Inhalt

1. Wofür die Einsatzplanung da ist

Mit der Einsatzplanung verteilen Sie die Arbeit Ihres Teams: Kundentermine, Montagen, Schulungen, Hotline-Dienste, Bereitschaften, Projektarbeit und interne Aufgaben. Ein oder mehrere Einsatzplaner legen die Einsätze auf einer übersichtlichen Plantafel an und ziehen sie mit der Maus auf die Mitarbeiter. Hanware prüft dabei sofort, ob etwas nicht passt - zum Beispiel eine Doppelbelegung, Urlaub oder zu wenig Ruhezeit nach dem Arbeitszeitgesetz. Erst wenn der Planer den Plan veröffentlicht, sehen die Mitarbeiter ihre Einsätze unter „Mein Einsatzplan“ und werden benachrichtigt.

Begriff	Bedeutung
Einsatz	Ein Termin mit Zeit, Einsatzart, Aufgabe und - wenn es einen gibt - Kunde und Einsatzort. Ein Einsatz kann einen oder mehrere Mitarbeiter haben.
Einsatzart	Die Art der Arbeit (z. B. Kundeneinsatz vor Ort, Fernwartung, Hotline, Montage, Schulung, Bereitschaft). Sie bestimmt die Farbe auf der Plantafel.
Zuteilung	Die Verbindung Einsatz - Mitarbeiter. Jede Zuteilung hat einen eigenen Stand: zugeteilt, bestätigt, abgelehnt oder abwesend.
Entwurf	Ein Einsatz, den nur die Planer sehen. Auf der Plantafel gestreift dargestellt.
Veröffentlicht	Der Einsatz ist für die Mitarbeiter sichtbar; sie wurden benachrichtigt.
Unbesetzt	Ein Einsatz hat weniger Mitarbeiter als benötigt - er steht im Einsatzvorrat.
Soll	Die vereinbarte Arbeitszeit eines Mitarbeiters je Wochentag (Arbeitszeitmodell). Feiertage und genehmigte Abwesenheiten zählen nicht zum Soll.
Prüfregel	Automatische Kontrolle (Arbeitszeitgesetz, Abwesenheit, Qualifikation, Verfügbarkeit). Ergebnis ist ein Konflikt (rot) oder eine Warnung (orange).
Planer-Bereich	Die Abteilungen bzw. Filialen, die ein Planer planen darf.

2. Überblick in Grafiken

Vom Einsatz zum erledigten Auftrag

Die Stände eines Einsatzes

Ändern Sie einen veröffentlichten Einsatz, wird er als „geändert seit Veröffentlichung“ markiert (blauer Punkt). Beim nächsten Veröffentlichen erhalten nur die betroffenen Mitarbeiter eine Änderungsnachricht.

Wer macht was?

Was passiert beim Speichern eines Einsatzes?

3. Typische Arbeitsabläufe

4. Navigation und Hilfe

Alle Seiten der Einsatzplanung haben oben die gleiche Leiste. Planer sehen alle Seiten; Mitarbeiter ohne Planerrecht sehen nur „Mein Einsatzplan“. Die Zahl bei „Anfragen“ zeigt, wie viele Dinge auf eine Entscheidung warten; bei „Mein Einsatzplan“, wie viele Tauschanfragen an Sie gerichtet sind. Der Knopf „Hilfe“ öffnet dieses Handbuch direkt beim Kapitel der Seite, auf der Sie gerade sind.

Menüpunkt	Wofür
Plantafel	Einsätze sehen, anlegen, verschieben, prüfen, veröffentlichen (Kapitel 5).
Einsätze	Alle Einsätze als Liste mit Filter und Export (Kapitel 11).
Mein Einsatzplan	Die eigenen Einsätze für jeden Mitarbeiter (Kapitel 12).
Anfragen	Ablehnungen, Tausch, unbesetzte Einsätze, Freigaben (Kapitel 13).
Auswertungen	Auslastung, Soll/Plan/Ist, Stunden je Kunde (Kapitel 14).
Stammdaten	Einsatzarten, Schichten, Qualifikationen, Mitarbeiterprofile, Planer-Bereiche (Kapitel 15).
Einstellungen	Prüfregeln, Feiertage, Benachrichtigungen (Kapitel 16).

5. Plantafel

5.1 Werkzeugleiste

Element	Bedeutung
Tag / Woche / Monat	Umschalten der Ansicht (5.6). Hanware merkt sich Ihre Wahl.
Pfeile, Zeitraum	Einen Tag, eine Woche bzw. einen Monat vor- oder zurückblättern. In der Mitte stehen Kalenderwoche und Datum.
Heute	Springt zum heutigen Tag.
Datumsfeld	Direkt zu einem Datum springen.
Alle Abteilungen	Nur die Mitarbeiter einer Abteilung zeigen.
Alle Einsatzarten	Nur Einsätze einer Art zeigen (z. B. nur Hotline).
Suche	Findet Mitarbeiter nach Namen sowie Einsätze nach Titel, Kunde oder Ort; es bleiben nur passende Zeilen stehen.
nur Konflikte	Zeigt nur Karten mit rotem Konflikt - ideal vor dem Veröffentlichen.
/	Rückgängig und Wiederholen der letzten Verschiebungen, Kopien und Stornierungen dieser Sitzung.
Werkzeuge	Woche kopieren, Woche als Vorlage speichern, Vorlage anwenden, unbesetzte Einsätze automatisch besetzen (Kapitel 8 und 9).
	Einsatzvorrat ein- oder ausblenden (mehr Platz für die Tafel).
Neuer Einsatz	Öffnet den Einsatzdialog; ist eine Zelle markiert, sind Mitarbeiter und Tag vorbelegt.
Veröffentlichen	Zeigt eine Vorschau und veröffentlicht alle Entwürfe und Änderungen des angezeigten Zeitraums. Die Zahl nennt die Einsätze, die noch nicht veröffentlicht sind.

5.2 Die Tafel lesen

Element	Bedeutung
Zeilenkopf	Kürzel und Name; darunter „geplant / Soll“ im angezeigten Zeitraum und die Kürzel der Qualifikationen. Ein Telefonsymbol kennzeichnet Mitarbeiter auf Abruf.
Auslastungsbalken	Grün: im Rahmen · Orange: über dem Soll oder unter 50 % · Rot: mehr als 15 % über dem Soll.
Einsatzkarte	Erste Zeile: Titel (oder Kunde bzw. Einsatzart). Zweite Zeile: Uhrzeit, Kunde bzw. Ort, bei mehreren benötigten Personen „besetzt/benötigt“. Die Farbe links ist die Farbe der Einsatzart. Mit der Maus über der Karte sehen Sie alle Einzelheiten und Prüfergebnisse.
Symbole an der Karte	Konflikt · Warnung · geändert seit Veröffentlichung · vom Mitarbeiter bestätigt · Einsatzleitung (bei mehreren Mitarbeitern) · Teil einer Serie
Kartenarten	veröffentlicht Entwurf (gestreift) Konflikt (roter Rand) - durchgestrichen: der Mitarbeiter hat abgelehnt oder ist abwesend.
Hintergründe	Grau schraffiert: abwesend (Urlaub, Krankheit …; der Grund ist nur mit Berechtigung sichtbar) · hell schraffiert: Abwesenheit beantragt · gelb schraffiert: Feiertag · hellgrau: Wochenende bzw. laut Arbeitszeitmodell frei · gestrichelter Rahmen: vom Mitarbeiter als „nicht verfügbar“ gemeldet.

5.3 Arbeiten mit der Maus

Aktion	Wirkung
Doppelklick in eine leere Zelle	Neuer Einsatz für diesen Mitarbeiter und Tag (in der Tagesansicht zur angeklickten Uhrzeit).
Doppelklick auf eine Karte	Öffnet den Einsatz im Einsatzdialog.
Karte ziehen	Auf einen anderen Tag: der Einsatz wird verschoben (Uhrzeit bleibt). Auf einen anderen Mitarbeiter: der Einsatz geht an ihn. Beides zugleich ist möglich.
Karte mit Strg ziehen	Kopiert den Einsatz auf den Zieltag bzw. Ziel-Mitarbeiter (als Entwurf).
Karte aus dem Vorrat ziehen	Teilt den unbesetzten Einsatz dem Mitarbeiter zu.
Rechter Rand der Karte (Tagesansicht)	Ziehen verlängert oder verkürzt den Einsatz in 15-Minuten-Schritten.
Rechtsklick auf eine Karte	Öffnet das Kontextmenü (5.5).
Klick in eine Zelle	Markiert sie als Ziel für „Einfügen“ und für „Neuer Einsatz“.

Jede Änderung prüft Hanware sofort. Ist sie nicht erlaubt, erscheint eine Meldung und die Tafel bleibt unverändert. Hat ein anderer Planer den Einsatz in der Zwischenzeit geändert, wird nichts überschrieben - Sie erhalten einen Hinweis, und die Tafel lädt neu.

5.4 Tastatur

Taste	Wirkung
Entf	Markierte Karte stornieren (mit Rückfrage und Grund).
Strg+C / Strg+V	Markierten Einsatz kopieren und in die zuletzt angeklickte Zelle einfügen.
Strg+Z / Strg+Y	Rückgängig / Wiederholen.
Eingabe	Markierten Einsatz öffnen.
← →	Zeitraum zurück / vor.
T	Heute.

5.5 Kontextmenü

Eintrag	Wirkung
Bearbeiten	Einsatzdialog öffnen.
Kopieren	Wie Strg+C; danach Zielzelle anklicken und Strg+V.
Mitarbeiter vorschlagen	Öffnet den Einsatz und zeigt sofort die Vorschläge (Kapitel 8).
Aus dem Einsatz nehmen	Entfernt nur diesen Mitarbeiter; der Einsatz bleibt (ggf. im Vorrat).
Stornieren	Sagt den ganzen Einsatz ab (mit Grund). War er veröffentlicht, werden die Mitarbeiter sofort informiert.

5.6 Ansichten

5.7 Einsatzvorrat

Im Vorrat stehen alle Einsätze des Zeitraums, die noch niemanden bzw. zu wenige Mitarbeiter haben - auch Einsätze, deren Mitarbeiter abgelehnt hat oder abwesend ist. Ziehen Sie eine Karte auf einen Mitarbeiter, um ihn einzuplanen, oder nutzen Sie „Werkzeuge → Unbesetzte automatisch besetzen“.

5.8 Mehrere Planer gleichzeitig

Hanware prüft alle 30 Sekunden, ob sich im angezeigten Zeitraum etwas geändert hat. Klicken Sie im gelben Band auf „Neu laden“, um die Änderungen zu sehen. Zwei Planer können sich nicht gegenseitig überschreiben: Wer auf einem veralteten Stand speichert, erhält den Hinweis „inzwischen von … geändert“.

6. Der Einsatzdialog - Feld für Feld

Was und wann

Feld	Bedeutung
Einsatzart	Bestimmt Farbe, vorgeschlagene Dauer und ob der Einsatz als Arbeitszeit zählt. Hinterlegte Pflicht-Qualifikationen werden automatisch angehakt.
Schichtvorlage	Füllt Beginn, Ende, Pause und Einsatzart mit einem Klick (z. B. „Frühdienst 7-15:30“).
Titel / Aufgabe	Kurze Beschreibung, erscheint auf der Karte und beim Mitarbeiter. Leer: Kunde bzw. Einsatzart wird angezeigt.
Datum, Beginn, Ende	Zeitpunkt des Einsatzes. Liegt das Ende vor dem Beginn, gilt es als Folgetag (Nachtdienst).
Pause (Minuten)	Wird von der Arbeitszeit abgezogen und für die Pausenregel berücksichtigt.
Endet am (mehrtägig)	Nur für Einsätze über mehrere Tage (höchstens 14 Tage); sonst leer lassen.
Benötigte Personen	Wie viele Mitarbeiter der Einsatz braucht. Sind es weniger, gilt er als unbesetzt und steht im Vorrat.
Ganztägig	Kennzeichnet den Einsatz als ganzen Tag (setzt 8:00-16:30 mit 30 Minuten Pause, änderbar).

Mitarbeiter

Feld / Knopf	Bedeutung
Mitarbeiter-Chips	Die eingeplanten Mitarbeiter. Der Stern macht einen Mitarbeiter zur Einsatzleitung, das Kreuz nimmt ihn heraus. Rot umrandet: Konflikt, orange: Warnung (Maus darüber zeigt den Grund). Bei bestehenden Einsätzen steht der Stand dabei (z. B. „bestätigt“).
Mitarbeiter hinzufügen	Auswahl aller Mitarbeiter Ihres Planungsbereichs.
Vorschläge	Liste der am besten passenden freien Mitarbeiter mit Begründung (Kapitel 8). Klick übernimmt.
Prüfen	Prüft die aktuelle Eingabe sofort und zeigt das Ergebnis darunter. Hanware prüft auch automatisch bei jeder Änderung.
Abgelehnt / abwesend	Gelber Hinweis mit Mitarbeitern, die abgelehnt haben (mit Grund) oder abwesend gemeldet wurden.
Erforderliche Qualifikationen	Welche Qualifikationen für diesen Einsatz nötig sind. Fehlt sie einem Mitarbeiter oder ist sie abgelaufen, erscheint eine Warnung.

Kunde und Einsatzort

Feld	Bedeutung
Kunde	Tippen Sie Name, Ort oder Kundennummer; aus der Trefferliste wählen. Straße, PLZ, Ort, Telefon und Ansprechpartner werden aus dem Kundenstamm übernommen und können geändert werden. Ein freier Name ohne Kundenstamm ist auch möglich.
Ansprechpartner, Telefon	Für den Mitarbeiter vor Ort; das Telefon ist in „Mein Einsatzplan“ direkt wählbar.
Straße, PLZ, Ort	Einsatzort; der Mitarbeiter kann ihn in „Mein Einsatzplan“ in der Karte öffnen.
Auftrag / Beleg	Lupe: Belege des gewählten Kunden (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Reparaturaufträge) zur Auswahl. Kreuz: Verknüpfung entfernen.
Projekt	Projekt suchen und verknüpfen; hat das Projekt einen Kunden, wird er übernommen.

Hinweise, Wiederholung, Verlauf

Feld	Bedeutung
Beschreibung für den Mitarbeiter	Arbeitsanweisung - steht in „Mein Einsatzplan“, in der E-Mail und im Kalender.
Interne Bemerkung	Nur für Planer sichtbar.
Wiederholen	Nur bei neuen Einsätzen: wöchentlich, alle 14 Tage, monatlich (gleicher Tag) oder monatlich (gleicher Wochentag, z. B. jeder erste Montag).
bis einschließlich / oder Anzahl	Ende der Serie (höchstens zwei Jahre bzw. 104 Termine).
Verlauf	Wer wann was geändert hat - Anlage, Zeitänderungen, Zu- und Abgänge, Übersteuerungen mit Begründung, Veröffentlichung, Antworten der Mitarbeiter.

Knöpfe

Knopf	Wirkung
Speichern	Prüft und speichert (Strg+Eingabe). Neue Einsätze sind zunächst Entwurf.
Stornieren	Sagt den Einsatz mit Grund ab. Er bleibt sichtbar (Storno statt Löschen) und kann wiederhergestellt werden.
Wiederherstellen	Hebt ein Storno auf. War der Einsatz veröffentlicht, bitte erneut veröffentlichen.
In Arbeit / Erledigt	Nur bei veröffentlichten Einsätzen: kennzeichnet den Fortschritt (für Auswertungen).
Serie ab hier stornieren	Storniert diesen und alle folgenden Termine der Serie; erledigte bleiben.
Schließen	Ohne Speichern schließen.

7. Prüfregeln und Ausnahmen

Prüfung	Ergebnis und was zu tun ist
Doppelbelegung	Konflikt - der Mitarbeiter hat zur gleichen Zeit einen anderen Einsatz. Zeit ändern oder anderen Mitarbeiter wählen.
Abwesend	Konflikt bei genehmigtem Urlaub, Krankheit, Gleittag, Schule. Beantragte Abwesenheit und halbe Tage: Warnung.
Ausgetreten	Konflikt - der Mitarbeiter ist zu diesem Datum nicht mehr im Unternehmen.
Zeitraum abgeschlossen	Konflikt - der Zeitraum wurde abgeschlossen (Kapitel 16) und kann nicht mehr geändert werden.
Mehr als 10 Stunden am Tag	Konflikt, mit Begründung übersteuerbar (Höchstarbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz; Wert einstellbar).
Weniger als 11 Stunden Ruhezeit	Konflikt, mit Begründung übersteuerbar - zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten, auch über Einsätze verschiedener Planer.
Betrieb geschlossen	Konflikt, übersteuerbar an eingetragenen Betriebsferien; „Hinweis“-Tage sind nur Warnung.
Mehr als 8 Stunden am Tag	Warnung - ein Ausgleich an anderen Tagen ist nötig.
Pause zu kurz	Warnung - über 6 Stunden mindestens 30 Minuten, über 9 Stunden mindestens 45 Minuten (Pausen und Lücken ab 15 Minuten zwischen Einsätzen zählen).
Wochenstunden	Warnung über 48 Stunden je Woche, über den vereinbarten Höchstwert des Mitarbeiters bzw. über sein Soll.
Sonntag / Feiertag	Warnung (abschaltbar).
Rahmenarbeitszeit, freier Tag	Warnung, wenn der Einsatz außerhalb der Rahmenzeit des Mitarbeiters liegt oder an einem Tag, der laut Arbeitszeitmodell frei ist.
Nicht verfügbar	Warnung, wenn der Mitarbeiter diese Zeit als „nicht verfügbar“ gemeldet hat.
Qualifikation	Warnung, wenn eine erforderliche Qualifikation fehlt oder abgelaufen ist.

8. Vorschläge und automatisch besetzen

Vorgeschlagen werden nur Mitarbeiter ohne Konflikt. Die Reihenfolge ergibt sich aus: freie Stunden bis zum Soll der Woche, Kenntnis des Kunden (Einsätze bei diesem Kunden im letzten halben Jahr), Wunschzeiten des Mitarbeiters, passende Qualifikationen (je Stufe mehr Punkte), gerechte Verteilung von Wochenenddiensten und die Zahl der Warnungen. Ein Klick übernimmt den Mitarbeiter in den Einsatz.

„Automatisch besetzen“ nimmt für jeden unbesetzten Einsatz die besten Vorschläge, bis die benötigte Personenzahl erreicht ist, und berücksichtigt dabei auch die Einsätze, die in diesem Lauf gerade vergeben werden. Erst „Übernehmen“ speichert. Die Einsätze bleiben Entwurf bzw. werden als geändert markiert, bis Sie veröffentlichen.

9. Woche kopieren und Vorlagen

Funktion	Bedeutung
Woche kopieren	Übernimmt alle Einsätze der angezeigten Woche in die gewählte Zielwoche - gleicher Wochentag, gleiche Zeit, gleiche Mitarbeiter.
Woche als Vorlage speichern	Speichert die Einsätze der Woche (Wochentag, Zeiten, Einsatzart, Kunde, Mitarbeiter) unter einem Namen, z. B. „Standardwoche Support“.
Vorlage anwenden	Legt die Einsätze einer Vorlage in die gewählte Woche.
in die Woche vom	Ein Tag der Zielwoche; Hanware nimmt deren Montag.
nur Tage ohne Einsätze füllen	Empfohlen: Mitarbeiter, die an dem Tag schon einen Einsatz haben, werden übersprungen. Vorhandene Einsätze werden nie überschrieben.
Vorschau / Übernehmen	Zuerst Vorschau prüfen, dann übernehmen. Alles wird als Entwurf angelegt - erst nach dem Veröffentlichen sehen es die Mitarbeiter.

10. Veröffentlichen und Benachrichtigen

Angabe	Bedeutung
neue Einsätze	Entwürfe im angezeigten Zeitraum, die jetzt sichtbar werden.
geänderte Einsätze	Veröffentlichte Einsätze, die seitdem geändert wurden.
Mitarbeiter entfernt	Mitarbeiter, die aus veröffentlichten Einsätzen genommen wurden - sie erhalten eine Nachricht.
Mitarbeiter werden benachrichtigt	Anzahl der Mitarbeiter, die eine Nachricht bekommen.
Hinweise	Noch nicht besetzte Einsätze, offene Konflikte, unterschrittener Mindestvorlauf (z. B. 4 Tage bei Arbeit auf Abruf).

Beim Veröffentlichen erhält jeder betroffene Mitarbeiter eine Mitteilung in der Glocke und - wenn eingeschaltet und eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist - eine E-Mail mit seinen Einsätzen, gekennzeichnet als „neu“, „geändert“ oder „entfernt“. Stornierungen bereits veröffentlichter Einsätze werden sofort mitgeteilt. Veröffentlicht wird immer der angezeigte Zeitraum und nur für die Mitarbeiter Ihres Planungsbereichs.

11. Einsätze (Liste)

Feld / Spalte	Bedeutung
Von, Bis	Zeitraum der Liste.
Status	aktiv (ohne Storno), Entwurf, Veröffentlicht, Geändert seit Veröffentlichung, Unbesetzt, Abgelehnt/abwesend, In Arbeit, Erledigt, Storniert, Alle.
Einsatzart, Mitarbeiter, Suche	Weitere Filter; die Suche findet Titel, Kunde, Ort, Einsatznummer und Belegnummer.
Kennzahlen	Anzahl Einsätze, davon unbesetzt, Entwürfe und Personenstunden (Dauer ohne Pause × Mitarbeiter).
Einsatz	Farbe der Einsatzart, Titel, Einsatznummer, Einsatzart, Beleg, Serie.
Mitarbeiter	Grün = bestätigt, rot = abgelehnt/abwesend, Stern = Einsatzleitung; „unbesetzt 0/1“ bei fehlenden Personen.
/	Einsatz öffnen bzw. auf der Plantafel zeigen. Doppelklick auf die Zeile öffnet ebenfalls.
Export (CSV)	Die gefilterte Liste als Datei für Excel.

12. Mein Einsatzplan (Mitarbeiter)

Hier sieht jeder Mitarbeiter seine veröffentlichten Einsätze der nächsten vier Wochen, nach Tagen sortiert, mit Feiertagen und eigenen Abwesenheiten. Mit den Pfeilen oben blättert er wochenweise.

Element	Bedeutung
Kennzahlen	Zeitraum, Anzahl Einsätze, geplante Stunden (ohne Pausen), offene Anfragen.
Einsatz	Zeit und Dauer, Titel, Einsatzart, Kunde, Adresse (Klick öffnet die Karte), Ansprechpartner mit Telefon (Klick wählt am Handy), Beschreibung, Kollegen im selben Einsatz.
Bestätigen	Sagt dem Planer „ich komme“ (grünes Häkchen auf der Plantafel).
Ablehnen	Mit Grund; der Planer wird informiert und besetzt neu.
Tausch	Bittet einen Kollegen oder alle passenden Kollegen um Übernahme (siehe unten).
Anfrage zurückziehen	Nimmt eine eigene Tauschanfrage zurück.
Hinweise	„Storniert“ mit Grund, „Änderung wird gerade geplant“, Stand der Tauschanfrage.

Anfragen von Kollegen erscheinen ganz oben unter „Kollegen bitten um Übernahme“ mit „Übernehmen“ bzw. „Ablehnen“. Nach dem Übernehmen entscheidet der Planer (außer der Tausch ohne Planer ist eingeschaltet).

Feld	Bedeutung
Wochentag oder Datum	Regelmäßig (z. B. jeden Mittwoch) oder einmalig an einem Datum.
Von, Bis	Uhrzeit; 00:00-23:59 = ganzer Tag.
Art	nicht verfügbar (Planer sieht einen gestrichelten Rahmen und eine Warnung), bevorzugt (bringt Punkte bei Vorschlägen), verfügbar.
Kommentar	z. B. „Berufsschule“. Urlaub und Krankmeldungen bitte weiter über die Zeiterfassung.

Mit „Kalender-Link erstellen“ erhalten Sie einen persönlichen Link. In Outlook („Kalender hinzufügen → Aus dem Internet“), Google Kalender („Per URL“) oder am Handy abonniert, erscheinen Ihre veröffentlichten Einsätze automatisch im eigenen Kalender - abgesagte als „ABGESAGT“. „Neuen Link erzeugen“ bzw. „Abo beenden“ macht den alten Link ungültig.

13. Anfragen

Bereich	Bedeutung und Aktionen
Freigabe durch den Betriebsrat	Vorgelegte Pläne (nur wenn eingeschaltet): „Freigegeben - veröffentlichen“ oder „Abgelehnt“ mit Anmerkung.
Abgelehnt oder abwesend	Einsätze der nächsten sechs Wochen, bei denen ein Mitarbeiter abgelehnt hat oder abwesend gemeldet wurde, mit Grund. „Neu besetzen“ öffnet den Einsatz auf der Plantafel.
Tausch und Abgabe	„wartet auf Kollegen“ oder „zur Genehmigung“. Genehmigen tauscht die Mitarbeiter und benachrichtigt beide; Ablehnen mit Grund.
Unbesetzte Einsätze	Einsätze der nächsten sechs Wochen mit zu wenig Personen. „Besetzen“ öffnet sie auf der Plantafel.
Noch nicht bestätigt	Nur wenn Bestätigungen verlangt werden: veröffentlichte Einsätze der nächsten 14 Tage, die noch nicht bestätigt sind.
Neue Verfügbarkeitswünsche	Was Mitarbeiter in den letzten 14 Tagen selbst eingetragen haben.
Veröffentlichungen und Freigaben	Verlauf: welcher Zeitraum wann von wem veröffentlicht wurde.

14. Auswertungen

Spalte / Kennzahl	Bedeutung
Zeitraum, Schnellwahl	Von-Bis frei oder „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Quartal“.
Soll	Soll-Stunden laut Arbeitszeitmodell ohne Feiertage und genehmigte Abwesenheiten (halbe Tage halb).
Geplant / veröffentlicht	Stunden aller eingeplanten Einsätze (ohne Pausen, nur Einsatzarten, die als Arbeitszeit zählen) bzw. davon bereits veröffentlicht.
Ist	Tatsächlich erfasste Arbeitszeit aus der Zeiterfassung.
Plan - Soll	Rot: mehr geplant als Soll · Orange: weniger · Grün: passt.
Auslastung	Geplant im Verhältnis zum Soll; Balken grün ab 70 %, orange über 100 %, rot über 115 %.
Einsätze, Abw.-Tage, Wochenende, Bereitschaft, Abgelehnt	Anzahl Einsätze, Abwesenheitstage, Einsätze am Wochenende, Bereitschaftsdienste und Ablehnungen - für eine faire Verteilung.
Stunden je Kunde / Einsatzart / Projekt	Personenstunden (Dauer × Mitarbeiter) mit Balken.
Export (CSV)	Alle Tabellen als Datei für Excel.

15. Stammdaten

Die Stammdaten pflegen Administratoren und Benutzer mit dem Recht „Stammdaten und Einstellungen der Einsatzplanung pflegen?“. Jede Zeile wird mit dem grünen Diskettensymbol gespeichert; Löschen fragt vorher nach.

Einsatzarten

Feld	Bedeutung
Bezeichnung, Kürzel	Name in Auswahllisten und Auswertungen; das Kürzel für kurze Anzeigen.
Farbe	Farbe der Karten auf der Plantafel.
Dauer (Min.)	Vorgeschlagene Dauer beim Anlegen.
Arbeitszeit	Ohne Haken zählt der Einsatz nicht für Tagesstunden, Pausen, Ruhezeit und Soll (z. B. reine Rufbereitschaft).
Abrechenbar	Kennzeichen für Kundeneinsätze, die berechnet werden.
Qualifikationen	Wird bei jedem Einsatz dieser Art verlangt.
Sort., Aktiv	Reihenfolge; inaktive Arten erscheinen nicht mehr zur Auswahl.

Schichtvorlagen

Bezeichnung, Beginn, Ende, Pause und Einsatzart einer typischen Schicht - im Einsatzdialog mit einem Klick übernehmbar.

Qualifikationen

Katalog der Fähigkeiten und Nachweise (z. B. Elektrofachkraft, Kassensysteme, Netzwerktechnik) mit Kürzel - das Kürzel erscheint im Zeilenkopf der Plantafel.

Mitarbeiterprofile

Feld	Bedeutung
wird eingeplant	Ohne Haken erscheint der Mitarbeiter nicht auf der Plantafel (z. B. Verwaltung, Planer selbst).
Kürzel, Farbe, Reihenfolge	Anzeige im Zeilenkopf und Sortierung auf der Tafel (0 = alphabetisch in der Abteilung).
Montag … Sonntag	Soll-Stunden je Wochentag (z. B. 8 oder 8:00). Ohne eigenes Profil gilt: Wochenstunden aus den Personalstammdaten geteilt durch 5, Montag bis Freitag.
Rahmenzeit von / bis	Übliche früheste und späteste Arbeitszeit; außerhalb gibt es eine Warnung.
Höchstens Std./Woche	Vereinbarter Höchstwert (z. B. bei Minijob oder Teilzeit); 0 = nur die gesetzliche Grenze.
Arbeit auf Abruf	Für diese Mitarbeiter prüft Hanware beim Veröffentlichen den Mindestvorlauf.
Standort, Bemerkung	Frei nutzbare Angaben.
Qualifikationen	Qualifikation, Stufe (1 Grundkenntnisse, 2 sicher, 3 Experte) und „gültig bis“ zuordnen. Hanware erinnert vor dem Ablauf.
Verfügbarkeit	Wie „Mein Einsatzplan“ (Kapitel 12), hier für jeden Mitarbeiter durch den Administrator.

Planer-Bereiche

Legt fest, welche Abteilung bzw. Filiale ein Planer sieht und planen darf („alle“ = keine Einschränkung). Ein Planer ohne Eintrag plant alle Mitarbeiter. Einsätze anderer Bereiche sieht er nicht; die Prüfregeln berücksichtigen aber immer alle Einsätze eines Mitarbeiters.

Wochenvorlagen

Übersicht der gespeicherten Vorlagen mit Anzahl der Einträge; nicht mehr benötigte Vorlagen löschen.

Betriebstage

Betriebsferien und besondere Tage mit Von, Bis, Bezeichnung und Art: geschlossen (Einsätze nur mit Begründung) oder Hinweis (nur Warnung). Gesetzliche Feiertage müssen nicht eingetragen werden.

16. Einstellungen

Einstellung	Bedeutung
Höchstarbeitszeit je Tag	Darüber Konflikt (Standard 10 Stunden).
Regelarbeitszeit je Tag	Darüber Warnung (Standard 8 Stunden).
Höchstarbeitszeit je Woche	Darüber Warnung (Standard 48 Stunden).
Mindestruhezeit	Zwischen zwei Arbeitstagen (Standard 11 Stunden).
Mindestpausen	Bei mehr als 6 bzw. 9 Stunden (Standard 30 bzw. 45 Minuten).
Einsätze an Sonn- und Feiertagen melden	Warnung an der Karte.
Bundesland	Für die gesetzlichen Feiertage auf der Tafel, in der Prüfung und beim Soll.
Benachrichtigungen auch per E-Mail senden	Aus: Mitarbeiter und Planer erhalten nur die Mitteilung in der Glocke.
Mindestvorlauf der Veröffentlichung	Warnung beim Veröffentlichen kurzfristiger Einsätze (Standard 4 Tage).
Vorlauf für alle Mitarbeiter prüfen	Aus: nur für Mitarbeiter mit „Arbeit auf Abruf“.
Pläne dem Betriebsrat vorlegen	Veröffentlichen erst nach Freigabe (Kapitel 10 und 13).
Mitarbeiter am Vortag erinnern / Uhrzeit	Erinnerung an die Einsätze des nächsten Tages ab der angegebenen Uhrzeit.
Mitarbeiter müssen bestätigen / Hinweis wenn unbestätigt	Unbestätigte Einsätze erscheinen unter „Anfragen“; so viele Stunden vor Beginn erhält der Planer einen Hinweis.
Tausch ohne Genehmigung	Ein. Übernimmt ein Kollege, gilt der Tausch sofort; der Planer muss nichts genehmigen.
Kollegen anzeigen	In „Mein Einsatzplan“ die Kollegen desselben Einsatzes zeigen.
Krankmeldung/Urlaub automatisch melden	Siehe Kapitel 17.
Hinweis vor Ablauf einer Qualifikation	So viele Tage vorher erhalten die Planer einen Hinweis.
Tagesansicht: erste / letzte Stunde	Sichtbarer Stundenbereich der Tagesansicht.
Zeitraum abschließen	Nach der Lohnabrechnung: Einsätze im Zeitraum können nicht mehr geändert werden. „Wieder öffnen“ hebt das auf.
Automatische Abläufe - Jetzt ausführen	Startet die automatischen Prüfungen sofort und zeigt das Ergebnis.

17. Was automatisch passiert

Diese Prüfungen laufen etwa alle 15 Minuten im Hintergrund; jeder Hinweis kommt nur einmal. In den Einstellungen sehen Sie den letzten Lauf.

18. Rechte

Die Rechte vergeben Sie in der Benutzerverwaltung bei den Benutzerrechten. Administratoren haben alle Rechte. Zusätzlich muss der Menüpunkt im Benutzermenü freigeschaltet sein.

Recht	Erlaubt
Einsätze planen?	Plantafel, Einsätze, Anfragen, Auswertungen; Einsätze anlegen, ändern, stornieren.
Einsatzplan veröffentlichen?	Pläne veröffentlichen und Betriebsrat-Freigaben ausführen.
Alle Bereiche planen?	Mitarbeiter aller Abteilungen und Filialen planen, unabhängig von Planer-Bereichen.
Stammdaten und Einstellungen der Einsatzplanung pflegen?	Stammdaten, Einstellungen, Zeiträume abschließen.
Abwesenheitsgründe in der Einsatzplanung sehen?	Zeigt statt „abwesend“ den Grund (z. B. Urlaub, Krank). Ohne dieses Recht sieht niemand Krankheitsgründe.
Prüfregeln der Einsatzplanung übersteuern?	Speichern trotz Überschreitung von Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit, mit Begründung.

„Mein Einsatzplan“ braucht kein besonderes Recht - nur den Menüpunkt im Benutzermenü.

19. Meldungen und Lösungen

Meldung	Ursache und Lösung
„Doppelbelegung mit …“	Der Mitarbeiter hat zur gleichen Zeit einen anderen Einsatz. Zeit ändern oder anderen Mitarbeiter wählen.
„Nicht gespeichert - … abwesend“	Genehmigte Abwesenheit. Anderen Mitarbeiter wählen („Vorschläge“).
„Prüfregeln verletzt - zum Speichern bitte eine Begründung angeben.“	Höchstarbeitszeit, Ruhezeit oder geschlossener Betrieb. Mit Berechtigung Begründung eingeben, sonst planen Sie um.
„… (Übersteuern nur mit Berechtigung)“	Ihnen fehlt das Recht zum Übersteuern. Einen berechtigten Planer bitten oder umplanen.
„Der Einsatz wurde inzwischen von … geändert.“	Ein anderer Planer war schneller. Die Tafel lädt neu; Änderung bei Bedarf wiederholen.
„Der Mitarbeiter ist in diesem Einsatz schon eingeplant.“	Beim Ziehen auf einen Mitarbeiter, der schon dabei ist - nichts zu tun.
„Im Zeitraum gibt es nichts zu veröffentlichen.“	Alles ist bereits veröffentlicht; ggf. zu einer anderen Woche blättern.
„Dieser Kollege kann den Einsatz nicht übernehmen (Konflikt).“	Beim Tausch: anderen Kollegen oder „an alle“ wählen.
„Die Plantafel ist für Einsatzplaner.“	Ihnen fehlt das Recht „Einsätze planen?“ - Ihre Einsätze finden Sie unter „Mein Einsatzplan“.
„Die Serie ergibt weniger als zwei Termine.“	Enddatum bzw. Anzahl der Serie prüfen.
„Zeitraum … ist abgeschlossen“	In den Einstellungen wieder öffnen, falls die Änderung wirklich nötig ist.

20. Wichtige Hinweise

• Storno statt Löschen: Einsätze werden nie gelöscht. Stornierte Einsätze bleiben mit Grund sichtbar und können wiederhergestellt werden; alles steht im Verlauf.
• Datenschutz: Krankheitsgründe sehen nur Benutzer mit dem entsprechenden Recht. Kollegen, E-Mails und Kalender zeigen nie einen Abwesenheitsgrund.
• Veröffentlichen nicht vergessen: Entwürfe und Änderungen sehen die Mitarbeiter erst nach dem Veröffentlichen - die Zahl am Knopf zeigt, was noch offen ist.
• Mehrere Planer: Planer-Bereiche verhindern, dass sich Planer gegenseitig ihre Mitarbeiter verplanen; Konflikte werden trotzdem über alle Bereiche geprüft.
• Zeiterfassung: Urlaub und Krankmeldung werden weiter in der Zeiterfassung erfasst; die Einsatzplanung übernimmt sie automatisch. Die tatsächlich gearbeiteten Stunden erscheinen in der Auswertung als „Ist“.
• Projekt: Im Projekt öffnet „Einsatz planen“ die Plantafel mit einem vorbelegten neuen Einsatz (Projekt und Kunde).