Inhalt

1. Wofür der WhatsApp-Belegversand da ist

Ihre Kunden lesen WhatsApp meist innerhalb weniger Minuten - E-Mails oft erst Tage später. Mit dem WhatsApp-Belegversand senden Sie Belege direkt aus dem Druckdialog als PDF mit einer kurzen, freundlichen Nachricht an die WhatsApp-Nummer Ihres Kunden. Der Versand läuft über die eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer Ihrer Firma, damit Ihr Kunde sofort sieht, von wem der Beleg kommt. Im Versandprotokoll sehen Sie, ob ein Beleg gesendet, zugestellt oder gelesen wurde.

Die Funktion arbeitet genauso wie in Hanware am Arbeitsplatz: Einstellungen, Kundennummern, Zustimmungen und das Versandprotokoll gelten in beiden Programmen gemeinsam. Was Sie an einer Stelle einstellen, gilt auch an der anderen.

Begriff	Bedeutung
Verkaufsbeleg	Angebot, Auftragsbestätigung, Auftragserfassung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Stornierung, Bestellung, Reparaturauftrag. Nur diese Belege können per WhatsApp gesendet werden - Einkaufsbelege nicht.
Auftrag an Hanware	Ihre Bestellung des WhatsApp-Belegversands mit Zustimmung zu den Gebühren. Hanware prüft den Auftrag und schaltet den Versand für Ihre Firma frei.
Freischaltung	Hanware hat Ihren Auftrag angenommen. Ab dann dürfen Belege gesendet werden.
WhatsApp-Kanal	Die geschäftliche WhatsApp-Nummer Ihrer Firma beim Partner 360dialog. Hanware richtet sie gemeinsam mit Ihnen ein.
Zustimmung des Kunden	Ihr Kunde hat eingewilligt, Belege per WhatsApp zu erhalten. Hanware merkt sich die Zustimmung mit Datum und Benutzer beim Kunden.

2. Voraussetzungen

Voraussetzung	Bedeutung	So erfüllen Sie sie
Hanware-Supportvertrag bzw. Web-ERP-Miete	Der Supportvertrag stellt die Funktion bereit. Mieten Sie das Web ERP bei Hanware, gilt Ihre Miete als Supportvertrag.	Ohne Vertrag zeigt Hanware einen Hinweis mit dem Knopf Jetzt Supportvertrag beantragen.
Auftrag an Hanware und Freischaltung	Mit dem Auftrag akzeptieren Sie die Gebühren je gesendetem Beleg. Erst nach der Freischaltung durch Hanware wird gesendet - auch mit Supportvertrag.	Hanware beauftragen im Hinweis oder in den WhatsApp-Einstellungen (Kapitel 7).
Eigener WhatsApp-Kanal	Die geschäftliche WhatsApp-Nummer Ihrer Firma.	Hanware meldet sich nach der Freischaltung und richtet ihn mit Ihnen ein.
Versand eingeschaltet	Der Haken „WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten“ in den WhatsApp-Einstellungen.	Kapitel 9.
Nummer und Zustimmung des Kunden	Die WhatsApp-Mobilnummer Ihres Kunden und - empfohlen - seine Zustimmung.	Hanware fragt beim ersten Versand danach (Kapitel 8).

3. Konditionen und Kosten

Baustein	Bedeutung
Supportvertrag bzw. Miete	Voraussetzung. Daran ändert sich durch WhatsApp nichts.
Hanware WhatsApp-Belegversand	Preis je gesendetem Beleg. Die aktuellen Preise zeigt das Auftragsformular und die Seite WhatsApp-Konditionen; fehlt die Verbindung, steht dort „laut Angebot“.
Ihr WhatsApp-Kanal	Die Kosten Ihres Kanals beim Anbieter 360dialog und die Gebühren von Meta je zugestellter Nachricht. Diese rechnen 360dialog und Meta direkt mit Ihnen ab - nicht über Hanware.
Nicht berechnet	Abgelehnte Sendungen (z. B. ungültige Nummer) und Testnachrichten.

Die Konditionen öffnen Sie mit WhatsApp-Konditionen bzw. Konditionen. Die Seite erscheint in einem neuen Browser-Tab auf www.hanware.de.

4. Was beim Senden passiert

Hanware prüft erst beim Klick auf Per WhatsApp senden [F9], ob alles bereit ist. Fehlt etwas, erscheint ein Hinweis mit dem nächsten Schritt - es wird nichts gesendet und nichts berechnet.

5. Belege senden im Druckdialog

1. Öffnen Sie den Beleg bzw. die Belegliste und klicken Sie auf Drucken.
2. Wählen Sie links das Formular (z. B. Ihre Rechnungsvorlage).
3. Wählen Sie rechts unter Ausgabe den Punkt WhatsApp. Der große Knopf heißt dann Per WhatsApp senden [F9].
4. Klicken Sie darauf oder drücken Sie F9. Hanware prüft, fragt bei Bedarf nach der Nummer des Kunden und sendet das PDF.
5. Unten im Druckdialog steht das Ergebnis, z. B. „Der Beleg wurde per WhatsApp gesendet. (+491712345678)“.

Feld / Knopf	Bedeutung
Formular	Die Druckvorlage, aus der das PDF erzeugt wird - dasselbe PDF wie beim Drucken.
Ausgabe WhatsApp	Erscheint bei allen Verkaufsbelegen. Ob tatsächlich gesendet werden darf, prüft Hanware erst beim Klick auf Senden.
WhatsApp-Einstellungen	Öffnet die WhatsApp-Einstellungen in einem neuen Tab (Kapitel 9). Der Druckdialog bleibt offen.
Per WhatsApp senden [F9]	Prüft, erzeugt das PDF und sendet es an die WhatsApp-Nummer des Kunden.
Ergebniszeile	Grün = gesendet (mit Nummer), Rot = nicht gesendet mit Grund.

6. Das Hinweisfenster

Fehlt der Supportvertrag oder die Freischaltung, zeigt Hanware statt zu senden ein Hinweisfenster. Es nennt immer die Kosten und hat drei Fassungen:

Fassung	Bedeutung	Knopf
Kein Supportvertrag	„Der Versand von Belegen per WhatsApp ist nur mit einem Hanware-Supportvertrag und einem Auftrag an Hanware verfügbar.“	Jetzt Supportvertrag beantragen öffnet den Antrag auf www.hanware.de.
Noch kein Auftrag	Supportvertrag vorhanden, aber Hanware ist noch nicht beauftragt.	Hanware beauftragen öffnet das Auftragsformular (Kapitel 7).
Auftrag liegt vor	„Ihr Auftrag für den WhatsApp-Belegversand liegt Hanware vor und wird bearbeitet.“	Kein Knopf - bitte die Freischaltung abwarten.

Knopf	Was passiert
WhatsApp-Konditionen	Öffnet die Konditionen mit allen Preisen und Bedingungen in einem neuen Tab. Der Hinweis bleibt offen.
Schließen	Schließt den Hinweis; es wird nichts gesendet.
? Hilfe	Öffnet dieses Handbuch.

7. Hanware beauftragen

Mit dem Auftragsformular bestellen Sie den WhatsApp-Belegversand verbindlich. Hanware erhält den Auftrag sofort, schaltet den Versand frei und meldet sich zur Einrichtung Ihres WhatsApp-Kanals.

Feld	Bedeutung
Auftraggeber	Firmenname und Anschrift aus Ihren Firmenstammdaten, Ihre Mandantennummer sowie wer den Auftrag an welchem Tag erteilt. Stimmen die Firmendaten nicht, korrigieren Sie sie zuerst in den Firmenstammdaten.
Name	Ansprechpartner für die Einrichtung - vorbelegt mit Inhaber bzw. Geschäftsführer. Pflichtfeld.
Telefon / E-Mail	So erreicht Hanware den Ansprechpartner. Mindestens eines von beiden ist Pflicht; vorbelegt aus den Firmenstammdaten.
Leistung und Vergütung	Was Hanware leistet und wie abgerechnet wird, mit den aktuellen Preisen je Beleg (netto). Ohne Verbindung steht „Preis je gesendetem Beleg laut Angebot“.
Konditionen ansehen	Öffnet die vollständigen Konditionen in einem neuen Tab.
Zustimmung (Haken)	Bestätigt den Auftrag, die Konditionen und Ihre Berechtigung, den Auftrag für Ihre Firma zu erteilen. Ohne Haken wird nichts gesendet.
Hanware beauftragen	Sendet den Auftrag an Hanware. Danach erscheint eine Bestätigung mit Ticketnummer.
Abbrechen	Schließt das Formular ohne Auftrag.

8. Nummer und Zustimmung des Kunden

Beim ersten Versand an einen Kunden - oder wenn seine Zustimmung fehlt - fragt Hanware nach der WhatsApp-Nummer. Nummer und Zustimmung werden beim Kunden gespeichert und beim nächsten Mal automatisch verwendet.

Feld / Knopf	Bedeutung
Kunde	Der Kunde des Belegs.
WhatsApp-Mobilnummer	Vorbelegt mit der gespeicherten WhatsApp-Nummer bzw. der Mobilnummer des Kunden. Erlaubt sind Schreibweisen wie 0171 2345678, +49 171 2345678 oder 0049 171 2345678. Eine führende 0 ergänzt Hanware mit der Standard-Ländervorwahl.
Der Kunde hat zugestimmt …	Setzen Sie den Haken nur, wenn Ihr Kunde eingewilligt hat. Hanware speichert Datum und Benutzer.
Speichern und senden	Speichert Nummer und Zustimmung beim Kunden und sendet den Beleg.
Nicht senden	Dieser Beleg wird nicht gesendet; es wird nichts gespeichert.

Ist „Vor dem Senden nachfragen“ eingeschaltet, fragt Hanware vor jedem Beleg mit Belegnummer, Kunde und Nummer nach:

9. WhatsApp-Einstellungen

Sie öffnen die Einstellungen über den Knopf WhatsApp-Einstellungen im Druckdialog oder unter Einstellungen → Beleg-Einstellungen → WhatsApp-Belegversand.

Status

Anzeige	Bedeutung
Supportvertrag	✓ Wartungsvertrag aktiv bzw. ✗ kein Wartungsvertrag (bei Web-ERP-Miete gilt die Miete).
Auftrag an Hanware	✓ WhatsApp-Versand von Hanware freigeschaltet · ● Auftrag liegt Hanware vor - wird bearbeitet · ✗ noch kein Auftrag.
WhatsApp-Kanal	Ihr eingerichteter Kanal mit Anzeigename und Absendernummer, so wie Ihre Kunden ihn sehen, und die Anzahl der Nachrichten im laufenden Monat.
Status abfragen	Fragt den aktuellen Stand neu bei Hanware ab.

Einstellungen

Feld	Bedeutung
WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten	Hauptschalter. Ohne Haken meldet Hanware beim Senden „noch nicht eingerichtet“ und öffnet die Einstellungen.
Standard-Ländervorwahl	Ländervorwahl ohne „+“, z. B. 49 für Deutschland, 43 für Österreich. Wird verwendet, wenn eine Nummer mit 0 beginnt (0171 … wird zu +49 171 …).
Vorlage / Sprache	Die bei WhatsApp freigegebene Nachrichtenvorlage und ihre Sprache. Nur nach Absprache mit Hanware ändern.
Ohne eigene WhatsApp-Nummer die Mobilnummer verwenden	Hat der Kunde keine eigene WhatsApp-Nummer gespeichert, schlägt Hanware seine Mobilnummer vor.
Nur senden, wenn der Kunde zugestimmt hat (empfohlen)	Hanware sendet nur an Kunden mit gespeicherter Zustimmung; sonst fragt Hanware danach. Lassen Sie diesen Haken gesetzt.
Vor dem Senden nachfragen	Vor jedem einzelnen Beleg eine Rückfrage mit Nummer.
Belegarten	Welche Belegarten per WhatsApp gesendet werden dürfen. Alle markiert = alle Verkaufsbelege.
Testnachricht an / Testnachricht senden	Sendet eine Testnachricht an die eingegebene Nummer. Testnachrichten werden nicht berechnet.

Knöpfe unten

Knopf	Was passiert
Hanware beauftragen	Ohne Supportvertrag: Hinweis mit Antrag. Ohne Auftrag: Auftragsformular. Auftrag liegt vor: Hinweis. Bereits freigeschaltet: Hanware erhält Ihre Anfrage zur Einrichtung des WhatsApp-Kanals als Ticket (mit Ticketnummer).
Konditionen	Öffnet die Konditionen in einem neuen Tab.
Speichern	Speichert die Einstellungen; sie gelten sofort, auch in Hanware am Arbeitsplatz.
Schließen	Schließt die Seite; nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.

10. Versandprotokoll

Spalte	Bedeutung
Gesendet	Datum und Uhrzeit des Versands.
Beleg	Belegart und Belegnummer.
Kunde / Nummer	Empfänger und WhatsApp-Nummer.
Status	gesendet = an WhatsApp übergeben · zugestellt = auf dem Handy angekommen · gelesen = vom Kunden geöffnet · fehlgeschlagen bzw. Fehler = nicht angekommen, mit Grund.
Von	Wer gesendet hat.
Status aktualisieren	Fragt den Zustellstatus der letzten Nachrichten bei Hanware ab.

Das Protokoll zeigt die letzten 100 Sendungen aus beiden Programmen. Breite Listen scrollen Sie am Handy mit den Pfeilen links und rechts.

11. Typische Abläufe

12. Meldungen und Lösungen

Meldung	Bedeutung · Lösung
Kein Wartungsvertrag - WhatsApp ist nur mit Wartungsvertrag verfügbar.	Für Ihre Firma ist kein Supportvertrag hinterlegt. Über Jetzt Supportvertrag beantragen den Antrag stellen bzw. Hanware ansprechen.
Der WhatsApp-Versand ist für Ihre Firma noch nicht freigeschaltet.	Es liegt noch kein Auftrag vor oder die Freischaltung wurde beendet. Über Hanware beauftragen den Auftrag erteilen.
Ihr Auftrag … liegt Hanware vor und wird bearbeitet.	Bitte die Freischaltung abwarten; Hanware meldet sich.
Der WhatsApp-Versand ist noch nicht eingerichtet. Bitte richten Sie ihn in den folgenden Einstellungen ein.	In den Einstellungen fehlt der Haken „WhatsApp-Versand im Druckformular anbieten“. Haken setzen, speichern.
WhatsApp ist für Ihre Firma noch nicht eingerichtet.	Ihr WhatsApp-Kanal ist noch nicht fertig. In den WhatsApp-Einstellungen auf Hanware beauftragen klicken - Hanware erhält die Einrichtung als Ticket.
WhatsApp ist nur für Verkaufsbelege verfügbar …	Einkaufsbelege können nicht per WhatsApp gesendet werden.
WhatsApp ist für diese Belegart nicht freigegeben.	Die Belegart ist in den Einstellungen unter Belegarten nicht markiert.
Ohne Einwilligung des Kunden kann nicht per WhatsApp gesendet werden.	Im Nummernfenster ist der Haken „Der Kunde hat zugestimmt“ nicht gesetzt.
Bitte eine gültige Mobilnummer eingeben. / Die WhatsApp-Nummer ist ungültig.	Die Nummer ist zu kurz, zu lang oder enthält keine Ziffern. Mit Vorwahl eingeben, z. B. 0171 2345678.
Für diesen Kunden ist WhatsApp gesperrt.	Der Kunde soll keine Belege per WhatsApp erhalten. Den Beleg auf anderem Weg senden.
keine WhatsApp-Nummer bzw. Einwilligung - nicht gesendet	Im Nummernfenster wurde Nicht senden gewählt.
Der Hanware-Server ist nicht erreichbar …	Keine Internetverbindung oder der Hanware-Server ist kurz nicht erreichbar. Später erneut versuchen.
Für diesen Mandanten ist bereits ein Support-Zugang eingerichtet …	Ihr Zugang zum Hanware-Support muss einmalig von Hanware hinterlegt werden. Bitte Hanware anrufen oder eine Support-Anfrage senden.

13. Häufige Fragen

Frage	Antwort
Was kostet der Versand?	Jeder gesendete Beleg wird gezählt und monatlich zusätzlich zum Supportvertrag (bzw. netto zusätzlich zur Web-ERP-Miete) berechnet. Die Preise stehen in den WhatsApp-Konditionen. Dazu kommen die Kosten Ihres WhatsApp-Kanals, die 360dialog und Meta direkt mit Ihnen abrechnen.
Werden Testnachrichten berechnet?	Nein. Auch abgelehnte Sendungen werden nicht berechnet.
Sieht mein Kunde, von wem der Beleg kommt?	Ja. Gesendet wird über die geschäftliche WhatsApp-Nummer Ihrer Firma mit Ihrem Firmennamen.
Gilt die Einstellung auch in Hanware am Arbeitsplatz?	Ja. Einstellungen, Nummern, Zustimmungen und das Protokoll sind in beiden Programmen gemeinsam.
Kann ich mehrere Belege auf einmal senden?	Im Web ERP senden Sie jeden Beleg aus seinem Druckdialog. Den Sammelversand mehrerer markierter Belege bietet Hanware am Arbeitsplatz.
Kann ich die Nummer eines Kunden ändern?	Ja - beim nächsten Versand im Nummernfenster, falls die Zustimmung fehlt, oder über Hanware am Arbeitsplatz im Kunden.