Inhalt

1. Wofür das Mahnwesen da ist

Das Mahnwesen überwacht die offenen Rechnungen Ihrer Kunden. Es erkennt, welche Rechnungen überfällig sind und welche Mahnstufe fällig wäre, schlägt Mahnungen vor, erstellt sie nach Ihrer Freigabe als PDF, versendet sie per E-Mail oder bereitet sie für den Postversand vor - und dokumentiert alles, was mit dem Kunden in Sachen Zahlung passiert ist.

Begriff	Bedeutung
Fälligkeit	Datum, an dem die Rechnung bezahlt sein muss - aus dem Zahlungsziel der Rechnung (bzw. Rechnungsdatum + Zahlungsziel in Tagen des Kunden).
Verzug	Tage seit der Fälligkeit.
Mahnstufe	Wie oft die Rechnung schon gemahnt wurde: Zahlungserinnerung (ZE), 1. Mahnung (M1), 2. Mahnung (M2), Letzte Mahnung (M3).
Reif für	Die Stufe, die eine Rechnung nach ihrem Verzug erreichen dürfte. Ist sie höher als die bisherige Mahnstufe, ist die Rechnung „reif“ zum Mahnen.
Mahnprofil	Regelwerk mit Karenz, Abständen zwischen den Stufen, Gebühren, Versandart, Sperre. Jeder Kunde hat ein Profil (sonst das Standardprofil).
Vorschlag	Vom Mahnlauf vorbereitete Mahnung je Kunde, die Sie in der Freigabe prüfen und ausführen.
Mahnsperre / Zahlungszusage	Der Kunde wird bis zu einem Datum nicht gemahnt, z. B. weil er Zahlung zugesagt hat.
Verkaufsperre	Kennzeichen am Kunden ab einer bestimmten Mahnstufe; der Kunde wird als gesperrt angezeigt.

Überblick in Grafiken

Von der offenen Rechnung zur Mahnung

Stufen nach Verzug (Beispiel Standardprofil: Karenz 2 Tage, je 14 Tage bis zur nächsten Stufe)

Eine Rechnung steigt pro Mahnung höchstens eine Stufe: Auch eine 60 Tage überfällige, noch nie gemahnte Rechnung beginnt mit der Zahlungserinnerung. Zwischen zwei Mahnungen an denselben Kunden liegt mindestens der im Profil eingestellte Abstand.

Was beim Ausführen einer Mahnung passiert

Typische Arbeitsabläufe

2. Navigation, Testmodus und Hilfe

Element	Bedeutung
Dashboard	Übersicht mit Kennzahlen, Mahnlauf, Wiedervorlagen und Verlauf.
Freigabe (Zahl)	Vorschläge prüfen und ausführen; die gelbe Zahl nennt die offenen Vorschläge.
Fälligkeiten	Alle offenen bzw. überfälligen Kundenrechnungen mit Verzug und Stufe.
Kundenakte	Alles zu einem Kunden: offene Posten, Mahnungen, Verlauf, Sperren.
Mahnungen (Zahl)	Liste aller Mahnungen; die gelbe Zahl nennt Mahnungen, deren E-Mail-Versand fehlgeschlagen ist.
Sperren (Zahl)	Verkaufsperren, Mahnsperren und Kunden ohne Mahnung; die Zahl nennt die verkaufsgesperrten Kunden.
Lieferanten	Fällige Rechnungen Ihrer Lieferanten (Eingangsrechnungen).
Einstellungen	Nur für Buchhaltung/Administrator sichtbar.
Testmodus / Scharf	Gelb „Testmodus - es wird nichts gesendet“ bzw. grün „Scharf - Mahnungen werden versendet“. Im Testmodus werden Mahnungen erzeugt, aber keine E-Mails an Kunden versendet - weder vom automatischen Lauf noch von Hand.
Hilfe	Öffnet dieses Handbuch in einem neuen Fenster am Kapitel der aktuellen Seite.

3. Dashboard

Bereich / Feld	Bedeutung
Kundennummer / Kundenakte	Kundennummer eingeben und „Kundenakte“ - öffnet direkt die Akte dieses Kunden.
Mahnlauf	Zeigt den letzten automatischen Lauf mit Ergebnis und ob die Automatik aktiv ist.
Fälligstufen aktualisieren	Rechnet Verzug und „Reif für“ aller offenen Kundenrechnungen neu (z. B. nach Zahlungseingängen oder geänderten Zahlungszielen).
Mahnlauf starten (Vorschläge)	Prüft alle Kunden und erzeugt Vorschläge, danach öffnet sich die Freigabe. Es wird nichts versendet. Bisher offene Vorschläge werden dabei durch die neuen ersetzt - auch von Hand angepasste.
Vorschläge zur Freigabe	Anzahl und Summe offener Vorschläge, davon mit Hinweis - Klick öffnet die Freigabe.
Mails fehlgeschlagen	Mahnungen, deren E-Mail nicht zugestellt werden konnte - Klick öffnet die gefilterte Mahnungsliste.
Kunden verkaufsgesperrt	Klick öffnet „Sperren“.
Wiedervorlagen fällig	Springt zur Karte „Wiedervorlagen“.
Offen gesamt	Summe aller offenen Kundenrechnungen und Gutschriften, mit Anzahl Posten und Kunden.
Überfällig	Betrag und Anzahl der überfälligen Posten.
> 30 / 60 / 90 Tage	Offene Beträge, deren Fälligkeit mehr als 30, 60 bzw. 90 Tage zurückliegt.
Fällig diese Woche	Noch nicht überfällige Beträge, die in den nächsten 7 Tagen fällig werden.
DSO	Durchschnittliche Forderungslaufzeit in Tagen: offene Forderungen im Verhältnis zum Umsatz der letzten 90 Tage. Je kleiner, desto schneller zahlen Ihre Kunden.
Mahnungen Monat	Anzahl Mahnungen im laufenden Monat und berechnete Gebühren.
Offen nach Mahnstufe	Kreisdiagramm: wie viel des überfälligen Betrags ohne Mahnung, mit Zahlungserinnerung, 1./2./letzter Mahnung ist.
Altersstruktur (Verzugstage)	Balken 0-30, 31-60, 61-90, 91-120, über 120 Tage.
Mahnungen pro Monat	Anzahl der letzten 12 Monate.
Top offene Kunden	Kunden mit den höchsten offenen Beträgen, ihre Mahnstufe und Knopf „Akte“. „Alle Fälligkeiten“ öffnet die Fälligkeitsliste.
Erfolgsquote je Stufe	Anteil der Mahnungen der letzten 180 Tage, nach denen der Kunde vollständig bezahlt hat - zeigt, welche Stufe wirkt.
Wiedervorlagen	Notizen, Telefonate und Zusagen, deren Wiedervorlagedatum erreicht ist. Mit ✓ als erledigt abhaken.
Neueste Mahnungen	Die zuletzt erzeugten Mahnungen je Kunde mit Stufe und Betrag. „Liste“ öffnet die Mahnungsliste.
Verlauf	Die letzten Ereignisse: Mahnungen, E-Mails, Sperren, Notizen, übersprungene Vorschläge, Stornos. Fehler sind rot.

4. Fälligkeiten

Alle offenen Kundenrechnungen - gruppiert nach Kunde - mit Fälligkeit, Verzug, erreichbarer Stufe und bisheriger Mahnstufe. Von hier aus erzeugen Sie gezielt Vorschläge oder nehmen Belege vom Mahnen aus.

Feld / Spalte	Bedeutung
Überfällig / Alle offenen	Nur überfällige Posten (Vorgabe) bzw. alle offenen, auch noch nicht fällige.
Reif für Zahlungserinnerung … Letzte Mahnung	Nur Posten, die genau die nächste Stufe erreichen dürfen (z. B. „Reif für 1. Mahnung“ = schon erinnert und inzwischen lange genug überfällig).
> 30 … > 150 Tage	Posten mit mindestens so vielen Verzugstagen.
Suche	Kundenname, Kundennummer oder Belegnummer, dann „Suchen“.
Fälligstufen aktualisieren	Rechnet Verzug und Stufen neu (wie im Dashboard). Die Liste zeigt den zuletzt berechneten Stand.
Summenzeile	Anzahl Posten und Kunden, Summe offen, davon „Reif zum Mahnen“.
Kundenzeile	Name (Link zur Kundenakte), Kundennummer, Ort, E-Mail, Summe offen und Kennzeichen „Verkaufsperre“, „keine Mahnung“, „nur Zahlungserinnerung“, „Mahnsperre bis …“. Das Kästchen markiert alle Belege des Kunden.
Beleg / Datum / Fällig	Rechnungsnummer (bei Gebührenrechnungen mit „· Gebühr“), Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum.
Verzug	Tage seit Fälligkeit; ab 60 Tagen rot.
Reif für	Erreichbare Stufe nach dem Verzug; „nicht fällig“, solange Karenz bzw. Zahlungsziel laufen.
Stufe	Bisherige Mahnstufe (ZE, M1, M2, M3) mit Datum der letzten Mahnung.
Betrag / Offen	Rechnungsbetrag und noch offener Betrag.
Hinweis	„ausgenommen“ = Beleg ist vom Mahnen ausgenommen (Zeile blass).

Knopf	Bedeutung
Vorschläge erzeugen → Freigabe	Erzeugt für jeden Kunden mit markierten Belegen einen Vorschlag über alle seine offenen, nicht ausgenommenen Belege und öffnet die Freigabe. Anders als der Mahnlauf überspringt diese Funktion keine Kunden - Sperren, „keine Mahnung“ usw. erscheinen als Hinweis im Vorschlag.
Ausnehmen	Markierte Belege vom Mahnen ausnehmen.
Freigeben	Ausgenommene Belege wieder mahnbar machen.

5. Freigabe

Hier prüfen Sie die Vorschläge des Mahnlaufs und führen sie aus. Ohne Ihre Freigabe wird nichts erzeugt - ausgenommen die Stufen, die Sie in den Einstellungen für den automatischen Lauf freigegeben haben.

Element	Bedeutung
Vorschläge neu erzeugen	Startet den Mahnlauf erneut. Offene Vorschläge werden ersetzt.
Offen / Ausgeführt / Übersprungen	Reiter nach Status des Vorschlags.
Stand … · ZE · M1 · M2 · M3	Zeitpunkt der Vorschläge und Anzahl je Stufe.
Kunde	Name (Link zur Kundenakte), Kundennummer, E-Mail.
Stufe	Vorgeschlagene Mahnstufe.
Belege / Offen	Anzahl und Summe der offenen Belege in der Mahnung.
Gebühr / Zinsen	Mahngebühr laut Profil und ggf. Verzugszinsen.
Gesamt	Offen + Gebühr + Zinsen - die Gesamtforderung auf der Mahnung.
Versand	E-Mail oder Post (laut Kunde bzw. Profil; ohne E-Mail-Adresse immer Post).
Frist	Zahlungsfrist auf der Mahnung.
Hinweis	z. B. „Keine E-Mail-Adresse - Versand per Post“, „Kunde ist verkaufsgesperrt“, „Letzte Stufe - Eskalation prüfen“, „Mahnsperre bis …“, „Kunde ist auf ‚keine Mahnung‘ gesetzt“, „Kunde: nur Zahlungserinnerung“. Solche Vorschläge bitte bewusst entscheiden.
👁 Vorschau	Zeigt das Mahnschreiben, wie es erzeugt würde.
✎ Anpassen	Stufe senken, Frist ändern, eigenen Kopftext, Belege abwählen.
Papierflieger	Diesen einen Vorschlag nach Rückfrage ausführen und senden.
Auswahlleiste	„n ausgewählt · Gesamtforderung“ mit „Auswahl aufheben“, „Überspringen“ (optional mit Grund), „Nur erzeugen“ (Mahnung und PDF, kein Versand) und „Ausführen & senden“.
PDF (Reiter Ausgeführt)	Öffnet das erzeugte Mahnschreiben.

Feld (Anpassen)	Bedeutung
Mahnstufe	Vorgeschlagene Stufe oder niedriger - höher geht nicht.
Zahlungsfrist	Datum, bis zu dem der Kunde zahlen soll.
Empfänger	E-Mail-Adresse bzw. „Post“ (nur Anzeige; ändern über die Mahnfelder des Kunden).
Kopftext	Eigener Einleitungstext nur für diese Mahnung; leer = Vorlage der Stufe.
Belege in dieser Mahnung	Belege abwählen, die nicht gemahnt werden sollen. Mindestens einer muss bleiben; ausgenommene Belege sind grau.
Übernehmen	Speichert die Änderung; Offen und Gebühr werden neu gerechnet.

6. Kundenakte

Die Kundenakte bündelt alles zum Zahlungsverhalten eines Kunden. Beim Öffnen werden seine Fälligkeiten neu berechnet.

Bereich / Knopf	Bedeutung
Kunde suchen	Name oder Kundennummer eintippen (ab 2 Zeichen) und Kunden wählen.
Kopf	Kundennummer, Name, Kennzeichen (Verkaufsperre, Mahnsperre, keine Mahnung/nur Zahlungserinnerung), Anschrift, Mahn-E-Mail, Telefon, Mahnprofil, Mahnungsart, Versandweg, Zahlungsziel in Tagen, Grund einer Mahnsperre.
Mahnen · empfohlen: …	Öffnet „Kunden mahnen“ mit der empfohlenen Stufe (nicht bei „keine Mahnung“).
Notiz / Zusage	Notiz, Telefonat oder Zahlungszusage erfassen.
Mahnfelder	Mahnungsart, Versand, Profil, Mahn-E-Mail, Abstand, Mahnsperre des Kunden.
Verkaufsperre / Entsperren	Verkaufsperre nach Rückfrage setzen bzw. aufheben.
Stammdaten	Öffnet die Adresse des Kunden in einem neuen Fenster.
Offen gesamt / Überfällig	Summen und Anzahl der offenen bzw. überfälligen Posten.
Mahnstufe	Höchste aktuelle Stufe des Kunden mit Datum der letzten Mahnung.
Mahnungen	Anzahl Mahnungen, davon durch Zahlung erledigt.
Offene Posten	Spalten wie in den Fälligkeiten; Schloss = „Vom Mahnen ausnehmen“ bzw. „Wieder mahnbar machen“.
Mahnungen	Zeitleiste aller Mahnungen: Stufe, Nummer, Status (bezahlt, storniert, Versandstatus), Datum, Belege, Beträge, Frist, Versand, Empfänger, Fehlertext. Knöpfe „PDF“, „Per E-Mail senden“ bzw. „Erneut senden“, „Stornieren“.
Verlauf & Kommunikation	Alle Ereignisse zu diesem Kunden mit Datum, Benutzer und Wiedervorlage.

Feld (Kunden mahnen)	Bedeutung
Mahnstufe	Zahlungserinnerung bis Letzte Mahnung; die empfohlene ist vorausgewählt. Bei „nur Zahlungserinnerung“ gibt es nur diese.
Zahlungsfrist	Vorgabe: heute + Frist laut Profil.
Versand	„gemäß Mahnart (E-Mail / Post)“ oder „nur erzeugen, nicht senden“.
Kopftext	Eigener Text, leer = Vorlage.
Belege	Alle mahnbaren offenen Belege, angehakt; abwählbar.
Vorschau	Das Schreiben ohne Gebühr und Zinsen (diese kommen beim Erzeugen hinzu).
Mahnung erzeugen	Erzeugt die Mahnung; die Meldung nennt Stufe und Versand. Ein offener Vorschlag des Kunden gilt danach als ausgeführt.

Feld (Notiz)	Bedeutung
Art	Notiz, Telefonat oder „Zahlungszusage (pausiert das Mahnen)“.
Zahlung zugesagt bis	Nur bei Zahlungszusage: bis zu diesem Datum wird der Kunde nicht gemahnt.
Text	Inhalt des Gesprächs bzw. der Notiz.
Wiedervorlage am	Ab diesem Tag erscheint der Eintrag auf dem Dashboard unter „Wiedervorlagen“.

Feld (Mahnfelder)	Bedeutung
Mahnungsart	„Mahnung aktiv“, „Keine Mahnung“ (wird nie gemahnt) oder „Nur Zahlungserinnerung“ (höchstens eine freundliche Erinnerung).
Versand	„laut Profil (E-Mail, sonst Post)“, „nur Post“ oder „nur E-Mail“.
Mahnprofil	Regelwerk für diesen Kunden (z. B. längere Fristen für Großkunden).
Mahn-E-Mail	Eigene Adresse für Mahnungen; leer = Rechnungs- bzw. Standardadresse des Kunden.
Mindestabstand zwischen Mahnungen	Tage zwischen zwei Mahnungen an diesen Kunden; 0 = laut Profil.
Mahnsperre bis / Grund	Kunde bis zu diesem Datum nicht mahnen; leer = keine Sperre.

7. Mahnungen (Mahnungsliste)

Feld / Spalte	Bedeutung
Von / Bis	Mahndatum; Vorgabe: 1. Januar bis heute.
Stufe / Versand / Benutzer / Suche	Filter nach Stufe, Versandstatus, erstellendem Benutzer, Kunde oder Mahnnummer.
stornierte zeigen	Auch stornierte Mahnungen anzeigen (durchgestrichen).
CSV	Exportiert die gefilterte Liste für Excel.
Summen	Anzahl, Summen offen, Gebühren, Zinsen (ohne stornierte) und Anzahl bezahlter Mahnungen.
Nr. / Datum / Kunde	Mahnnummer, Datum, Kunde (Link zur Akte).
Stufe	Mahnstufe; „bezahlt“, wenn alle Belege der Mahnung beglichen sind.
Belege / Offen / Gesamt / Frist	Anzahl Belege, offener Betrag, Gesamtforderung, Zahlungsfrist.
Versand	offen = erzeugt, nicht versendet · wartend = E-Mail wird gerade versendet · gesendet = E-Mail verschickt (darunter die Adresse) · fehler = Versand gescheitert (Mauszeiger zeigt den Grund) · post = zum Drucken vorgesehen · gedruckt = im Sammel-PDF gedruckt · storniert.
Benutzer	Wer die Mahnung erzeugt hat; „Auto“ = automatischer Lauf.
PDF / Storno	Dokument öffnen bzw. Mahnung nach Rückfrage mit Grund stornieren.
Sammel-PDF (Druck)	Alle markierten Mahnungen in einer PDF-Datei zum Ausdrucken; Post-Mahnungen gelten danach als „gedruckt“.
Per E-Mail senden	Markierte Mahnungen per E-Mail (erneut) versenden.

8. Sperren

Bereich	Bedeutung
Verkaufsperren	Kunden, die durch das Mahnwesen gesperrt wurden, mit Stufe und offenem Betrag. „Aufheben“ entsperrt nach Rückfrage.
Mahnsperren / Zahlungszusagen	Kunden, die bis zu einem Datum nicht gemahnt werden, mit Grund.
Keine Mahnung	Kunden mit Mahnungsart „Keine Mahnung“.

9. Lieferanten

Die Fälligkeitsliste Ihrer Eingangsrechnungen - damit Sie wissen, was Sie selbst wann zahlen müssen.

Feld / Spalte	Bedeutung
Lieferant / Tour / Personal	Filter nach Lieferantenname bzw. -nummer, Tour und erfassendem Benutzer.
Seit Tagen fällig / In Tagen fällig	Rechnungen, die seit mindestens so vielen Tagen (gerechnet ab Rechnungsdatum) fällig sind bzw. genau in so vielen Tagen fällig werden.
Schnellauswahl	Heute fällig, in 30-150 Tagen, seit 30-150 Tagen, alle fälligen Rechnungen.
Spalten	Beleg, Belegdatum, Verzug, Zahlungsziel (Tage), fällig am, Fälligstufe, Mahnstufe, Gesamtpreis, Offen, Bezahlt, Lieferantennummer (Link zur Adresse), Name. Überfällige Zeilen sind rötlich.
Mahnstufe erhöhen	Erhöht bei den markierten Rechnungen die Mahnstufe um eins - z. B. um festzuhalten, dass der Lieferant bereits gemahnt hat.
Excel / CSV / Suche / Seitengröße	Export, Volltextsuche und Anzahl Zeilen je Seite; der Trichter in jeder Spaltenüberschrift filtert nach Werten.
Drucken	Druckt die Liste.

10. Einstellungen

Nur für Buchhaltung und Administrator. Geänderte Felder werden markiert; unten erscheint eine Leiste „ungespeicherte Änderungen“ mit „Verwerfen“ und „Speichern“.

Checkliste	Bedeutung
Mailserver (SMTP) des Mandanten	Ohne Mailserver in den Mail-Einstellungen scheitert der E-Mail-Versand.
Absender der Mahnmails	Absenderadresse hier oder in den Mandantendaten.
Bankverbindung für die Mahnung	IBAN in den Mandantendaten oder hier.
Mahntexte gepflegt	Betreff, Kopf und Fuß je Stufe (leer = Standardtext).
Standardprofil vorhanden	Stufentage, Gebühren, Sperre.
Automatik freigeschaltet	Automatischer Lauf aktiv und Testmodus aus.

Fälligkeit & Gebühren

Einstellung	Bedeutung
Fälligkeit aus dem Zahlungsziel des Belegs	Ein: Fälligkeit = Zahlungsziel der Rechnung. Aus: Rechnungsdatum + Zahlungsziel in Tagen.
Mindestbetrag für Mahnungen	Kunden, deren überfällige Summe darunter liegt, werden im Mahnlauf nicht gemahnt.
Zahlungsfrist der Mahnung	Tage bis zur Zahlungsfrist, wenn im Profil nichts eingetragen ist.
Gebühren und Zinsen als Beleg buchen	Mahngebühr und Zinsen werden als eigene Rechnung an den Kunden angelegt (damit sie in den offenen Posten stehen).
Kostenart des Gebührenbelegs	Bezeichnung auf dieser Rechnung, z. B. „Mahngebühr“.
Verzugszinsen berechnen / Verzugszinssatz p. a.	Zinsen auf die überfälligen Beträge nach Verzugstagen; Satz in Prozent pro Jahr.
Verzugspauschale 40 €	Bei Geschäftskunden ab der 1. Mahnung mindestens 40 € Gebühr (gesetzliche Pauschale).

Automatik & E-Mail

Einstellung	Bedeutung
Automatischer Mahnlauf / Uhrzeit / Nur an Werktagen	Täglicher Lauf ab der Uhrzeit (optional nur Montag bis Freitag): berechnet Fälligkeiten, erzeugt Vorschläge und führt die freigegebenen Stufen aus.
Testmodus	Der automatische Lauf erzeugt nur Vorschläge und versendet nichts.
Ohne Freigabe ausführen bis Stufe	Bis zu dieser Stufe führt der automatische Lauf Vorschläge ohne Hinweis selbst aus (z. B. Zahlungserinnerungen); höhere Stufen warten in der Freigabe. „nie“ = alles über die Freigabe.
Höchstzahl Mahnungen je Lauf	Obergrenze je Lauf; weitere Kunden folgen beim nächsten Lauf.
Absender / Kopie (BCC) / Tageszusammenfassung an	Absenderadresse der Mahnmails, Blindkopie jeder Mahnmail (z. B. an die Buchhaltung), Empfänger der täglichen Zusammenfassung.
Link zum Kundenportal	Wird in der Mahnmail angezeigt (vollständiger Link mit https://).
Freundliche Erinnerung vor Fälligkeit	Tage vor Fälligkeit, an denen eine freundliche Erinnerung verschickt wird; 0 = aus.
Zahlungsbestätigung nach Ausgleich senden	Sind alle Rechnungen einer Mahnung bezahlt, erhält der Kunde eine Bestätigung.

Dokument & Bankverbindung

Einstellung	Bedeutung
Ansprechpartner für Rückfragen	Erscheint in der Mahnung (Platzhalter {Ansprechpartner}); leer = Telefon und E-Mail des Mandanten.
IBAN / BIC / Bankname	Bankverbindung auf der Mahnung; leer = aus den Mandantendaten.
GiroCode (EPC-QR) auf der Mahnung	QR-Code, den der Kunde mit seiner Banking-App scannen kann - Betrag und Verwendungszweck sind dann schon ausgefüllt.

Sperren & Eskalation

Einstellung	Bedeutung
Verkaufsperre ab Mahnstufe	Ab dieser Stufe wird der Kunde automatisch verkaufsgesperrt (wenn im Profil nichts anderes eingestellt ist).
Eskalation vorschlagen ab Stufe	Ab dieser Stufe zeigt der Vorschlag den Hinweis „Letzte Stufe - Eskalation prüfen“ (Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren).

Mahnprofile

Spalte	Bedeutung
Profil / Std.	Name; der Punkt kennzeichnet das Standardprofil für Kunden ohne eigenes Profil.
Karenz	Tage nach Fälligkeit bis zur Zahlungserinnerung.
→ M1 / → M2 / → M3	Tage von einer Stufe bis zur nächsten.
Geb. M1 / M2 / M3	Mahngebühr der 1., 2. und letzten Mahnung (die Zahlungserinnerung ist gebührenfrei).
Zinsen	Verzugszinsen für Kunden dieses Profils.
Mahnart	E-Mail (sonst Post), nur E-Mail oder nur Post.
Sperre ab	Stufe, ab der die Verkaufsperre gesetzt wird.
Freigabe ab	Ab dieser Stufe führt der automatische Lauf die Mahnung nicht selbst aus, sondern legt sie in die Freigabe („nie“ = keine zusätzliche Einschränkung).
Frist / Abstand	Tage bis zur Zahlungsfrist; Mindestabstand zwischen zwei Mahnungen an denselben Kunden.
Aktiv	Inaktive Profile werden nicht verwendet; Kunden fallen auf das Standardprofil zurück.
✓ / Papierkorb / Neues Profil	Zeile speichern, Profil löschen (Kunden fallen auf das Standardprofil zurück; das Standardprofil ist nicht löschbar), neues Profil anlegen und mit ✓ speichern.

Texte & Vorlagen

Je Stufe (Zahlungserinnerung, 1., 2., Letzte Mahnung) Betreff, Kopftext und Fußtext. Leere Felder verwenden den Standardtext. Die Platzhalter-Knöpfe fügen Felder ein, die beim Erzeugen je Kunde ersetzt werden, z. B. {Anrede}, {Name1}, {Kundennummer}, {Frist}, {Gesamtforderung}, {Offen}, {Gebühr}, {Zinsen}, {Mahnstufe}, {Mahnnummer}, {Datum}, {Belegliste}, {Bankverbindung}, {Verwendungszweck}, {Ansprechpartner}, {Mandant}. „Vorschau mit Beispielkunde“ zeigt das Ergebnis.

Betrieb & Status

Element	Bedeutung
Mailversand	Mailserver und Stand der Mailwarteschlange (offen, heute versendet, aufgegeben).
Testmail	Schickt eine Testmail an die eingetragene Adresse - so prüfen Sie den Mailserver.
Warteschlange jetzt	Versendet sofort alle wartenden E-Mails und übernimmt die Versandstatus.
Lauf jetzt ausführen	Startet den täglichen Lauf sofort (im Testmodus ohne Versand). Danach läuft der automatische Lauf an diesem Tag nicht mehr.
Letzte Ereignisse	Die jüngsten Einträge aus dem Verlauf.

11. Die Mahnung (Dokument und E-Mail)

Das Mahnschreiben enthält Ihr Logo und Ihre Anschrift, die Anschrift des Kunden, Datum, Kundennummer, Mahnnummer und Zahlungsfrist, Betreff und Kopftext der Stufe, die Tabelle der gemahnten Rechnungen (Rechnung, Datum, fällig am, Verzug, Betrag, Offen), Summe offen, Mahngebühr, Verzugszinsen und Gesamtforderung, einen Kasten mit Frist und Verwendungszweck, die Bankverbindung, auf Wunsch den GiroCode und den Fußtext. Die E-Mail enthält das Schreiben im Text und als PDF-Anhang; der Betreff lautet „Betreff der Stufe Nr. … - Kundennummer …“.

12. Wichtige Hinweise

13. Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
Bitte Vorschläge auswählen.	In der Freigabe mindestens einen Vorschlag anhaken.
Mindestens ein Beleg muss enthalten sein.	Beim Anpassen nicht alle Belege abwählen - sonst den Vorschlag überspringen.
Keine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden.	In den Mahnfeldern eine Mahn-E-Mail eintragen oder Versand „nur Post“ wählen und die Mahnung über das Sammel-PDF drucken.
Der Kunde ist auf „keine Mahnung“ gesetzt …	Wenn doch gemahnt werden soll: Mahnfelder → Mahnungsart „Mahnung aktiv“.
Kunde ist auf „nur Zahlungserinnerung“ gesetzt - Stufe begrenzt.	Es wurde nur eine Zahlungserinnerung erzeugt; für höhere Stufen die Mahnungsart ändern.
Keine offenen Belege.	Der Kunde hat nichts Offenes bzw. alle Belege sind ausgenommen.
Mahnung ist bereits storniert.	Keine Aktion nötig.
Höchstzahl je Lauf erreicht - weitere Kunden beim nächsten Lauf.	Vorschläge abarbeiten und den Lauf erneut starten oder die Höchstzahl in den Einstellungen erhöhen.
Keine Berechtigung - nur Buchhaltung oder Administrator.	Die Aktion erfordert Buchhaltungs- oder Administratorrechte.
Bitte die markierten Felder prüfen. (Einstellungen)	Rot markierte Felder korrigieren (z. B. E-Mail-Adresse, Uhrzeit HH:MM, IBAN, Link mit https://).
Status „fehler“ in der Mahnungsliste	Mauszeiger auf den Status zeigt den Grund; Adresse bzw. Mailserver prüfen und „Erneut senden“.

14. Rechte

Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf das Mahnwesen sehen Dashboard, Fälligkeiten, Freigabe (mit Vorschau), Kundenakte, Mahnungsliste (mit PDF, Sammel-PDF und CSV), Sperren und Lieferanten. Ändern - Mahnlauf, Vorschläge ausführen/anpassen/überspringen, Mahnungen erzeugen/senden/stornieren, Sperren, Notizen, Mahnfelder, Belege ausnehmen und die Einstellungen - dürfen nur Benutzer der Buchhaltung und Administratoren; für alle anderen sind diese Knöpfe ausgeblendet.