Fehleranalyse

Schulungsvideo ansehenFehleranalyse Schritt für Schritt erklärt · 5,5 Minuten · öffnet sich mit einem Klick

Findet vor der UStVA, dem Festschreiben oder dem Export an den Steuerberater alles, was in der Buchhaltung fehlt, falsch aufgeteilt oder nicht buchbar ist - mit Erklärung und Lösungsweg.

1. Aufruf und Bedienung

Menü Finanzbuchführung → Buchführung (Buchungsstapel) → Fehleranalyse. Die Analyse übernimmt den dort eingestellten Zeitraum und startet sofort.

Formular Fehleranalyse — Oben Zeitraum und Zusammenfassung, in der Mitte die Befunde, unten Erläuterung und Lösungsweg des markierten Befunds.

Zeitraum - Jahr und Monat wählen (setzt den ganzen Monat, „Alle (ganzes Jahr)“ das ganze Wirtschaftsjahr) oder Datum von/bis frei eintragen, dann Analyse starten.
Zusammenfassung - Anzahl Fehler, Warnung und Hinweis sowie Anzahl der Prüfungen und die Versteuerungsart.
Filtern - „Anzeigen“ (nur Fehler/Warnungen/Hinweise) und Bereich (Belege, Zahlungen, Hauptbuch, Stammdaten).
Befund markieren - unten erscheinen Beschreibung und „So beheben Sie es“.
Doppelklick oder Beleg öffnen springt direkt dorthin, wo der Fehler behoben wird: Beleg, Zahlungen des Kunden/Lieferanten, Buchungsstapel oder Kontoblatt.
Fehlende Konten (Sachkonto/Finanzkonto/Gegenkonto nicht angelegt): Kontenplan ergänzen legt sie nach Rückfrage im Kontenplan an - Bezeichnung aus dem Finanzkonto bzw. dem häufigsten Buchungstext, Kategorie und Bilanz-/GuV-Zuordnung vom nächstliegenden Konto. Danach die neuen Konten im Kontenplan prüfen.
Nach dem Beheben Analyse starten erneut klicken. Drucken / PDF und Excel geben die Liste aus (z. B. für den Steuerberater).

2. Fehler, Warnung, Hinweis - was ist zu tun?

Stufe	Bedeutung	Vorgehen
Fehler	Etwas kann nicht oder nicht vollständig gebucht werden oder die Buchhaltung ist rechnerisch falsch (z. B. Gegenkonto fehlt, Aufteilung ≠ Belegsumme, Soll ≠ Haben, Kasse negativ).	Vor UStVA, Festschreiben und Export immer beheben.
Warnung	Die Buchhaltung ist wahrscheinlich unvollständig oder unplausibel (z. B. nicht übernommene Belege, überzahlte Rechnung, Konto ohne UStVA-Kennzahl, Geldtransit offen).	Prüfen und klären; meist ist eine Übernahme oder eine Stammdatenkorrektur nötig.
Hinweis	Kein Fehler, aber verbesserungswürdig (z. B. Stapel nicht festgeschrieben, Belegfeld 1 fehlt, Zahlungsrest auf Personenkonto).	Bei Gelegenheit erledigen.

3. Welche Prüfungen gibt es?

Belege

Prüfung	Stufe	Was wird geprüft?
Gegenkonto fehlt	Fehler	Positionen der Rechnung (Buchungsjournal) ohne Erlös-/Aufwandskonto - z. B. Artikel oder Warengruppe ohne Gegenkonto, fehlendes Leergut-/Versandkostenkonto.
Aufteilung ungleich Belegsumme	Fehler	Die Summe der Splitbeträge (Konten-/Steueranteile) ergibt nicht den Rechnungsbetrag.
Gegenkonto nicht angelegt	Fehler	Das Gegenkonto existiert nicht im Kontenplan.
Personenkonto fehlt	Fehler	Nur Soll-Versteuerung: Adresse ohne Kunden-/Lieferantennummer bzw. Debitorennummer.
Beleg ohne Adresse	Fehler	Belege ohne Kunde/Lieferant werden nicht übernommen.
Steuerschlüssel unbekannt / Steuersatz passt nicht	Warnung	Steuerschlüssel nicht angelegt oder anderer Steuersatz als in der Position.
Netto + Steuer ungleich Brutto	Warnung	Die Beleg-Summen sind in sich nicht stimmig.
Buchungsjournal fehlt / nicht aktuell	Hinweis / Warnung	Aufteilung noch nicht gebildet - geschieht beim Übernehmen (bei Ist-Versteuerung Warnung, da sonst auf das Personenkonto gebucht wird).

Zahlungen

Prüfung	Stufe	Was wird geprüft?
Finanzkonto fehlt	Fehler	Zahlung ohne Bank/Kasse oder Finanzkonto ohne Sachkontonummer - wird nicht gebucht.
Zahlung ohne Gegenkonto	Fehler	Zahlung ohne Belegzuordnung, ohne Kunden-/Lieferantennummer und ohne Gegenkonto.
Zuordnung größer als Zahlung	Fehler	Den Belegen wurde mehr zugeordnet, als gezahlt wurde.
Zahlung zu gelöschtem Beleg	Fehler	Zuordnung zu einem gelöschten/nicht vorhandenen Beleg.
Verrechnung ohne Finanzkonto	Fehler	Verrechnung ohne Verrechnungskonto.
Beleg überzahlt	Warnung	Summe aller Zahlungen höher als der Rechnungsbetrag.
Zahlung nicht voll zugeordnet	Hinweis	Rest der Zahlung wird auf das Personenkonto gebucht (Anzahlung/Überzahlung).

Hauptbuch

Prüfung	Stufe	Was wird geprüft?
Soll ungleich Haben	Fehler	Buchungsstapel nicht ausgeglichen.
Konto fehlt in Buchung / Sachkonto nicht angelegt	Fehler	Buchungen ohne Konto bzw. auf Konten, die nicht im Kontenplan stehen.
Buchung nicht möglich	Fehler	Vorgänge der Warenwirtschaft, für die kein gültiges Konto ermittelt werden kann.
Kassenbestand negativ	Fehler	Tagesendbestand einer Kasse unter 0 (GoBD).
Nicht übernommen / Abweichung zum Hauptbuch	Warnung	Belege/Zahlungen fehlen im Hauptbuch oder wurden nach der Übernahme geändert - mit Konten und Differenzbetrag.
Steuerbetrag unplausibel	Warnung	Gebuchte Steuer passt nicht zum Steuersatz.
Offene Buchung in Sperrperiode	Warnung	Gesperrter Monat mit nicht festgeschriebenen Buchungen.
Geldtransit nicht ausgeglichen	Warnung	Saldo des Geldtransitkontos (SKR03 1360 / SKR04 1460) nicht 0.
Stapel nicht festgeschrieben, Belegfeld 1 fehlt, Steuerkonto direkt bebucht	Hinweis	GoBD- und UStVA-Hinweise.

Stammdaten

Prüfung	Stufe	Was wird geprüft?
Konto ohne UStVA-Kennzahl	Warnung	Konto wird mit Umsatzsteuer (auch innergem. Erwerb/13b) bebucht, hat aber keine UStVA-Position. Vorsteuer-Aufwandskonten brauchen keine Kennzahl.
Finanzkonto nicht im Kontenplan	Warnung	Sachkonto von Bank/Kasse fehlt im Kontenplan.
DATEV-Berater/Mandant fehlt	Warnung	Für den DATEV-Export nötig.
Konto ohne GuV-/BWA-Zuordnung, Steuerschlüssel ohne DATEV-BU	Hinweis	Konten erscheinen in GuV/BWA unter „nicht zugeordnet“ bzw. BU-Schlüssel für DATEV fehlt.

4. Ist- und Soll-Versteuerung

Die Analyse richtet sich nach der Buchungsart in den Buchhaltungseinstellungen: bei Soll-Versteuerung werden die Belege mit Belegdatum im Zeitraum geprüft, bei Ist-Versteuerung die Belege, die im Zeitraum bezahlt oder verrechnet wurden (deren Aufteilung bestimmt dann die Erlös-/Aufwandskonten der Zahlung). Die Personenkonto-Prüfung entfällt bei Ist-Versteuerung.

5. Empfohlener Ablauf

Monat in der Warenwirtschaft abschließen (Rechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen erfasst).
Fehleranalyse für den Monat - zuerst alle Fehler beheben, dann Warnung klären.
Im Buchungsstapel Übernehmen (bei geänderten Belegen mit „Journal neu bilden“).
Analyse wiederholen, bis keine Fehler mehr angezeigt werden.
UStVA prüfen, Stapel festschreiben, Periode sperren und exportieren.