Inhalt

1. Worum es geht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen elektronischen Format, das der Empfänger ohne Abtippen in sein Programm übernehmen kann. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ist das Format seit 2025 vorgeschrieben: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können, und das Versenden wird schrittweise zur Pflicht. Hanware Web ERP deckt beide Richtungen ab.

• Versenden: Jede Rechnung, Gutschrift oder Stornierung wird direkt aus der Druckansicht als E-Rechnung ausgegeben oder per E-Mail versendet - einzeln oder für einen ganzen Zeitraum im Stapel.
• Prüfen: Vor jedem Versand prüft das Programm die Rechnung nach den amtlichen Regeln. Fehlerhafte Rechnungen gehen nicht hinaus.
• Empfangen: E-Rechnungen Ihrer Lieferanten lesen Sie ein, sehen sie lesbar auf dem Bildschirm, ordnen den Lieferanten zu und übernehmen sie mit einem Klick als Rechnungseingang - auf Wunsch gleich mit Wareneingang.
• Aufbewahren: Jede eingegangene E-Rechnung wird unverändert im Belegarchiv abgelegt, so wie es die Aufbewahrungspflicht verlangt.

2. Die Formate und die Module

Beim Versenden wählen Sie zwischen zwei Formaten. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, der Unterschied liegt darin, was der Empfänger bekommt.

Die Grundfunktion - eine einzelne Rechnung als E-Rechnung ausgeben und per E-Mail senden - ist in jedem Paket enthalten. Zwei Zusatzmodule erweitern sie:

Modul	Das kommt hinzu
E-Rechnung Modul Pro	Die Versandsperre (fehlerhafte E-Rechnungen gehen nicht per E-Mail hinaus), der Stapelversand für viele Belege auf einmal und der E-Rechnung Eingang zum Einlesen und Anzeigen eingehender E-Rechnungen.
E-Rechnung Modul Einkauf	Die Übernahme einer eingegangenen E-Rechnung als Rechnungseingang, mit Artikelzuordnung und wahlweise Wareneingang. Setzt das Modul Pro voraus.

3. Voraussetzungen und Stammdaten

Die Prüfung einer E-Rechnung ist streng. Die meisten Beanstandungen stammen aus unvollständigen Stammdaten. Prüfen Sie einmalig:

Wo	Was gepflegt sein muss
Firma › Mandant	Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identnummer oder Steuernummer, Bankverbindung (IBAN, möglichst BIC), E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben meldet die Prüfung Fehler.
Kunde › Adressdaten	Name und Anschrift mit Land, eine E-Mail-Adresse für den Versand (das Feld „E-Mail Rechnung“ hat Vorrang, sonst die allgemeine Adresse). Bei Unternehmen die Umsatzsteuer-Identnummer.
Kunde › E-Rechnung Käuferreferenz	Ein Kennzeichen, das der Kunde in seiner E-Rechnung sehen will, zum Beispiel die Nummer seines Vertragspartners oder eine Leitweg-Kennung bei Behörden. Bleibt das Feld leer, steht Ihre Kundennummer in der E-Rechnung. Große Handelsketten lehnen Rechnungen ohne die richtige Referenz ab.
Artikel	Für Handelskunden ist eine Artikelkennung (Barcode) je Position Pflicht. Fehlt sie, meldet die Prüfung einen Hinweis bzw. Fehler.
Beleg	Rechnungsdatum, Leistungs- oder Lieferdatum, Zahlungsbedingung und vollständige Positionen mit Steuersatz.

4. Typische Arbeitsabläufe

Ein Kunde möchte seine Rechnung als E-Rechnung

1. Die Rechnung in der Belegerfassung öffnen und auf Drucken klicken.
2. In der Druckansicht unter E-Rechnung die Ausgabe ZUGFeRD PDF per E-Mail wählen und Drucken drücken.
3. Das Programm prüft die Rechnung. Ohne Fehler öffnet sich das E-Mail-Fenster mit der Rechnung im Anhang - senden.

Am Monatsende alle Rechnungen als E-Rechnung versenden

1. In der Belegliste der Rechnungen auf E-Rechnung Stapelversand klicken.
2. Zeitraum wählen, Belege laden, Format wählen und Prüfen und versenden.
3. Die Ergebnisspalte zeigt je Beleg: versendet, gesperrt (mit Prüfprotokoll) oder keine Mailadresse.

Eine E-Rechnung des Lieferanten ist per E-Mail gekommen

1. Die Datei aus der E-Mail speichern und unter Einkauf › Eingangsbelege › E-Rechnung Eingang in das Ablagefeld ziehen.
2. Den Eintrag öffnen: Rechnungsdaten, Positionen und Prüfung lesen. Ist der Lieferant nicht erkannt, über Zuordnen wählen.
3. Als Rechnungseingang übernehmen - der Beleg steht danach in der Belegerfassung des Einkaufs zum Prüfen und Buchen.

Eine Rechnung wurde vom Kunden wegen eines Fehlers abgelehnt

1. Die Rechnung in der Druckansicht noch einmal als E-Rechnung ausgeben und das Prüfprotokoll lesen.
2. Die genannte Angabe im Mandanten, beim Kunden oder im Beleg ergänzen (Kapitel 3).
3. Erneut ausgeben - ist die Prüfung frei von Fehlern, versenden.

5. Eine Rechnung als E-Rechnung ausgeben

Öffnen Sie den Beleg in der Belegerfassung und klicken Sie auf Drucken. In der Druckansicht steht unter der Liste der Formulare der Abschnitt E-Rechnung. Er erscheint nur bei Belegarten, für die eine E-Rechnung möglich ist: Rechnung, Gutschrift und Stornierung.

Ausgabe	Was passiert
ZUGFeRD PDF	Erstellt die Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten und öffnet sie in einem neuen Fenster. Von dort speichern oder drucken.
ZUGFeRD PDF per E-Mail	Erstellt die Rechnung und öffnet das E-Mail-Fenster mit dem PDF im Anhang. Empfänger ist die Rechnungs-Mailadresse des Kunden.
XRechnung	Erstellt die Rechnungsdatei und lädt sie herunter, zum Beispiel zum Hochladen in ein Rechnungsportal.
XRechnung per E-Mail	Erstellt die Rechnungsdatei und öffnet das E-Mail-Fenster mit der Datei im Anhang.
Hilfe	Öffnet dieses Handbuch.
Drucken [F9]	Führt die gewählte Ausgabe aus. Das gewählte Formular bestimmt das Aussehen des PDF.

Während der Erstellung steht unter dem Knopf „E-Rechnung wird erstellt und geprüft …“. Danach zeigt die Statuszeile das Ergebnis: Fertig mit Verweisen auf die Datei und das Prüfprotokoll, oder einen Hinweis, wenn die Prüfung etwas beanstandet hat.

6. Die Prüfung und die Versandsperre

Jede E-Rechnung wird nach den amtlichen Regeln geprüft, bevor sie das Haus verlässt. Das Ergebnis hat drei Stufen:

Begriff	Bedeutung
Prüfprotokoll	Eine Liste aller Beanstandungen mit der betroffenen Angabe. Sie öffnet sich bei Fehlern von selbst und lässt sich jederzeit über den Verweis in der Statuszeile anzeigen.
Versandsperre (Modul Pro)	Hat die Prüfung Fehler gefunden, wird bei den Ausgaben „per E-Mail“ kein E-Mail-Fenster geöffnet. Die Statuszeile zeigt rot „Versand gesperrt“ mit der Zahl der Fehler. Die Datei selbst können Sie weiterhin erstellen, um sie zu prüfen. Ohne Modul Pro erscheint nur der Hinweis, der Versand bleibt möglich.
Keine E-Rechnung nötig	Bei Belegen, für die keine E-Rechnung vorgeschrieben ist (zum Beispiel an Privatkunden), erstellt das Programm ein normales PDF und sagt das in der Statuszeile. Das ist kein Fehler.

7. Stapelversand - Feld für Feld

Der Stapelversand (Modul Pro) prüft und versendet viele Belege in einem Lauf. Sie erreichen ihn über den Knopf E-Rechnung Stapelversand in der Belegliste der Rechnungen, Gutschriften und Stornierungen.

Filter

Feld	Bedeutung
Belegdatum von / bis	Zeitraum der Belege. Vorbelegt ist der laufende Monat.
Belegart	Alle, nur Rechnungen, nur Gutschriften oder nur Stornierungen.
Kunde / Belegnummer	Schränkt auf einen Kunden (Name oder Kundennummer) oder eine Belegnummer ein. Enter oder Belege laden startet die Suche.
Belege laden	Füllt die Tabelle nach den Filtern.
Alle markieren	Markiert alle geladenen Belege, die eine Mailadresse haben; ein zweiter Klick hebt die Markierung auf. Dasselbe tut das Häkchen im Tabellenkopf.
nur noch nicht versendete	Blendet Belege aus, die bereits erfolgreich als E-Rechnung versendet wurden. Für den Monatslauf eingeschaltet lassen.
nur Kunden mit Mailadresse	Zeigt nur Belege, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ausgeschaltet sehen Sie auch, welchen Kunden die Adresse fehlt.

Optionen

Feld	Bedeutung
ZUGFeRD / XRechnung	Format für den gesamten Lauf (Kapitel 2). Empfehlung: ZUGFeRD, weil der Kunde zusätzlich das lesbare PDF bekommt.
Testversand an	Eingeschaltet gehen alle Mails des Laufs an die eingetragene Adresse statt an die Kunden; eine Kopie geht an den Hanware-Support. Vorbelegt ist Ihre eigene Mailadresse. So prüfen Sie Aussehen und Inhalt gefahrlos, bevor Sie echt versenden. Ein Testversand wird nicht als „versendet“ vermerkt.
Prüfen und versenden	Startet den Lauf für alle markierten Belege nach einer Rückfrage mit der Anzahl. Der Knopf ist ohne Modul Pro gesperrt.
Anhalten	Beendet den Lauf nach dem aktuellen Beleg. Bereits versendete Belege bleiben versendet.

Tabelle

Spalte	Bedeutung
Häkchen	Beleg im Lauf berücksichtigen. Belege ohne Mailadresse lassen sich nicht markieren.
Belegnummer, Datum, Belegart, KdNr, Kunde, Betrag	Angaben des Belegs.
Mailadresse	Empfänger: die Rechnungs-Mailadresse des Kunden, sonst die Adresse im Beleg, sonst die allgemeine Adresse. Steht hier „fehlt“, beim Kunden eine Adresse hinterlegen.
Letzter Versand	Ergebnis und Zeitpunkt des letzten Laufs für diesen Beleg.
Ergebnis	Ergebnis des aktuellen Laufs mit Verweisen auf Prüfprotokoll und Datei (siehe unten).

Die Ergebnisse je Beleg

Ergebnis	Bedeutung und was zu tun ist
versendet	Geprüft, erstellt und an den Kunden gesendet. Der Beleg bekommt den Versandvermerk und verschwindet beim nächsten Laden mit „nur noch nicht versendete“.
Testversand	Wie versendet, aber an die Testadresse. Kein Versandvermerk.
gesperrt	Die Prüfung hat Fehler gefunden, der Beleg wurde nicht gesendet. Über das Listensymbol das Prüfprotokoll lesen, Stammdaten korrigieren, Lauf wiederholen.
keine Adresse	Für den Kunden gibt es keine Mailadresse. Beim Kunden eintragen.
übersprungen	Für den Beleg ist keine E-Rechnung nötig, zum Beispiel bei einem Privatkunden. Das normale PDF versenden Sie wie gewohnt.
Fehler	Die Erstellung selbst ist fehlgeschlagen, etwa weil ein Formular fehlt. Die Meldung dahinter nennt den Grund.

Über der Tabelle laufen ein Fortschrittsbalken und ein Zähler „3 / 12“ mit, am Ende steht eine Zusammenfassung je Ergebnis. Die Mails gehen über den Mailversand des Programms hinaus; Betreff und Text stammen aus der Mailvorlage für Rechnungen bzw. Gutschriften.

8. E-Rechnung Eingang - Dateien einlesen

Unter Einkauf › Eingangsbelege und in der Liste Einkauf › Rechnungseingang führt der Knopf E-Rechnung Eingang zur Seite für eingehende E-Rechnungen (Modul Pro).

Element	Bedeutung
Ablagefeld	Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien hinein oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen. Erlaubt sind Rechnungsdateien (XML in beiden gebräuchlichen Ausprägungen) und PDF mit eingebetteten Daten. Ein gewöhnliches PDF ohne Daten wird mit Meldung abgewiesen.
Ergebniszeilen	Unter dem Ablagefeld erscheint je Datei eine Zeile: Format, Rechnungsnummer, Verkäufer, Bruttobetrag und das Prüfergebnis, dazu Hinweise wie „Lieferant nicht zugeordnet“ oder „bereits eingegangen“. Das Auge öffnet die Ansicht.
Eingang von / bis	Zeitraum, in dem die Dateien eingelesen wurden (nicht das Rechnungsdatum). Vorbelegt sind die letzten drei Monate.
Status	Alle, neu (noch ohne Lieferant), zugeordnet (Lieferant erkannt, noch nicht übernommen), übernommen (als Beleg angelegt).
Suche	Lieferant, Rechnungsnummer oder Dateiname.

Spalten der Liste

Spalte	Bedeutung
Eingang	Zeitpunkt des Einlesens und Dateiname.
Rechnungsnr., Datum	Rechnungsnummer und Rechnungsdatum des Lieferanten.
Verkäufer laut Rechnung	Der Firmenname, wie er in der Datei steht.
Lieferant (Stamm)	Der zugeordnete Lieferant aus Ihrem Adressstamm mit Nummer, sonst „nicht zugeordnet“ (Kapitel 10).
Netto, Brutto	Beträge laut Rechnung; bei Fremdwährung mit Währung.
Format	Erkanntes Format der Datei.
Prüfung	ok, hinweise oder fehler - Ergebnis der Prüfung der Datei (Kapitel 9).
Status	neu, zugeordnet, importiert (mit Belegnummer) oder abgelehnt.

9. Die Ansicht einer eingegangenen E-Rechnung

Ein Klick auf eine Zeile oder das Auge öffnet die lesbare Ansicht. Sie zeigt alles, was in der Datei steckt - auch bei einer reinen Rechnungsdatei ohne PDF.

Bereich	Inhalt
Rechnungsdaten	Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Lieferdatum, Verkäufer mit Anschrift, Umsatzsteuer-Identnummer und Steuernummer, Bankverbindung (IBAN, BIC), Käufer, Käuferreferenz, Bestellnummer, Format mit Belegtyp (Rechnung oder Gutschrift), Zahlungsbedingung und Dateiname.
Prüfung	Das Prüfergebnis mit allen Beanstandungen. Zeilen mit FEHLER betreffen Pflichtangaben oder unstimmige Beträge, Zeilen mit HINWEIS sind Empfehlungen. Eine Rechnung mit Fehlern können Sie trotzdem ansehen und übernehmen - entscheiden Sie dann, ob Sie beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern.
Lieferant im Adressstamm	Der zugeordnete Lieferant oder „nicht zugeordnet“ mit dem Knopf Zuordnen (Kapitel 10).
Positionen	Je Zeile: Nummer, Artikel laut Rechnung (Bezeichnung und Beschreibung), Artikelnummer des Lieferanten, GTIN, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamt, Steuersatz und die Spalte Artikel im Stamm (Kapitel 11).
Summen	Netto, Steuer, Brutto, Vorauszahlung und Zahlbetrag mit Währung; darunter die Steuern je Steuersatz und Bemerkungen des Lieferanten.

Knöpfe am unteren Rand

Knopf	Wirkung
Original	Öffnet die unveränderte Datei aus dem Belegarchiv (Kapitel 13).
Als Rechnungseingang übernehmen	Legt den Beleg an (Kapitel 12). Nur mit Modul Einkauf und solange die Rechnung noch nicht übernommen ist.
Beleg öffnen	Erscheint nach der Übernahme und führt zum angelegten Beleg in der Belegerfassung des Einkaufs.
Ablehnen	Nimmt den Eintrag aus der Liste, zum Beispiel bei einer Rechnung, die nicht an Sie gerichtet ist. Das archivierte Original bleibt erhalten. Nach der Übernahme nicht mehr möglich.
Schließen	Schließt die Ansicht.

10. Lieferant zuordnen

Beim Einlesen sucht das Programm den Lieferanten in Ihrem Adressstamm - zuerst über die Umsatzsteuer-Identnummer, dann über die IBAN, zuletzt über den Firmennamen. Gelingt das, steht der Lieferant sofort in der Ansicht. Andernfalls klicken Sie auf Zuordnen: Ein Suchfenster zeigt Ihre Lieferanten mit Nummer, Name, Ort und Umsatzsteuer-Identnummer; der Name aus der Rechnung ist als Suchtext vorbelegt. Ein Klick auf die Zeile übernimmt den Lieferanten.

11. Artikel zuordnen

Jede Position der Rechnung wird einem Artikel Ihres Stamms zugeordnet, damit Rechnungseingang und Wareneingang mit echten Artikeln entstehen. Das Programm versucht das in dieser Reihenfolge:

Anzeige	Bedeutung
1010 Gurken Schlangen (GTIN)	Zugeordnet; in Klammern der Weg (Lieferanten-Artikelnummer, GTIN, GTIN beim Lieferanten, Artikeltext). Ohne Klammer: von Ihnen gewählt.
Textposition	Noch kein Artikel. Wird so übernommen, wie sie in der Rechnung steht - ohne Bestandsbuchung.
Lupe	Öffnet die Artikelsuche (Nummer, Bezeichnung, Barcode oder Gruppe). Ein Klick auf einen Artikel ordnet ihn der Position zu; so korrigieren Sie auch eine automatische Zuordnung.

12. Als Rechnungseingang übernehmen

Mit dem Modul Einkauf legt der grüne Knopf Als Rechnungseingang übernehmen den Beleg an. Voraussetzung ist ein zugeordneter Lieferant. Ein Fenster erklärt den Schritt und bietet eine Wahl:

Feld	Bedeutung
zusätzlich einen Wareneingang mit den Artikelpositionen anlegen	Angehakt entsteht vor dem Rechnungseingang ein Wareneingang mit allen zugeordneten Artikelpositionen; der Rechnungseingang verweist auf ihn. Sinnvoll, wenn Lieferung und Rechnung zusammen kommen. Nicht anhaken, wenn der Wareneingang schon erfasst wurde.
Übernehmen	Legt den Beleg an. Danach zeigt eine Meldung die neue Belegnummer, die Zahl der Textpositionen und eventuelle Hinweise, dazu den Knopf Rechnungseingang öffnen.
Abbrechen	Nichts passiert.

Was im Beleg steht

• Lieferant und Anschrift aus dem Adressstamm, Rechnungsnummer des Lieferanten, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Lieferdatum und Zahlungsziel aus der E-Rechnung.
• Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtbetrag und Steuersatz genau wie in der Rechnung; Artikelpositionen mit Ihrem Artikel, der Rest als Textposition.
• Summen wie beim Erfassen von Hand. Weicht der Bruttobetrag des Belegs vom Zahlbetrag der Rechnung ab (zum Beispiel durch Rundung oder Rabatte auf Belegebene), nennt die Meldung die Differenz.
• Der Beleg ist ein Entwurf: nicht gebucht, nicht festgeschrieben. Sie prüfen ihn in der Belegerfassung des Einkaufs, ergänzen Kostenstellen oder Lager und buchen wie gewohnt.
• Das Original der E-Rechnung liegt auch am neuen Beleg im Belegarchiv.

13. Archiv und Original

Jede eingelesene Datei wird unverändert im Belegarchiv abgelegt und festgeschrieben - sie kann dort weder geändert noch gelöscht werden. Das gilt auch dann, wenn Sie den Eintrag ablehnen. Nach der Übernahme liegt das Original zusätzlich beim angelegten Beleg, sodass es bei einer Prüfung direkt am Rechnungseingang zu finden ist. Beim Versand bleibt jede erstellte E-Rechnung beim Beleg vermerkt (Format, Zeitpunkt, Empfänger, Ergebnis).

14. Rechte und Einstellungen

Was	Wo
Versand aus der Druckansicht	Jeder Benutzer, der den Beleg drucken darf.
Stapelversand	Benutzer mit Zugriff auf die Belegliste bzw. die Rechnungen im Verkauf; Modul Pro.
E-Rechnung Eingang	Benutzer mit Zugriff auf die Eingangsbelege im Einkauf (Rechnungseingang, Wareneingang, Bestellung oder Archiv); Modul Pro.
Übernahme als Rechnungseingang	Zusätzlich Modul Einkauf. Das Buchen des Belegs richtet sich nach den gewohnten Rechten der Belegerfassung des Einkaufs.
Mailvorlagen	Betreff und Text der Versandmails stammen aus den Mailvorlagen für Rechnungen und Gutschriften unter den Einstellungen.
Formular	Das in der Druckansicht gewählte Formular bestimmt das Aussehen des PDF; der Stapelversand nimmt das Standardformular der Belegart.

15. Meldungen und Lösungen

Meldung	Bedeutung und Lösung
Versand gesperrt: … Fehler in der Prüfung.	Die E-Rechnung hat Pflichtfehler. Prüfprotokoll lesen, Angaben im Mandanten, beim Kunden, Artikel oder Beleg ergänzen, Ausgabe wiederholen.
Das Modul Pro ist nicht gebucht. / Modul Einkauf nicht gebucht	Das Zusatzmodul fehlt. Unter Mein Paket buchen oder uns ansprechen.
Bitte mindestens einen Beleg markieren.	Im Stapelversand ist kein Beleg angehakt. Belege laden und markieren.
Bitte eine Mailadresse für den Testversand eingeben.	Testversand ist eingeschaltet, das Adressfeld daneben ist leer oder ungültig.
keine Adresse	Beim Kunden fehlt die E-Mail-Adresse. In den Adressdaten eintragen (am besten im Feld „E-Mail Rechnung“).
übersprungen	Für diesen Beleg ist keine E-Rechnung nötig. Kein Fehler.
Keine E-Rechnung in der Datei gefunden. / Datei konnte nicht gelesen werden.	Die Datei ist ein gewöhnliches PDF oder kein Rechnungsformat. Beim Lieferanten die E-Rechnung anfordern.
bereits eingegangen	Dieselbe Rechnungsnummer dieses Lieferanten wurde schon eingelesen. Den vorhandenen Eintrag verwenden, den neuen ablehnen.
Lieferant nicht zugeordnet / Bitte zuerst den Lieferanten zuordnen.	Vor der Übernahme über Zuordnen den Lieferanten wählen (Kapitel 10).
Diese E-Rechnung wurde bereits übernommen.	Der Beleg existiert schon. Über Beleg öffnen zur Erfassung wechseln.
Bruttobetrag des Belegs weicht vom Zahlbetrag der Rechnung ab.	Hinweis nach der Übernahme, zum Beispiel bei Rabatten auf Belegebene. Den Beleg in der Erfassung prüfen und anpassen, bevor Sie buchen.
Keine Antwort vom Server.	Verbindung kurz unterbrochen. Seite neu laden und den Schritt wiederholen; bei der Übernahme vorher in der Liste prüfen, ob der Beleg schon angelegt wurde.