Inhalt

1. Wofür Intrastat da ist

Unternehmen, die Waren mit anderen EU-Mitgliedstaaten austauschen, melden diese Warenbewegungen monatlich an das Statistische Bundesamt - die Intrahandelsstatistik („Intrastat“). Gemeldet werden Lieferungen in andere EU-Länder (Versendung) und Lieferungen aus anderen EU-Ländern (Eingang). Hanware stellt die Meldung aus Ihren Verkaufs- und Einkaufsbelegen zusammen, prüft sie auf fehlende Angaben und erzeugt die Datei, die Sie im Portal des Statistischen Bundesamts hochladen.

Begriff	Bedeutung
Versendung	Warenlieferungen an Kunden in anderen EU-Ländern - in Hanware aus den Verkaufsbelegen.
Eingang	Warenlieferungen von Lieferanten aus anderen EU-Ländern - in Hanware aus den Einkaufsrechnungen.
Meldemonat	Der Kalendermonat, für den gemeldet wird. Maßgeblich ist das Belegdatum.
Warennummer	Die 8-stellige Nummer des Warenverzeichnisses (Zolltarif), z. B. 08083090 für Birnen. Jede gemeldete Artikelposition braucht eine gültige Warennummer.
Herkunftsland (Ursprungsland)	Land, in dem die Ware hergestellt oder gewachsen ist - nicht das Land des Lieferanten.
Partnerland	Land des Kunden (Versendung) bzw. des Lieferanten (Eingang), aus der Adresse des Belegs.
Eigenmasse	Gewicht der Ware ohne Verpackung in Kilogramm. Hanware rechnet Artikelgewicht × Menge.
Besondere Maßeinheit	Für bestimmte Waren wird statt des Gewichts die Menge gemeldet (z. B. Stück oder Liter). Das ist am Artikel hinterlegt.
Rechnungsbetrag / statistischer Wert	Nettowert der Position in ganzen Euro. Gutschriften (negative Beträge) werden als Rücksendung gemeldet.
Art des Geschäfts	Schlüssel für die Art des Vorgangs, üblich 11 = endgültiger Kauf/Verkauf.
Verkehrszweig	Beförderungsart an der Grenze, üblich 3 = Straßenverkehr.
Kennnummer	Ihre 16-stellige Meldekennung beim Statistischen Bundesamt.
eSTATISTIK.core	Das Online-Portal des Statistischen Bundesamts, in das Sie die von Hanware erzeugte Datei hochladen.

2. Überblick in Grafiken

So melden Sie einen Monat

Welche Positionen gehören in die Meldung?

Was passiert bei „Meldung erstellen“?

3. Typische Arbeitsabläufe

4. Navigation und Hilfe

Element	Bedeutung
Übersicht	Jahresübersicht aller Monate mit Status und Meldehistorie.
Versendung (Verkauf)	Meldung der Lieferungen an EU-Kunden bearbeiten.
Eingang (Einkauf)	Meldung der Lieferungen von EU-Lieferanten bearbeiten.
Prüfbericht	Alle Beanstandungen eines Monats übersichtlich mit Korrekturhinweisen.
Einstellungen	Angaben Ihrer Firma für die Meldung.
Hilfe	Öffnet dieses Handbuch in einem neuen Fenster, am Kapitel der aktuellen Seite.

5. Übersicht

Die Übersicht zeigt für ein Jahr je Richtung alle zwölf Monate. Mit den Pfeilen oben rechts oder durch Eintippen wechseln Sie das Jahr.

Feld / Spalte	Bedeutung
Kennzahlen	Anzahl der Rechnungen, Rechnungswert und statistischer Wert (Gutschriften) des Jahres sowie die Zahl vergangener Monate mit Rechnungen, die noch nicht abgeschlossen sind (rot, wenn größer als 0).
Monat	Der Meldemonat.
Rechnungen	Anzahl der Belege, die zur Meldung gehören.
Rechnungswert	Summe der positiven Belege.
Statistischer Wert	Summe der Gutschriften (negativ, rot).
Status	abgeschlossen (grün), offen (gelb, es gibt Rechnungen, aber noch keinen Abschluss), keine Rechnungen oder - für künftige Monate.
Abgeschlossen am / von	Datum und Benutzer des letzten Abschlusses.
Positionen	Anzahl der Artikelpositionen, die beim Abschluss gezählt wurden.
Melden	Öffnet die Meldung des Monats (blau hervorgehoben, wenn der Monat noch offen ist). Das Häkchen-Symbol daneben öffnet den Prüfbericht.
Meldehistorie	Alle Abschlüsse mit Meldemonat, Richtung, Datum und Uhrzeit, Benutzer, Zeitraum, Anzahl Positionen, Gesamtwert und Materialnummer.

6. Meldung Versendung / Eingang

Beide Seiten sind gleich aufgebaut; sie unterscheiden sich nur in der Richtung. Beim Öffnen ist der aktuelle Monat eingestellt.

Kopfbereich

Feld / Knopf	Bedeutung
Titel und Zeitraum	Richtung, erster und letzter Tag des gewählten Monats und der Status „offen“ oder „abgeschlossen“.
Monat	Meldemonat. Beim Wechsel wird die Liste sofort neu geladen.
Jahr	Meldejahr (vierstellig). Mit Enter oder beim Verlassen des Feldes wird neu geladen; ein ungültiges Jahr wird durch das aktuelle ersetzt.
Suchen	Filtert die Rechnungsliste nach dem Suchbegriff in allen Spalten (Kunde, Rechnungsnummer, Ort, Land, Betrag …). Die erste passende Rechnung wird ausgewählt. Gibt es keinen Treffer, erscheint „Keine Treffer für: …“. Ein leeres Suchfeld zeigt wieder alle.
Richtung	Wechselt zwischen Versendung und Eingang im selben Monat.
Fehleranalyse	Prüft den Monat und zeigt das Ergebnis im Protokollfenster (Abschnitt 10).
Abschließen	Schließt den Monat ab (Abschnitt 11).

Kennzahlen

Kennzahl	Bedeutung
Rechnungswert gesamt	Summe aller positiven Belege des Monats (ohne Leergut).
Statistischer Wert gesamt	Summe aller Gutschriften des Monats (ohne Leergut).
Gesamtwert	Rechnungswert plus statistischer Wert.
Verkaufs- / Einkaufsrechnungen	Anzahl der Belege in der Liste.

Liste der Rechnungen

Spalte	Bedeutung
Konto	Kunden- bzw. Lieferantennummer.
Name, PLZ, Ort	Anschrift aus dem Beleg.
BL	Bundesland, das für die Meldung am Beleg steht (nach „Intradaten aktualisieren“ aus den Einstellungen).
AG	Art des Geschäfts: 11 für Rechnungen, 21 für Gutschriften.
VERF	Verfahrenscode am Beleg.
RE-Nr.	Belegnummer.
Datum	Belegdatum.
RE-Wert	Betrag bei Rechnungen (Gutschriften 0).
ST-Wert	Betrag bei Gutschriften (negativ, rot; Rechnungen 0).
Land	Land des Kunden bzw. Lieferanten.

Ein Klick auf eine Zeile zeigt deren Positionen darunter. Spaltenköpfe: Ein Klick auf den Namen sortiert aufsteigend, ein weiterer absteigend, ein dritter hebt die Sortierung auf. Der Trichter öffnet eine Auswahl wie in Excel: sortieren, Werte suchen, einzelne Werte an- oder abhaken, „Filter löschen“. Ein gelber Trichter zeigt einen aktiven Filter. Der Knopf CSV lädt die Liste als Datei für Excel herunter.

Artikelpositionen

Spalte / Element	Bedeutung
Art.-Nr., Bezeichnung	Artikel der Position.
BL, AG, VERF	Bundesland, Art des Geschäfts und Verfahrenscode an der Position.
Warennr.	Warennummer der Position - hier direkt eintragen (Abschnitt 7). Rot = fehlt, grün = vorhanden.
Land	Ländercode an der Position.
Gewicht	Gewicht der Position (nach „Gewichte berechnen“ Artikelgewicht × Menge).
RE-Wert / ST-Wert	Betrag der Position, getrennt nach Rechnung und Gutschrift.
Summe Positionswert	Summe aller Positionen des Belegs einschließlich der Textpositionen.
Positionen durchsuchen	Filtert die Positionen und Textpositionen.
Doppelklick	Öffnet den Artikel der Position in einem neuen Fenster, z. B. um Gewicht oder Herkunftsland einzutragen.
CSV	Lädt die angezeigten Positionen als Datei herunter.

Textpositionen und Intrahandel gesperrte Artikel: Diese Liste zeigt die Positionen des Belegs, die nicht gemeldet werden - reine Textzeilen und Artikel, die vom Intrahandel ausgenommen sind. So sehen Sie, warum die Summe der Meldung vom Belegbetrag abweichen kann.

7. Warennummern eingeben

1. In das Feld Warennr. der Position klicken und die Nummer eintippen.
2. Enter drücken oder das Feld verlassen.
3. Steht die Nummer genau so im Warenverzeichnis, wird sie sofort gespeichert - in der Position und im Artikelstamm. Die Farbe wechselt auf grün, unten rechts erscheint „Warennummer gespeichert“.
4. Ist die Nummer nicht eindeutig, öffnet sich die Auswahl „Warennummer auswählen“ mit allen Einträgen, die mit Ihrer Eingabe beginnen oder den Suchbegriff in der Beschreibung enthalten.

Element	Bedeutung
Suchfeld / Suchen	Neue Suche nach Nummer oder Begriff (z. B. „Birne“), auch mit Enter.
Liste	Warennummer, gegliederte Schreibweise und Beschreibung. Ein Klick auf eine Zeile übernimmt die Nummer.
Eingabe übernehmen	Übernimmt die eingetippte Nummer, auch wenn sie nicht im Warenverzeichnis steht - nur bei genau 8 Ziffern.
F2 im Feld	Öffnet die Auswahl direkt mit dem bisherigen Inhalt.
Leeren	Ein leeres Feld (oder 0) löscht die Warennummer der Position und des Artikels.

8. Daten vorbereiten

Die Knöpfe übernehmen Angaben aus den Einstellungen, den Adressen und dem Artikelstamm in die Belege und Positionen des gewählten Monats. Sie wirken nur auf die Belege, die zur Meldung gehören (EU, gewählte Richtung, gewählter Monat). Nach jedem Knopf erscheint das Protokollfenster; beim Schließen wird die Liste neu geladen.

Knopf	Was passiert
Intradaten aktualisieren	Schreibt in jeden Beleg und seine Artikelpositionen das Bundesland, den Verfahrenscode und die Art des Geschäfts aus den Einstellungen sowie den Ländercode und die PLZ aus der Adresse des Kunden bzw. Lieferanten.
Warennummern übernehmen	Kopiert die Warennummer aus dem Artikelstamm in alle Positionen. Positionen, deren Artikel keine Warennummer hat, bleiben leer.
Gewichte berechnen	Setzt Gewicht und Volumen jeder Position auf Artikelgewicht bzw. -volumen × Menge.
Herkunftsland übernehmen	Kopiert Herkunftsland und Ländercode aus dem Artikelstamm in die Positionen.
Leere Warennummern suchen	Zeigt in der Positionsliste alle Positionen des Monats ohne Warennummer (nicht storniert, mit Preis und Menge). Sie können sie dort direkt nachtragen. Die Anzahl erscheint unten rechts.

9. Meldung erstellen (Dateien)

Jeder Knopf erzeugt eine Datei für den gewählten Monat und die gewählte Richtung. Außer beim Analyse-Protokoll und bei eSTATISTIK.core prüft Hanware vorher automatisch den Monat; bei Beanstandungen wird keine Datei erzeugt („Export ABGEBROCHEN“) und das Protokollfenster bietet den Prüfbericht an.

Knopf	Wofür
eSTATISTIK.core (DatML/RAW)	Empfohlener Weg. Datei zum Hochladen im Portal eSTATISTIK.core. Es werden nur Positionen mit einem EU-Partnerland aufgenommen; andere werden im Protokoll als „übersprungen“ genannt. Öffnet zuerst den Dialog unten.
Portal eSTATISTIK.core öffnen	Öffnet das Meldeportal in einem neuen Fenster.
… XML (INSTAT)	Meldung im INSTAT-XML-Format, z. B. für das Online-Formular IDEV. Dazu entsteht eine Begleitdatei mit Summen und einem Vergleich zur Belegsumme.
… ASC	Meldung im festen Satzformat (ältere Programme und Übermittlungswege).
… CSV	Meldung als CSV-Datei in der Reihenfolge der Meldefelder (für den CSV-Import im Meldeportal).
CSV-Export (amtlich)	Dieselben Felder wie die ASC-Datei, durch Semikolon getrennt und mit Überschrift - gut zum Kontrollieren in Excel.
Analyse-Protokoll	Ausführliche Kontrolldatei: welche Positionen gemeldet werden und welche nicht (mit Grund), Summen, Vergleich zur Belegsumme, Datenfehler.

Dialog eSTATISTIK.core

Feld	Bedeutung
Erhebungs-ID	Kennung der Statistik; für den Intrahandel immer 0035.
Empfänger	Statistische Stelle, an die die Datei geht: 99 = Statistisches Bundesamt.
Berichtsempfänger	00 = Bund (für den Intrahandel üblich), 01-16 = Statistische Landesämter.
Absender-Kennung	Leer lassen - dann wird die Kennnummer aus den Einstellungen verwendet.
Testlieferung	Mit Häkchen prüft das Portal die Datei nur, ohne sie zu verbuchen. Für die echte Meldung Häkchen entfernen.
Als Voreinstellung speichern	Merkt sich die Angaben für das nächste Mal (auch unter Einstellungen änderbar).
Datei erzeugen	Erzeugt und lädt die Datei herunter; das Protokoll zeigt die Anzahl der Sätze, die Eigenmasse und den Wert.

Dateinamen: Die Dateien tragen Richtung, Meldemonat und Erstellungszeitpunkt im Namen, z. B. „Versendung_DatML-RAW_202604-20260507-0930.xml“. Die INSTAT-XML-Datei beginnt mit Ihrer Materialnummer.

10. Das Protokollfenster

Element	Bedeutung
Protokollzeilen	Jeder Schritt mit Uhrzeit. [ OK ] grün = erledigt, [WARN] gelb = Hinweis, [FEHL] rot = Fehler.
Abschlusszeile	„FERTIG …“ mit der Anzahl der Fehler und Warnungen; darunter die Zusammenfassung in Farbe.
Datei-Knöpfe	Die erzeugte Meldung (dunkelblau), Begleit- und Protokolldateien. Ein Klick lädt die Datei herunter. Die Meldedatei wird nach dem Erzeugen automatisch heruntergeladen.
Prüfbericht öffnen	Erscheint nach einer Prüfung und zeigt den Bericht in einem neuen Fenster.
Schließen	Schließt das Fenster; nach den Knöpfen unter „Daten vorbereiten“ wird die Liste neu geladen.

11. Monat abschließen

1. Abschließen drücken.
2. Gibt es im Monat noch Positionen ohne Warennummer, bricht Hanware ab: „Sie können noch nicht abschließen …“. Die betroffenen Positionen stehen dann in der Positionsliste zum Nachtragen.
3. Ist der Monat schon abgeschlossen, fragt Hanware „Erneut abschließen?“.
4. Nach der Frage „Möchten Sie jetzt abschließen / speichern?“ legt Hanware den Abschluss mit Datum, Benutzer, Zeitraum, Anzahl der Positionen und Gesamtwert an. Der Monat erscheint in der Übersicht als „abgeschlossen“.

12. Prüfbericht

Wählen Sie Richtung, Monat und Jahr und drücken Sie Prüfung starten. Aus der Übersicht öffnet das Häkchen-Symbol den Bericht direkt für den Monat.

Bereich	Bedeutung
Kennzahlen	Anzahl der Beanstandungen, betroffenen Artikel und Belege sowie der Hinweise zur Umsatzsteuerpflicht.
1) Umsatzsteuerpflicht stimmt nicht zum Land	Belege, deren Umsatzsteuerpflicht nicht zum Land passt - z. B. „EU“ bei einem Kunden in der Türkei oder in Deutschland. Mit Anzahl, Beispiel-Belegnummer und was zu tun ist. Das sind Hinweise, sie verhindern den Export nicht.
2) Fehlende Artikel-Stammdaten	Je Artikel und Problem (Herkunftsland fehlt, Warennummer fehlt oder ungültig, Gewicht = 0, Endpreis = 0) die Zahl der Positionen, Beispiel-Belege und die Korrektur.
3) Fehlende Firmenangaben	Leere Angaben in den Einstellungen; der Knopf führt direkt dorthin.
So beheben Sie …	Kurzanleitung für alle Fehlerarten.
Vollständiges Protokoll	Jede einzelne Beanstandung mit Beleg, Artikel, Beschreibung und Korrekturhinweis.
Drucken / Fehlerliste (CSV)	Bericht drucken bzw. die Beanstandungen als Datei für Excel herunterladen.

13. Einstellungen

Feld	Bedeutung
Kennnummer	Ihre 16-stellige Meldekennung beim Statistischen Bundesamt (Pflicht). Ohne sie wird jede Meldung abgewiesen.
Materialnummer	Kennung für das Meldeportal; sie steht am Anfang des Dateinamens der INSTAT-XML-Datei. „XGTEST“ erzeugt eine Testmeldung.
Bundesland - Versendung	Bundesland, aus dem Sie Waren versenden (Ursprungsregion).
Bundesland - Eingang	Bundesland, in das die Waren geliefert werden (Bestimmungsregion).
Verfahrenscode	Je Richtung; ohne besonderes statistisches Verfahren 0.
Art des Geschäfts	Üblich 11 (endgültiger Kauf/Verkauf). Gutschriften meldet Hanware automatisch als Rücksendung.
Verkehrszweig	Beförderungsart, meist 3 = Straßenverkehr.
Währungskennziffer	2 = Euro.
Voreinstellungen eSTATISTIK.core	Vorgaben für den Dialog eSTATISTIK.core (Abschnitt 9).
Speichern	Speichert alle Angaben. Eine Kennnummer, die nicht genau 16 Ziffern hat, wird abgelehnt.

14. Wichtige Hinweise

• Meldepflicht: Ob und ab wann Sie meldepflichtig sind (Meldeschwelle), prüft Hanware nicht. Das teilt Ihnen das Statistische Bundesamt mit.
• Umsatzsteuerpflicht der Belege entscheidet, ob ein Beleg zur Meldung gehört. Achten Sie beim Anlegen von EU-Kunden und -Lieferanten auf die richtige Einstellung.
• Warennummer, Herkunftsland und Gewicht gehören in den Artikelstamm - dann stimmen sie für alle künftigen Monate.
• Frist: Die Meldung ist bis zum 10. Arbeitstag des Folgemonats fällig.
• Dateien bleiben 30 Tage zum erneuten Herunterladen auf dem Server und werden danach automatisch gelöscht. Bewahren Sie Ihre Meldedateien selbst auf.

15. Meldungen und Lösungen

Meldung	Lösung
Export ABGEBROCHEN: Es sind Fehler vorhanden.	Prüfbericht öffnen, die Beanstandungen beheben, dann erneut exportieren.
Keine Positionen vorhanden.	Im Monat gibt es keine meldepflichtigen Positionen - Monat und Richtung prüfen.
Sie können noch nicht abschließen …	Die angezeigten Positionen brauchen eine Warennummer.
Kein Bundesland / Keine Intrastat-Kennnummer hinterlegt	Unter Einstellungen die Firmenangaben ergänzen.
Die Warennummer ist ungültig	Es sind genau 8 Ziffern nötig, ohne Punkte oder Leerzeichen.
Lieferland … ist kein EU-Mitgliedstaat - übersprungen	Der Beleg gehört nicht in den Intrahandel; Umsatzsteuerpflicht des Belegs auf Extrahandel setzen.
Erhebungskennung ungültig	Im Dialog eSTATISTIK.core 0035 eintragen.
Die Datei ist nicht (mehr) vorhanden	Die Datei ist älter als 30 Tage - bitte neu erzeugen.

16. Rechte

Das Modul Außenhandel ist das Zusatzpaket „Intrastat (Außenhandel)“ und kann über „Mein Paket“ zu jedem Paket dazugebucht werden. Welche Benutzer welche Seiten sehen, legen Sie wie bei allen Menüs in der Benutzerverwaltung → Menüzuordnung fest (Intrastat-Übersicht, Intrastat Versendung, Intrastat Eingang, Intrastat-Prüfbericht, Intrastat-Einstellungen).