E-Rechnung Stapelversand

Schulungsvideo ansehenRechnungen laden, als E-Rechnung erzeugen und prüfen, Prüfbericht, Testversand und Laufprotokoll · 2,4 Minuten · öffnet sich mit einem Klick

Mit dem E-Rechnung Stapelversand verschicken Sie viele Rechnungen auf einmal als E-Rechnung: Sie wählen einen Zeitraum, markieren die Belege, Hanware erzeugt die E-Rechnungen, prüft jede einzelne nach den gesetzlichen Regeln, legt die fehlerfreien im Belegarchiv ab und sendet sie per E-Mail an Ihre Kunden. Fehlerhafte Rechnungen werden nicht versendet, sondern mit dem Grund angezeigt.

Modul E-Rechnung Pro. Der Stapelversand, der Prüfbericht, die automatische Archivierung und die Prüfsperre beim Einzelversand gehören zum Zusatzmodul „E-Rechnung Pro“ von Hanware Business (Desktop). Ohne das Modul fehlt der Menüpunkt, und der Einzelversand aus der Belegerfassung verhält sich wie bisher.

Wo finde ich den Stapelversand?

Hauptmenü, Gruppe Verkauf, Menüpunkt E-Rechnung Stapelversand (direkt hinter „Ausgangsbelege Archiv“).
Der Knopf ? oben rechts im Fenster öffnet dieses Handbuch.

Begriffe

Begriff	Bedeutung
E-Rechnung	Eine Rechnung in einem maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm, die Unternehmen in Deutschland seit 2025 annehmen müssen. Hanware erzeugt die beiden gängigen Formen: ZUGFeRD-PDF (eine PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten) und XRechnung (eine XML-Datei, zusätzlich mit dem PDF als Anhang).
Prüfbericht	Das Protokoll, das Hanware zu jeder E-Rechnung schreibt: Rechenprüfung, Pflichtangaben, Steueraufschlüsselung, Positionen und die Regeln großer Handelsketten. Jede Zeile ist mit OK, Warnung oder Fehler gekennzeichnet.
Fehler / Warnung	Ein Fehler bedeutet: Der Empfänger würde die Rechnung voraussichtlich ablehnen. Sie wird nicht versendet. Eine Warnung ist ein Hinweis, die Rechnung ist in sich korrekt und wird versendet.
Prüfcode	Kurzes Kennzeichen des Prüfergebnisses je Rechnung, zum Beispiel „OK“. Es wird im Laufprotokoll und im Belegarchiv mitgeführt.
Lauf	Ein Durchgang „E-Rechnungen erzeugen und prüfen“ oder „senden“. Jeder Lauf bekommt einen eigenen Ordner mit Datum und Uhrzeit und ein Laufprotokoll.
Testversand	Versand nur an Ihre eigene Absenderadresse, mit einer Kopie an den Hanware-Support. Die Kunden bekommen nichts, die Rechnungen gelten nicht als versendet.

2. So funktioniert es

Sie laden die Rechnungen eines Zeitraums, auf Wunsch nur die eines Kunden oder nur die noch nicht versendeten.
Sie markieren die gewünschten Belege, zum Beispiel alle.
Hanware druckt die Belege als PDF, erzeugt daraus die E-Rechnungen im gewählten Format und prüft jede einzelne. Fehlerfreie E-Rechnungen landen sofort im Belegarchiv und in der Dokumentenzentrale.
Die fehlerfreien E-Rechnungen senden Sie per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden. Jede versendete Rechnung bekommt den Vermerk „per E-Mail versendet“.
Fehlerhafte Rechnungen korrigieren Sie anhand des Prüfberichts (meist Stammdaten wie Barcode, Adresse oder Umsatzsteuer-Identnummer) und erzeugen sie erneut.

3. Fenster öffnen und Aufbau

Öffnen Sie Verkauf → E-Rechnung Stapelversand. Das Fenster ist in vier Bereiche geteilt: oben der Kopf mit Titel und Hilfe, darunter die Auswahl (Zeitraum, Kunde, Belegart, Format), in der Mitte die Belegliste und unten die Statuszeile mit den Knöpfen.

E-Rechnung Stapelversand nach dem Öffnen — Das Fenster nach dem Öffnen: Zeitraum ist mit dem laufenden Monat vorbelegt, die Liste ist noch leer (Musterdaten)

Bereich	Bedeutung
Kopf	Titel und Kurzbeschreibung; der Knopf ? rechts öffnet dieses Handbuch.
Auswahl	Zeitraum, Kunde, Belegart und der Knopf Rechnungen laden; darunter Format, Auswahl „nur noch nicht versendete“ und der Testversand (siehe Kapitel 4).
Belegliste	Die geladenen Rechnungen mit Stand und Prüfergebnis, Mehrfachauswahl mit Strg oder Umschalt (siehe Kapitel 5).
Statuszeile	Grüne Zeile mit dem Ergebnis des letzten Schritts, darunter ein grauer Hinweis, was das Modul tut.
Knöpfe	E-Rechnungen erzeugen und prüfen, Fehlerfreie per E-Mail senden, Prüfbericht, Laufprotokoll, Ordner öffnen, Schließen.

4. Rechnungen auswählen

Feld	Bedeutung
Von / Bis	Belegdatum der Rechnungen. Vorbelegt mit dem ersten Tag des laufenden Monats und heute. Beide Felder sind Pflicht; ohne gültiges Datum erscheint „Bitte Zeitraum (von/bis) angeben“.
Kunde (Nr. oder Name)	Leer = alle Kunden. Eine Kundennummer trifft genau diesen Kunden, ein Text findet alle Kunden, deren Name den Text enthält (zum Beispiel „Musterkunde“).
Belegart	Rechnung (Vorgabe), Gutschrift, Stornierung oder Alle Rechnungsbelege. Gutschriften und Stornierungen werden als E-Rechnung mit Bezug auf die Ursprungsrechnung erzeugt.
Knopf Rechnungen laden	Füllt die Liste nach den Angaben oben. Es werden höchstens 300 Belege angezeigt; bei mehr erscheint ein Hinweis, den Zeitraum einzugrenzen. Gelöschte Belege werden nie geladen.
Format	ZUGFeRD-PDF (PDF mit eingebetteter XML): eine Datei, die jeder öffnen kann und die zugleich die Rechnungsdaten enthält. XRechnung (XML + PDF): die reine Datenform, wie sie Behörden und viele Großkunden verlangen; das PDF wird als zweiter Anhang mitgeschickt. Das zuletzt verwendete Format merkt sich Hanware.
Auswahl	nur noch nicht per E-Mail versendete (Vorgabe): Rechnungen, die bereits per E-Mail hinausgingen, werden ausgeblendet. alle Belege des Zeitraums: auch bereits versendete, zum Beispiel für einen erneuten Versand.
Testversand	Häkchen für die Probe: Die E-Mails gehen nur an Ihre eigene Absenderadresse, eine Kopie an support@hanware.de. Die Kunden bekommen nichts, die Rechnungen gelten nicht als versendet. Der Betreff trägt den Zusatz „(TESTVERSAND)“.

Geladene Rechnungen — Drei Rechnungen ab dem 5. November geladen; die Statuszeile fordert zum Markieren auf (Musterdaten)

5. Die Belegliste

Jede Zeile ist eine Rechnung. Sie markieren Zeilen mit der Maus; Strg + Klick fügt einzelne Zeilen hinzu, Umschalt + Klick markiert einen Bereich. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet ihren Prüfbericht, sobald einer vorliegt.

Spalte	Bedeutung
Belegnummer	Nummer der Rechnung, Gutschrift oder Stornierung.
Datum	Belegdatum.
Kundennr. / Kunde	Kundennummer und Name aus dem Beleg.
Brutto	Gesamtbetrag der Rechnung.
E-Mail	Die Adresse, an die gesendet wird: die beim Kunden hinterlegte E-Mail für Rechnungen, sonst seine allgemeine E-Mail-Adresse. Ist die Spalte leer, kann nicht versendet werden - bitte beim Kunden ergänzen.
Status	Der Stand der Rechnung in diesem Lauf (siehe Tabelle unten). Vor dem ersten Erzeugen steht hier nur „bereits per E-Mail versendet“, falls das zutrifft.
Prüfcode	Kurzes Prüfergebnis, meist „OK“. Erscheint nach dem Erzeugen.

Werte in der Spalte Status

Status	Bedeutung
(leer)	Noch nichts erzeugt.
bereits per E-Mail versendet	Die Rechnung ging schon einmal per E-Mail hinaus (sichtbar nur bei „alle Belege des Zeitraums“).
OK / OK, 2 Warnung(en)	E-Rechnung erzeugt und fehlerfrei geprüft; Warnungen sind Hinweise und verhindern den Versand nicht. Die Datei liegt im Belegarchiv.
FEHLER: 1 Fehler im Prüfbericht	Die Prüfung hat Fehler gefunden. Diese Rechnung wird nicht versendet; Doppelklick öffnet den Prüfbericht.
FEHLER: kein Bericht für Belegart …	Für diese Belegart ist keine Druckvorlage hinterlegt, es kann kein PDF entstehen. Bitte an Hanware wenden.
keine E-Rechnung (Belegart)	Für diese Belegart wird keine E-Rechnung erzeugt.
gesendet an … / Testversand an …	Nach dem Senden: Die E-Mail ist hinaus bzw. in der Warteschlange von Hanware Mail.
FEHLER: keine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden	Beim Kunden ist keine brauchbare Adresse hinterlegt. Adresse ergänzen und erneut senden.
FEHLER: Versand fehlgeschlagen	Der Mailserver hat die E-Mail nicht angenommen. Mail-Einstellungen prüfen (siehe Kapitel 13).

Knopf	Bedeutung
Alle markieren	Markiert alle geladenen Zeilen.
Keine	Hebt jede Markierung auf.

6. E-Rechnungen erzeugen und prüfen

Knopf	Bedeutung
E-Rechnungen erzeugen und prüfen	Für alle markierten Belege: Hanware druckt die Belege als PDF in den Ordner des Laufs (der Druckzähler des Belegs bleibt unberührt), erzeugt daraus die E-Rechnungen im gewählten Format und prüft jede einzelne. Danach steht in der Liste je Beleg der Status (OK oder FEHLER) und der Prüfcode; fehlerfreie E-Rechnungen sind sofort im Belegarchiv und in der Dokumentenzentrale festgeschrieben. Die Statuszeile fasst zusammen: „3 E-Rechnung(en) erzeugt: 2 fehlerfrei, 1 mit Fehlern“. Ohne Markierung erscheint „Bitte mindestens einen Beleg markieren“.

Knopf

Bedeutung

E-Rechnungen erzeugen und prüfen

Für alle markierten Belege: Hanware druckt die Belege als PDF in den Ordner des Laufs (der Druckzähler des Belegs bleibt unberührt), erzeugt daraus die E-Rechnungen im gewählten Format und prüft jede einzelne. Danach steht in der Liste je Beleg der Status (OK oder FEHLER) und der Prüfcode; fehlerfreie E-Rechnungen sind sofort im Belegarchiv und in der Dokumentenzentrale festgeschrieben. Die Statuszeile fasst zusammen: „3 E-Rechnung(en) erzeugt: 2 fehlerfrei, 1 mit Fehlern“. Ohne Markierung erscheint „Bitte mindestens einen Beleg markieren“.

Ergebnis nach dem Erzeugen — Nach dem Erzeugen: zwei Rechnungen OK, die Rechnung an Musterkunde West hat einen Fehler im Prüfbericht (Musterdaten)

Dauer. Das Erzeugen dauert je Rechnung wenige Sekunden. Bei vielen Belegen ist der Stapel deutlich schneller als der Einzelversand, weil die Prüfung nur einmal gestartet wird. Lassen Sie das Fenster offen, bis die Statuszeile das Ergebnis zeigt.

7. Der Prüfbericht

Zu jeder erzeugten E-Rechnung schreibt Hanware einen Prüfbericht. Sie öffnen ihn mit einem Doppelklick auf die Zeile oder mit dem Knopf Prüfbericht (für die erste markierte Zeile). Jede Prüfzeile ist mit [OK], [WARN] oder [ERR] gekennzeichnet; bei Fehlern und Warnungen steht darunter „zu tun“ mit dem konkreten Schritt in Hanware.

Prüfbericht mit einem Fehler — Prüfbericht der Rechnung an Musterkunde West: Der Kunde ist eine Handelskette, eine Position hat keinen Artikel-Barcode (Musterdaten)

Abschnitt	Was geprüft wird
Berechnungsprüfung	Summe der Positionen, Nachlässe, Steuerbasis, Gesamtbetrag und Zahlbetrag müssen zusammenpassen; zusätzlich der Vergleich mit dem Gesamtpreis des gedruckten Belegs (Rundungsdifferenzen werden als Warnung genannt).
Steueraufschlüsselung	Je Steuersatz Basis und Steuerbetrag.
Pflichtfelder	Rechnungsnummer, Datum, E-Mail-Adressen von Verkäufer und Käufer, Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identnummer, Lieferland und Lieferdatum.
Handelsketten (GS1)	Nur wenn der Kunde oder seine Lieferanschrift eine GLN hat: Dann müssen Ihre eigene GLN und je Position ein Artikel-Barcode vorhanden sein. Fehlt ein Barcode, ist das ein Fehler - Handelsketten lehnen solche Rechnungen ab. Bei anderen Kunden entfällt dieser Abschnitt; nur wenn im Mandanten „Barcode in der E-Rechnung erforderlich“ eingeschaltet ist, werden fehlende Barcodes als Warnung gemeldet.
Positionen	Jede Rechnungszeile mit Menge, Einzelpreis, Betrag und Steuersatz.
Formale Prüfung	Bei ZUGFeRD-PDF: PDF/A-Konformität, eingebettete Datei und Schema; bei XRechnung das Schema der XML-Datei.
Ergebnis	„0 Fehler … BEREIT ZUM VERSAND“ oder „n Fehler … NICHT VERSENDEN“.

Fehler beheben. Die meisten Fehler sind Stammdaten: Barcode beim Artikel, GLN beim Kunden oder im Mandanten, Umsatzsteuer-Identnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung. Nach der Korrektur markieren Sie die Rechnung erneut und klicken noch einmal E-Rechnungen erzeugen und prüfen; der Beleg selbst muss dafür nicht geändert werden.

8. Per E-Mail senden

Feld / Knopf	Bedeutung
Fehlerfreie per E-Mail senden	Sendet die E-Rechnungen aller markierten Belege, die den Status OK haben. Markierte Belege mit Fehlern oder ohne erzeugte E-Rechnung werden übersprungen und gezählt („1 übersprungen“). Vor dem Senden fragt Hanware: „Die fehlerfrei geprüften E-Rechnungen der markierten Belege werden jetzt per E-Mail an die Kunden versendet. Fortfahren?“
Empfänger	Die Adresse aus der Spalte E-Mail (E-Mail für Rechnungen des Kunden, sonst seine allgemeine Adresse).
Absender	Die Absenderadresse aus den E-Mail-Einstellungen, ersatzweise die E-Mail-Adresse des Mandanten. Fehlt beides, erscheint „Keine Absenderadresse in den Mail-Einstellungen“.
Betreff und Text	Betreff „Rechnung 880101 vom 05.11.2026“ (Belegart, Nummer, Datum). Der Text kommt aus Ihrer Mailvorlage „Rechnung“, ergänzt um den Hinweis, dass die Rechnung als E-Rechnung beiliegt.
Anhang	Bei ZUGFeRD-PDF die eine PDF-Datei; bei XRechnung die XML-Datei und das PDF.
Versandweg	Wie bei jeder E-Mail aus Hanware: direkt über Ihren Postausgangsserver oder über die Warteschlange von Hanware Mail, je nach E-Mail-Einstellungen. Jede gesendete E-Mail erscheint im Verlauf der gesendeten E-Mails des Belegs.
Folgen beim echten Versand	Die Rechnung bekommt den Vermerk per E-Mail versendet mit Datum, ihr Druckzähler wird um eins erhöht. Beim nächsten Laden mit „nur noch nicht per E-Mail versendete“ erscheint sie nicht mehr.
Testversand	Mit gesetztem Häkchen fragt Hanware: „Testversand: Die E-Rechnungen gehen nur an Ihre eigene Absenderadresse, eine Kopie an support@hanware.de. Fortfahren?“ Es wird nichts beim Beleg vermerkt.

Nach dem Testversand: zwei E-Mails versendet, die fehlerhafte Rechnung wurde übersprungen (Musterdaten)

9. Laufprotokoll und Ordner

Knopf	Bedeutung
Prüfbericht	Öffnet den Prüfbericht der ersten markierten Rechnung. Liegt noch keiner vor: „Für diesen Beleg liegt noch kein Prüfprotokoll vor - bitte zuerst 'E-Rechnungen erzeugen und prüfen'“.
Laufprotokoll	Öffnet das Protokoll des aktuellen Laufs: Beginn mit Format, Benutzer und Datenbank, Anzahl der gedruckten Belege, Ergebnis der Erzeugung, je Rechnung der Versand oder der Fehler. Vor dem ersten Erzeugen: „Noch kein Laufprotokoll vorhanden“.
Ordner öffnen	Öffnet den Ordner des Laufs im Windows-Explorer. Er liegt in Ihrem Hanware-Dokumentenordner unter „ERechnungStapel“ und trägt Datum und Uhrzeit des Laufs. Darin: die PDF-Dateien, die E-Rechnungen, je Rechnung der Prüfbericht, das Laufprotokoll und eine Ergebnisdatei.
Schließen	Schließt das Fenster (auch mit `Esc`). Der nächste Lauf bekommt einen neuen Ordner.

Zusätzlich führt Hanware zu jedem Lauf eine Versandliste je Rechnung (Datum, Kunde, Format, Datei, Prüfcode, Fehler, Warnungen, Versandstatus). Sie bleibt dauerhaft erhalten und dient als Nachweis, wann welche E-Rechnung erzeugt und versendet wurde.

10. Prüfsperre beim Einzelversand

Mit dem Modul E-Rechnung Pro prüft Hanware auch beim Versand einer einzelnen Rechnung aus der Belegerfassung oder aus dem Druckfenster. Hat die E-Rechnung Fehler, öffnet sich kein E-Mail-Fenster; stattdessen erscheint ein Hinweis mit der Fehlerliste:

Hanware

Die E-Rechnung hat 1 Fehler im Prüfbericht und wird nicht versendet: - BT-157 Artikel-GTIN: nur 1/2 Positionen mit GTIN [Pflicht im GS1-/EDEKA-Geschäft] Bitte die Angaben korrigieren und den Beleg erneut ausgeben. Prüfbericht jetzt öffnen? [ Ja ] [ Nein ]

Fall	Verhalten
E-Rechnung fehlerfrei	Wie bisher: Das E-Mail-Fenster öffnet sich mit der E-Rechnung als Anhang. Zusätzlich liegt die E-Rechnung ab jetzt automatisch im Belegarchiv und in der Dokumentenzentrale.
E-Rechnung mit Fehlern	Kein Versand. Der Hinweis nennt bis zu acht Fehler; mit Ja öffnet sich der vollständige Prüfbericht. Nach der Korrektur geben Sie den Beleg erneut aus.
E-Rechnung konnte nicht erzeugt werden	Hinweis „Die E-Rechnung wurde nicht erzeugt …, kein Prüfprotokoll vorhanden“. Meist fehlt das Beleg-PDF; Beleg zuerst drucken bzw. als PDF ausgeben.
Ohne Modul E-Rechnung Pro	Alles bleibt wie bisher: Die E-Rechnung wird erzeugt, der Versand ist auch bei Prüffehlern möglich.

11. Archiv: Was wo abgelegt wird

Dokumentenzentrale: Zu jedem fehlerfreien Beleg entsteht ein festgeschriebenes Dokument „E-Rechnung ZUGFeRD 880101“ bzw. „E-Rechnung XRechnung 880101“ mit dem Hinweis auf die Anzahl der Warnungen. Festgeschriebene Dokumente lassen sich nicht mehr ändern oder löschen - das ist für die Aufbewahrung nach GoBD gedacht.
Belegarchiv: Je E-Rechnung ein Eintrag mit Datei, Format, Prüfcode und Prüfergebnis.
Dateien: Die E-Rechnung liegt im Kundenordner Ihres Dokumentenordners; die Arbeitsdateien des Stapels zusätzlich im Ordner des Laufs.
Fehlerhafte E-Rechnungen werden nicht archiviert.

12. Typische Abläufe

Monatsversand: Alle Rechnungen des Monats als E-Rechnung verschicken

Öffnen Sie Verkauf → E-Rechnung Stapelversand. Der Zeitraum steht auf dem laufenden Monat; passen Sie Von und Bis bei Bedarf an.
Lassen Sie Auswahl auf „nur noch nicht per E-Mail versendete“ und wählen Sie das Format, das Ihre Kunden erwarten.
Klicken Sie Rechnungen laden und dann Alle markieren.
Klicken Sie E-Rechnungen erzeugen und prüfen und warten Sie auf die Statuszeile.
Prüfen Sie die Zeilen mit FEHLER (Doppelklick öffnet den Prüfbericht). Korrigieren Sie die Stammdaten und erzeugen Sie diese Rechnungen erneut, oder lassen Sie sie für später stehen.
Klicken Sie Fehlerfreie per E-Mail senden und bestätigen Sie die Rückfrage. Die Statuszeile zeigt „n E-Mail(s) versendet, 0 Fehler, m übersprungen“.
Öffnen Sie bei Bedarf das Laufprotokoll und legen Sie es zu Ihren Unterlagen.

Vor dem ersten echten Versand: Testversand

Laden Sie einige Rechnungen und erzeugen Sie die E-Rechnungen.
Setzen Sie das Häkchen Testversand und klicken Sie Fehlerfreie per E-Mail senden.
Prüfen Sie die E-Mails in Ihrem eigenen Postfach: Betreff, Text, Anhänge. Öffnen Sie die ZUGFeRD-PDF probeweise in einem Rechnungsprogramm oder beim Finanzamt-Prüfwerkzeug Ihres Steuerberaters.
Nehmen Sie das Häkchen wieder heraus. Die Rechnungen gelten weiterhin als nicht versendet.

Ein Großkunde (Handelskette) lehnt Rechnungen ohne Barcode ab

Tragen Sie beim Kunden die GLN ein (Rechnungs-GLN beim Kunden, Warenempfänger-GLN in der Lieferanschrift) und im Mandanten Ihre eigene GLN.
Erzeugen Sie die Rechnungen im Stapel. Der Prüfbericht nennt jede Position ohne Barcode.
Pflegen Sie den Barcode (EAN/GTIN) bei den genannten Artikeln und erzeugen Sie die Rechnungen erneut. Erst mit 0 Fehlern wird versendet.

Eine Rechnung noch einmal senden

Stellen Sie Auswahl auf „alle Belege des Zeitraums“ und laden Sie die Rechnungen; bereits versendete tragen den Status „bereits per E-Mail versendet“.
Markieren Sie nur diese Rechnung, erzeugen Sie die E-Rechnung neu und senden Sie sie. Die E-Rechnung wird erneut archiviert, der Beleg bleibt unverändert.

13. Einstellungen und Rechte

Wo	Bedeutung
Lizenz	Das Modul E-Rechnung Pro muss freigeschaltet sein. Dann erscheint der Menüpunkt Verkauf → E-Rechnung Stapelversand, die Prüfsperre und die automatische Archivierung sind aktiv. Für das Modul wenden Sie sich an service@hanware.de.
Einstellungen → Mandant	GLN Ihrer Firma (nötig für Handelsketten-Kunden), Umsatzsteuer-Identnummer, Bankverbindung, E-Mail-Adresse. Barcode in der E-Rechnung erforderlich: Wenn eingeschaltet, werden fehlende Artikel-Barcodes bei allen Kunden als Warnung gemeldet.
Kunde	E-Mail für Rechnungen (bevorzugte Empfängeradresse), allgemeine E-Mail, Umsatzsteuer-Identnummer, GLN des Kunden und der Lieferanschrift.
Artikel	Feld Barcode (EAN/GTIN) - Pflicht bei Handelsketten-Kunden, auch für Pfand- und Leergutpositionen.
E-Mail-Einstellungen	Absenderadresse, Postausgangsserver oder Hanware Mail, Standard-Blindkopie. Fehlt die Absenderadresse, kann nicht gesendet werden.
Mailvorlagen	Die Vorlage „Rechnung“ liefert den Text der E-Mail. Fehlt sie, verwendet Hanware einen kurzen Standardtext.
Dokumentenordner	Der in den Einstellungen hinterlegte Dokumentenpfad; darunter entstehen der Kundenordner mit den E-Rechnungen und der Ordner „ERechnungStapel“ mit den Läufen.
Recht „EMails per Taskprozess senden“	Ist es gesetzt, gehen die E-Mails in die Warteschlange von Hanware Mail statt direkt an den Postausgangsserver.

14. Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
Bitte Zeitraum (von/bis) angeben.	Beide Datumsfelder füllen.
n Beleg(e) geladen - nur die ersten 300 werden angezeigt, bitte Zeitraum eingrenzen.	Kürzeren Zeitraum oder einen Kunden wählen.
Bitte mindestens einen Beleg markieren.	Zeilen in der Liste markieren oder Alle markieren.
Bitte die zu versendenden Belege markieren (nur fehlerfrei geprüfte werden versendet).	Zeilen markieren; es werden nur Zeilen mit Status OK gesendet.
Modul E-Rechnung Pro ist nicht lizenziert.	Lizenz prüfen bzw. das Modul bestellen.
Das E-Rechnungs-Programm fehlt im Programmordner - keine E-Rechnung möglich.	Hanware-Update ausführen; das Programm wird mit dem Update installiert.
FEHLER: kein Bericht für Belegart …	Für die Belegart fehlt die Druckvorlage. An Hanware wenden.
FEHLER: n Fehler im Prüfbericht	Prüfbericht öffnen, „zu tun“-Hinweise umsetzen, Rechnung erneut erzeugen.
Keine Absenderadresse in den Mail-Einstellungen.	Absenderadresse in den E-Mail-Einstellungen oder im Mandanten eintragen.
FEHLER: keine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden	Beim Kunden die E-Mail für Rechnungen oder die E-Mail-Adresse ergänzen; Rechnungen neu laden und senden.
FEHLER: Versand fehlgeschlagen (Mailserver in den Mail-Einstellungen prüfen)	Postausgangsserver, Benutzername und Kennwort in den E-Mail-Einstellungen prüfen; alternativ Hanware Mail verwenden.
FEHLER: E-Rechnungsdatei fehlt	Die Datei des Laufs wurde gelöscht oder verschoben. Rechnung erneut erzeugen.
Für diesen Beleg liegt noch kein Prüfprotokoll vor.	Zuerst E-Rechnungen erzeugen und prüfen.
Noch kein Laufprotokoll vorhanden.	Entsteht mit dem ersten Erzeugen in diesem Fenster.
Prüfprotokoll nicht gefunden.	Der Ordner des Laufs wurde geleert. Rechnung erneut erzeugen.

15. Tipps

Erst erzeugen, dann senden: Lassen Sie sich Zeit zwischen beiden Schritten. Solange nicht gesendet ist, bleibt alles folgenlos für den Kunden.
Fehler vor dem Versand sammeln: Erzeugen Sie zuerst alle Rechnungen, korrigieren Sie die Stammdaten der Fehlerfälle in einem Rutsch und erzeugen Sie dann nur diese Zeilen erneut.
Das Format merkt sich Hanware: Die letzte Wahl bei Format gilt beim nächsten Öffnen wieder.
Warnung zur Rundung: Weicht der Endbetrag der E-Rechnung um einen Cent vom gedruckten Beleg ab, liegt das an den Rundungsregeln der E-Rechnung (zum Beispiel bei Prozentrabatten mit halben Cents). Die E-Rechnung ist in sich korrekt; bucht der Kunde danach, bleibt der Cent im offenen Posten und wird beim Zahlungseingang als Rundungsdifferenz ausgebucht.
Doppelklick: In der Liste öffnet ein Doppelklick direkt den Prüfbericht der Zeile.
Esc schließt das Fenster.

16. Häufige Fragen

Frage	Antwort
Wird der Beleg beim Erzeugen als gedruckt markiert?	Nein. Das Erzeugen druckt nur in den Ordner des Laufs. Erst der echte Versand setzt „per E-Mail versendet“ und zählt den Druck.
Kann ich Gutschriften und Stornierungen mitschicken?	Ja, über die Belegart. Sie enthalten den Bezug auf die Ursprungsrechnung, wie es die Norm verlangt.
Was passiert mit Kunden ohne E-Mail-Adresse?	Die E-Rechnung wird erzeugt und archiviert, der Versand meldet „keine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden“. Ergänzen Sie die Adresse und senden Sie erneut, oder verschicken Sie die Datei aus dem Ordner des Laufs auf anderem Weg.
Welches Format soll ich wählen?	ZUGFeRD-PDF für die meisten Firmenkunden (lesbar und maschinell verarbeitbar), XRechnung für Behörden und Kunden, die ausdrücklich XRechnung verlangen.
Kann ich eine fehlerhafte Rechnung trotzdem senden?	Nicht über den Stapelversand. Beheben Sie die Fehler; im Ausnahmefall können Sie die Datei aus dem Ordner des Laufs manuell verschicken, riskieren dann aber eine Ablehnung durch den Empfänger.
Wo sehe ich später, was versendet wurde?	Am Beleg (Vermerk „per E-Mail versendet“, Verlauf der gesendeten E-Mails), in der Dokumentenzentrale (festgeschriebene E-Rechnung) und im Laufprotokoll des jeweiligen Laufs.