1. Grundlagen
Abschlagsrechnungen werden aus einer Auftragsbestätigung erzeugt. Jeder Abschlag besteht aus zwei Schritten:
Abschlagsdefinition Vorstufe
Die geplante Abschlagsrechnung wird als Definition zur Auftragsbestätigung gespeichert (noch keine Rechnungsnummer). Sie können sie prüfen und ggf. wieder löschen.Abschlagsrechnung Rechnung
Aus der Definition wird eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummer. Gleichzeitig wird der Betrag als Abzugsposition in die Auftragsbestätigung eingetragen, damit er in der Schlussrechnung nicht doppelt berechnet wird.2. Der Ablauf im Überblick
3. Abschlag im Formular erfassen
Öffnen Sie in der Übersicht der Auftragsbestätigungen per Rechtsklick Zahlung › Abschlagserfassung (oder aus dem Beleg heraus). Sie sehen oben die Auftragsdaten und unten die bereits angelegten Abschläge.
- Betrag eingeben: Tragen Sie den Gesamtbetrag (brutto) des Abschlags ein - Netto und MwSt werden automatisch berechnet. Umgekehrt können Sie auch den Nettobetrag eingeben.
- Steuersatz prüfen (Standard 19 %).
- Rechnungsdatum setzen - am besten das Datum des Zahlungseingangs (wichtig für die Umsatzsteuer, siehe Abschnitt 7).
- Optional einen Titel (z. B. „1. Abschlagsrechnung“) und eine Beschreibung erfassen.
- Mit Speichern die Abschlagsdefinition anlegen. Der ganze noch offene Rest lässt sich mit Restbetrag Speichern in einem Klick übernehmen.
- In der Liste die Definition markieren und mit Abschlagsrechnung erstellen in eine echte Rechnung umwandeln. Fertig.
4. Abschlag direkt aus einer Zahlung
Noch schneller geht es aus der Übersicht der Auftragsbestätigungen: Rechtsklick auf die Auftragsbestätigung → Zahlung › Abschlag aus Zahlung …. Es öffnet sich die Liste der zu diesem Auftrag gebuchten Zahlungen, die noch nicht abgerechnet wurden.
Wählen Sie die Zahlung und klicken Sie Abschlag erstellen. Hanware erzeugt die Abschlagsrechnung in Höhe der Zahlung, mit dem Zahlungsdatum als Rechnungsdatum - ohne dass Sie Beträge abtippen.
5. Schlussrechnung erstellen
Ist der Auftrag fertig, wandeln Sie die Auftragsbestätigung wie gewohnt in eine Rechnung um (Rechtsklick → Umwandeln zu Rechnung). Diese Schlussrechnung enthält automatisch:
- alle Warenpositionen des Auftrags (mit dem vereinbarten Kundenrabatt),
- je eine Abzugsposition pro bereits erstellter Abschlagsrechnung (mit Nr., Datum, Netto, USt und Brutto).
6. Vollständiges Beispiel
Auftrag über 16.000,00 € netto (19 % USt, brutto 19.040,00 €). Der Kunde zahlt zweimal an:
| Rechnung | Datum | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| 1. Abschlagsrechnung | 05.09.2026 | 12.605,04 | 2.394,96 | 15.000,00 |
| 2. Abschlagsrechnung | 15.09.2026 | 1.680,67 | 319,33 | 2.000,00 |
| Schlussrechnung (Rest) | 21.09.2026 | 1.714,29 | 325,72 | 2.040,01 |
| Summe | 16.000,00 | 3.040,01 | 19.040,01 |
Die Netto-Summe ist centgenau der Auftragswert (16.000,00 €). Der eine Cent bei USt/Brutto entsteht durch die runden Brutto-Abschläge und ist bei Abschlagsabrechnung korrekt.
7. Umsatzsteuer / Umsatzsteuervoranmeldung
Weil jede Abschlagsrechnung eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummer ist und die Schlussrechnung die Abschläge offen ausweist (§ 14 Abs. 5 UStG), sind Ihre Voranmeldungen korrekt und prüfungssicher.
8. Regeln & Tipps
- Eine Abschlagsdefinition kann nur einmal in eine Abschlagsrechnung umgewandelt werden.
- Der Abschlag darf den noch offenen Auftragswert übersteigen - Hanware warnt dann und fragt nach.
- Liegt das Zahlungsdatum in einem abgeschlossenen Zeitraum, wird das heutige Datum verwendet.
- „Restbetrag Speichern“ erfasst den kompletten offenen Rest als Abschlag - praktisch für die letzte Rate.
- Reihenfolge: erst alle Abschläge, dann die Schlussrechnung. So stimmen die Summen automatisch.