Inhalt

1. Worum es geht

Drei Seiten helfen bei der Vereinsarbeit rund um die Mitglieder:

• Vorstand - wer welches Amt seit wann innehat, wer für den Verein unterschreibt; frühere Amtsinhaber bleiben als Historie erhalten.
• Auswertungen - fertige Listen für Mitgliederversammlung, Glückwünsche und Kassenprüfung, als Bildschirmliste oder PDF.
• Rundschreiben & Etiketten - Empfängerlisten nach Filtern zusammenstellen und als Serienbrief (PDF), E-Mail oder Adressetiketten ausgeben.

2. Überblick in Grafiken

Vom Filter zum Rundschreiben

Welche Auswertung für welchen Anlass

3. Typische Arbeitsabläufe

Einladung zur Mitgliederversammlung

1. Rundschreiben › Neue Empfängerliste, Bezeichnung „Einladung Mitgliederversammlung“, Mitgliedsart „Mitglieder (ohne Ausgetretene)“, Liste anlegen.
2. Betreff und Text mit {ANREDE} schreiben, Text speichern.
3. Als E-Mail senden für alle mit E-Mail-Adresse; für die übrigen eine zweite Liste ohne E-Mail-Haken oder die Briefe als PDF drucken.

Zahlungserinnerung an säumige Mitglieder

1. Neue Empfängerliste mit Haken „nur Mitglieder mit offenen Beiträgen“.
2. Text mit {OFFEN} schreiben - jeder Brief nennt den offenen Betrag des Mitglieds.
3. Briefe (PDF) drucken oder per E-Mail senden.

Neuer Vorstand nach der Wahl

1. Vorstand: beim bisherigen Amtsinhaber das Datum „bis“ eintragen.
2. Amt besetzen mit dem neuen Mitglied, „von“ = Wahltag, Haken „zeichnungsberechtigt“, wenn er Zuwendungsbestätigungen unterschreibt.

4. Vorstand und Ämter

Feld / Spalte / Knopf	Bedeutung
nur aktuelle Ämter / mit früheren Ämtern	Blendet beendete Amtszeiten aus bzw. ein.
Amt besetzen	Öffnet den Dialog für ein neues Amt.
Amt, Name	Bezeichnung des Amtes und der Amtsinhaber.
von, bis	Amtszeit. Ohne „bis“ ist das Amt aktuell besetzt.
unterschreibt	„ja“ = zeichnungsberechtigt; erscheint als Vorschlag für die Unterschrift auf Zuwendungsbestätigungen.
Telefon, E-Mail, Anschrift	Kontaktdaten aus der Mitgliedsakte bzw. Adresse.
Klick auf eine Zeile	Öffnet das Amt zum Ändern oder Löschen.

Feld	Bedeutung
Amt	Freier Text, z. B. 1. Vorsitzende, Kassenwart, Schriftführer, Kassenprüfer.
Person (Mitglied oder Adresse)	Nummer oder Name eingeben - die Suche schlägt passende Mitglieder und Adressen vor. Auch Nichtmitglieder (z. B. externe Kassenprüfer) sind möglich.
von, bis	Beginn und Ende der Amtszeit.
zeichnungsberechtigt	Darf Zuwendungsbestätigungen unterschreiben.
Bemerkung	z. B. „gewählt in der MV vom …“.

5. Auswertungen

Feld / Knopf	Bedeutung
Auswertung	Die gewünschte Liste (siehe Tabelle unten). Je nach Liste erscheinen die passenden Felder.
Von, Bis	Zeitraum, z. B. für Eintritte, Austritte und Geburtstage.
Stichtag	Für den Mitgliederbestand: wer an diesem Tag Mitglied war.
Jahr	Für runde Geburtstage, Jubiläen und Beitragseinnahmen.
Mitgliedsart	Grenzt die Liste auf eine Mitgliedsart ein.
Anzeigen	Zeigt die Liste auf dem Bildschirm.
Drucken	Erstellt dieselbe Liste als PDF im Querformat bzw. Hochformat.

Auswertung	Inhalt
Mitgliederbestand am Stichtag	Alle Mitglieder, die am Stichtag eingetreten und nicht ausgetreten waren.
Eintritte / Austritte im Zeitraum	Mit Eintrittsdatum und Status bzw. Austrittsdatum und Kündigungsgrund.
Geburtstage im Zeitraum	Sortiert nach Tag und Monat, mit dem neuen Alter.
Runde Geburtstage im Jahr	Wer im Jahr 18, 20, 30, 40 oder ab 50 alle fünf Jahre (50, 55, 60 …) wird.
Mitgliedsjubiläen im Jahr	Wer im Jahr 10, 15, 20, 25, 30, 40, 50, 60 oder 70 Jahre dabei ist (nach Eintrittsdatum).
Altersstruktur	Anzahl und Anteil der Mitglieder je Altersgruppe (unter 18, 18-26, 27-40, 41-60, 61-75, über 75, ohne Geburtsdatum).
Beitragsrückstände	Mitglieder mit offenen Beitragsrechnungen und Summe.
Beitragseinnahmen je Mitglied und Jahr	Was jedes Mitglied im Jahr gezahlt hat.
Mitglieder je Ortsgruppe	Anzahl je Ortsgruppe.
Mitglieder je Mitgliedsart und Status	Übersicht aktiv, ruhend, gekündigt, ausgetreten, verstorben.

6. Rundschreiben und Etiketten

Feld / Spalte / Knopf	Bedeutung
Empfängerlisten (links)	Nr., Datum, Info (Bezeichnung), Anzahl Empfänger und Status. Klick öffnet die Liste.
Liste löschen	Entfernt die Empfängerliste (die Mitglieder bleiben unverändert).
Betreff, Text	Inhalt des Rundschreibens. Die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ und der Vereinsname werden angefügt.
Platzhalter	{ANREDE} (Sehr geehrte/r …), {NAME}, {VORNAME}, {NACHNAME}, {NUMMER} (Mitgliedsnummer), {OFFEN} (offene Beiträge), {VEREIN}, {DATUM} - werden je Empfänger ersetzt.
Text speichern	Speichert Betreff und Text an der Liste.
Briefe (PDF)	Ein Brief je Empfänger mit Vereinsbriefkopf und Anschriftfeld für Fensterumschläge.
Als E-Mail senden	Sendet den Text an jeden Empfänger mit E-Mail-Adresse; die anderen werden gemeldet.
erstes Etikett auf dem Bogen, Etiketten	Adressetiketten (drei nebeneinander, 70 mm breit) als PDF; bei angebrochenen Bögen geben Sie an, auf welchem Etikett begonnen wird.
Empfänger-Tabelle	Name, Anschrift, E-Mail, offener Betrag je Empfänger; mit „suchen …“ eingrenzbar. Einzelne Empfänger lassen sich aus der Liste entfernen.

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Name der Liste, z. B. „Einladung Mitgliederversammlung“.
Mitgliedsart	„alle“, „Mitglieder (ohne Ausgetretene)“ oder eine bestimmte Mitgliedsart.
Ortsgruppe, Suche	Weitere Eingrenzung nach Ortsgruppe bzw. Name, Ort …
Empfänger dieser Listen ausschließen	Nummern früherer Listen, getrennt mit Semikolon - wer dort schon steht, kommt nicht noch einmal hinein.
nur Mitglieder mit offenen Beiträgen	Für Zahlungserinnerungen.
nur Mitglieder ohne SEPA-Mandat	z. B. um Mandate einzuholen.
nur Mitglieder mit E-Mail-Adresse	Für reine E-Mail-Rundschreiben.
Liste anlegen	Stellt die Empfänger zusammen und öffnet die Liste.

7. Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
Keine Einträge.	Zeitraum, Stichtag oder Mitgliedsart prüfen; bei Geburtstagen müssen Geburtsdaten erfasst sein.
Empfängerliste mit 0 Empfängern angelegt.	Filter der neuen Liste lockern und neu anlegen; die leere Liste löschen.
Bitte zuerst Betreff und Text speichern.	Betreff und Text eintragen und „Text speichern“ klicken, dann senden.
… Empfänger ohne E-Mail-Adresse (bitte per Brief).	Diese Empfänger per Brief anschreiben oder die E-Mail-Adresse in der Mitgliedsakte ergänzen.
E-Mails werden nicht versendet	Die E-Mail-Einstellungen des Programms (Postausgangsserver) prüfen lassen.

8. Tipps

• Für die Mitgliederversammlung den Bestand zum 31.12. und die Eintritte/Austritte des Jahres drucken - das ist der übliche Bericht des Vorstands.
• Rundschreiben erst als PDF ansehen, dann per E-Mail senden: so prüfen Sie die Platzhalter.
• Empfängerlisten bleiben gespeichert und dokumentieren, wer wann angeschrieben wurde (z. B. für die fristgerechte Einladung).