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Benutzerhandbuch: Zuwendungsbestätigungen
Spendenquittungen nach amtlichem Muster - einzeln, als Sammelbestätigung oder für SachzuwendungenInhalt
1. Worum es geht2. Überblick in Grafiken3. Voraussetzungen
4. Typische Arbeitsabläufe5. Sammelbestätigungen6. Einzelbestätigungen und Sachzuwendungen
7. Liste der Zuwendungsbestätigungen8. Der Ausdruck9. Storno und Ersatzbestätigung
10. Meldungen und Lösungen11. Tipps
1. Worum es geht
Wer einem gemeinnützigen Verein Geld oder Sachen spendet, kann die Zuwendung von der Steuer absetzen - mit einer Zuwendungsbestätigung nach dem amtlichen Muster. Hanware erstellt diese Bestätigungen aus den Buchungen der Vereinskasse: als Sammelbestätigung über alle Geldzuwendungen eines Jahres, als Einzelbestätigung je Zahlung oder als Bestätigung über eine Sachzuwendung.
| Art | Wann |
|---|---|
| Sammelbestätigung | Für alle Geldspenden (und, falls abziehbar, Mitgliedsbeiträge) eines Zuwendenden in einem Jahr - mit einer Anlage, in der jede Zahlung einzeln steht. Am häufigsten. |
| Einzelbestätigung (Geldzuwendung/Mitgliedsbeitrag) | Für eine einzelne Zahlung, z. B. eine größere Spende, die sofort bestätigt werden soll. |
| Sachzuwendung | Für gespendete Gegenstände, mit Bezeichnung, Wert und Herkunft. Sachzuwendungen kommen nie in eine Sammelbestätigung. |
2. Überblick in Grafiken
Status einer Bestätigung
1EntwurfAngelegt, noch ohne Nummer. Änderbar und löschbar.
➜
2gedrucktBeim ersten Druck bzw. E-Mail-Versand: Nummer vergeben, Angaben eingefroren. Jede weitere Ausgabe ist eine Zweitschrift.
➜
3storniertNur mit Grund. Nummer bleibt belegt, die Zahlungen werden wieder frei.
Welche Zahlungen bestätigt werden
JaBuchungen mit Mitglied bzw. Adresse auf einem Konto mit Zuwendungsart „Geldzuwendung“.
Ja, wenn erlaubtMitgliedsbeiträge - nur wenn unter Vereinsdaten „Mitgliedsbeiträge bestätigen: Ja“ steht.
AbgezogenRückbuchungen (z. B. Rücklastschriften) desselben Zeitraums.
Nie doppeltEine Zahlung steht nur in einer gültigen Bestätigung.
3. Voraussetzungen
- Vereinsdaten vollständig: Name, Anschrift, Finanzamt, Steuernummer, steuerbegünstigte Zwecke, Art und Datum des Bescheids. Fehlt etwas, zeigt jede Zuwendungsseite einen gelben Hinweis - gedruckt wird erst, wenn alles da ist.
- Der Freistellungsbescheid darf höchstens 5 Jahre, die Feststellung nach § 60a AO höchstens 3 Jahre alt sein.
- Die Spendenkonten sind unter Finanzberichte › Konten zuordnen mit der Zuwendungsart „Geldzuwendung (Spende)“ gekennzeichnet.
- Spenden werden in der Vereinskasse mit Mitglied bzw. Adresse gebucht. Die Anschrift des Zuwendenden ist vollständig.
4. Typische Arbeitsabläufe
Im Januar: Sammelbestätigungen für das Vorjahr
- Zuwendungen › Sammelbestätigungen, Jahr wählen. Hanware zeigt alle Zuwendenden mit Summe.
- Auswahl prüfen, Sammelbestätigungen anlegen - es entstehen Entwürfe.
- In der Liste die Entwürfe ansehen, alle anhaken und Auswahl drucken bzw. Auswahl per E-Mail. Dabei werden die Nummern vergeben.
Ein Mitglied spendet einen Laptop
- Einzelbestätigungen › Zuwendung manuell erfassen, Art „Sachzuwendung“.
- Zuwendenden suchen, Tag und Wert eintragen, die Sache genau beschreiben (Alter, Zustand, Kaufpreis), Herkunft wählen, Unterlagen zur Wertermittlung nennen.
- Als Entwurf anlegen, danach in der Liste drucken.
5. Sammelbestätigungen
Vorschlag der Sammelbestätigungen für 2026.
| Feld / Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Jahr, Mitgliedsart, Suche | Zeitraum (ganzes Kalenderjahr) und Filter. Die Mitgliedsart grenzt auf Mitglieder einer Art ein; „alle Zuwendenden“ umfasst auch Spender, die keine Mitglieder sind. |
| Zuwendender, Zahlungen | Wer gespendet hat und wie viele Zahlungen noch nicht bestätigt sind. |
| davon Beiträge | Anteil der Mitgliedsbeiträge (nur wenn Beiträge bestätigt werden dürfen). |
| Summe | Betrag der Bestätigung (Rückbuchungen abgezogen). |
| Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen | Nur ankreuzen, wenn es sich um Aufwandsspenden handelt (z. B. ein Mitglied verzichtet auf Fahrtkostenersatz). Steht in der Anlage je Zahlung. |
| Sammelbestätigungen anlegen | Legt je angehaktem Zuwendenden einen Entwurf an. Die Zahlungen sind damit vergeben und verschwinden aus dem Vorschlag. |
6. Einzelbestätigungen und Sachzuwendungen
Zahlungen ohne Bestätigung im gewählten Zeitraum.
| Feld / Knopf | Bedeutung |
|---|---|
| Von, Bis, Suche | Zeitraum der Zahlungen. |
| Datum, Nr., Zuwendender, Art, Buchungstext, Betrag | Jede noch nicht bestätigte Zahlung. Art = Geldzuwendung oder Mitgliedsbeitrag. |
| Einzelbestätigungen anlegen | Je angehakter Zahlung ein Entwurf. |
| Zuwendung manuell erfassen | Für Spenden, die nicht über die Vereinskasse liefen, und für Sachzuwendungen (Dialog unten). |
Sachzuwendung manuell erfassen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Geldzuwendung oder Sachzuwendung. |
| Tag der Zuwendung, Zuwendender | Datum und Spender (Nummer oder Name suchen). |
| Betrag / Wert der Zuwendung | Bei Sachen der Wert, mit dem die Sache bestätigt wird. |
| Genaue Bezeichnung | Pflicht bei Sachen: was, wie alt, welcher Zustand, welcher Kaufpreis. |
| Herkunft | Betriebsvermögen (dann Wert der Entnahme), Privatvermögen oder keine Angaben des Zuwendenden - wird auf der Bestätigung angekreuzt. |
| Unterlagen zur Wertermittlung | z. B. „Rechnung vom …“, „Gutachten“. Ist etwas eingetragen, wird „Geeignete Unterlagen … liegen vor“ angekreuzt. |
7. Liste der Zuwendungsbestätigungen
Alle Bestätigungen 2026 mit Status und Anzahl der Ausgaben.
| Feld / Spalte / Knopf | Bedeutung |
|---|---|
| Auswahl drucken | Druckt alle angehakten Bestätigungen in einem PDF. Entwürfe bekommen dabei ihre Nummer. |
| Auswahl per E-Mail | Sendet jede angehakte Bestätigung als PDF an die E-Mail-Adresse des Zuwendenden. Ohne E-Mail-Adresse wird sie übersprungen (Meldung). |
| Kennzahlen | Entwürfe, gedruckt, storniert und die bestätigte Summe des Jahres. |
| Jahr, Art, Status, Suche | Filter. |
| Nummer | z. B. 2026-0001; „-“ bei Entwürfen. |
| Zeitraum / Tag | Zeitraum bei Sammelbestätigungen, sonst Tag der Zuwendung. |
| Status | Entwurf, gedruckt oder storniert; „Ersatz“ = ersetzt eine stornierte Bestätigung. |
| Ausgaben | Wie oft die Bestätigung gedruckt oder versendet wurde. |
| Klick auf eine Zeile | Öffnet die Bestätigung mit Zuwendungen und Druckprotokoll. |
Ein Entwurf: Unterzeichner und Verzicht sind noch änderbar.
Eine stornierte Bestätigung mit Druckprotokoll (Original und Zweitschrift).
| Im Dialog | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfkasten | Zuwendender, Anschrift, Betrag in Ziffern und Worten, Zeitraum; bei Storno der Grund. |
| Unterzeichner 1 und 2, Verzicht, Angaben zur Sachzuwendung | Nur im Entwurf änderbar; danach eingefroren. |
| Zuwendungen | Jede Zahlung, die in der Bestätigung steht. |
| Druckprotokoll | Wann, wie (Original, Zweitschrift, E-Mail), von wem und an wen die Bestätigung ausgegeben wurde. |
| Entwurf löschen, Stornieren, Speichern, E-Mail, Drucken | Löschen nur im Entwurf; Stornieren nur nach dem Druck; Speichern der Entwurfsangaben; Versand bzw. Druck dieser einen Bestätigung. |
8. Der Ausdruck
Der Ausdruck folgt dem amtlichen Muster: Aussteller, Zuwendender, Betrag in Ziffern und in Worten (mit Cent), Tag bzw. Zeitraum, die Angaben zur Steuerbegünstigung (Freistellungsbescheid oder Feststellung nach § 60a AO), die Verwendungsbestätigung, Ort, Datum und Unterschrift sowie der vorgeschriebene Haftungshinweis. Sammelbestätigungen haben eine zweite Seite „Anlage zur Sammelbestätigung“ mit jeder Zahlung. Ab der zweiten Ausgabe trägt der Ausdruck den Vermerk ZWEITSCHRIFT.
Nach dem ersten Druck werden die Angaben eingefroren - auch eine spätere Änderung der Vereinsdaten oder der Anschrift ändert die Bestätigung nicht mehr. Ist eine Angabe falsch, stornieren Sie die Bestätigung und stellen eine Ersatzbestätigung aus.
9. Storno und Ersatzbestätigung
Storno mit Grund und Ersatzbestätigung.
- Bestätigung öffnen, Stornieren.
- Grund eintragen, z. B. „Anschrift falsch“. Haken „Gleich eine Ersatzbestätigung als Entwurf anlegen“ lassen.
- Stornieren. Die alte Bestätigung ist storniert, die Ersatzbestätigung öffnet sich als Entwurf mit denselben Zahlungen.
- Anschrift beim Mitglied korrigieren, Ersatzbestätigung drucken; den Zuwendenden bitten, die alte Bestätigung zu vernichten.
10. Meldungen und Lösungen
| Meldung | Lösung |
|---|---|
| Vereinsdaten unvollständig: … | Die genannten Angaben unter Vereinsdaten ergänzen. |
| Der Bescheid ist älter als 5 (bzw. 3) Jahre … | Neuen Bescheid beim Finanzamt anfordern und Datum eintragen. |
| Die Anschrift des Zuwendenden ist unvollständig. | Straße und Ort beim Mitglied ergänzen; bei Entwürfen den Entwurf löschen und neu anlegen. |
| Keine unbestätigten Zuwendungen im Zeitraum. | Spenden in der Vereinskasse mit Mitglied und Spendenkonto buchen; Zuwendungsart des Kontos prüfen. |
| Gedruckte Bestätigungen werden nicht gelöscht, sondern storniert. | Stornieren statt Löschen. |
| … keine E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse beim Mitglied eintragen oder die Bestätigung drucken und per Post senden. |
11. Tipps
- Die Nummern laufen je Jahr ohne Lücke. Entwürfe haben noch keine Nummer - löschen Sie sie ruhig, wenn sie nicht gebraucht werden.
- Unterschrift und Logo hinterlegen Sie unter Firmen-Stammdaten › Medien; ob sie gedruckt werden, legen Sie unter Vereinsdaten fest.
- Für Bestätigungen über 300 € pro Zuwendung verlangt das Finanzamt die förmliche Bestätigung; darunter reicht dem Spender oft der Kontoauszug - trotzdem freuen sich viele Spender über die Sammelbestätigung zum Jahresende.