restguthaben beträgt nur …	Der Betrag bei „Jetzt einlösen“ ist größer als das Restguthaben. Hanware setzt das Restguthaben ein.
Es kann höchstens der Endbetrag des Belegs … mit dem Gutschein bezahlt werden	Der Gutschein ist mehr wert als der Einkauf. Hanware setzt den Endbetrag ein, der Rest bleibt auf dem Gutschein.
Der Gutschein … gehört zu einem anderen Kunden	Einlösen für andere Kunden ist in Ihren Einstellungen nicht erlaubt. Buchen Sie den Gutschein in der Gutscheinverwaltung um.
Der Gutschein wurde inzwischen eingelöst oder storniert	Der Gutschein wurde an einer anderen Kasse verwendet, während diese Zahlung offen war. Entfernen Sie ihn aus der Zahlung.
Nur offene, noch nicht eingelöste Gutscheine können storniert werden	Ein teilweise eingelöster Gutschein kann nicht mehr storniert werden.
Ein teilweise eingelöster Gutschein kann nicht umgebucht werden	Umbuchen geht nur, solange noch nichts eingelöst ist.
Gutschein … ist vollständig eingelöst / storniert und wird nicht mehr gedruckt	Ein Nachdruck ist nur für offene und teilweise eingelöste Gutscheine möglich.

12. Tipps

Stellen Sie den Scanner auf die Tastatursprache der Kasse ein. Gutscheinnummer und Prüfcode bestehen nur aus Ziffern und den Buchstaben G und P, deshalb funktioniert es mit deutscher und englischer Belegung.
Prüfen Sie vor dem Jahresabschluss in der Gutscheinverwaltung das offene Guthaben: Es entspricht den Gutscheinen, die Ihre Kunden noch einlösen können.
Notieren Sie bei der Bemerkung den Anlass. So finden Sie Gutscheine später über die Suche leichter.
Tasten: F7 Gutschein in der Zahlung, F12 Übernehmen bzw. Buchen, F5 Liste neu laden, Esc Abbrechen.