Buchhaltung Export

Einmal im Monat bekommt Ihr Steuerberater die Buchungen aus Hanware. Der Assistent Buchhaltung Export führt Sie in vier Schritten dorthin: Sie wählen Zeitraum, Format und Ziel, Hanware prüft die Daten und zeigt eine Ampel, Sie sehen vorab die Summen je Konto und erzeugen dann die Dateien - auf Wunsch mit Belegen, E-Rechnungen und einem Exportbericht mit Abstimmung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Gewinn- und Verlustrechnung.

Was den Assistenten von der bisherigen Maske unterscheidet: Fehler werden vor dem Export gefunden, nicht erst beim Steuerberater. Ein Probeexport lässt sich gefahrlos ausprobieren. Profile merken sich je Steuerberater Format, Nummern und Zielordner. Die Historie zeigt jeden Lauf mit Prüfcode, und wer nach dem Export noch etwas nachbucht, schickt mit der Nachlieferung nur das Neue - keine doppelten Buchungen beim Steuerberater.

2. Aufruf

Menü Buchhaltung → FiBu Export. Der Menüpunkt öffnet den Assistenten direkt in Schritt 1. Beim ersten Öffnen übernimmt Hanware die bisherigen Einstellungen der alten Maske automatisch in ein Profil namens Standard - Sie müssen nichts neu eintragen.

Oben rechts öffnet der kleine Knopf ? dieses Handbuch. Wer den Menüpunkt sehen darf, legen Sie wie gewohnt über die Benutzergruppen fest.

3. So läuft ein Export

Die vier Schritte stehen als Leiste unter dem Kopf. Der aktive Schritt ist dunkelblau. Mit Weiter geht es vorwärts - Hanware prüft dabei automatisch -, mit Zurück oder einem Klick auf die Leiste wieder zurück, ohne dass etwas verloren geht.

4. Aufbau des Fensters

5. Schritt 1: Zeitraum & Ziel

Hier legen Sie fest, was exportiert wird, wohin und in welchem Format. Die meisten Angaben kommen aus dem Profil bzw. aus Ihrer letzten Einstellung; Sie ändern nur den Zeitraum.

Profil und Zeitraum

Format und Exportart

Inhalt der Exportdatei

Jeder Steuerberater arbeitet anders: Manche wollen nur die Ausgangsrechnungen, manche nur die Eingangsrechnungen, manche nur die Zahlungen (die „Buchhaltung“) und manche alles zusammen. Im Kasten Inhalt der Exportdatei haken Sie an, was in die Datei soll - was angehakt ist, und nur das, steht in der Exportdatei. Darunter entscheiden Sie, ob die Kundenliste mitgeht.

Tipp: Legen Sie für jeden Wunsch ein eigenes Profil an (z. B. „Kanzlei Muster - nur Ausgang“), dann genügt beim Export die Wahl des Profils - siehe Typische Abläufe.

Stand des Zeitraums und Wiederholung

Der graue Kasten sagt, ob dieser Zeitraum in diesem Format mit einem gleichen Teil des Inhalts schon einmal exportiert wurde, wie viele Buchungen im Hauptbuch liegen, wie viele Monate festgeschrieben sind und wie viele Belege im Zeitraum stehen. Grün heißt „noch nicht exportiert“, rot „bereits exportiert“.

Erweiterte Optionen

Der Knopf Erweiterte Optionen … klappt die feinen Inhaltsoptionen auf. Sie gehören zum Kasten Inhalt der Exportdatei, werden mit dem Profil und als Ihre letzte Einstellung gespeichert; im Alltag müssen Sie hier nichts ändern. Die Optionen zu Zahlungen sind grau, solange Zahlungen nicht angehakt ist - so gibt es keine Widersprüche zum Kasten.

6. Schritt 2: Prüfung

Mit Weiter prüft Hanware alles, was einen Export scheitern lassen oder beim Steuerberater Rückfragen auslösen würde. Die Prüfung dauert nur einen Augenblick und verändert nichts.

Liste und Knöpfe

Alle Prüfungen im Überblick

7. Schritt 3: Vorschau / Probeexport

Die Vorschau zeigt, was in die Datei kommt - je Konto die Anzahl der Buchungen sowie Soll und Haben. So sehen Sie vor dem Export, ob die Summen plausibel sind.

8. Schritt 4: Export & Ergebnis

Beim Klick auf Exportieren übernimmt Hanware zuerst Belege und Zahlungen ins Hauptbuch, schreibt - wenn gewünscht - die vollen Monate fest, erzeugt die Dateien, prüft sie, berechnet den Prüfcode, legt das Protokoll an und trägt den Lauf in die Historie ein. Das dauert für einen Monat etwa eine Sekunde. Nach dem Export öffnet sich der Exportbericht automatisch in Ihrem Webbrowser, dazu das kleine Fenster FiBu-Exportbericht mit den Knöpfen für PDF, UStVA-XML und Ordner (nicht beim Probeexport).

Ergebniskarte

Knöpfe unter der Ergebniskarte

Historie

Die Liste Bisherige Exporte zeigt alle echten Läufe (keine Probeexporte), neueste zuerst.

Was der Steuerberater bekommt

9. Profil bearbeiten

Ein Profil bündelt alles, was für einen Steuerberater gleich bleibt - auch den Inhalt der Exportdatei. Beim ersten Öffnen des Assistenten entsteht das Profil Standard aus Ihren bisherigen Einstellungen. Weitere Profile brauchen Sie, wenn mehrere Kanzleien oder Formate im Spiel sind.

10. Der Exportbericht

Der Exportbericht ist die Zusammenfassung eines Exports für Sie und die Kanzlei. Er entsteht nach jedem echten Export automatisch - und jederzeit neu über Exportbericht in Schritt 4, Exportbericht zum Lauf in der Historie oder Auswertung in der klassischen Maske. Der Bericht öffnet sich als Seite in Ihrem Webbrowser (Microsoft Edge oder der Browser, den Windows als Standard hat): oben die Kennzahlen, darunter fünf Abschnitte - A Abstimmung, B UStVA, C GuV, D Hinweise und ganz am Ende E Belegliste -, die Sie über die Leiste am Kopf direkt anspringen. Zusätzlich erscheint in Hanware das kleine Fenster FiBu-Exportbericht - das Aktionsfenster mit der Statuszeile und den Knöpfen.

So lesen Sie die Abstimmung

1. Teilexport: Der Kopf des Berichts nennt den Inhalt, z. B. „Inhalt: Ausgang“. Was nicht im Inhalt stand, steht als nicht Teil dieses Exports - in der Vergleichstabelle ohne Differenz und Ampel, statt der Steuersatz-Tabelle eine kurze Karte. Der Gesamtstatus (Kachel Abstimmung Export) bewertet nur die exportierten Teile, und die Belegliste zeigt nur die exportierten Belege. Ein Export nur der Ausgangsrechnungen ist also grün, obwohl Einkäufe im Monat liegen.
2. Ganz oben die Vergleichstabelle: Summe Ihrer Rechnungen in Hanware, Summe der Exportdatei (Belegbuchungen) und die Differenz - für Verkauf, Einkauf und gesamt. Steht dort 0,00 € identisch, sind beide Seiten gleich. Die Zeile Summe der Exportdatei gesamt zeigt die Summe aller Zeilen der geschriebenen Datei und wie viel davon Belegbuchungen bzw. Zahlungen, Skonto und sonstige Buchungen sind - so ist die Summe der Datei beim Steuerberater nachvollziehbar.
3. Darunter je Steuersatz: Links stehen die Summen Ihrer Rechnungen je Steuersatz, rechts die Summen der Belegbuchungen, aus denen die Exportdatei entsteht (Rechnungen und Gutschriften an Kunden bzw. von Lieferanten). Zahlungen, Verrechnungen, Eröffnungs- und von Hand erfasste Buchungen zählen nicht mit - sie haben keinen Rechnungsbetrag, mit dem man sie vergleichen könnte. Die Spalte Differenz zeigt den Unterschied.
4. Die Zeile Skonto mit Steuerkorrektur mit dem Kennzeichen Info zeigt je Steuersatz, wie viel Skonto im Export zusätzlich enthalten ist. Skonto mindert Erlös bzw. Aufwand und die Steuer, verändert aber nicht die Rechnungsbeträge - deshalb ist das keine Abweichung.
5. Innergemeinschaftlicher Erwerb und § 13b: Kaufen Sie Ware bei einem Lieferanten aus einem anderen EU-Land (innergemeinschaftlicher Erwerb) oder erhalten Sie eine Leistung, bei der Sie als Empfänger die Steuer schulden (§ 13b UStG), steht auf der Rechnung keine Steuer. Die Buchhaltung bucht zwar Steuer und Vorsteuer zum deutschen Satz (zum Beispiel 7 % oder 19 %) - beides hebt sich aber auf, Sie zahlen nichts. Deshalb zählen diese Beträge in der Abstimmung auf beiden Seiten unter 0 %. Unter der 0-%-Zeile steht die Zeile davon innergemeinschaftlicher Erwerb 7 % (bzw. davon § 13b) mit dem Kennzeichen Info, dem Betrag und der Anzahl der Buchungen. Sie erklärt nur, woraus der Exportbetrag unter 0 % besteht, und ist keine Abweichung. In der Tabelle Umsatzsteuer aus den exportierten Buchungen stehen diese Beträge in einer eigenen Zeile Innergemeinschaftlicher Erwerb - Bemessung, Steuer und Vorsteuer heben sich auf; die Steuer wird dort nur zur Information genannt.
6. OK heißt: stimmt überein. Rundung bis 5 Cent ist normal. Bitte kontrollieren verlangt einen Blick - meist ein Steuersatz, der nicht in Ihrer Steuersatztabelle steht (Auslandskunde), Leergut oder eine Rechnung, die nach dem Export geändert wurde. Weicht die Verteilung auf die Steuersätze ab, verweist die Erklärung auf die Liste Rechnungen mit abweichender Steuersatz-Verteilung (siehe unten).
7. Die Tabelle Exportierte Belegbuchungen je Gegenkonto zeigt, auf welche Erlös- und Wareneingangskonten die Beträge verteilt wurden.
8. Rechnungen mit abweichender Steuersatz-Verteilung - die letzte Liste in Abschnitt A, rot hervorgehoben: Hier stehen die Rechnungen, deren Beträge sich in Hanware anders auf die Steuersätze verteilen als in der Exportdatei - auch wenn der Rechnungsbetrag insgesamt gleich ist. Je Rechnung sehen Sie Art (Verkauf oder Einkauf), Belegnummer, Datum, Kunden- bzw. Lieferantennummer, Name, für jeden betroffenen Steuersatz den Betrag Rechnung und den Betrag Export sowie den wahrscheinlichen Grund. Typische Gründe: Rechnung ohne Steuer, gebucht mit Vorsteuer 19 % (die Rechnung hat keine Steuer, die Position wurde aber auf ein Konto mit Vorsteuer gebucht), Leergut mit Vorsteuer 19 % auf Rechnung ohne Steuer (Pfand auf der Rechnung eines ausländischen Lieferanten), Rechnungskopf ohne Steuer (0-%-Zeile), gebucht mit Vorsteuer 19 % (der Betrag steht in der Rechnung in der Zeile ohne Steuer, gebucht wurde er mit Vorsteuer). Bitte bei diesen Rechnungen Steuersatz und Kontierung prüfen - für die Buchhaltung gelten die Steuersätze des Exports. Es werden höchstens 200 Rechnungen gezeigt; stimmt alles, steht dort keine.
9. Die Belegliste - Abschnitt E, ganz am Ende des Berichts - nennt jeden exportierten Beleg mit Belegnummer, Datum, Kundennummer, Name, Betrag Hanware, Betrag Export, Differenz und Status. Abweichende Belege stehen rot hervorgehoben ganz oben (nach Größe der Abweichung), danach die identischen; die Summenzeile unten vergleicht die Gesamtsummen. Beträge bis 5 Cent sind Rundungen. Bei sehr vielen Belegen werden nur die identischen gekürzt - abweichende sind immer vollständig aufgeführt.

Umsatzsteuer-Voranmeldung und GuV

Belegliste (Abschnitt E)

Der letzte Abschnitt des Berichts ist die Belegliste - bewusst ganz unten, damit Abstimmung, Voranmeldung, GuV und Hinweise nicht von einer langen Liste unterbrochen werden. Über die Leiste am Kopf (E Belegliste) springen Sie direkt dorthin. Die Zusammenfassung darüber sagt auf einen Blick, ob alle exportierten Belege mit ihrer Exportsumme übereinstimmen oder wie viele abweichen.

11. Die klassische Maske

Der Knopf Klassische Maske unten links öffnet die bisherige Maske Buchhaltung Export. Sie arbeitet mit denselben Formaten und Dateien, aber ohne Prüfung, Vorschau, Profile und Historie - alle Einstellungen stehen als Ja/Nein-Felder untereinander.

12. Typische Abläufe

Monatsexport an den Steuerberater

1. Buchhaltung → FiBu Export öffnen. Das Profil Ihres Steuerberaters und der letzte abgeschlossene Monat sind vorbelegt.
2. Prüfen Sie im Kasten Stand des Zeitraums, dass der Monat noch nicht exportiert ist, und klicken Sie Weiter.
3. Lesen Sie die Prüfung. Bei Rot die Lösung öffnen und beheben, bei Gelb den Haken Hinweise gelesen setzen. Weiter.
4. Vergleichen Sie in der Vorschau die Summen (Soll = Haben, Erlöse plausibel). Exportieren.
5. In Schritt 4: ZIP für Steuerberater oder Per Mail an Steuerberater. Dazu Exportbericht erzeugen und als PDF mitschicken.

Probeexport vorab - das Format mit der Kanzlei testen

1. Zeitraum und Format wie gewohnt wählen, Weiter bis zur Vorschau.
2. Probeexport erstellen. Die Dateien liegen im Unterordner Probe; nichts ist festgeschrieben, nichts in der Historie.
3. Probe-Ordner öffnen und die Dateien an die Kanzlei schicken. Passt alles, den echten Export mit Exportieren starten.

Nachlieferung - nach dem Export kam noch eine Rechnung

1. Denselben Zeitraum wählen. Der Kasten meldet „Bereits exportiert …“ und Wiederholung steht auf Nachlieferung.
2. Weiter: Die Prüfung zeigt als Hinweis, ab welchem Zeitpunkt nachgeliefert wird. Die Vorschau enthält nur die neuen oder geänderten Buchungen.
3. Exportieren. In der Historie erscheint ein zweiter Lauf mit Modus NACHLIEFERUNG; die Kanzlei liest nur diese kleine Datei zusätzlich ein.

Korrektur - der Zeitraum muss komplett neu

1. Zeitraum wählen, Wiederholung auf Korrektur stellen und die Begründung eintragen (Pflicht).
2. Weiter - die Prüfung bestätigt, welcher Lauf ersetzt wird. Exportieren.
3. Der frühere Lauf bekommt in der Historie den Status ERSETZT. Bitten Sie die Kanzlei, den alten Stapel zu verwerfen und den neuen einzulesen.

Mit Festschreibung arbeiten

1. Im Profil Nach Export festschreiben und Belege sperren einschalten (oder den Haken in Schritt 1 setzen).
2. Nur volle Monate exportieren - ein angefangener Monat wird nicht festgeschrieben.
3. Nach dem Export sind die Monate in der Finanzbuchhaltung gesperrt und die Belege schreibgeschützt. Der Kasten zeigt „n von n Monaten festgeschrieben“.
4. Muss doch etwas geändert werden: Periode im Abschluss der Finanzbuchhaltung wieder öffnen, Beleg entsperren, korrigieren und per Korrektur mit Begründung neu exportieren.

Zwei Steuerberater oder ein Wechsel der Kanzlei

1. Profil bearbeiten → Neues Profil: Bezeichnung, Format, Nummern, Zielordner, E-Mail der Kanzlei eintragen. Speichern.
2. Beim Export einfach das passende Profil wählen. Die Historie zeigt je Lauf, mit welchem Profil exportiert wurde.

Der Steuerberater will nur einen Teil - z. B. nur die Ausgangsrechnungen

1. In Schritt 1 im Kasten Inhalt der Exportdatei nur Ausgangsrechnungen anhaken, bei Bedarf Kundenliste mitgeben.
2. Profil bearbeiten → Neues Profil: Bezeichnung z. B. „Kanzlei Muster - nur Ausgang“, Format und Nummern eintragen, Speichern. Der Kasten aus Schritt 1 wird mit dem Profil gespeichert; beim nächsten Mal genügt die Wahl des Profils.
3. Weiter: Die Prüfung bestätigt „Inhalt der Exportdatei: Ausgang“. Weiter, Exportieren. Die Datei enthält nur die Ausgangsrechnungen, die Kundenliste nur die Kunden, der Exportbericht zeigt den Einkauf als „nicht Teil dieses Exports“.

Debitoren und Kreditoren in zwei getrennten Läufen

1. Monat wählen, nur Ausgangsrechnungen anhaken und exportieren.
2. Denselben Monat noch einmal, jetzt nur Eingangsrechnungen anhaken. Der Kasten Stand des Zeitraums meldet den ersten Lauf nicht als „bereits exportiert“, weil er einen anderen Inhalt hatte - Wiederholung bleibt Neuer Export.
3. Exportieren. In der Historie stehen zwei Läufe mit dem Inhalt Ausgang bzw. Eingang.
4. Mit Festschreibung: Der erste Lauf schreibt den ganzen Monat fest. Der zweite Lauf exportiert die Eingangsrechnungen unverändert aus dem festgeschriebenen Stand - das funktioniert ohne Rückfrage.

Exportbericht lesen und UStVA abgeben

1. Nach dem Export öffnet sich der Exportbericht im Webbrowser (sonst in Schritt 4 Exportbericht klicken). Kennzahlen oben und die Vergleichstabelle prüfen: Differenz 0,00 € = identisch.
2. Abschnitt A: alle Zeilen mit Bitte kontrollieren ansehen. Weicht nur die Verteilung auf die Steuersätze ab, nennt die Liste Rechnungen mit abweichender Steuersatz-Verteilung am Ende von A die betroffenen Rechnungen mit Grund. Abschnitt E (Belegliste, ganz am Ende) zeigt Belege, deren Betrag abweicht, rot ganz oben.
3. Abschnitt B: UStVA-XML für ELSTER erzeugen, in „Mein ELSTER“ übernehmen, absenden. Danach UStVA als gemeldet kennzeichnen.
4. Im Aktionsfenster Als PDF speichern und die PDF mit den Exportdateien an die Kanzlei geben.

13. Einstellungen und Rechte

14. Meldungen und Lösungen

15. Tipps und häufige Fragen

Muss ich jeden Monat alles neu einstellen? Nein. Profil wählen, Zeitraum prüfen, Weiter, Weiter, Exportieren - der Rest kommt aus dem Profil.

Kann beim Steuerberater etwas doppelt ankommen? Nur, wenn Sie einen bereits exportierten Zeitraum bewusst als „Neu“ erneut exportieren. Der Assistent warnt davor; Nachlieferung und Korrektur vermeiden Doppelungen.

Was ist, wenn die Kanzlei die Datei nicht einlesen kann? Machen Sie zuerst einen Probeexport und lassen Sie ihn testen. Das Exportprotokoll enthält eine Einlese-Anleitung; der Prüfcode belegt, dass die Datei unverändert ist.

Warum sind Vorschau und Export schneller als früher? Der Assistent exportiert aus dem Hauptbuch, das Hanware bei jedem Lauf nur für die geänderten Monate aktualisiert.

Ich habe die Finanzbuchhaltung nicht eingerichtet. Setzen Sie den Haken Klassischer Export - dann rechnet der Assistent wie die bisherige Maske direkt aus Belegen und Zahlungen. Prüfung, Historie und Profile funktionieren trotzdem.

Wo finde ich alte Exporte? In der Historie in Schritt 4 - mit Datei, Prüfcode und dem Knopf Datei erneut bereitstellen. Der Exportbericht lässt sich zu jedem Lauf nachträglich erzeugen.

Warum fehlen meine von Hand erfassten Buchungen in der Datei? Sie gehören zu Sonstige Buchungen. Haken Sie diesen Teil im Kasten Inhalt der Exportdatei an.

Warum ist „Kundenliste mitgeben“ grau? Die Kundenliste gibt es nur im Format DATEV. Lexware und Agenda lesen keine Stammdaten-Datei aus Hanware ein.

Was passiert mit Belegen, Zahlungen und Adressen? Nichts. Der Export liest nur. Erst die Festschreibung (wenn eingeschaltet) sperrt Belege und Monate.

Schneller Weg: Ein Klick auf einen Knopf der Schrittleiste springt direkt zum Schritt. Mit einem Doppelklick auf eine Prüfzeile öffnen Sie die Lösung, mit einem Doppelklick auf einen Lauf in der Historie dessen Datei.