Inhalt

1. Wofür Projekte & Aufgaben da sind

Mit Projekte & Aufgaben organisieren Sie die Arbeit Ihres Teams direkt in Hanware: eine Messe vorbereiten, ein Kundenprojekt einführen, den Monatsabschluss abarbeiten oder einfach die täglichen To-dos im Büro. Jede Arbeit ist eine Aufgabe mit Zuständigen aus Ihrem Personal, Termin, Priorität, Checkliste, Kommentaren, Dateien und gebuchter Zeit. Aufgaben liegen in Plänen, die als Board mit Spalten (Offen, In Arbeit, Prüfung, Erledigt) dargestellt werden. Jeder Mitarbeiter sieht unter Mein Tag, was heute für ihn anliegt.

Begriff	Bedeutung
Plan	Ein Board für ein Thema, Team oder Projekt - z. B. „Messe Frühjahr 2027“, „Kundenprojekt Sonnenhof“, „Verwaltung & Büro“. Ein Plan hat Spalten, Etiketten, Mitglieder und optional Sprints und Ziele.
Aufgabe	Eine Karte im Plan: Titel, Beschreibung, Zuständige, Start und Fälligkeit, Priorität, Etiketten, Checkliste, Unteraufgaben, Kommentare, Dateien, Zeiten, Abhängigkeiten.
Persönliche Aufgabe	Eine Aufgabe ohne Plan - nur Sie sehen sie (unter Mein Tag und Meine Aufgaben).
Spalte	Der Stand der Arbeit. Eine Spalte kann als „erledigt“ gekennzeichnet sein; wer eine Karte dorthin zieht, erledigt die Aufgabe.
Etikett	Farbige Markierung je Plan (z. B. Marketing, Technik, Dringend) zum Filtern und Erkennen.
Zuständige	Ein oder mehrere Mitarbeiter aus dem Personal. Sie werden benachrichtigt und sehen die Aufgabe unter Mein Tag.
Rolle im Plan	Eigentümer, Bearbeiter, Nur lesen oder Gast - bestimmt, was jemand im Plan darf (Kapitel 20).
Sprint	Ein fester Zeitabschnitt (z. B. zwei Wochen) mit Ziel und Kapazität, dem Aufgaben zugeordnet werden.
Ziel / Meilenstein	Ein Ergebnis, auf das mehrere Aufgaben hinarbeiten (z. B. „Messestand steht“).
Portfolio	Mehrere Pläne zusammengefasst (z. B. „Kundenprojekte“) - für die Leitung.
Abhängigkeit	„Aufgabe B kann erst beginnen, wenn A fertig ist.“ Sichtbar in der Zeitleiste; Termine können danach ausgerichtet werden.

2. Überblick in Grafiken

Der Weg einer Aufgabe über das Board

Was beim Erledigen einer Aufgabe passiert

Rollen in einem Plan

Sichtbarkeit: Bei „Alle Mitarbeiter“ darf jeder im Personal mitarbeiten (wie ein Bearbeiter); Mitglieder bekommen zusätzlich Benachrichtigungen. Bei „Nur Mitglieder“ sehen den Plan ausschließlich die eingetragenen Personen. Administratoren sehen immer alles.

3. Typische Arbeitsabläufe

4. Navigation und Hilfe

Im Hauptmenü finden Sie die Gruppe Projekte & Aufgaben mit Dashboard, Mein Tag, Meine Aufgaben, Pläne, Gesamtübersicht, Zeiterfassung, Kosten, Berichte, Vorlagen und Papierkorb. Oben auf jeder Seite des Moduls liegt zusätzlich eine Modulleiste mit denselben Einträgen; ganz rechts öffnet der kleine Knopf mit dem Fragezeichen dieses Handbuch am passenden Kapitel. Gesamtübersicht und Portfolios erscheinen nur für Administratoren und Benutzer mit dem Leitungsrecht.

4a. Dashboard

Das Dashboard ist die Startseite des Moduls und zeigt Ihre Projekte und Aufgaben auf einen Blick - so wie es die frühere Projektverwaltung mit ihrem Projekt-Dashboard getan hat. Es berücksichtigt alle Pläne, die Sie sehen dürfen.

Kennzahl / Bereich	Bedeutung
Aktive Pläne	Anzahl der laufenden Pläne (ohne Archiv und Vorlagen); darunter, wie viele diese Woche enden und wie viele über ihr Ende hinaus noch offene Aufgaben haben.
Offen / in Arbeit	Offene Hauptaufgaben; „in Arbeit“ = Aufgaben, die nicht mehr in der ersten Spalte stehen.
Erledigt	Erledigte Aufgaben mit Anteil an allen Aufgaben.
Überfällig / Diese Woche fällig	Offene Aufgaben, deren Termin vorbei ist bzw. in den nächsten 7 Tagen liegt.
Meine offenen	Ihre eigenen offenen Aufgaben, davon heute fällig und überfällig.
Kosten	Summe aller erfassten Kosten der aktiven Pläne gegenüber der Summe der Budgets (rot, wenn das Budget überschritten ist). Erscheint nur, wenn Kosten oder Budgets gepflegt sind.
Neu und erledigt - letzte 30 Tage	Balken je Tag: neu angelegte und erledigte Aufgaben.
Offen nach Priorität / Pläne nach Kategorie	Verteilung der offenen Aufgaben nach Priorität; darunter die Pläne je Kategorie (Klick filtert die Planübersicht).
Überfällig / Demnächst fällig / Neueste Aufgaben	Je die ersten fünf Aufgaben; ein Klick öffnet das Detailfenster.
Neueste Pläne	Die zuletzt angelegten Pläne mit Fortschritt und Kategorie.
Budget und Kosten je Plan	Budget, bisherige Kosten und Ausschöpfung je Plan; der Link führt zur Kostenliste.

5. Mein Tag

Ihre Startseite für den Arbeitstag: alles, was Ihnen zugewiesen ist, nach Fälligkeit sortiert - aus allen Plänen und Ihre persönlichen Aufgaben.

Bereich	Bedeutung
Begrüßung	Datum, Anzahl der heute fälligen und überfälligen Aufgaben und wie viele Sie heute schon erledigt haben.
Alle meine Aufgaben	Wechselt zur Seite Meine Aufgaben (Kapitel 6).
Neue Aufgabe für heute …	Titel eintippen, rechts „Persönlich“ oder einen Plan wählen, Enter oder +. Die Aufgabe ist Ihnen zugewiesen und heute 17:00 Uhr fällig. Im Plan landet sie in der ersten Spalte.
Zeit läuft für …	Grüne Leiste mit laufender Uhr, wenn Sie bei einer Aufgabe die Zeitmessung gestartet haben. Stoppen beendet sie und bucht die Minuten.
Überfällig (rot)	Fälligkeit liegt in der Vergangenheit und die Aufgabe ist noch offen.
Heute fällig (orange)	Fällig bis heute 24 Uhr. Ist nichts fällig, steht hier „Nichts für heute - gut gemacht.“
Nächste 7 Tage / Ohne Termin	Was demnächst anliegt bzw. Aufgaben ohne Fälligkeit. Leere Listen werden ausgeblendet.
Zeile einer Aufgabe	Kreis links = abhaken; Titel; darunter Plan (farbig), Spalte, Etiketten, Checklistenstand, Kommentare; rechts Priorität, Fälligkeit und die Zuständigen als Kreise mit Initialen. Klick auf die Zeile öffnet das Detailfenster.
Erwähnungen	Kommentare der letzten drei Tage, in denen Sie mit @Name genannt wurden - Klick springt zur Aufgabe.

6. Meine Aufgaben

Reiter / Feld	Bedeutung
Offen	Alle offenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind - überfällige zuerst.
Heute / Diese Woche	Nur Aufgaben mit Fälligkeit heute bzw. bis Sonntag.
Von mir erstellt	Aufgaben, die Sie angelegt und anderen gegeben haben - zum Nachhalten.
Erledigt	Ihre erledigten Aufgaben der letzten 14 Tage.
Neue persönliche Aufgabe …	Wie auf Mein Tag, aber ohne automatische Fälligkeit.

7. Pläne - Übersicht und neuer Plan

Element	Bedeutung
Alle Portfolios (Auswahl)	Zeigt nur die Pläne eines Portfolios.
Archiv / Aktive Pläne	Wechselt zwischen laufenden und archivierten Plänen. Archivierte Pläne bleiben mit allen Aufgaben erhalten.
Neuer Plan	Öffnet das Fenster für einen leeren Plan oder einen Plan aus einer Planvorlage.
Stern	Favorit - Favoriten stehen in der Übersicht oben.
Karte	Symbol und Farbe, Name, Portfolio, Sichtbarkeit („alle Mitarbeiter“ oder „nur Mitglieder“) und Ihre Rolle, Beschreibung, Fortschritt (erledigt von gesamt), Anzahl überfälliger Aufgaben in Rot, Eigentümer. Klick öffnet das Board.

Feld	Bedeutung / erlaubte Eingaben
Name *	Pflicht, bis 150 Zeichen - z. B. „Messe Frühjahr 2027“.
Farbe	Farbe der Karte, der Kopfleiste und der Markierung in Listen.
Beschreibung	Kurztext, erscheint auf der Karte (bis 500 Zeichen).
Symbol	Sinnbild des Plans (Spalten, Lautsprecher, Handschlag, Koffer, Lkw, Kalender, Stern …).
Sichtbar für	Alle Mitarbeiter: jeder sieht den Plan und darf mitarbeiten. Nur Mitglieder: nur eingetragene Personen (Kapitel 12).
Portfolio	Zuordnung zu einem Portfolio (Kapitel 14) oder „-“.
Zeitraum	Optionaler Start und Ende des Plans - erscheint im Kopf des Boards.
Plan anlegen	Legt den Plan mit den Spalten Offen, In Arbeit, Prüfung und Erledigt an und öffnet das Board. Sie sind Eigentümer.
Aus Vorlage: Vorlage, Name, Start	Kopiert Spalten, Etiketten und Aufgaben der gewählten Planvorlage; alle Termine werden auf das gewählte Startdatum verschoben.

Projekt-Felder: Kategorie, Thema, Priorität, Kunde, Ort, Budget

Ein Plan ist zugleich Ihr Projekt. Beim Anlegen und unter Einstellungen können Sie es wie in der früheren Projektverwaltung einordnen:

Feld	Bedeutung
Kategorie	Projektart, z. B. „Kundenprojekt“, „Einzelprojekt“, „Gruppenprojekt“. Bereits verwendete Kategorien werden vorgeschlagen; die Planübersicht und das Dashboard lassen sich danach filtern.
Thema	Freies Thema, z. B. „Messe“, „Einkauf“, „Verkauf“.
Priorität	Wichtigkeit des ganzen Plans (Niedrig, Standard, Eilig, Kritisch). Eilig und Kritisch werden rot auf der Plankarte und im Plankopf angezeigt.
Kunde / Auftraggeber	Der Kunde aus dem Adressenstamm, für den das Projekt läuft - über die Suche (Name, Kundennummer, Ort) auswählen. Der Kunde erscheint auf der Plankarte, im Plankopf, in der Kostenliste und wird beim Einsatz planen übernommen.
Ort	Projektort, z. B. die Baustelle oder der Messestandort.
Budget (€)	Kostenrahmen des Projekts. Die erfassten Kosten werden dagegen gerechnet (siehe Kapitel 15a).

Im Plankopf stehen diese Angaben als kleine Marken; die Kostenmarke zeigt „Kosten / Budget“ und wird rot, sobald das Budget überschritten ist.

Mitteilung an alle Mitglieder

Der Knopf im Plankopf sendet eine Mitteilung an alle Mitglieder des Plans - als Hinweis in der Glocke und mit Häkchen „auch per E-Mail senden“ zusätzlich per E-Mail (bei Plänen „Alle Mitarbeiter“ ohne weitere Mitglieder an alle, denen eine Aufgabe zugewiesen ist). Betreff und Text erscheinen auch im Verlauf des Plans. Eine Kopie an den Kunden gibt es nicht.

Einsatz planen

Der Knopf öffnet die Einsatzplanung mit einem neuen Einsatz, der bereits mit diesem Plan und seinem Kunden vorbelegt ist (nur mit dem Modul Einsatzplanung). Umgekehrt findet der Einsatz-Dialog über „Projekt suchen“ Ihre Pläne.

8. Das Board

Element	Bedeutung
Kopf	Symbol, Name, Portfolio, erledigt/gesamt, Ihre Rolle, Ende des Plans. Rechts: die Mitglieder als Kreise (Initialen), „Aufgabe aus Vorlage“ (nur mit Vorlagen) und der Hilfe-Knopf.
Ansichten	Board, Liste, Kalender, Zeitleiste, Sprints, Ziele, Personen, Berichte, Verlauf - und für den Eigentümer Einstellungen.
Aufgaben filtern …	Sucht im Titel, während Sie tippen.
Alle Personen / Mir zugewiesen / Name	Zeigt nur Aufgaben einer Person.
Alle Etiketten / Alle Sprints	Filter nach Etikett bzw. Sprint („ohne Sprint“ zeigt nicht zugeordnete).
Erledigte zeigen	Haken weg = erledigte Karten ausblenden.
Spaltenkopf	Name und Anzahl der Karten. Mit WIP-Grenze steht „3/4“; sind mehr Karten in der Spalte als erlaubt, wird die Zahl rot. Ein Häkchen kennzeichnet die Erledigt-Spalte.
Karte	Farbbalken der Etiketten, Titel, Prioritätspunkt (nur wenn nicht Standard), Fälligkeit (rot = überfällig, orange = heute), Checkliste „2/5“, Unteraufgaben, Kommentare, Dateien, Wiederholungs-Symbol, Zuständige.
+ Aufgabe hinzufügen	Unter jeder Spalte: Titel eintippen, Enter - die Aufgabe entsteht in dieser Spalte (und im gefilterten Sprint). Die Taste N springt in das Feld der ersten Spalte.

• Ziehen: Karten mit der Maus zwischen Spalten und innerhalb einer Spalte verschieben - die Reihenfolge wird gespeichert. In die Erledigt-Spalte gezogen gilt die Aufgabe als erledigt, aus ihr heraus wieder als offen.
• Klick auf eine Karte öffnet rechts das Detailfenster (Kapitel 9).
• Arbeiten mehrere Kollegen gleichzeitig im Plan, holt sich das Board regelmäßig die Änderungen der anderen.

9. Das Detailfenster einer Aufgabe - Feld für Feld

Ein Klick auf eine Aufgabe (im Board, in einer Liste, im Kalender oder in der Zeitleiste) öffnet rechts das Detailfenster. Jede Änderung wird sofort gespeichert - es gibt keinen Speichern-Knopf. Esc oder × schließt das Fenster. Wer die Aufgabe nicht bearbeiten darf, sieht die Felder gesperrt.

Feld	Bedeutung / erlaubte Eingaben
Kreis vor dem Titel	Abhaken (grün) bzw. wieder öffnen.
Titel	Direkt im Fenster änderbar; Enter übernimmt.
⋮ (Menü)	Beobachten (Sie werden über alles informiert, ohne zuständig zu sein), Link kopieren (Verweis für Chat oder E-Mail), Als Vorlage speichern, Löschen (in den Papierkorb).
Infozeile	Plan (Klick öffnet ihn) oder „Persönliche Aufgabe“, angelegt wann und von wem, erledigt wann und von wem, zugeordneter Kunde.
Spalte	Stand der Aufgabe - Auswahl der Spalten des Plans; entspricht dem Ziehen im Board.
Priorität	Kritisch, Eilig, Standard, Niedrig. Standard wird auf der Karte nicht gezeigt.
Start	Geplanter Beginn (Datum). Zusammen mit Fällig ergibt sich der Balken in der Zeitleiste.
Fällig	Datum mit Uhrzeit; ohne Uhrzeit gilt 17:00 Uhr. Hängen andere Aufgaben von dieser ab, werden deren Termine mitgeschoben und Zuständige benachrichtigt.
Wiederholen	nie, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich - mit „alle N“ (z. B. alle 2 Wochen). Beim Erledigen entsteht die nächste Aufgabe mit verschobenen Terminen.
Aufwand (Std)	Geplante Stunden, auch mit Komma (1,5). Fließt in Personen- und Sprint-Auswertungen ein.
Fortschritt	Schieberegler 0-100 % in Zehnerschritten; wird beim Erledigen auf 100 gesetzt.
Sprint	Ordnet die Aufgabe einem Sprint des Plans zu (nur wenn Sprints bestehen).
Ziel / Meilenstein	Ordnet die Aufgabe einem Ziel zu - der Zielbalken zeigt den Anteil erledigter Aufgaben.
Zugewiesen	Haken bei einer oder mehreren Personen aus dem Personal. Neue Zuständige werden benachrichtigt.
Etiketten	Anklicken schaltet ein Etikett ein (kräftig) oder aus (blass).
Beschreibung	Freitext für Details, Ablauf, Links; wird kurz nach dem Tippen automatisch gespeichert.

Bereich	Bedeutung
Checkliste	Punkte abhaken (wer, steht dahinter). Neuer Punkt: Text eintippen, Enter. Mehrere Zeilen einfügen (Strg+V) ergibt mehrere Punkte. Beim Zeigen auf einen Punkt erscheinen „Zur Unteraufgabe machen“ und „Löschen“. Der Balken zeigt den Stand.
Unteraufgaben	Eigene Aufgaben unter dieser Aufgabe, mit eigenen Zuständigen und Terminen. Abhaken oder anklicken zum Öffnen. Neue Unteraufgabe: Titel, Enter. Sind alle erledigt, wird die Hauptaufgabe je nach Planregel vorgeschlagen oder automatisch erledigt.
Kommentare	Austausch zur Aufgabe. @Name erwähnt einen Kollegen (Auswahlliste beim Tippen) - er wird benachrichtigt. Strg+Enter sendet. Je Kommentar: anheften (gelber Rand, bleibt oben), als gelöst markieren, eigene bearbeiten oder löschen. Mit dem Häkchen auch per E-Mail senden unter dem Kommentarfeld geht der Kommentar zusätzlich per E-Mail an Zugewiesene, Beobachter und Mitglieder - auch wenn die E-Mail-Benachrichtigung sonst ausgeschaltet ist (ersetzt die „Mitteilung“ der früheren Projektverwaltung).

Reiter	Bedeutung
Dateien	Dateien hierher ziehen, aus der Zwischenablage einfügen (Strg+V, z. B. ein Bildschirmfoto) oder auswählen - je Datei bis 10 MB; Bilder, PDF, Office-Dateien, Texte, ZIP. Bilder zeigen eine Vorschau; Klick lädt die Datei herunter; × löscht sie.
Zeiten	Start/Stopp startet die Zeitmessung (läuft auch, wenn Sie das Fenster schließen - sichtbar auf Mein Tag) bzw. beendet sie und bucht die Minuten. Nachtragen bucht Minuten für heute. Darunter alle Buchungen mit Datum, Person und Tätigkeit; eigene Einträge lassen sich mit × entfernen. Oben rechts die Summe gegenüber dem geplanten Aufwand.
Abhängigkeiten	Vorgänger wählen, Art (Ende → Anfang: B beginnt, wenn A endet; Anfang → Anfang; Ende → Ende; Anfang → Ende) und Versatz in Tagen. „wartet auf“ = diese Aufgabe hängt an einer anderen, „blockiert“ = andere warten auf diese. Kreise (A wartet auf B wartet auf A) werden abgelehnt.
Verlauf	Alle Änderungen der Aufgabe mit Zeit und Person: angelegt, verschoben, zugewiesen, Termin geändert, erledigt …

10. Liste, Kalender, Zeitleiste

Liste: die Aufgaben jeder Spalte als Zeilen mit Abhaken und Schnell-Anlage am Ende jeder Spalte - übersichtlich bei vielen Aufgaben und gut auf dem Handy.

Kalender: Monatsansicht mit den Aufgaben am Fälligkeitstag; die Farbe entspricht der Priorität, erledigte sind blass und durchgestrichen. Pfeile blättern die Monate, „Heute“ springt zurück. Eine Aufgabe auf einen anderen Tag ziehen verschiebt die Fälligkeit (die Uhrzeit bleibt).

Zeitleiste: jede Aufgabe mit Start oder Fälligkeit als Balken; die Füllung zeigt den Fortschritt, Pfeile die Abhängigkeiten, Wochenenden sind grau, heute ist blau markiert. Rot umrandet ist der kritische Pfad - jede Verzögerung dort verschiebt das Ende des Plans; andere Balken zeigen beim Zeigen mit der Maus ihren Puffer in Tagen. Termine nach Abhängigkeiten ausrichten verschiebt alle Nachfolger so, dass sie frühestens nach ihren Vorgängern beginnen. Klick auf Balken oder Namen öffnet die Aufgabe.

11. Sprints, Ziele, Personen, Berichte, Verlauf

Sprint - Feld	Bedeutung
Name, Status	Bezeichnung (z. B. „Sprint 1 - Vorbereitung“) und Stand: geplant, aktiv, abgeschlossen.
Ziel	Was am Ende des Sprints erreicht sein soll.
Start, Ende	Zeitraum des Sprints (Vorgabe zwei Wochen).
Kapazität (Std)	Verfügbare Stunden des Teams; die Karte vergleicht den geplanten Aufwand damit.
Burndown	Kurve der offenen Aufgaben je Tag gegen die gestrichelte Ideallinie - liegt die Kurve darüber, ist das Team hinter dem Plan.
Board des Sprints	Öffnet das Board mit Filter auf diesen Sprint.

Ziele fassen Aufgaben zu einem Ergebnis zusammen: Titel, Beschreibung, bis wann, Meilenstein (Raute statt Fahne) und erreicht. Der Balken zeigt den Anteil erledigter Aufgaben.

Personen: je Mitglied und zugewiesener Person die offenen, überfälligen und eiligen/kritischen Aufgaben, der geplante Aufwand und eine Ampel (grün bis 5 offene Aufgaben, orange bis 8, rot darüber). Die Zahl der offenen Aufgaben öffnet die gefilterte Liste; „nicht zugewiesen“ zeigt, was noch niemand übernommen hat.

Berichte im Plan entsprechen den Berichten in Kapitel 16, eingeschränkt auf diesen Plan.

Verlauf: die letzten 200 Änderungen im Plan; der Aufgabenname öffnet die Aufgabe.

12. Plan einrichten (Eigentümer)

Bereich / Feld	Bedeutung
Plan: Name, Farbe, Beschreibung, Symbol, Sichtbar für, Portfolio, Zeitraum	Wie beim Anlegen (Kapitel 7). Speichern übernimmt.
Eltern-Aufgabe erledigen, wenn alle Unteraufgaben erledigt	vorschlagen: der Ersteller bekommt einen Hinweis; automatisch: die Hauptaufgabe wird erledigt; nie.
Mitglieder	Liste mit Rolle je Person (Eigentümer, Bearbeiter, Nur lesen, Gast - Kapitel 20); × entfernt. Unten eine Person aus dem Personal mit Rolle hinzufügen.
Spalten	Je Spalte: Farbe, Name, WIP-Grenze (höchstens so viele Aufgaben, 0 = keine Grenze), Haken erledigt (Aufgaben in dieser Spalte gelten als erledigt), Speichern, Löschen (Aufgaben wandern in die erste Spalte). Reihenfolge: am Griff ≡ ziehen. Unten eine neue Spalte anlegen.
Etiketten	Farbe und Name je Etikett; neue Etiketten unten anlegen. Löschen entfernt das Etikett von allen Aufgaben.
Plan kopieren	Legt eine Kopie mit allen Spalten, Etiketten und Aufgaben an (Name wird abgefragt).
Als Planvorlage speichern	Erzeugt eine Vorlage für neue Pläne (Kapitel 17).
Archivieren / Aus dem Archiv holen	Archivierte Pläne verschwinden aus der Übersicht, bleiben aber erhalten.
Löschen	Plan in den Papierkorb legen - wiederherstellbar innerhalb der Frist.

13. Gesamtübersicht (Leitung)

Für Administratoren und Benutzer mit dem Recht „Aufgaben: Gesamtübersicht, Portfolios und Zeiten aller Mitarbeiter sehen (Leitung)“: alle Aufgaben aller Pläne mit den Kennzahlen aus Kapitel 16 oben. Filter: Titel, Portfolio, Person, „mit erledigten“. Klick auf eine Zeile öffnet die Aufgabe.

14. Portfolios (Leitung)

Feld / Knopf	Bedeutung
Neues Portfolio	Name, Farbe, Beschreibung und Haken bei den Plänen, die dazugehören.
Karte	Anzahl Pläne, Beschreibung, Fortschritt (erledigt/gesamt), überfällige Aufgaben; Pläne öffnet die gefilterte Planübersicht, Aufgaben die Gesamtübersicht des Portfolios; Stift bearbeitet, Papierkorb löscht (die Pläne bleiben).

15. Zeiterfassung

Element	Bedeutung
Pfeile / Diese Woche	Woche zurück oder vor; „Diese Woche“ springt auf die aktuelle.
Alle Mitarbeiter / Name	Nur für die Leitung: Zeiten eines anderen Mitarbeiters oder aller ansehen. Ohne das Recht sehen Sie nur Ihre eigenen Zeiten.
Läuft: …	Ihre aktuell laufende Zeitmessung mit Stopp-Knopf.
Woche	Je Person und Tag die gebuchten Stunden (Minuten werden zu „1 Std 30 Min“), rechts die Wochensumme. Beim Zeigen auf eine Zelle erscheint die Aufgabe.
Buchungen	Jede einzelne Buchung: Beginn, Aufgabe (Klick öffnet sie), Kunde, Mitarbeiter, Tätigkeit, Dauer, abrechenbar ja/nein.
CSV	Lädt die Buchungen des Zeitraums als Datei für Excel herunter.

15a. Kosten und Budget

In jedem Plan gibt es die Ansicht Kosten. Dort erfassen Sie Material, Fremdleistungen, Reisen, Personal- oder sonstige Kosten des Projekts und sehen sie gegen das Budget.

Feld / Knopf	Bedeutung
Kosten erfassen	Öffnet das Fenster für eine neue Buchung (Bearbeiter und Eigentümer).
Kostenart	Material, Fremdleistung, Personal, Reise, Software, Sonstiges - oder ein eigener Begriff.
Betrag (€)	Betrag netto; Komma oder Punkt sind erlaubt (3.250,50 oder 3250.50). Ohne Betrag wird nicht gespeichert.
Datum	Datum der Kosten (vorbelegt mit heute); danach filtert die Kostenliste.
Text	Wofür, z. B. „Standbauer, Rechnung 4711“.
Aufgabe (optional)	Ordnet die Kosten einer Aufgabe des Plans zu; in der Liste führt der Klick zur Aufgabe.
Person	Wer die Kosten verursacht bzw. erfasst hat (vorbelegt mit Ihnen).
an den Kunden abrechenbar	Markiert Kosten, die Sie dem Kunden weiterberechnen; die Summe steht oben als „Abrechenbar“.
Kosten gesamt / Budget / Abrechenbar	Die drei Kennzahlen oben; das Budget pflegen Sie unter Einstellungen. Der Balken darunter zeigt die Ausschöpfung (rot bei Überschreitung).
/	Buchung ändern bzw. löschen (gelöschte Buchungen bleiben im Hintergrund erhalten und erscheinen im Verlauf).

Die Kostenliste in der Modulnavigation zeigt die Kosten aller Pläne, die Sie sehen dürfen (Leitung: alle Pläne): nach Zeitraum, Plan und Kostenart filterbar, mit Summen je Plan und Kostenart, dem Budgetvergleich der aktiven Pläne und einem CSV-Export für die Weiterverarbeitung in Excel.

16. Berichte

Kennzahl / Diagramm	Bedeutung
Alle Pläne / Plan, Zeitraum	Auswahl des Plans und des Zeitraums (7, 30, 90 oder 365 Tage).
Offen	Offene Aufgaben von allen Aufgaben (ohne Papierkorb).
Überfällig	Offene Aufgaben, deren Termin vorbei ist.
Neu / erledigt	Wie viele Aufgaben im Zeitraum angelegt und erledigt wurden.
Durchlaufzeit Ø	Durchschnitt von „angelegt“ bis „erledigt“ in Stunden oder Tagen.
Aufwand offen	Summe des geplanten Aufwands aller offenen Aufgaben; darunter die insgesamt gebuchte Zeit.
Neu und erledigt je Tag	Balken pro Tag: blau neu, grün erledigt. Mehr grün als blau = der Berg wird kleiner.
Auslastung je Person (offen)	Offene, überfällige, eilige Aufgaben und geplanter Aufwand je zugewiesener Person.
Offen nach Priorität / Je Spalte	Verteilung der offenen Aufgaben.
Trend (90 Tage)	Offen, erledigt gesamt und überfällig je Woche - aus den täglich gespeicherten Werten.

17. Vorlagen und Serien

Feld	Bedeutung
Aufgabenvorlage: Name der Vorlage	So heißt sie in der Auswahl „Aufgabe aus Vorlage“ im Board.
Titel der Aufgabe, Priorität, Aufwand (Minuten), Beschreibung	Werte, die jede daraus angelegte Aufgabe erhält.
Checkliste	Eine Zeile je Punkt - wird als Checkliste der neuen Aufgabe angelegt.
Aus einer Aufgabe	Im Detailfenster über ⋮ „Als Vorlage speichern“ - übernimmt Titel, Beschreibung, Priorität, Aufwand und Checkliste.
Planvorlage	Entsteht in den Plan-Einstellungen („Als Planvorlage speichern“). Der Stift öffnet die Vorlage zum Bearbeiten, Plan anlegen erzeugt daraus einen neuen Plan (Name wird abgefragt).
Serie	keine, monatlich, quartalsweise, jährlich - mit Datum der nächsten Anlage. Hanware legt den Plan zum Datum automatisch neu an (Name mit Monat/Jahr) und setzt das nächste Datum.

18. Papierkorb

Gelöschte Aufgaben und Pläne liegen hier mit Datum und Person. Wiederherstellen holt sie zurück - Aufgaben in ihren Plan, Pläne in die Übersicht. Nach der eingestellten Frist (Standard 30 Tage) werden sie automatisch endgültig entfernt.

19. Benachrichtigungen

Hanware informiert über die Glocke in der Kopfzeile - und zusätzlich per E-Mail an die im Personal hinterlegte Adresse, wenn die E-Mail-Benachrichtigung eingeschaltet ist:

• Sie wurden einer Aufgabe zugewiesen oder in einem Kommentar erwähnt.
• Eine Aufgabe, die Sie erstellt haben, beobachten oder an der Sie beteiligt sind, wurde kommentiert, erledigt oder ihr Termin verschoben.
• Morgens: Ihre heute fälligen und überfälligen Aufgaben (Tageshinweis).
• Alle Unteraufgaben einer Ihrer Aufgaben sind erledigt (bei Planregel „vorschlagen“).

Klick auf eine Benachrichtigung öffnet die Aufgabe direkt im Plan.

20. Rechte, Rollen und Zusatzpaket

Wer	Darf
Jeder Mitarbeiter mit Zugang	Mein Tag, Meine Aufgaben, persönliche Aufgaben, alle Pläne mit Sichtbarkeit „Alle Mitarbeiter“ (als Bearbeiter), eigene Zeiten, Berichte und Vorlagen, Papierkorb seiner Aufgaben.
Mitglied eines Plans	Je Rolle: Eigentümer (alles), Bearbeiter (Aufgaben bearbeiten), Nur lesen (sehen und kommentieren), Gast (nur eigene zugewiesene Aufgaben). Ein Plan „Nur Mitglieder“ ist für alle anderen unsichtbar.
Recht „Aufgaben: Gesamtübersicht, Portfolios und Zeiten aller Mitarbeiter sehen (Leitung)“	Gesamtübersicht, Portfolios, Zeiten anderer Mitarbeiter.
Administrator	Sieht und darf alles, auch in Plänen, deren Mitglied er nicht ist.

Zusatzpaket: „Projekte & Aufgaben“ ist ein Zusatzpaket zu jedem Hanware-Paket (12 € im Monat) und ersetzt die bisherige „Projektverwaltung“ und „Aufgaben & Pläne“ (eine Buchung, alles enthalten). Ohne Buchung sind die Menüpunkte gesperrt; die Buchung erfolgt über die Paketverwaltung bzw. Hanware. Der Zuständige für die E-Mail-Benachrichtigung und die Frist des Papierkorbs wird in den Einstellungen festgelegt.

21. Meldungen und Lösungen

Meldung	Bedeutung / Lösung
Für diesen Plan fehlt Ihnen das Recht zum Bearbeiten.	Sie sind Leser oder Gast. Den Eigentümer bitten, Ihre Rolle unter Einstellungen › Mitglieder zu ändern.
Plan nicht gefunden oder keine Berechtigung.	Der Plan ist gelöscht/archiviert oder „Nur Mitglieder“ ohne Sie. Papierkorb bzw. Archiv prüfen oder den Eigentümer fragen.
Nur der Eigentümer darf den Plan ändern / das.	Einstellungen, Archivieren, Löschen, Serien sind Eigentümern (und Administratoren) vorbehalten.
Diese Abhängigkeit würde einen Kreis bilden.	A wartet auf B und B auf A ist nicht möglich. Reihenfolge prüfen.
Die Vorgänger-Aufgabe muss im selben Plan liegen.	Abhängigkeiten gelten nur innerhalb eines Plans.
… ist größer als 10 MB.	Datei verkleinern (Bild komprimieren, PDF verkleinern) oder aufteilen.
Dateityp nicht erlaubt.	Zulässig sind Bilder, PDF, Office- und Textdateien, ZIP. Programme und Skripte werden abgelehnt.
Bitte die Minuten angeben.	Beim Nachtragen eine Zahl größer 0 eingeben.
Die Tabellen des Moduls sind in dieser Datenbank noch nicht eingerichtet.	Das aktuelle Update einspielen bzw. Hanware kontaktieren.
Die Gesamtübersicht sehen Administratoren und Benutzer mit dem Recht …	Das Leitungsrecht in der Benutzerverwaltung vergeben lassen.

22. Auf dem Handy

Mein Tag und die Listen sind für kleine Bildschirme ausgelegt; das Board scrollt waagerecht, das Detailfenster füllt den Bildschirm. Als App installiert (Hanware-Symbol auf dem Startbildschirm) haben Sie Ihre Aufgaben immer dabei.

23. Übernahme aus der Projektverwaltung (Administrator)

Die bisherige Projektverwaltung (Menü „Projekte“) geht in „Projekte & Aufgaben“ auf. Damit nichts verloren geht, übernimmt ein Administrator die vorhandenen Projekte mit einem Klick - jedes Projekt wird ein Plan. Solange Projekte noch nicht übernommen sind, zeigt das Dashboard oben einen gelben Hinweis mit dem Knopf Projekte übernehmen.

Bisher (Projektverwaltung)	Danach (Projekte & Aufgaben)
Projekt mit Betreff, Nachricht, Notiz, Zeitraum, Ort	Plan mit Name, Beschreibung, Start/Ende und Ort; Symbol Ordner
Projektart, Thema, Wichtigkeit	Kategorie, Thema und Priorität des Plans (Normal → Standard, Wichtig → Eilig, Sehr wichtig → Kritisch)
Projektgeber, Benutzer mit „Admin“	Eigentümer des Plans
Weitere Projektbenutzer	Mitglieder als Bearbeiter; der Plan ist dann „Nur Mitglieder“ - wie bisher sehen ihn nur die Beteiligten (und Administratoren)
Projektaufgaben	Aufgaben im Board: erledigte in der Spalte „Erledigt“, bei Projektstatus „In Bearbeitung“ in „In Arbeit“, sonst in „Offen“; Von/Bis werden Start und Fälligkeit
Projektschritte (Projekteinrichtung … Abschluss)	Meilensteine in der Ansicht „Ziele“; erreicht bis zum aktuellen Schritt, bei abgeschlossenen Projekten alle
Gesamtkosten des Projekts	Eine Buchung „Gesamtkosten aus der Projektverwaltung“ in der Ansicht „Kosten“
Mitteilungen	Einträge im Verlauf des Plans
Dokumente	Bleiben in der Dokumentenablage und hängen am Plan; im Plankopf erscheint eine Büroklammer mit der Anzahl
Einsätze der Einsatzplanung mit Projekt	Zeigen auf den neuen Plan
Archivierte Projekte	Archivierte Pläne (Knopf „Archiv“ in der Planübersicht)

Ablauf

1. Als Administrator Dashboard öffnen und im gelben Hinweis auf Projekte übernehmen klicken (oder in der Modulnavigation die Seite direkt aufrufen).
2. Die Seite zeigt, wie viele Projekte, Aufgaben, Schritte, Mitglieder, Mitteilungen, Dokumente und Einsätze übernommen werden, und darunter die Liste der noch offenen Projekte. Prüfen Sie die Liste kurz.
3. Auf … Projekte jetzt übernehmen klicken und die Rückfrage bestätigen. Je nach Umfang dauert es einige Sekunden bis wenige Minuten; die Seite bitte nicht verlassen.
4. Danach erscheinen die Zähler und ein Protokoll mit einer Zeile je Projekt („Projekt 12 „Messe“ → Plan 48 …“). Fehlerzeilen sind rot - das betroffene Projekt bleibt offen und wird beim nächsten Lauf erneut versucht.
5. Mit Zu den Plänen die übernommenen Pläne ansehen. Im Verlauf jedes Plans steht „Übernommen aus der Projektverwaltung (Projekt Nr. …)“.