Inhalt

1. Zweck und Grundbegriffe

Offene Posten sind Rechnungen und Gutschriften, die noch nicht vollständig bezahlt sind - bei Kunden Ihre Forderungen (Debitoren), bei Lieferanten Ihre Verbindlichkeiten (Kreditoren). Mit den Seiten dieses Handbuchs buchen Sie eingehende und ausgehende Zahlungen, behalten fällige Beträge im Blick, sprechen mit Kunden über ihr Zahlungsverhalten und stimmen Konten ab.

Begriff	Bedeutung
Offen	Betrag eines Belegs, der noch nicht bezahlt ist. Eine Gutschrift ist mit Minus offen.
Fällig am	Belegdatum plus Zahlungsziel des Belegs.
Verzug	Tage seit der Fälligkeit. Eine Rechnung vom 1. mit 30 Tagen Ziel ist am 31. fällig und am 45. Tag 15 Tage im Verzug.
Belegalter	Tage seit dem Belegdatum, unabhängig vom Zahlungsziel.
Vorgang	Eine Buchung in der OP-Verwaltung mit allen zugeordneten Belegen. Jeder Vorgang hat eine Nummer und lässt sich stornieren.
A-Konto	Eine Zahlung, die (noch) keiner Rechnung zugeordnet ist, z. B. eine Anzahlung.
Verrechnung	Rechnung und Gutschrift werden ohne Geldfluss gegeneinander ausgeglichen.

Überblick in Grafiken

So wird eine Zahlung gebucht

Altersstruktur nach Fälligkeit

Was bei Abweichungen passiert

Typische Arbeitsabläufe

Teil A: OP Debitoren und OP Kreditoren

2. Kunde bzw. Lieferant wählen

Menü OP Verwaltung → OP Debitoren (Kunden) bzw. OP Kreditoren (Lieferanten). Tippen Sie in das Feld Nummer, Name oder Ort. Ein leeres Feld zeigt alle Adressen mit offenen Posten, rechts stehen Anzahl und Summe. Mit den Pfeiltasten wählen, Enter übernimmt.

Element	Bedeutung
Suchfeld	Nummer, Name oder Ort. Treffer erscheinen beim Tippen.
Pfeile ‹ ›	Springen zum vorigen bzw. nächsten Kunden (Lieferanten) mit offenen Posten, sortiert nach Nummer. Sind Beträge eingetragen, fragt das Programm vorher nach.
Excel	Die Belegliste als Tabelle.
Aktualisieren	Lädt die Daten neu; eingetragene Beträge bleiben erhalten.
OP Kreditoren / OP Debitoren	Wechselt zur anderen Seite.
OP-Suche	Sucht einen Beleg oder Betrag über alle Adressen, z. B. wenn ein Kontoauszug keinen Namen enthält.
Einstellungen	OP-Einstellungen (Kapitel 17).

3. Kopfbereich

Kachel	Bedeutung
Kunden- bzw. Lieferantennummer	Nummer der gewählten Adresse.
Kunde / Lieferant	Name und Anschrift.
Gesamt offen	Summe aller offenen Belege. Gutschriften zählen mit Minus.
Skonto-Staffel	Skonto der Adresse, z. B. „2 % / 7 Tage“.
Kreditlimit (Kunden) bzw. IBAN (Lieferanten)	Kreditrahmen des Kunden bzw. Bankverbindung des Lieferanten.

4. Zahlung erfassen

Feld / Knopf	Bedeutung
Zahlungsdatum	Datum vom Kontoauszug. Danach richtet sich das Skonto.
Zahlungsart	Überweisung, Bar, Lastschrift, Scheck … Die Zahlungsart schlägt das Finanzkonto vor; bei Scheck erscheint die Schecknummer.
Finanzkonto	Bank oder Kasse, auf die das Geld eingeht bzw. von der es abgeht.
Betrag	Gezahlter Betrag. Ist das Feld leer, ergibt er sich aus den Beträgen in der Belegliste.
Buchungstext	Text der Zahlung. Leer = die Belegnummern werden eingetragen.
Auszug-Nr.	Nummer des Kontoauszugs (für die Abstimmung).
Verteilungsregel	„älteste zuerst“ oder „nach Fälligkeit“ - bestimmt, welche Belege „Betrag verteilen“ zuerst ausgleicht.
mit Skonto	Skonto aus der Staffel automatisch berücksichtigen, wenn die Frist zum Zahlungsdatum läuft.
Betrag verteilen (F7)	Verteilt den Betrag nach der Verteilungsregel auf die Belege.
Alles offen übernehmen (F12)	Trägt bei jedem Beleg den offenen Betrag (abzüglich Skonto) ein.
Verrechnung	Rechnung und Gutschrift ohne Geldfluss ausgleichen (Kapitel 8).
Leeren	Entfernt alle Eingaben.
Buchen … (F9)	Öffnet die Zusammenfassung (Kapitel 6).
Summenzeile	Betrag, zugeordnet, Skonto und Rest. Rest grün = passt, gelb = Überzahlung, rot = Differenz (Buchen gesperrt).

5. Belegliste - alle Spalten

Spalte	Bedeutung
Datum, Beleg, Belegart	Belegdatum, Nummer (Klick öffnet den Beleg), Rechnung oder Gutschrift. Ein Haken ✓ zeigt einen freigegebenen Rechnungseingang.
Betrag, Bezahlt, Offen	Rechnungsbetrag, bisher bezahlt, noch offen.
Skonto	Skonto für diesen Beleg. Grau vorgeschlagen, wenn die Frist läuft; Sie können ihn ändern.
Zahlen	Betrag, der dieser Rechnung zugeordnet wird. Enter springt in die nächste Zeile.
← / ×	Offenen Betrag übernehmen bzw. Zeile leeren.
Notiz	Zahlungsinfo zum Beleg, wird mit der Buchung gespeichert.
Fällig	Fälligkeitsdatum.
Verzug (Tage)	Tage seit Fälligkeit, rot hervorgehoben. Leer = noch nicht fällig.
Belegalter (Tage)	Tage seit dem Belegdatum.
Stufe, Benutzer	Mahnstufe und wer den Beleg erstellt hat.

6. Buchen und Zusammenfassung

„Buchen …“ zeigt Art, Adresse, Datum, Zahlungsart, Konto, Betrag und je Beleg „offen“, „Zahlung“, „Skonto“ und „offen danach“. Erst Jetzt buchen bucht. Danach erscheint eine Bestätigung mit der Vorgangsnummer, die Belege sind ausgeglichen und die Zahlung steht im Kassenbuch des gewählten Kontos.

7. Regeln beim Buchen

Die OP-Verwaltung bucht nach denselben Regeln wie Hanware Business (Desktop):

Fall	Was passiert
Zahlung und Zuordnung gleich	Wird gebucht.
Zugeordnet mehr als gezahlt (Unterzahlung)	Buchen gesperrt mit der Meldung „Es besteht eine Differenz“. Tragen Sie bei der Rechnung nur den gezahlten Betrag ein - der Rest bleibt offen.
Gezahlt mehr als zugeordnet (Überzahlung)	Der Mehrbetrag wird ohne Rückfrage der zuletzt zugeordneten Rechnung zugeschlagen. Sie steht danach mit Minus offen (Guthaben des Kunden) und kann später verrechnet oder ausgezahlt werden.
Zahlung auf eine schon bezahlte Rechnung	Rückfrage mit Betrag, bereits bezahlt und Guthaben danach. Vorgabe ist „Nein“. Mit „Trotzdem buchen“ wird gebucht; die Bestätigung steht in der Bemerkung des Vorgangs.

8. Verrechnung Rechnung/Gutschrift

Knopf Verrechnung: Zahlungsart „Verrechnung“, kein Betrag. Tragen Sie bei der Rechnung den Betrag und bei der Gutschrift denselben Betrag mit Minus ein - die Summe muss 0,00 ergeben. Es fließt kein Geld.

9. Vorgänge, Storno und Zahlungen

Spalte / Knopf	Bedeutung
# / Datum / Art / Status	Vorgangsnummer, Buchungsdatum, Art (Zahlung, Zuordnung, A-Konto, Verrechnung, Storno), Status (gebucht, storniert).
Betrag / Zugeordnet / Skonto / Belege	Gezahlt, den Belegen zugeordnet, Skonto und die betroffenen Belegnummern.
Zahlungsart / Konto / Text / Erfasst	Wie gebucht, mit Bemerkung, Zeitpunkt, Benutzer und Herkunft (z. B. OP Debitoren, Kassenbuch, Buchhaltung).
Liste-Symbol	Zeigt die Positionen des Vorgangs.
Rückgängig-Symbol	Storniert den Vorgang mit Grund. Es entsteht eine Gegenbuchung mit heutigem Datum, die Belege sind wieder offen; der alte Vorgang bleibt sichtbar.

Im Reiter Zahlungen stehen alle Zahlungen der Adresse mit dem noch nicht zugeordneten Betrag. Über „Zuordnen“ ordnen Sie eine A-Konto-Zahlung später Rechnungen zu; dort drucken Sie auch eine Quittung.

10. Ansicht, Spalten und Tasten

Element	Bedeutung
offene / bezahlte / alle Belege	Auswahl über der Liste. Bezahlte und alle Belege zeigen die letzten 500.
Mahnung	Öffnet das Mahnwesen für diesen Kunden (nur Debitoren, mit Menüpunkt Mahnwesen).
Lastschrift / Überweisung	Öffnet die SEPA-Zentrale für diese Adresse (mit SEPA-Modul).
Spalten	Spalten ein- und ausblenden, Reihenfolge mit den Pfeilen, Breite in Pixeln. Breiten, die Sie im Listenkopf mit der Maus gezogen haben, sind schon eingetragen und gespeichert. „Standard“ stellt alles zurück. Die Einstellung gilt für Ihren Benutzer.
F7 / F12 / F9	Betrag verteilen / alles offen übernehmen / Buchen (F6 geht ebenfalls).

11. OP Kreditoren (Lieferanten)

Aufbau und Bedienung wie OP Debitoren. Unterschiede:

• Angezeigt werden Lieferanten und ihre offenen Rechnungseingänge; der Beleglink öffnet den Belegeingang.
• Zahlungen an Lieferanten werden positiv gebucht und erscheinen im Kassenbuch als Ausgabe.
• Skonto kommt aus der Skonto-Staffel des Lieferanten (erhaltenes Skonto).
• Im Kopf stehen IBAN und BIC; oben gibt es den Knopf „Zahlungsvorschlag“.
• Ein vollständig bezahlter Rechnungseingang wird je nach Benutzerrecht als erledigt gekennzeichnet.

12. Zahlungsvorschlag

Menü OP Verwaltung → Zahlungsvorschlag oder Knopf „Zahlungsvorschlag“ in OP Kreditoren. Hier planen Sie den Zahlungslauf an Ihre Lieferanten: Sie sehen, was fällig ist und wo Skonto möglich ist, geben Rechnungen frei und bezahlen sie.

So bezahlen Sie Ihre Lieferanten mit möglichst viel Skonto

1. „Fällig bis“ und „Zahlungsdatum“ prüfen, „Anzeigen“ klicken.
2. Unter „Verfügbarer Betrag (Budget)“ eintragen, wie viel Geld für den Lauf bereitsteht (leer = ohne Grenze).
3. „Optimal markieren“ klicken: zuerst werden die Rechnungen mit Skonto markiert, deren Skontofrist am frühesten endet, danach die am längsten fälligen Rechnungen - so lange das Budget reicht. Die Zeile daneben nennt Summe, Skonto-Ersparnis und was nicht mehr hineinpasst.
4. Markierung bei Bedarf von Hand ändern, dann „Freigeben“ (wenn Rechnungen vor der Zahlung freigegeben werden müssen) und „Markierte bezahlen …“ oder „Als SEPA-Lauf …“.

Feld / Spalte	Bedeutung
Fällig bis	Angezeigt werden Rechnungseingänge, die bis dahin fällig sind (Vorgabe heute + 7 Tage) …
Zahlungsdatum	… oder deren Skontofrist zu diesem Datum noch läuft. Skonto wird zu diesem Datum berechnet.
Suche	Lieferantenname, -nummer oder Rechnungsnummer (auch ein Teil davon).
nur freigegebene	Nur Rechnungseingänge, die freigegeben wurden (Liste Offene Posten oder Belegeingang).
Skonto nutzen	Zahlbetrag = offen minus Skonto, wenn die Frist läuft.
Ansicht	„Nach Lieferant“: je Lieferant eine Gruppe. „Nach Dringlichkeit“: eine Liste, oben die Rechnungen mit der kürzesten Skontofrist, danach die am längsten fälligen. Ihre Markierung bleibt beim Umschalten erhalten.
Kacheln	Fällig bis Stichtag, davon überfällig (Fälligkeit vor dem Zahlungsdatum), Skonto möglich und die Summe der markierten Rechnungen mit der Skonto-Ersparnis.
Verfügbarer Betrag (Budget)	Obergrenze für „Optimal markieren“. Leer = alle fälligen Rechnungen und alle mit Skonto markieren.
Optimal markieren	Markiert neu nach der Reihenfolge „Skontofrist zuerst, dann älteste Fälligkeit“, bis das Budget erreicht ist. Eine Rechnung, die nicht mehr ganz hineinpasst, wird übersprungen; eine kleinere danach kann noch markiert werden.
Markierung aufheben	Entfernt alle Haken.
Priorität	Grün „Skonto noch X Tage“ (gelb, wenn nur noch 2 Tage oder weniger), rot „überfällig“, blau „fällig“.
Lieferantenzeile	Nummer, Name, IBAN/BIC (Hinweis, wenn keine IBAN hinterlegt). Der Haken markiert alle Rechnungen des Lieferanten.
Tage	Größer 0 (rot) = so viele Tage überfällig, negativ = noch nicht fällig.
Zahlbetrag	Vorschlag, änderbar. Wird er geändert, entfällt das Skonto.
Freigabe	Zeigt, ob der Rechnungseingang zur Zahlung freigegeben ist.
Freigeben / Freigabe entziehen	Gibt die markierten Rechnungseingänge nach Rückfrage frei bzw. nimmt die Freigabe zurück. Gleiche Freigabe wie im Belegeingang und in der Liste Offene Posten.
Markierte bezahlen …	Bucht nach Rückfrage je Lieferant einen Vorgang (stornierbar in OP Kreditoren).
Als SEPA-Lauf …	Mit SEPA-Modul: übergibt die markierten Rechnungen als Überweisungslauf an die SEPA-Zentrale.
Excel	Liste mit IBAN/BIC und Zahlbeträgen, z. B. für das Onlinebanking.

Teil B: Überblick und Abstimmung

13. Liste Offene Posten

Menü OP Informationen → Offene Posten. Die Menüpunkte „Offene Rechnungen“, „Fällige Rechnungen Kunden“ und „Fällige Rechnungen Lieferanten“ öffnen dieselbe Liste mit passender Vorauswahl.

Element	Bedeutung
Kunden / Lieferanten	Forderungen oder Verbindlichkeiten.
Suche	Nummer, Name, Ort oder Belegnummer.
Stichtag	Zeigt den Stand zu einem früheren Tag: offen ist, was bis zu diesem Tag nicht bezahlt war. Belege nach dem Stichtag fehlen.
Vertreter, Tour, Region, Gruppe, Zahlungsart	Grenzen auf Adressen mit diesen Angaben ein.
Mahnstufe ab (Kunden)	Nur Belege ab dieser Mahnstufe.
Freigabe (Lieferanten)	Nur freigegebene bzw. nicht freigegebene Rechnungseingänge.
nur fällige	Nur Belege, deren Fälligkeit überschritten ist.
nur Kleinbeträge bis 0,09 €	Zeigt Restbeträge bis 9 Cent, die Sie ausbuchen können (siehe unten).
Kacheln	Summe und Anzahl je Altersklasse. Ein Klick filtert die Liste, ein zweiter hebt den Filter auf.
Gruppenzeile	Nummer, Name, Ort, Summe, Anzahl, Zahlungsart, Vertreter, Tour. „Zahlung buchen“ öffnet OP Debitoren bzw. Kreditoren, „Mahnung“ das Mahnwesen.
Belegzeile	Datum, Beleg, Belegart, Betrag, offen, fällig, Verzug (farbig nach Altersklasse), Belegalter, Mahnstufe, Notiz.
Freigabe (Lieferanten)	Rot „Freigeben“ / grün „Freigegeben“ - ein Klick schaltet um. Der Zahlungsvorschlag kann sich auf freigegebene Rechnungen beschränken.
Kästchen	Markieren einzelne Belege oder alle einer Adresse - für Excel, Export je Steuersatz und das Ausbuchen von Kleinbeträgen.
Excel	Markierte (oder alle angezeigten) Belege als Tabelle.
Export je Steuersatz	Offene Beträge anteilig nach Steuersatz (netto, Steuer, brutto), z. B. für den Steuerberater.
OP-Abgleich	Kapitel 16.

Kleinbeträge ausbuchen

1. Haken „nur Kleinbeträge bis 0,09 €“ setzen, Anzeigen.
2. Belege markieren, Finanzkonto wählen.
3. „Markierte ausbuchen“ und die Rückfrage bestätigen. Jeder Beleg bekommt eine Zahlung über den Rest und ist ausgeglichen.

14. Konto & Zahlungsverhalten

Menü OP Informationen → Kontoauszug oder Kontenblatt, oder aus der OP-Verwaltung. Eine Seite für alles, was Sie im Gespräch mit einem Kunden oder Lieferanten brauchen.

Kachel	Bedeutung
Offen gesamt	Summe der offenen Posten, Anzahl, höchste Mahnstufe.
Überfällig	Davon überfällig, älteste offene Rechnung mit Alter.
Zahlungsverhalten (12 Monate)	Durchschnittliche Tage vom Rechnungsdatum bis zur Zahlung und Anteil der bis zur Fälligkeit bezahlten Rechnungen. Grün ab 80 %, gelb ab 50 %.
Kreditlimit (Kunden)	Limit und wie viel davon durch offene Posten belegt ist (Balken gelb ab 80 %, rot über 100 %). Bei Lieferanten steht hier die IBAN.
Letzte Zahlung	Datum und Betrag.
A-Konto	Zahlungen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind.
Umsatz	Rechnungen minus Gutschriften im laufenden Jahr und im Vorjahr.

Reiter	Inhalt
Kennzahlen	Alle Kennzahlen als Liste.
Kontoauszug	Anfangsbestand, Belege (Soll) und Zahlungen (Haben) mit laufendem Saldo. Zeitraum rechts wählbar: 90 Tage, 12 Monate, dieses Jahr, Vorjahr, alles.
Kontenblatt	Alle Belege und Zahlungen mit Zahlungsart und Finanzkonto.
Zahlungen	Alle Zahlungen mit nicht zugeordnetem Betrag und den Belegen.
A-Konto	Nur Zahlungen mit nicht zugeordnetem Rest.
Excel	Der gewählte Reiter als Tabelle.

15. Saldenbestätigung

Rechts oben wählen Sie den Stichtag (Vorgabe 31.12. des Vorjahres). PDF öffnet die Saldenbestätigung mit Anschrift, Saldo, den offenen Posten zum Stichtag und einem Abschnitt zur Rückantwort. Per E-Mail öffnet ein Fenster mit Empfänger (Rechnungs-E-Mail bzw. E-Mail der Adresse), Betreff und Text; die Saldenbestätigung wird als PDF angehängt.

16. OP-Abgleich

Aus der Liste Offene Posten über den Knopf OP-Abgleich. Offene Posten und Kontoauszug einer Adresse müssen übereinstimmen. Links stehen alle Adressen, bei denen das nicht so ist, rechts die Prüfung der gewählten Adresse: die drei Summen und jede Ursache mit Betrag, Erklärung und Lösung (z. B. „Zahlung ohne Zuordnung“, „Offen falsch“, „Zahlung gelöscht“). Der Abgleich ändert nichts - die Lösung führen Sie in OP Debitoren bzw. OP Kreditoren aus.

17. OP-Einstellungen

Einstellung	Bedeutung
Verteilung eines Betrags	Vorbelegung der Verteilungsregel: älteste Belege zuerst oder nach Fälligkeit.
Nicht zugeordneter Rest / Kleindifferenz	Gelten für Zahlungen aus der Belegzahlung in Verkauf und Einkauf. In OP Debitoren und Kreditoren gelten die Regeln aus Kapitel 7.
Skonto-/Differenzkonto	Finanzkonto für Skonto. Ohne Konto ist kein Skonto buchbar (gelber Hinweis).
Skonto vorschlagen	Haken „mit Skonto“ vorbelegen.
Leerer Buchungstext = Belegnummern	Automatischer Buchungstext.

18. Rechte

Recht (Benutzerverwaltung)	Wirkung
Zahlungen in der OP-Verwaltung buchen	Buchen, Zahlungsvorschlag bezahlen, vorhandene Zahlung zuordnen, Kleinbeträge ausbuchen.
Vorgänge der OP-Verwaltung stornieren	Storno von Vorgängen.
OP-Einstellungen pflegen	Speichern der OP-Einstellungen.
Zahlungen löschen	Löschen im Reiter „Zahlungen“.
Rechnung und Gutschrift nach Zahlung sperren	Vollständig bezahlte Rechnungen und Gutschriften werden gegen Änderungen gesperrt.
Rechnungseingang bei Offen = 0 automatisch archivieren	Vollständig bezahlte Rechnungseingänge werden als erledigt gekennzeichnet.

Die Seiten erscheinen nur mit den passenden Menüpunkten in Lizenz und Benutzerrechten. Mitarbeiter mit Kundenfilter (z. B. Region) sehen in „Konto & Zahlungsverhalten“ nur ihre Kunden. Ein Kundenzugang sieht weiter nur seinen eigenen Kontoauszug.

19. Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
Buchen nicht möglich - es besteht eine Differenz	Bei den Rechnungen nur den gezahlten Betrag eintragen oder den Zahlungsbetrag korrigieren, bis „Rest“ 0,00 ist.
Die Rechnung ist bereits bezahlt	Prüfen, ob die Zahlung doppelt ist. Nur bei echter Doppelzahlung „Trotzdem buchen“.
Zuordnung ist größer als der offene Betrag	Betrag in „Zahlen“ plus Skonto verkleinern.
… ist rückwirkend abgeschlossen	Das Zahlungsdatum liegt in einem abgeschlossenen Zeitraum - Datum korrigieren.
Kein Finanzkonto für Skonto eingestellt	In den OP-Einstellungen ein Skontokonto wählen.
Beleg … ist storniert	Der Beleg wurde inzwischen storniert - Anzeige aktualisieren.
Diese Zahlung wurde bereits abgeschickt	Doppelklick erkannt - es wurde nur einmal gebucht.
Kein weiterer Kunde mit offenen Posten	Die Pfeile haben keine weitere Adresse gefunden.
Keine Berechtigung …	Das passende Recht beim Administrator anfragen (Kapitel 18).

20. Zusammenspiel mit Hanware (Desktop)

Web und Desktop arbeiten mit denselben Daten und denselben Regeln. Ein im Web gebuchter Vorgang ist in der Desktop-OP-Verwaltung sichtbar und stornierbar und umgekehrt. Auch „Zahlung zuweisen“ im Kassenbuch und „Zahlung an Belege verknüpfen“ in der Buchhaltung buchen als Vorgang und erscheinen unter „Vorgänge“.

Auf dem Handy