Hanware Belegaustausch

Mit dem Hanware Belegaustausch schicken sich Partnerfirmen ihre Belege automatisch zu, ähnlich wie beim elektronischen Datenaustausch (EDI). Aus Ihrem Lieferschein wird beim Partner ein Wareneingang, aus Ihrer Rechnung sein Rechnungseingang und aus seiner Lieferantenbestellung Ihre Kundenbestellung. Niemand muss Belege abtippen, und Sie sehen jederzeit, unter welcher Nummer Ihr Beleg beim Partner angelegt wurde.

Wo finde ich den Belegaustausch?

• Verwaltung: Hauptmenü, Gruppe Globale Einstellungen, Menüpunkt Belegaustausch. Es öffnet sich das eigene Fenster „Hanware Belegaustausch“.
• Senden: Knopf Senden in der Belegerfassung sowie in den Beleglisten im Verkauf und im Einkauf (mehrere markierte Belege auf einmal).

Begriffe

2. So funktioniert es

1. Sie klicken im Beleg (z. B. Lieferschein) auf Senden. Der Belegaustausch sucht die passende Zuordnung und legt den Beleg als Brief in den Postausgang.
2. Die Automatik stellt den Brief zu, direkt in die Datenbank des Partners oder über einen FTP-Server.
3. Beim Partner liegt der Brief im Posteingang.
4. Die Automatik des Partners legt daraus den passenden Beleg an, mit seinen eigenen Nummern, Artikeln, Preisen, Steuersätzen und seinem Pfand.
5. Die Rückmeldung „angelegt als Wareneingang 70041“ geht an Sie zurück.
6. Im Postausgang sehen Sie den Stand und die Belegnummer beim Partner.

3. Die zwei Wege: Datenbank oder FTP

Je Partnerfirma wählen Sie, wie die Briefe zugestellt werden. Fachlich ist das Ergebnis gleich.

4. Programm öffnen und Übersicht

Öffnen Sie Globale Einstellungen → Belegaustausch. Das Fenster „Hanware Belegaustausch“ zeigt oben Ihre Firma, Ihre Kennung und den letzten Austausch, darunter die Reiter Übersicht, Postausgang, Posteingang, Partnerfirmen, Zuordnung, Einstellungen und Protokoll.

5. Einstellungen

Unsere Firma im Austausch

Automatik

Die Automatik ist eine Aufgabe in der Windows-Aufgabenplanung (Ordner „Hanware“) und tauscht alle zwei Minuten aus, auch wenn niemand angemeldet ist. Richten Sie sie auf dem Rechner ein, der immer läuft (in der Regel der Server). Die Zeile zeigt, auf welchem Rechner sie eingerichtet ist.

Zugang für einen Partner auf unseren Posteingang

Nur für den Weg „Datenbank“: Damit ein Partner Ihnen Briefe schicken kann, bekommt er einen eigenen Datenbank-Zugang, der ausschließlich Briefe in Ihren Posteingang legen und deren Stand lesen darf, keine Kunden, Artikel oder Belege.

6. Partnerfirmen

Der Reiter zeigt je Partner eine Karte mit Kennung, Weg, Zustand und letzter Verbindung. Ein roter Hinweis erscheint, wenn das Kennwort auf diesem Rechner nicht gespeichert ist oder die letzte Verbindung fehlschlug.

Dialog „Neue Partnerfirma“, Weg Datenbank

Weg FTP-Server

7. Zuordnung

Die Zuordnung sagt: Wenn wir Belegart X an Kunde/Lieferant Y senden, geht der Beleg an Partner Z und wird dort zu Belegart W, und wir sind dort Kunde/Lieferant mit Nummer N. Ohne passende Zuordnung lehnt „Senden“ den Beleg mit einem Hinweis ab.

Übliche Zuordnungen

8. Belege senden

1. Öffnen Sie den gespeicherten Beleg in der Belegerfassung, oder markieren Sie einen oder mehrere Belege in der Belegliste (Verkauf oder Einkauf).
2. Klicken Sie auf Senden.
3. Das Fenster „Hanware Belegaustausch“ öffnet sich und zeigt je Beleg das Ergebnis, z. B. „Lieferschein 880001 liegt im Postausgang für ... und wird dort als Wareneingang angelegt“.
4. Ist die Automatik auf diesem Rechner eingerichtet, wird sofort gesendet, sonst innerhalb der nächsten zwei Minuten.

9. Postausgang

Status im Postausgang

Details eines Briefs

Ein Klick auf eine Zeile zeigt Beleg, Empfänger, Positionen, Summen und den Verlauf. Bei Fehlern bietet der Dialog Erneut senden, Als neuen Brief senden und Ausblenden.

10. Posteingang

Hier sehen Sie die Briefe, die Partner an Sie geschickt haben, und was daraus bei Ihnen entstanden ist.

Wurde ein Brief abgewiesen (z. B. weil der Lieferant fehlte), beheben Sie die Ursache und klicken in den Details auf Erneut übernehmen.

11. Protokoll

12. Was beim Partner entsteht

13. Typische Abläufe

Einen neuen Partner anbinden (Weg Datenbank)

1. Beide Firmen vergeben unter Einstellungen ihre Kennung und tauschen sie aus.
2. Jede Firma legt unter Zugang für einen Partner einen Zugang für die andere an und gibt Benutzer und Kennwort sicher weiter.
3. Am Rechner der Automatik: Partnerfirmen → Neue Partnerfirma, Weg Datenbank, Zugangsdaten des Partners eintragen, speichern, Verbindung testen.
4. Unter Zuordnung die Belegarten anlegen, z. B. Lieferschein → Wareneingang.
5. Einen Testbeleg senden und im Postausgang die Rückmeldung abwarten.

Keine direkte Verbindung möglich (Weg FTP)

1. Einen FTP-Server festlegen, auf den beide zugreifen (beim Partner, bei Ihnen oder bei einem Anbieter).
2. Beide tragen beim Partner Weg FTP-Server, denselben Server und denselben Basisordner ein.
3. Verbindung testen legt die Ordner mit Ihrer Kennung an.

Der Partner meldet „nicht übernommen“

1. Im Postausgang die Zeile öffnen und den Grund lesen, z. B. „Kunde/Lieferant mit der Nummer ... gibt es bei uns nicht“.
2. Zuordnung korrigieren oder den Partner bitten, die Adresse anzulegen.
3. Als neuen Brief senden klicken.

14. Rechte und Sicherheit

15. Meldungen und Lösungen

16. Häufige Fragen

Müssen beide Firmen Hanware haben? Ja, beide Firmen arbeiten mit Hanware Business und dem Belegaustausch.

Was passiert, wenn die Verbindung ausfällt? Die Briefe warten im Postausgang und werden automatisch erneut gesendet. Es geht nichts verloren.

Kann ich einen Beleg ein zweites Mal senden? Ein bereits übernommener Beleg wird nicht erneut gesendet. Abgewiesene Briefe schicken Sie mit Als neuen Brief senden.

Ändert ein späterer Fehler im Ausgangsbeleg den Beleg beim Partner? Nein. Der Partner bearbeitet seinen Beleg selbst; senden Sie bei Bedarf einen korrigierten Beleg.

Sehen Partner meine Preise und Kunden? Nur die Daten des gesendeten Belegs.